微信公眾號在高校檔案利用服務中的應用

中國民航大學 天津 300300

一、調查背景

隨著互聯網的快速發展和智能終端的迅速普及，微信作為一種新型的智能媒介，正在滲透大家的生活，并在社會的各領域都得到了大量的應用。2013年11月，微信注冊用戶量已經突破6億，是亞洲地區最大用戶群體的移動即時通信軟件；截至2017年，《中國移動互聯網發展與安全報告(2017)》顯示，中國目前的微信用戶數為1010萬。其中微信公眾號平臺作為微信的主要服務之一，得到了大約80%用戶的關注。由于信息技術的快速發展，傳統的檔案服務方式已不能適應時代的需要，同時，微信公眾平臺的出現也為檔案信息服務帶來了新的契機。

信息化道路是檔案未來發展的必經之路，各大高校以及其他組織性團體的檔案管理者選擇以開放包容的心態迎接，嘗試突破高校檔案以紙質文字、圖表、聲像以及其他有價值的實物儲存的形式局限性。隨著時代的要求，高校檔案微信公眾平臺也應運而生，逐步擴大檔案服務和宣傳的影響力。自2013年底開始，各高校檔案館的微信公眾號如雨后春筍般涌現，在某種程度上提升了高校檔案館工作效率，滿足了校內外師生對檔案館的服務需求。檔案館微信公眾號也正在積極宣傳檔案館的功用、檔案相關專業知識以及開展學術交流，探索新的檔案信息服務的宣傳方式和服務模式。

二、高校檔案館微信公眾號的現狀

如今較為突出一些的檔案館微信公眾號以其眾多的用戶量、多樣化的傳播功能為高校檔案館與大眾搭建了一座交流的橋梁，通過微信公眾號對檔案的宣傳大大提高了檔案的利用率，社交平臺推文的傳播速度和信息瀏覽量可達到上萬次的閱讀量，將高校檔案工作推向快車道。國家檔案局發布的《2018年全國檔案宣傳工作要點》中明確提出，要充分利用運用微博、微信公眾號、移動客戶端等新媒體和音視頻、H5頁面、VR等新技術，加強宣傳，提高檔案宣傳效果，擴大檔案工作的影響力。

檔案作為一種歷史記錄，也是一種必不可少的參考文獻。它不僅是知識積累和傳播的載體，也是單位和個人綜合實力的綜合體現。檔案作為教育、科研和學術研究方面必不可少的組成部分，如何利用微信公眾號傳播高校檔案館的功能和作用來更好地服務廣大師生校友，做好高校檔案利用服務的創新工作，成為了當前高校檔案館面臨的難題，也是當今社會所共同關心的問題。同時檔案的安全性與互聯網的不安全性兩者之間的矛盾，給檔案服務與宣傳帶來一定的局限性，現今高校檔案還是主要以紙質檔案的存在形式儲存，因此，這既是新機遇，也是新挑戰。

三、高校檔案微信公眾號存在的問題分析

首先，如圖表1高校檔案微信公眾號知名度小，宣傳力度不高，信息傳播速度慢，建設發展滯后；其次，如圖表2，從部分檔案館微信公眾號欄目內容可得出，大部分微信公眾號板塊較為齊全但微信傳播指數較低，可見推文內容單一，更新頻率低。具體問題分析如下：

1.檔案館本身具有客觀局限性。空間位置方面，大多數高校檔案館建造時間早，具有地理位置、建筑規模等方面的限制因素。其次歸檔管理方面，部分館藏檔案年代久遠，加之基礎設施陳舊，新興電子檔案系統無法錄入全部檔案數據，工作人員查閱檔案仍需人工檢索。最后安全工作方面，檔案館工作具有一定的安全性、保密性與封閉性特點，導致檔案館透明度低、流程刻板，調用檔案館資源程序復雜，珍貴館藏無法進行線上線下展覽。

2.人員經驗欠缺，規劃策略不足。多年來檔案館工作模式固定，利用新興公眾號平臺推進檔案館工作尚處在萌芽階段，甚至僅完成基本公眾號平臺搭建任務，很少顧及后續更完善的建設，類似于在線展覽、在線查檔、用戶交互方面的建設經驗欠缺。同時大部分微信公眾平臺對于后臺建設的規劃，例如建立線上預約平臺、關鍵字檢索、地圖導航等策略不足，導致公眾號建設工作開頭易、推進難，是否合理、是否真實的提高了工作效率也充滿未知數。

