新時代核電檔案工作轉型升級思考

楊 林 孫家誠 嚴 開

（中國核動力研究設計院核反應堆系統設計技術重點實驗室，四川 成都 610213）

1 檔案工作矛盾變化

新中國成立初期，世界核工業強國對我國進行技術封鎖，阻礙我國核工業的起步與發展，但我國核工業人不畏艱難，積極鑄就了“四個一切”的核工業精神，為國防建設和經濟發展做出了重大貢獻。這個時期，由于保密原因，核工業檔案資料只為極少數科研人員提供利用，因此，重視核工業檔案資料的收集和保管，與最小范圍內的限制利用，成為檔案部門的主要矛盾。

改革開放后，隨著秦山核電的崛地而起，我國核電建設如雨后春筍般不斷涌現， 產生的核電科研、工程項目檔案資料數量猛增，用戶對紙質檔案資料的查閱需求量非常大，檔案工作人員數量又少，因此，浩如煙海的紙質檔案資料， 與及時滿足用戶的查閱利用，成為該時期檔案部門的主要矛盾。

新時代，核電檔案信息化被納入企業信息化建設的浪潮之中， 電子檔案管理系統也隨之上線運行。新歸檔的紙質文件， 以數字化形式上傳至檔案系統，供企業用戶在線查閱利用， 大大提高了檔案利用效率，核電檔案工作如何更好地服務于科研生產，如為科研設計提供檔案內容的知識挖掘與智能推送，為項目管理提供咨詢與決策服務，已經成為新時代核電檔案工作轉型升級的重要方向。

2 核電檔案管理現狀及問題

2.1 文件歸檔雙軌制

核電業務涉及科研、生產、制造、銷售、售后維修等各個階段， 在信息化建設中搭建了各式各樣的信息系統。根據項目的不同特點，一部分科研項目通過PDM等業務系統，實現電子文件在線編寫、校對、批準、質保等審簽流程，受控后的電子文件全文及元數據信息，會自動流入與PDM 集成后的電子檔案管理系統中歸檔，從而實現了電子文件全過程管理。 但還有一部分工程項目檔案，由于歷史原因，仍然以紙質文件方式。

雙軌并存的歸檔方式存在以下問題：

（1）不利于標準化管理。通過PDM 等業務系統歸檔的電子文件，歸檔格式統一，利于驗收和交付。而紙質文件歸檔， 存在作者自行更改文件格式的風險，不利于驗收和交付。

（2）不利于文件受控。PDM 等業務系統對電子文件嚴格受控管理，在文件審簽過程中，只有授權范圍內的用戶才可以查閱文件內容。 紙質文件審簽過程中，存在被授權范圍外的人員查閱的風險，對于保密管理要求高的單位，甚至還存在泄密風險。

（3）影響工作效率。PDM 等業務系統的電子審簽流程實時提醒，而紙質文件的審簽，需要人工送審文件，并逐級完成審批手續，人力成本和時間成本較高。

2.2 檔案利用服務被動

（1）檔案利用被動。用戶從利用紙質檔案，到利用電子檔案，這只是利用方式的改變，利用的主體還是用戶，檔案部門只是做了檔案數字化工作，并沒有從根本上改變“檔案被動利用”的事實。檔案工作者應該緊跟時代潮流，學習大數據、云計算、數據挖掘等現代信息技術，從根本上改變“檔案被動利用”的事實，讓有價值的檔案內容主動推送到用戶桌面，從而減少用戶檢索檔案的時間，進一步提升用戶利用滿意度。

（2）項目服務被動。檔案部門作為檔案的制作、保管、提供利用部門，承擔了項目紙質文件發文、電子數據流轉的職責，這在一定程度上為項目管理部門提供了發文的服務。但這項服務是被動的，即項目管理部門提出發文需求，檔案部門才能提供發文服務。除此之外， 檔案部門并不能為項目管理部門提供服務，存在項目服務被動的現象。 檔案部門要想拓寬業務范圍，提升自身價值，就必須積極主動為項目提供服務，不斷增強檔案部門在項目管理中的重要性以及不可或缺性。

