信息化在高校出納崗位工作應用的研究

郭柯瑜 宋巍 梁莉 北京交通大學

一、信息化在出納崗位應用的必要性

在大數據時代的背景下，2019年1月1日實施的新政府會計制度對高校財務提出了更高的要求。無論從會計循環整體還是局部分析，均可清楚地看到，出納崗位是終點也是起點，每一個環節均與資金有著密不可分的聯系。鑒于出納崗位信息化方面面臨電子回單信息化有效率低；數據信息化下，人工強度和深度明顯不足；出納崗位內控存在薄弱環節；系統網絡安全等問題，這給財務管理工作帶來了空前的壓力和挑戰。

從市面現有文獻了解到，高校財務管理的信息化，大部分都側重于網上報銷系統、收費系統、預決算管理模塊等的研究，對高校財務信息化在資金崗位的研究較少，對出納崗位信息系統的風險防范和把控較為薄弱，大多是圍繞整個財務信息系統的。此外，我國正步入信息化時代，互聯網、移動支付推動了社會的發展，財務信息的獲取更加智能、移動化，如何使現代信息技術與傳統出納崗位工作更好的結合，來提升工作效率，是本文研究的關鍵。

二、信息化下高校出納崗位存在的問題

（一）電子回單信息化有效率低

本人單位自2019年12月上線電子回單以來，取代了傳統出納崗位每天需要去銀行取紙質回單，專人分揀、整理、月末裝訂成冊這一環節。但電子回單作為新生事物，同樣存在許多新的問題。例如：1.回單通常比業務發生滯后2-3天顯示，有時業務量大，甚至滯后7天左右。造成不能及時了解當天發生的全部收、付情況，影響很多經濟事項。比如，無現金系統里的回單缺少銀行印章，它只是網上銀行轉賬業務成功或失敗的記載，不能作為付款、投標等的依據，無法律效力。這樣不僅影響需要及時獲得付款憑據的經辦人辦理相關經濟業務，也影響帶銀行印章的電子回單及時放入原始會計憑證。2.電子回單因附言和摘要截取的字符限制，造成不同科室同一筆錢重復入賬，虛增收入，入錯賬的情況，給日常工作帶來困擾。3.由于酬金發放模式的變更，之前是由專員每月批量導出，再拷盤給銀行批量發放，現變為逐筆憑證批量發放，造成對私支付失敗率大大增加。拷盤模式下，對于支付失敗的酬金，只用將正確的銀行卡信息等重新拷盤給銀行即可，不用再次填制付款憑證。但在逐筆支付模式下，對私出納需逐筆查找報銷人的憑證號、手機號，并通知報銷人提供正確的戶名、卡號、開戶銀行信息，再分別做二次支付，加重了出納人員和會計制單人員的負擔，隨著酬金支付業務量的增大，出納對賬難度也隨之增加。

（二）數據信息化下，人工強度和深度明顯不足

隨著高校辦學活動的日益多樣性，高校財務數據信息也迎來了“大爆發”時期，使出納崗位財務工作難度增大。高校出納通常由1-2名人員擔任，當人工面對龐大的財務數據時，即使全天候24小時不停的工作，也就能處理幾百上千條信息，這還和財務數據信息處理難度有密切關系，難度越大，處理越慢。如果一味依賴人工，只會導致數據處理信息越積越多，會計信息的及時性很難得到保障。在深度方面，各信息數據不全是現在發生的，與之前發生的歷史事件可能存在錯綜復雜的關系，有一定關聯度。人工受限于自身思維能力，不能對某筆金額及時進行整體分析，導致人工工作深度不足。例如：收到某賓館的匯款，通常出納人員以為是單純的收入，但也有可能是之前某老師的借款，現因特殊原因，沒有入住，賓館退的款。本應聯系經辦人做借款的沖銷，但因出納人員不能及時識別，誤入暫收，影響老師報賬效率。因信息量的增大，人工在工作中失誤率會增高，對工作質量造成影響，所以必須得到創新。

（三）出納崗位內控存在薄弱環節

隨著無現金系統的全面實施，高校使用現金的情況大幅減少，很多人因此放松了對出納的風險防范意識，內控環節較為薄弱。其工作的檢查手段較為單一，多是庫存現金的盤點；且每次時間間隔久，未形成及時有效的監督。出納人員自身防范風險意識不強，無現金系統登錄密碼，隨著工作的調整，不及時修改，往往還沿用著第一任出納使用的密碼。各種有價票據、支票、印鑒章隨意放在抽屜，甚至抽屜還不上鎖。

（四）系統網絡安全問題

現在所有付款業務都是通過銀行轉賬處理，基本已做到了支付零現金，那么在信息化背景下，對以互聯網方式的銀行結算提出了更高的要求。但在實際資金支付過程中，會出現“網頁鏈接超時”“通訊超時”等頁面卡頓現象，需重新登錄無現金系統才能繼續支付。在工作量大的情況下，不僅影響支付操作速度，還因支付狀態未知存在重復支付的風險。此外，網絡病毒、黑客攻擊技術的不斷變異升級，無現金系統和電子回單系統存在網絡安全性風險。