3.宣傳方式單一，宣傳效果不佳。大多數各高校檔案館現有公眾號平臺服務僅局限在校史介紹、檔案館聯系方式、查檔流程等方面，內容較為單一，無法建立良好的宣傳渠道，進行全面的互動，忽略了人們對線上實物檔案展覽、短視頻介紹、推送專欄的建設的期望，當前的公眾號建設所達到的層次離預期有較大差距，沒有起到明顯的宣傳作用。

4.自身定位局限，受眾劃分不明。一方面，檔案館資源調取對象多為多為已畢業校友、在校教師，在實物檔案征集、宣傳檔案文化、校園宣傳意識上欠缺，檔案館局限與本身的檔案服務工作，缺乏創新意識與品牌意識；另一方面，在改造、升級檔案館公眾號功能的具體方向上，受眾身份多樣而不定，模糊服務對象分類，混淆對該平臺板塊的具體需求，造成受眾的信譽感降低。

四、解決途徑

1.完善后臺板塊，增強信息交互。對高校檔案館的后臺板塊進行整改，將查檔引導的基本需求與體驗互動需求進行分類規制。新媒體時代，高校檔案館微信公眾號作為檔案館的延伸線上服務平臺，應充分利用網絡優勢，在后臺與用戶實時交互，全方位、多角度滿足用戶需求。比如，開展線上預約服務，縮減辦公時間，提高工作效率；增添線上檔案館導航功能和線上咨詢服務；上傳檔案館檔案信息，進行內外網技術處理，制作網頁版本以方便用戶查閱與統一管理；開設科普欄目，普及檔案文化；介紹校園特色文化及館藏珍品，吸引校內外師生關注；后臺自動回復關鍵詞搜索，便捷跳轉相關頁面。調查不同類型用戶的需求，設置投稿欄目征集意見，并及時回復，一方面為高校檔案館公眾號的改進和發展指明了方向，另一方面也體現公眾號的人文關懷。

2.健全發布體系，實現專人管控。完成公眾號搭建任務后，需要引進完善的信息發布體系，以每日一發、每周一發、每月一發等定期發送形式，確保推文發送頻率并擴大審核力度，征集創意打造特色專欄以確保推送質量與吸引力。為保證高校檔案館微信公眾號的平穩運行，需要公眾號運營方面的專業人士進行宏觀調控，可對高素質高校檔案工作者進行定期培訓，使其掌握微信公眾號制作技術與運營手段，或招募本校學生進行推送編輯，吸納學生的活躍思維，以專業知識做支撐，改進推文質量，進行主題創作并構思系列專題。另外，需要定期對平臺進行維護和更新，防止惡意騷擾，保證用戶檔案信息的安全。

3.創新線上線下宣傳途徑。高校檔案館微信公眾號除了提供歸檔、查檔等基礎指引服務外，還可以充分利用本校珍貴的館藏檔案，開辟特色專欄，分領域、分層次介紹相關歷史和文化。收集相關素材進行宣傳文字、圖片、海報等藝術創作，剪輯與檔案館有關的趣味小視頻，以生動活潑的方式，進行線上展覽，讓大家進一步深入了解檔案館的職能與意義。結合當前時政要素，加入網絡流行語、短視頻、音樂和互動板塊，以“你畫我猜”等趣味形式激發大家的閱讀興趣，從不同的感官增加讀者的留駐率。在新生開學、國家檔案館日也可進行線上宣傳，舉辦在校檔案館地點打卡蓋章活動，宣傳內容兼具原創性和特色性，可吸引更多社會人士了解學校。同時，也對本校師生起到一定的愛校教育作用。

4.樹立微信自我品牌意識。微信公眾號不僅能夠搭建檔案館與在校學生、畢業校友、教師溝通的橋梁，也可極大程度地削弱檔案館本身的局限性。高校檔案館資源的利用與發展與其自身性質息息相關，因此在發展中，迅速找準自我定位，是當今微信公眾號刻不容緩的導向問題。當下，能否建立起品牌文化，將自我的形況和理念推廣于受眾十分重要。高校檔案館要準確把握這一宣傳時機，未來的高校檔案館微信公眾號才能長久駐立于信息化平臺時代。

五、結束語

高校檔案館應以專業化、規范化、現代化和研究型為目標，全面推進檔案資源體系、利用體系和安全體系建設，提高歸檔工作質量，提升查檔服務水平，創新檔案服務形式，充分發揮檔案的歷史憑證和文化載體作用，在保存高校歷史記憶、傳承校園文化、服務學校發展建設方面貢獻力量。