2.3 檔案驗收被動

國家檔案局、國防科工局發布的制度文件，規定了項目驗收前必須通過檔案專項驗收的前置條件。 這在一定程度上，肯定了檔案管理在項目管理中的重要作用，提升了檔案部門的地位。但在實際操作中，檔案驗收往往出現比較被動的情況，主要存在以下幾個問題：

（1）檔案驗收材料準備不足。檔案部門能夠提供已經存檔的科研、工程設計文件，但項目前期的立項及合同文件[1]、項目中期的檢查文件、項目后期的驗收文件以及整個項目過程中的過程性文件資料，檔案部門往往沒有準備。究其原因，是因為項目管理部門由于各種原因沒有及時交給檔案管理部門存檔，等到檔案驗收時，項目管理部門又不能及時地收集歸攏各項文件資料，造成檔案驗收的材料不足問題。

（2）檔案管理人員對項目情況不夠了解。雖然在檔案驗收時，項目管理人員會陪同檔案管理人員參與驗收，但是在平時的日常工作中，檔案管理人員所接觸到的， 往往只是項目管理過程中產生的科技文件，至于項目的日常管理及過程管理，檔案管理人員并沒有實際參與。造成這種現象的原因，主要是因為分工明確、各自為政：項目管理部門主要負責項目策劃與實施，工作業務上與外單位、本單位領導、本單位科研設計工作者聯系較多；檔案部門主要負責科研設計文件的歸檔、保管與提供利用，對項目管理情況往往了解不夠。

3 核電檔案轉型升級對策建議

3.1 電子文件管理單軌化

核電企業全面推進電子文件單軌制管理，不僅是信息化程度高的體現，更是建設智慧企業、智慧車間的重要手段。全面推進電子文件管理單軌化，需要從以下幾個方面入手：

（1）構建電子文件管理單軌化制度體系。首先，要制定電子文件管理單軌化管理制度， 從制度層面約束各個項目都只能通過PDM 等業務系統產生電子文件，并與電子檔案管理系統進行信息集成；其次，要制定電子文件管理元數據標準，由于各個項目不同，所需的設計標準不同，產生的電子文件格式類型不同，因此，需要因地制宜地制定電子文件管理元數據標準， 從而規范格式，統一標準，利于項目驗收與統一交付。

（2）對電子檔案管理進行“四性檢測”。國家檔案局頒布了《文書類電子檔案檢測一般要求》，對文書類電子檔案在歸檔環節、移交與接收環節、長期保存環節過程中電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性進行技術性檢測，以保證電子檔案的真實、完整、可用、安全，并要求其他類電子檔案管理參照本標準執行。

（3）采用電子檔案組卷驗收模式。傳統的檔案驗收，往往是檔案管理人員以項目、階段、專業、時間等方式， 將已歸檔的紙質檔案分門別類地進行組卷，打印卷內目錄、卷內備考表，裝入卷盒整理規范后，搬到驗收會議現場，供專家查閱。驗收會議結束后，根據專家提出的問題，檔案管理人員可能還要調整組卷文件順序，對應的卷內目錄、卷內備考表、卷盒封面信息等都要重新打印，工作量大，費時費力。如果采用電子檔案組卷驗收模式，檔案管理人員可以直接在電子檔案管理系統中分類組卷，系統自動生成卷內目錄，專家在會議現場通過電子檔案管理系統直接查閱組卷結果并給出驗收意見，明了直觀，而檔案管理人員，直接在電子檔案管理系統中根據專家意見進行快速修改，系統自動更新卷內信息。從而大大提高了工作效率。

（4）老舊檔案數字化保護。核電企業成立初期的基建檔案、歷史科研項目檔案及購買的科學技術資料，由于用戶利用不多，加上前期檔案管理人員不足，這部分歷史檔案資料可能沒有被數字化。但紙質文件具有一定的“壽命”，隨著時間的流逝，紙質文件終有一天會損壞，可能是非人為的、不小心損壞的，也可能是文件自身使用壽命有限而自然損壞。這些檔案資料的內容可能已經過時，不適用于現在的科研生產，但它保存的是特定時期的歷史記憶。因此，必須及時對老舊檔案進行數字化，保護企業珍貴歷史“遺產”。

