醫院文書檔案管理中PDCA循環理論的應用研究

摘 要：文書檔案管理是醫院運營以及管理工作中的重要組成部分。對于醫院來說，高效的文書檔案管理能夠促進其可持續發展。而在文書檔案管理工作中，PDCA循環理論被視為能夠提升文書檔案管理水平的重要理論之一。在本文中，將重點探究該理論在醫院文書檔案管理工作中的應用策略。而通過本研究，希望能夠初四我國的醫院進一步提升自身的文書檔案管理水平，

關鍵詞：文書檔案管理;醫院;PDCA循環理論

所謂PDCA循環理論，就是對品質工作進行計劃、執行、監察和行動的一種管理理論。該理論的四個環節在具體的管理工作中循環展開，以不斷提升管理水平。在醫院的文書檔案管理工作中應用該理論，最主要的作用之一就是幫助醫院不斷提升文書檔案管理水平。但是通過研究可以發現，當前我國一些醫院在文書檔案管理工作中存在一些需要解決的問題。這些問題的存在，導致醫院無法進行高效的文書檔案管理。針對這些問題，本文將進行深入研究，并基于PDCA循環理論為這些問題制定全面的解決方案。在這一基礎上，希望推動我國醫院進一步提升自身的檔案管理工作能力和工作質量。

1 醫院文書檔案管理中存在的實際問題

1）缺乏完善的文書檔案管理機制。在我國的一些醫院中，缺乏完善的文書檔案管理機制是制約文書檔案管理水平進一步提升的關鍵問題。在這一問題的具體表現方面，首先，部分醫院的管理層和工作人員對文書檔案管理工作的重視程度比較有限，因而并未建立針對文書檔案管理工作的管理制度和績效考核機制。因此，這些醫院的檔案管理措施也就無法形成系統的管理機制。其次，在針對檔案管理機制進行完善的過程中，部分醫院存在的主要問題之一就是檔案管理機制并未根據檔案管理信息化這一發展趨勢進行完善，導致文書檔案管理工作的信息化水平無法得到更進一步的提升[1]。

2）文書檔案管理投入較少。在我國的部分醫院中，由于在文書檔案管理工作方面的資金、設備和人才投入相對較少，導致這些醫院的文書檔案管理的工作水平無法得到更進一步的提升。具體來說，首先，部分醫院的資金相對緊張，因而管理層將數量較多的資金優先投入到醫療設備升級、基礎設施建設和醫護人員招聘等方面，相比之下文書檔案管理工作的資金投入比較少，這就導致文書檔案管理工作缺乏足夠的資金保障。其次，在設備投入方面，當前我國部分醫院并不總是文書檔案管理工作的設備投入，因而長時間不更新和升級檔案儲存與管理設備。因此，這些醫院的文書檔案管理工作效率與工作質量也就長時間無法得到進一步提升。

3）缺乏健全的監督機制。在針對文書檔案進行管理的過程中，缺乏完善的監督機制導致部分醫院的文書檔案管理工作變得非常混亂。在具體表現方面，首先，部分醫院雖然建立了文書檔案管理制度，但并未針對管理制度的落實情況建立監督機制。因此，檔案管理人員的具體工作行為也就缺乏有效的監督和監管，這就導致檔案管理人員存在的玩忽職守行為違法得到有效預防[2]。其次，在進行文書檔案管理時，監督機制的主要執行者是醫院的管理層。相當一部分醫院并未將醫護人員和患者納入檔案管理監督機制中，導致監督機制的執行力比較有限，因而無法發揮應有的作用。

4）檔案管理工作人員的專業化水平有限。在部分醫院，從事文書檔案管理工作的員工專業化水平有限成為制約文書檔案管理水平進一步提升的重要因素之一。具體來說，首先，在部分醫院，檔案管理人員往往由年齡較大，不適合從事一線醫療工作的醫護人員充任。這些檔案管理人員不僅沒有專業的檔案管理學習與工作背景，而且工作精力往往比較有限，無法在文書檔案管理工作中發揮應有的作用。其次，在部分醫院中，由于管理層對檔案管理工作缺乏足夠的重視，導致這些醫院并未定期開展針對檔案管理人員的培訓。因此，檔案管理人員的專業化水平也就無法得到更進一步的提升。