三、信息化下高校出納崗位應采取措施

（一）優化銀行，軟件開發商提供針對性方案

高校和銀行、軟件開放商應積極溝通，相互配合，共同商議電子回單系統深入利用的方案，簽訂長期戰略合作。1.銀行方面，高校財務系統與銀行外接平臺有效端口盡可能連入，銀行端返回的交易數據信息要及時、準確，縮短回單數據傳輸時間，對原有數據通道擴容來保證大量數據的傳送，盡量實現不論業務量多少，都能“T+1”天及時收到財務各類收付數據。軟件開發商要針對各高校的不同需求，同時充分考慮高校合作銀行的特點，研制出更高效、簡捷、方便的系統，來適應高校出納崗位財務的需求2.高校方面，應在寒暑假業務量少的時候開展新功能的試運行和測試，使截取的回單顯示內容更加全面。3.軟件開發商方面，應與合作銀行聯合推進電子回單相關模塊的改進和升級，讓銀行退款回單自動增加戶名、電話、憑單號等信息，或使系統自動短信通知經辦人、讓支付失敗資金能通過批量發放的方式再次支付，通過系統自動支付對賬，來提升出納工作效率。

（二）構建數據信息處理模型，改革人工工作模式

由上述現象可知，人工工作模式可謂是造成一系列問題的根本因素，因而必須構建數據信息處理模型，改革只靠人工的模式。值得關注的是，雖然人工模式存在很多弊病和漏洞，但不代表該模式就能被完全取代，多年的沿用，說明其有存在的合理性，不能全盤否定，人工模式和信息數據模型相互配合才能發揮最大效用。首先，數據信息處理模型需直接對接所有的財務數據，其次，在短時間內對各項數據信息進行特征分析的處理，理清各數據信息之間的勾稽關系，分別進行整理和歸納，例如：屬純收入需要入賬類、屬支付失敗類、屬住院退費類、屬借款需沖銷類等。通過數據模型的使用，使得財務信息數據處理的難度大大下降。在此模式下，人工工作就與大數據技術之間形成了良好的銜接關系，能夠及時有效的處理財務信息，提升工作效率。最后，要保證所有處理后的信息都來源于一個專門的數據庫，從而實現現實信息和歷史信息關聯的對應性，數據信息模型遵循“信息匹配度”原則，把相關聯的信息提取出來，生成一個可供參考的數據報告，使得人工可以直接對現實事物進行處理，消除了原有工作中的重復環節。但要注意的是，若數據分析模型存在偏差，人工的識別工作必然受到影響。所以，在數據信息處理模型構建前，需構建良好的分析邏輯，來對工作的準確性提供保障。良好的分析邏輯需要前期做大量的嘗試性工作，當用歷史數據信息，代入設定的邏輯后，數據處理不能準確反映信息，邏輯性表現不佳，那就針對其中存在的缺陷進行修正和完善。大量重復性的嘗試可獲得良好的邏輯關系。

（三）完善出納崗位內控管理制度

財務部門是風險最容易隱藏的部門，財務風險存在于財務活動的每個環節。高校要加強出納崗位內控管理制度的建設，按照管理制度進行不相容崗位分離原則，出納不得兼任審核、復核、會計憑證保管工作。各司其職，相互牽制。對支票、銀行預留印鑒、票證進行實地定期盤點，對各科目日記賬安排檢查人員進行定期核查，建立完備的備查賬制度。同時通過技術控制給每個用戶設置不同的權限和密碼。例如：出納人員不能核算做賬，不能更改支付信息內容，不能刪除網銀發送記錄，對大額付款設置多道審批權限。此外，要提醒用戶定期更改密碼，為密碼設置保密問題以便在賬戶出現問題后第一時間追回。還要加強出納人員職業道德培訓，通過相關違法行為案例的學習，警示其違法行為的嚴重后果，提高出納人員風險防控意識。出納工作人員要提升責任心，妥善保管好各種密碼、U盾、支票，降低工作風險，提升綜合業務能力。

（四）采用新技術，加強網絡安全管理

網上銀行結算的核心是安全。網絡安全員要定期進行財務數據備份，做好計算機硬件、軟件的日常管理，升級殺毒軟件和防火墻，預防木馬、蠕蟲病毒等侵入網絡，來保證財務數據不會泄露和丟失。系統操作員需按要求下載相關安全控件，保證辦公內網和其他公共信息網絡嚴格分離，嚴禁在內網與外網之間交叉使用移動儲存介質。同時，要實時保證系統的正常運行，避免支付時“掉線”和“卡頓”現象。高校可以采取ERP、BPR、CIMS等幾種高校財務管理模式進行探索，追逐信息化時代發展的腳步。

四、結束語

綜上所述，本文對信息化在高校出納崗位工作應用進行了探討和研究，闡述了在信息化背景下，高校出納崗位目前面臨的現狀，以及對應的改進措施。因出納崗位工作對高校基層財務管理具有基礎性、支撐性和銜接性作用。在信息化、大數據的背景下，通過積極探索更具有效率性、創新性的出納工作模式，不斷完善出納崗位工作建設，提升出納人員素質，從而在信息化的大背景下，使得出納崗位工作得到更好的發展。