3.2 檔案服務知識化

檔案部門必須主動出擊，提供知識化、智能化的場景利用服務， 才能獲得用戶、 企業管理層的認可與重視，才能充分發揮出檔案管理人員自身潛在的價值。

（1）建立知識管理平臺。首先，做好系統集成。電子檔案管理系統、各業務系統中的過程數據、標準系統、圖書期刊系統等各個系統在知識管理平臺中進行系統集成，用戶通過知識管理系統能夠搜索并訪問各個業務系統的數據。其次，建立企業知識庫。檔案部門應該聯合項目管理部門、設計部門、科研用戶等針對各個系統現有的知識進行分類，建立各部門通用的企業知識庫。檔案部門不斷向企業職工宣傳知識管理共享理念，引導科研用戶主動將項目知識、部門知識、個人知識等上傳到知識管理平臺中，從而豐富知識庫內容。最后，做好專家地圖和經驗反饋庫。知識庫主要保存顯性知識，而專家地圖和經驗反饋主要激發科研用戶隱性知識的交流和共享，對于解決項目問題和提升自我專業能力，具有非常重要的促進作用。

（2）做好知識挖掘和智能推送。利用大數據、數據挖掘等現代信息技術，對知識管理平臺中的知識資源進行碎片化和知識化處理，能夠打破“檔案被動服務”的局面。科研用戶在設計過程當中，知識管理系統能夠自動將有價值的信息主動推送至用戶的設計界面，用戶不再登錄檔案系統或知識管理系統，直接在自己的設計界面以可視化的方式查閱相關知識，大大提高了用戶使用滿意度，真正實現了“檔案主動服務”。

（3）提供決策咨詢服務。提供決策咨詢服務，是檔案服務知識化的高級階段，是檔案智庫建設的重要內容。不論是項目管理部門，還是企業領導決策部門，當需要某一主題的決策需求時，系統能夠主動為其提供較為全面的決策方案。此時，檔案工作者已經完成了角色轉換，成為一名知識工作者，檔案管理部門也已經轉換為知識管理部門，其發展定位已經成為核電企業發展壯大的核心決策部門。

3.3 檔案管理前端化

傳統的檔案部門往往處于項目管理的最末端，不論是項目前期的立項、合同的簽署、設備的采購驗收、中期的評審等，由于職能分工的不同，檔案部門往往不能參與到其中，所以整體上缺乏對項目管理的深入了解。要解決這個問題，檔案管理需要前端化，具體從以下幾個方面入手：

（1）企業管理制度層面。企業要建立檔案管理前端化相關制度，明確規定從項目一開始，就必須讓檔案部門參與進來，一直到項目驗收結束為止。這個過程，檔案部門可以深入了解項目全過程，學習并掌握項目管理知識。

（2）檔案管理制度層面。檔案部門要制定項目全生命周期檔案管理制度，明確規定項目各階段文件歸檔范圍、歸檔時間等具體歸檔要求，對項目各參與單位（如設計單位、施工單位、監理單位、財務部門、合同部門、項目管理部門等）的文件歸檔工作具有監督與指導職能。

（3）分階段檔案驗收納入考核。由于核電科研、工程項目周期長，因此可采用分階段檔案驗收的方式[2]，促使各階段產生的檔案及時歸檔， 并接受檔案部門組織的階段性檔案驗收，驗收結果納入各單位年終考核。此項工作有利于促進項目關鍵節點的完成， 有利于各階段項目檔案的及時歸檔，有利于為企業提質增效。

4 結語

檔案部門要主動抓住機遇、改革創新。在新時代背景下，檔案部門要加強檔案主動服務意識，增強自身檔案知識服務能力，介入項目前端管理及全過程管理，為企業提供決策咨詢服務，是檔案工作者為之努力的方向。在不久的將來，檔案工作者不僅具有檔案管理技能，還同時具有項目管理技能、計算機技能、合同管理技能等多項技能，檔案管理者將會成為知識管理者。新時代核電檔案部門的轉型升級，任重而道遠。