關于事業單位OA辦公自動化的管理規范化研究

摘 要：事業單位，尤其是一線窗口辦事單位，日常需要處理繁多的流程化信息，傳統的辦公管理模式重復繁瑣費時費力，新時代下，事業單位也在逐步完成自身辦公模式的轉變，向OA自動化辦公模式轉變，對于事業單位的信息歸攏和工作效率有著極大的提升，本文從OA自動化辦公出發，探討事業單位如何借此完成內部管理的規范化。

關鍵詞：事業單位;OA自動化辦公;管理規范

OA辦公系統是一種將互聯網科技同企事業單位內部管理相融合的科學辦公管理模式，其著力于對辦公人員的工作效率的提升，規范企事業單位內部管理行為，形成數據追溯，規避人員疏忽導致的風險。OA辦公系統經歷了多次的更新迭代，從簡單的數據處理到今日的多設備協同辦公，其數據保存的云屬性，讓其越發的便利，也給事業單位的規范化管理帶來了全新的意義。

一、OA辦公自動化的基本概念

“OA”一詞英文原意指“Office Automation”，翻譯為中文的字面意思為自動化辦公，其存在的意義旨在于通過計算機技術、現代化設備和網絡通信技術的加持，根據所需機構的工作屬性，構建線上辦公處理平臺，以達到對辦公質量、工作效率的提升。日常常見的應用場景，如財務、統計、采購、銷售、文書等。

二、當前事業單位OA辦公自動化中存在的問題

（一）缺乏前期定位，辦公需求得不到滿足

當前很多事業單位在加入OA辦公自動化時，只是單純的上線了這門技術，而非因地制宜地在日常辦公中得以應用[1]。但是作為保證OA辦公自動化應用的關鍵及第一步，在于事業單位對于自身辦公需求的清晰把握。這就要求事業單位需要根據自身業務特點，定位OA辦公自動化的介入程度，做好前期定位，為后期的全面接入打下牢靠的基石。

（二）協同辦公復雜，信息集成程度較低

OA辦公系統支持哪些設備？如何做好信息集成？都是當下事業單位所需面對的問題。時至今日，在瀏覽部分事業單位網絡頁面時還會提示切換IE瀏覽器進行瀏覽，足見部分事業單位對于OA辦公自動化的適應程度。所以在定制OA辦公系統時，一定要盡可能的支持多設備協同操作，并提升信息的集成程度，建立自身數據庫，以隨時準備和同級或是上級部門系統進行信息對接，達到節省時間、提升效率的目的。

（三）缺乏日常維護，OA辦公逐漸被冷藏

有些部門領導缺乏對互聯網技術的認知，認為OA辦公自動化一經上線無需維護，這就造成事業單位的辦公效率不僅沒有得到提升，甚至還會下降的現狀。所以，OA辦公系統需要進行定期的軟硬件更新，保證各項辦公流程的部署能夠實時準確的進行傳遞，完成對事件的實時監控，得以讓領導統領全局，并為其指明前進的方向，

三、OA辦公自動化對于事業單位管理規范化的意義

（一）減少辦公流程，提高辦公效率

事業單位日常辦公中，最常見的工作就是文件處理，特別是事業單位領導，每天都在處理來自下屬部門、同級部門和上級部門所提交、轉達、下發的文件，如工作報告、辦事進展、人事審批、費用審批等等，特別是在一些重點文件處理上，稍有差池容易產生一些不必要的誤會。

但是OA辦公自動化的加入，能夠快速幫助事業單位對各類文件進行分類、并根重要級進行排列，有效地提升了事業單位的辦公效率。同時，因為OA辦公自動化的加入，只需定期維護，所有的文件都能夠儲存在系統中央處理器，甚至是云端，無需傳統紙張的加入，隨時隨地的文件多設備調取，無紙化的文件傳遞，為事業單位節省了辦公費用。

此外，因為OA辦公系統處于隨時在線狀態，能夠極大的較少純人力的分類篩選工作，進一步精簡了事業單位的人員配置，化繁為簡，為事業單位做到實際的減負，使得其能夠騰出更多的空間著手于對單位業績、能力的提升之中。

（二）統一管理模式，提速協同辦公

事業單位的OA辦公自動化辦公建立，應該提前考慮其自上而下的接洽度，盡量由上級部門牽頭，制定統一管理模式，定制OA辦公自動化平臺，以達到協同辦公的目的[2]。針對同屬性的事業單位，上級單位和下級單位之間必須統一相似的工作流程，并在OA辦公平臺中設置流程圖，職員在上報流程時可以清晰地了解流程動態，得到領導的批復和指導意見，并根據意見落實執行工作。

在事業單位的上下級管理中，因為區域的跨度、業務的多少等因素，往往導致下級單位和上級單位的脫節，長此以往，不利于上級單位對整體業務的評估及未來發展方向的把控，甚至個別下級單位更換領導后經常會因為瞞報不報，導致一些重大財務、決策問題在事后才被爆出。因此由上級單位牽頭建立工作流程標準，統一管理模式，是保障協同辦公的關鍵之處。

（三）信息交互管理，無縫線上辦公

除了事業單位上下級的OA協同辦公外，對于一些需要信息交互的其他事業單位也要注重在OA辦公自動化中信息統一，尤其是文件和檔案的交互上[3]。事業單位日常辦公中，經常會收到其他事業單位的協同辦事函件，但是因為事業單位間的情況各不相同，或是因為相關人員的工作失誤、或是負責該業務的人員離職等因素，文件丟失的情況時有發生，致使關鍵數據的統計上時有偏差。

此外，在涉及數據調取、文件查找的時候，傳統辦公模式耗時耗力，而且數據核對問題經常發生，但是如果將其加入到OA辦公自動化平臺中，文件都嚴格按照管理規范留存、分類和歸檔，數據實時表現在統計結果中，只需給予相關責任人一定的權限，就可以完成查找、獲取，極大的便利了事業單位間的無縫信息交互。

結束語：

隨著社會的發展，OA辦公系統在事業單位中也越發重要，如何繼續發掘事業單位自身管理的問題和工作的需求，并伴隨技術的發展，解決問題和需求，實現高效化、人性化、數據化的新時代辦公模式，是OA辦公自動化所必須重視的關鍵。另外，在OA辦公自動化未來的發展上，構筑云端交互平臺，由國家層級牽頭，制定全國統一的OA辦公平臺，不但可以有效的提升辦公效率，還可以實時對各類數據進行統計分析，保障OA辦公平臺的安全性，有效杜絕涉密資料的泄露。

參考文獻：

[1].辦公室自動化、辦公自動化與OA[J].辦公自動化，2021，26（24）：1.

[2]王瑞雪.行政事業單位辦公信息化管理系統的設計與實現[J].信息與電腦（理論版），2020，32（20）：90-92.

[3]盛開霞.事業單位辦公系統與智能檔案管理的融合研究[J].辦公室業務，2020（05）：187+189.

作者簡介：蘇世利，女，1986.1，漢族，四川省隆昌市，學士學歷，助理工程師職稱。主要研究方向：計算機學。