創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

龍飛 黃萌莎

1.濟寧市公路管理局鄒城公路局；2.鄒城市自然資源和規劃局

引言：所謂檔案信息化，其功能是對檔案進行數字化加工，進行一系列包括信息采集、處理轉化、存儲歸檔等全過程管理，讓其檔案具有可擴展性和實用性，實現企業資源共享，檔案利用率大幅度提升。檔案信息的數字化變革，改變了過去以紙質保管、實體呈現為主，轉變為以數字化、網絡化為核心的檔案管理，這就要求企業順應檔案管理發展需求，轉變思路，采用當代信息技術，開展檔案信息化建設，從而提高檔案管理工作的水平與質量。

一、企業檔案管理信息化建設的作用價值

1.提升檔案管理工作效率企業在開展檔案管理過程中，通過加強信息化建設，將傳統紙質檔案資料轉化為數字化資料，統一錄入到計算機相關軟件之中，最終形成一套完整的檔案信息管理系統，針對一些存檔資料比較多的企業，通過推動信息化建設，能夠有效節約閱覽人員檔案查詢時間，同時也有利于管理人員對檔案進行規范化管理，提高檔案管理工作效率。

2.促使檔案管理更加規范企業的一些檔案材料很多都是由相關人員本人進行填寫，受個體差異性影響，不同人員在填寫時字體、內容乃至格式均不相同，這對檔案管理也帶來了一定影響。通過加強檔案管理信息化建設，能夠有效賦予相應檔案統一的數字化格式規范，從而更加便于進行檔案資源的統一整理、共享，促使檔案管理更加的科學規范。

二、創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

（一）積極培養和引進優秀檔案信息化管理人才。國企檔案信息化建設整個流程中，信息管理人員的操作以及實踐工作自始至終都將是不可或缺的重要環節。鑒于此，國企在日常人才培養以及人才招募過程中，必須要加強培訓質量以及加大資金投入力度。比如說在人才培養方面的各項專業培訓以及指導環節中，國企管理層應當精挑細選出能力出眾且有責任心的優秀管理人才以及專業技術人員，定期、定點進行系統化培訓和檢查。讓所有國企檔案信息化管理工作人員能夠樹立明確的工作目標和發展方向，充分發揮出應有的技能水平和工作能力。

（二）建立企業檔案信息化風險防控體系。在檔案信息化的進程中，信息安全是重中之重，建立檔案信息化風險防控體系是集團發展的必要措施。首先，要合理維護硬件設備。計算機、服務器等硬件設備作為集團員工接觸信息的媒介，在使用過程中應該確保信息從服務器到終端的順暢。特別是要加強對服務器的維護，實時監測機房的溫度，并定期對線路進行維修檢查，避免線路老化造成信息傳輸不通暢甚至因短路引發的火災。其次，應加強企業內部人員的職業道德修養，防范企業內部的腐敗，可以和一些檔案管理人員簽署保密責任書，也可以和第三方大數據平臺合作，依托大數據技術對一些風險行為進行預警。例如發現一些員工反常地下載大量企業數據時就可以及時跟進和審查，有效預防信息泄露事故發生。另一方面，還應該加強信息安全技術的研發。

（三）提高企業對檔案管理信息化建設的重視程度。企業通過加強檔案管理信息化建設，一方面能夠降低檔案存儲管理的成本，保障檔案信息資料存儲的長久性與安全性。另一方面，還能夠提高檔案管理的效率，使得檔案質量更便于檢索查詢，提升檔案質量的利效率，充分發揮檔案資料的作用價值，為企業發展決策提供更好的信息支撐。

（四）加強企業檔案信息化基礎設施建設。檔案信息化的基礎設施建設主要包括網絡環境建設、硬件環境建設、系統軟件建設三部分。它是檔案信息傳輸、信息處理、信息交換和資源共享的必備條件，只有完善了信息化基礎設施的建設，才能談得上檔案信息化建設。一是要從思想上高度重視，企業領導和相關部門要把檔案信息化建設納入企業的總體規劃，要充分考慮檔案信息化基礎設施建設的需要，全力推進建設。二是全面推進企業檔案館（室）計算機和網絡技術應用水平，計算機及配套設施逐步統一，推進系統軟件建設。三是企業要化大力氣完成內部局域網的建設，并與外網聯通，力爭實現檔案專網聯通，搭建安全可靠的網絡環境。四是企業要積極創造條件，加大資金投入，強化技術力量，打造良好的硬件環境。

（五）加大企業檔案信息化管理人才隊伍建設。在企業檔案信息化建設的過程中，人才是第一位的戰略資源，企業檔案信息化不僅需要檔案專業人才、計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。企業要加大這類復合型人才的培養，要選拔和培養具備精通檔案管理專業、熟悉本單位業務流程、掌握基本計算機管理知識、有豐富的實踐經驗和較強的事業心的檔案管理干部，采取走出去、請進來的模式，加快培養，更好地服務企業檔案信息化建設。

結語：綜上所述，當前階段，國企檔案管理信息化建設任重而道遠。國企相關部門的管理層必須給予高度重視和支持。結合本企業的具體情況，制定出一套行之有效的建設方案和推動策略。相關管理人員以及技術人員也應當在日常工作中不斷探索、不斷創新，力爭尋找到更為科學化、合理化的檔案管理信息化理念和方法，全面提升國企檔案管理信息化建設的質量與效率，力爭讓國企檔案管理工作的整體水平邁上新的臺階。