信息化時代創新檔案管理服務模式探究

李歡

摘 要：21世紀是信息化的時代，現代信息技術的普及使得人們日常生活工作已離不開信息技術設備。90%的群眾會選擇用計算機來協助自己找尋所需的信息資源。對于復雜而又繁瑣的檔案管理工作來說也是如此。科技時代的到來，促使我國各行各業都在更新，檔案管理行業也不例外。本文就重點指出如何對檔案管理服務模式進行創新，并結合現有問題提出一些建議。

關鍵詞：信息化;檔案管理;服務模式

檔案管理工作對任何一個單位來說都非常重要。而在21世紀信息時代的背景下，檔案管理領域也需要及時更新與信息化融合。因此相關服務工作也不得不做出一定優化革新，這樣才能順應時代的發展。根據我國的現狀，我們不難看出，不論是檔案管理服務工作的模式還是方法，都有一定程度的欠缺。而檔案管理工作不能順利進行，將會直接造成其他部門工作效率和質量受到影響。因此相關管理人員急需找到檔案管理工作和信息化融合的點，進而推動其發展。

1. 在信息化時代創新檔案管理服務工作的必要性分析

隨著國家的發展，國內的各行各業都在向信息化邁進。因此傳統的檔案管理服務工作由于不適應當下的發展，進而跟不上其他行業的腳步。在傳統的檔案管理服務工作當中，主要是以紙質檔案為主，數量繁多雜亂，因此查找起來十分不方便，大大降低了效率，拉高了出錯率。并且紙質檔案極易受環境的影響。因此結合信息化時代的優點加速創新黨管理服務工作模式，是我們當下的重中之重。將信息技術融入到檔案管理服務工作當中，就可以大大的避免腐蝕或火災，水災等檔案受到損害以及檔案整理工作量大等情況。

2. 信息化時代背景下檔案管理服務工作現狀

2.1檔案管理工作人員思想觀念過于落后

調查表明。雖然我國已發展為信息化時代，但是檔案管理服務工作并沒有很好的跟緊時代的腳步。最主要的原因就是，相關工作人員的理念并沒有受時代的影響更新，進而使得國家頒布的一系列政策不能夠落地。而分析發現檔案管理工作人員缺乏創新意識，最主要的原因是他們在工作當中大多還是采用傳統的工作模式和手段，長期受到傳統理念的影響，因此很難更新換代，那么檔案管理工作的質量和效率就不能得到有效的提高。

2.2實體檔案依然是管理工作的主體且不能進行統一信息化管理

當下我國很大一部分單位的檔案管理工作，還是以實體檔案為主。由于跟不上時代的步伐，不能及時更新為信息化工作模式，進而導致相關工作的效率和質量低下。紙質檔案繁多且難以保存，使得搜集檔案時不得不浪費很多時間，并且還不能保證正確率。另外由于檔案管理的工作并沒有做到統一信息化管理。使得檔案數據的時效性和真實性都有很大程度的欠缺。在當下，如果檔案管理工作不能夠考慮到環境和部門之間的工作聯系，那么就很難做到規范，高效以及發揮自身作用。

2.3缺乏檔案管理系統的聯結機制

軟件是檔案管理工作與信息化連接的樞紐。國家為了更好的推進檔案管理工作的信息化進程，開發了很多相關管理軟件。黨管理服務工作的有效率和準確性，與檔案管理系統的聯結機制密切相關，同時也是相關管理軟件發揮作用的平臺。但是目前在我國大力推動的檔案管理服務工作創新過程當中，我們發現很多單位都會忽視聯結機制的建立，使得管理軟件不能達到充分的利用，限制了管理工作創新的進程。

3. 信息化時代創新檔案管理服務模式的對策建議

3.1建立一支高素質的檔案管理工作者隊伍

檔案管理服務工作依然是以人為主體的，因此要想推進檔案管理服務模式與信息化融合。就要對相關管理工作者提出一定的要求。除了要掌握傳統檔案管理的系統知識，還要具備一定的信息技術。像計算機軟件的操作技能以及基本的管理知識，都是檔案管理工作人員所需要熟知的。只有這樣才能保證檔案管理工作的順利進行。此外相關單位也要定期的進行培訓指導，促使相關工作人員掌握的知識和技術，隨著時代的更新而進步。提升工作人員專業素養的同時促進當管理服務模式的優化，滿足世界的工作需求。

3.2提升檔案管理信息資源利用率且改進服務機制

建立一套完整的檔案管理服務機制，是提升檔案管理服務工作利用率的基礎。而完整的服務機制也能夠充分的運用人力資源，有效調動檔案管理工作者的積極性。可以實行獎懲制度，工作表現良好的工作人員應及時進行補貼獎勵，定期表彰和晉升，同時還要為其提供更多更優良的信息化學習機會，而對于表現較差的工作人員也要定時約談，考核，懲罰。我國有一部分單位由于缺乏創新意識，沒能及時完善和創新現有的信息資源服務機制，使得單位的檔案管理工作跟不上時代的步伐。由此我們也不能看出只有服務機制及時創新和優化，檔案管理服務工作才能夠進步。

3.3完善檔案管理信息系統之間的聯結通道

檔案管理服務工作與信息化之間連接的紐帶就是計算機軟件。因此及時完善各類相關管理服務工作的系統軟件，對檔案管理工作信息化的進行有著十分重要的作用。相關工作人員也應重視起來，要樹立正確的思想，充分認識到系統軟件，對檔案管理信息系統工作的重要性。并且及時學習相關的操作技能，要做到能夠根據客戶的需求及時提供相關的數據和信息。體現檔案數據的價值，保證數據的真實性和時效性。

3.4加強檔案管理信息化建設必須注重檔案信息化人才的培養

人才才是推進檔案信息化的關鍵。對于電子檔案來說，像文檔的處理內容的數字化等，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著很大的差別。這就要求相關工作人員能夠合理的利用這些技術，將檔案管理工作的信息化運用的更充分。因此相關單位也需要加強檔案管理信息化建設人才的培養。

4.結束語

受到當下時代發展的影響，各個單位要想充分發揮檔案數據對其他部門的作用，就要及時將檔案管理服務模式與信息化結合，應當主動做出改變，優化現有的不足，創新現有的模式。只有這樣才能提高工作效率和質量，更好的發揮檔案管理工作的功能。

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