新形勢下提升企業檔案管理工作質量的策略探微

梁月娥

摘要：新形勢下加強企業檔案管理工作，積極開展企業檔案管理系統的優化和完善，強化現代化先進信息技術手段的應用，增加企業檔案管理要素的投入，對促進企業檔案管理工作水平的提升，推動企業檔案管理工作的有序發展具有非常積極的意義，為企業的進一步發展奠定堅實的基礎。基于此，本文主要對新形勢下如何做好企業檔案管理工作進行了分析和探討。

關鍵詞：新形勢;企業;檔案管理

引言

企業工程檔案是項目建設過程中各個環節實施的真實寫照，能夠為工程施工、項目維護等提供科學的檔案依據。

1新形勢下加強企業檔案管理的必要性

首先，有利于促進企業管理工作朝著科學方向發展。在新形勢下，外部環境所彰顯出的信息化特征越來越突出，若繼續沿用傳統模式開展企業檔案管理工作，便會受到比較強烈的沖擊。當前先進的互聯網技術不斷推動企業管理走向信息化，電子檔案得到了廣泛的應用。因此，建立相應的信息化檔案管理平臺能夠有效避免傳統紙質檔案管理模式過程中發生的各種問題，方便相關工作人員對檔案開展相應的工作，擺脫了時間以及空間對檔案管理工作所造成的限制，從整體上提升了企業檔案管理工作效率。另外，開展具有科學性以及規范性的檔案管理工作還能夠有效減少相關工作人員的工作量，使檔案管理工作的實際價值得到有效發揮。其次，有利于促進企業經營管理水平的整體提升。檔案作為企業行政管理工作當中非常重要的一項組成部分，其記載了企業每項經營活動的詳細內容，具有較強的真實性，能夠在企業相關規章制度建立的過程中提供相應的參考依據，也是企業的無形資產，更能彰顯出企業文化的價值。因此，建立具有科學性以及規范性的檔案管理體系對促進企業文化建設具有非常重要的作用，對提高企業日常經營過程中防范風險的能力，確保企業的經濟權益提供有效保障，并為企業管理工作的開展提供重要的參考。

2新形勢下企業檔案管理質量現存問題

2.1管理意識較為薄弱

當前大部分企業在應對檔案管理工作時意識不足，尚未認識到檔案管理在現代化企業發展中的重要地位，對檔案管理的工作要求較低，導致其在查找檔案資料時需要花費大量時間。同時，并未意識到檔案管理工作需要跟隨企業現代化發展的步伐，導致檔案管理工作與企業發展嚴重脫節。

2.2數字化管理與紙質版人事檔案管理并行存在風險

數據管理背景下，檔案管理工作正在由傳統的封閉的紙質版留存模式向現代信息化管理模式轉變，人事檔案的資源利用效率得到提升的同時，檔案信息資源安全風險也隨之加大。與紙質版檔案相比，數字化檔案更容易因為硬件設備毀壞或誤操作造成檔案圖像消損，尤其是聯網狀態下的計算機一旦遭到外部攻擊，篡改、被盜和泄密的可能性極大。與數字化檔案相比，紙質版人事檔案保存難度更大，需要配備的檔案室、檔案柜等基礎資源更多，長期留存過程中檔案原始紀錄受損的可能性更大。

2.3人員不夠專業

無論在何種背景之下，企業的現代化檔案管理工作都離不開專業人才的支持，但是部分檔案管理人員并不具備現代化的檔案管理技能，導致其工作無法滿足現代化企業管理需求。并且，如今還存在部分工作人員怠惰不前的現象，其對于新興技術采取漠視態度，個人思想覺悟尚未跟上時代的發展步伐，難以利用先進的技術配合現代化檔案管理工作，導致其工作效率極低。

3新形勢下提升企業檔案管理工作質量和水平的策略

3.1加強檔案管理意識

要想加強檔案的高效利用，使檔案管理工作在大數據的環境中取得進步與發展，滿足現代企業需求，必須要提高相關工作人員的管理意識。對企業的檔案進行嚴格管理是企業和諧發展的堅實后盾，雖然目前有部分企業的管理意識較為薄弱，但是只要學習現代化的檔案管理知識，借助信息化手段，就能夠幫助企業從嚴管理檔案工作。此項工作需要提高企業領導人的正確管理意識，做到從嚴管理，提高現代化檔案管理工作在企業中的地位與存在感，保障檔案管理在工作的各個環節都能夠擁有高效的執行力，確保每一項制度都能夠徹底落實。

3.2數字化與紙質版檔案管理齊頭并進

電子檔案管理的新型模式不斷發展，歸檔的載體變得更為多樣，同一份人事檔案在企業中會存在紙質版和電子版兩種形式，其中任意一種形式損壞或缺失，都可以找到與之相對應的文件備份作為參考依據，因此在電子化檔案管理模式下，仍需要加強對紙質版檔案的歸檔。與此同時，要嚴把檔案查閱關口，查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容，查閱檔案時，檔案管理員要如實記入檔案查閱臺帳。多舉措并行，推進檔案信息資源安全建設，盡可能規避可預見的風險，確保檔案信息資源安全。

3.3提升檔案管理團隊的整體素質

當前，眾多企業中缺少專業的檔案管理工作人員，人員配置的失衡也是影響檔案管理的重要因素。檔案管理人員的專業能力、素質、經驗、技能都在一定程度上影響檔案管理的效率。企業要根據自身的實際情況選擇檔案管理人員，要考察上崗人員的工作能力，也要考察上崗人員對檔案管理工作的態度，是否認真對待此項工作，是否具有專業的知識支撐。另外，針對不同的工作人員，要采取不同的培訓內容，根據工作人員的實際情況，制定不同的培訓內容，提高檔案管理人員的質量。

結束語

企業檔案管理與其他管理工作一樣越來越受到現代管理技術手段的深刻影響，因而在創新改革過程中借鑒和使用先進技術的程度與頻率亦與日俱增。然而企業創新檔案管理工作不能僅僅滿足于就事論事、應用多種技術手段完成管理任務，而是需要基于創新改革充分發揮出企業檔案作為珍稀信息資源的潛在價值。這才是新時期企業檔案管理工作創新改革的最終目標。

參考文獻

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