2 醫院文書檔案管理中PDCA循環理論的應用策略

1）計劃環節。在計劃環節，醫院需要進行得最主要工作就是完善自身的文書檔案管理機制。只有如此，才能確保檔案管理工作計劃的科學性。在具體措施方面，首先，醫院需要建立相對完善的檔案管理制度和配套的績效考核機制，從而為檔案管理機制的完善打下堅實的基礎。其次，在針對現有的檔案管理機制進行完善時，醫院需要針對當前的檔案管理信息化趨勢進行研究，并在這一基礎上對檔案管理機制進行針對性完善。只有做到扯一點，才能確保檔案管理的信息化水平得到進一步提升[3]。

2）執行環節。在執行環節，醫院需要從資金、設備與技術三個方面不斷加大文書檔案管理工作的投入力度。具體來說，在資金投入方面，醫院需要在本單位的資金支出預算中預留出足夠的檔案管理工作專項資金，由于升級相關技術與設備、檔案管理人員培訓和具體檔案管理工作。只有如此，才能為檔案管理提供穩定的資金保障[4]。在設備投入方面，醫院需要針對現有的檔案管理與儲存設備進行及時更新，并在這一過程中對其進行信息化和現代化改造。在技術投入方面，醫院需要引進更加先進且適合本單位實際情況的檔案管理信息化技術，用于進行文書檔案管理。

3）檢查環節。在檢查環節，醫院需要對現有的文書檔案管理監督機制進行進一步完善和創新。在具體方法方面，首先，醫院需要建立專門針對檔案管理工作的監督機制，并嚴格執行，以避免檔案管理人員在工作中存在玩忽職守問題。其次，在建立健全相關監督機制的過程中，醫院需要將醫護人員、患者納入監督機制中，形成內部監督與外部監督相結合的檔案管理監督機制。在這一基礎上，醫院的文書檔案管理水平就能夠得到更進一步的提升。

4）行動環節。在行動環節，醫院需要在現有的基礎上進一步強化自身的檔案管理人才隊伍建設。具體來說，首先，醫院需要通過招聘增加專業檔案管理人員在檔案管理部門中的比重，從而提升檔案管理的專業化水平。需要注意的是，醫院的檔案管理工作不僅需要工作人員具備一定的專業技能，還需要其對醫學知識有比較全面的了解。因此，醫院的檔案管理人員中，專業的檔案管理人員和醫護人員轉職的檔案管理人員需要達到人數平衡。其次，在進行人才隊伍建設的過程中，醫院需要針對檔案管理人員進行更加全面的定期培訓。在具體培訓內容方面，需要針對專業檔案管理人員進行醫學知識普及培訓，并針對其他檔案管理人員進行檔案管理專業知識與技能培訓[5]。在培訓過程中，兩種類型的檔案管理人員需要相互學習，取長補短。

3 結論

綜上所述，文書檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，也是醫院運營水平得到有效提升的基礎保障。在應用PDCA循環模式進行文書檔案管理的過程中，醫院需要從計劃、執行、檢查、行動四個方面探究自身檔案管理工作機制存在的問題，并在這一基礎上研究出這些問題的解決方案。只有如此，才能為PDCA理論在文書檔案管理中的有效應用打下堅實的基礎。

參考文獻

[1]劉英霞.PDCA循環在醫院文書檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2020，11（09）：101+103.

[2]鐘心.醫院文書檔案管理中PDCA循環的應用[J].城建檔案，2020，15（01）：79-80.

[3]韋香玲.醫院文書檔案管理中PDCA循環的應用[J].辦公室業務，2019，11（14）：183.

[4]鄧沛敏.PDCA循環管理理論在醫院科技檔案管理中的應用探究[J].辦公室業務，2019，11（07）：124.

[5]馬偉建，徐昊，李磊.醫院文書檔案管理中PDCA循環的應用分析[J].中國衛生標準管理，2019，10（05）：7-10.

作者簡介

劉艷，女，漢族，湖北襄陽人，本科，館員，研究方向：檔案管理。