疾控科教檔案信息化的實踐及管理

黑龍江省疾病預(yù)防控制中心 黑龍江 哈爾濱 150030

結(jié)合疾病預(yù)防控制的職能定位，以貼近工作實際、日常滿足應(yīng)用為目標，大力發(fā)展檔案管理信息化建設(shè)。通過投入人力、物力和財力，不斷推進疾控信息化建設(shè)的發(fā)展，自主研發(fā)并引進再造業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件，滿足日益發(fā)展的疾控檔案管理需求[1]。本文通過分析中心疾控科教檔案發(fā)展的現(xiàn)狀，對實現(xiàn)科教檔案信息化的實踐及管理創(chuàng)新進行探索并提出相應(yīng)的改進策略。

1 科教檔案的現(xiàn)狀、分類及特征

科教管理主要承擔(dān)科研課題、科研成果的申報及管理、重點學(xué)科建設(shè)、學(xué)術(shù)活動開展、繼續(xù)教育學(xué)分管理和實習(xí)生教學(xué)管理等工作。科教檔案分類主要以科研課題、成果、各年度發(fā)表論文和繼續(xù)教育培訓(xùn)等重要材料為主，通過整理、收納、分類直至存檔。科教檔案管理一直運用傳統(tǒng)管理的方法，除了科教檔案整理與保存外并沒有其他功能，至今已難以滿足公共衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員對檔案資源的應(yīng)用需求。要真正發(fā)揮科教檔案資源，除了業(yè)務(wù)人員要應(yīng)用新的檔案管理辦法，還需要從科教檔案管理信息化著手。

2 科教檔案信息化管理的實踐及探索

2.1 對課題的管理 傳統(tǒng)的課題管理采用紙質(zhì)檔案管理，僅對課題材料進行分類、編目和登記后便移交中心檔案房，這種管理方式的科研成果無法為更多的人服務(wù)和受 益。通過檔案信息化管理，我單位檔案管理從課題立項申報、中期檢查項目執(zhí)行報表到結(jié)題驗收所有的課題研究全部過程性材料，都會保存在檔案管理系統(tǒng)中，優(yōu)秀的成果資源得到了最大程度的共享、傳承[2]。

2.2 對論文、學(xué)分的管理 為使業(yè)務(wù)科室、重點學(xué)科之間形成良好的學(xué)術(shù)氛圍，中心每季度都會對專業(yè)技術(shù)人員發(fā)表的論文、繼續(xù)教育學(xué)分進行量化梳理及核對。全年專業(yè)技術(shù)人員發(fā)表的紙質(zhì)版論文和繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育培訓(xùn)班培訓(xùn)結(jié)束后形成的完整紙質(zhì)檔案，將根據(jù)檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置的不同類別進行有計劃、有針對性地錄入、掃描和上傳PDF電子檔案，使檔案信息管理系統(tǒng)平臺中科教檔案詳盡完備。

2.3 對業(yè)務(wù)人員技術(shù)檔案的管理 常規(guī)的科教檔案除了論文、課題、獎項和繼續(xù)教育，還有本單位專業(yè)技術(shù)人員外出進修、培訓(xùn)、學(xué)歷教育及職稱聘任等個人資料，簡稱個人技術(shù)檔案。

目前中心在編人員的個人技術(shù)檔案存放在中心人力資源部，共170多件全卷宗，之前采用統(tǒng)計軟件Epidata建立起一個技術(shù)檔案庫，基本滿足單位日常需求，每位專業(yè)技術(shù)人員都擁有了一個“電子微信息”。但是Epidata數(shù)據(jù)庫需要有衛(wèi)生統(tǒng)計學(xué)背景的人員進行定期更新維護，并且無法掌握其圖片信息，因此在檔案管理系統(tǒng)中增設(shè)衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的個人技術(shù)檔案管理端口“電子富信息”。科教檔案管理員可以利用掃描儀將專業(yè)技術(shù)人員的個人年度考核表、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱證書和各類進修培訓(xùn)證明、專利及獲獎證書、論文期刊等常用個人檔案資料制定成PDF格式的圖片文件，形成電子檔案，上傳到檔案管理系統(tǒng)中，充分加大了檔案信息的開發(fā)利用度。

2.4 對公共衛(wèi)生重點學(xué)科的管理 以學(xué)科建設(shè)為抓手，積極開展科研創(chuàng)新與人才培養(yǎng)。為進一步筑牢現(xiàn)代 化疾控中心建設(shè)“軟實力”，科教部門年初要求各重點學(xué)科明確職責(zé)、落實計劃，系統(tǒng)集中主動采集各模塊數(shù)據(jù)，每半年度定期檢查、掌握進度，并通過“電子富信息”鏈接到各所屬學(xué)科，對學(xué)科執(zhí)行進度形成相關(guān)分析報告。“電子富信息”管理模式將充分實現(xiàn)信息資源共享，不僅對單位重點學(xué)科、人才培養(yǎng)、專業(yè)技術(shù)人員申報課題、獎項、職稱提供了便利，而且將技術(shù)檔案與人事檔案同步編碼、同步管理，形成了對人才的全方位“云服務(wù)”。

3 科教檔案的檢索及利用

檔案檢索是檔案管理的重要業(yè)務(wù)之一，可提升檔案管理工作水平，形成科學(xué)化、規(guī)范化管理，對檔案信息進行充分的開發(fā)利用，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件，也是保證檔案利用工作順利進行的基本手段。編制科教檔案檢索需要計劃性和科學(xué)性、全面性和準確性、多用性和及時性、統(tǒng)一性和兼容性[3]。當(dāng)前大多數(shù)的檔案都是由檔案工作者在進行歸檔之后，編排目錄與標引[4]，由于檔案工作者對檔案的熟悉程度低于檔案形成者，導(dǎo)致檔案工作者工作壓力增加且編排效率低下。中心通過在檔案形成部門中設(shè)置檔案管理員的方式，由部門檔案管理員對形成的檔案文件根據(jù)目錄類別進行整理、上傳，不但極大地提高了檔案管理效率，還提高了檔案分類的準確性，對于提高檔案的綜合利用效率幫助很大。

4 進一步完善科教檔案的具體措施

4.1 嚴把科教歸檔關(guān) 保障信息化軟件安全科教檔案不同于其他檔案，其原始資料來源于各個業(yè)務(wù)部門，因此檢查材料歸檔時要仔細檢查。科教檔案管理員對紙質(zhì)檔案進行集中審鑒，以確保紙質(zhì)檔案與相應(yīng)電子信息的一致性。當(dāng)歸檔材料產(chǎn)生變化，也要及時做好電子檔案與紙質(zhì)檔案的更改補充工作。從檔案材料安全的角度來說，整個檔案管理系統(tǒng)根據(jù)不同身份的使用者，設(shè)定了密級界定來確保檔案的安全保密工作。檔案管理軟件自身的安全設(shè)置、訪問權(quán)限和密碼設(shè)置等功能模塊需要隨時調(diào)整，為檔案的安全保密工作形成一道堅強屏障。

4.2 健全檔案管理制度，提升管理水平 健全科教檔案建設(shè)管理規(guī)章制度，加強對科教檔案完善的良好氛圍。隨著科學(xué)信息的不斷發(fā)展，科教檔案在檔案管理中將得到越來越廣泛的開發(fā)和認可，也會對醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展起到關(guān)鍵作用。科教工作人員必須樹立完整、正確的歸檔意識及服務(wù)意識，進一步提升科教檔案的管理規(guī)范化。

4.3 提高檔案管理人才素質(zhì)，加強人才隊伍建設(shè) 抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊伍建設(shè)是做好信息化檔案工作的關(guān)鍵。建立多渠道、多層次、重實效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度，逐步提高檔案管理人員工作素質(zhì)和能力。建設(shè)高素質(zhì)的檔案梯隊是奠定檔案事業(yè)的重要環(huán)節(jié)，加大培養(yǎng)大量既懂檔案業(yè)務(wù)、科教業(yè)務(wù)又熟知公共衛(wèi)生專業(yè)知識的復(fù)合型人才。