信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的實施與應(yīng)用

張慧

摘? 要：事業(yè)單位在日常經(jīng)營管理過程中，不可避免地會產(chǎn)生多種類型的信息資料，需要充分利用信息技術(shù)，著重開展檔案管理工作，在保證檔案管理工作效率和質(zhì)量符合標準要求的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)信息化管理目標。事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)及時更新觀念，創(chuàng)新檔案管理模式，在制定信息化檔案管理方案之后，提高事業(yè)單位檔案資源的應(yīng)用價值。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理;管理質(zhì)量

目前各個領(lǐng)域在發(fā)展創(chuàng)新過程中，非常依賴信息技術(shù)，主要因為信息技術(shù)可以為人們提供方便快捷的服務(wù)。信息技術(shù)主要以微電子技術(shù)、較強編程能力的軟件技術(shù)為依據(jù)，不僅具有適用范圍廣、管理效率高、方便快捷的特征，也能減少事業(yè)單位檔案管理工作任務(wù)量。本文從信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用表現(xiàn)入手，展開闡述，針對信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的實施策略進行深入探討。

1信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用表現(xiàn)

1.1云存儲和備份

目前業(yè)單位檔案管理工作面臨嚴峻挑戰(zhàn)，管理人員不僅要更新管理理念，也要充分應(yīng)用信息技術(shù)，在提高檔案管理水平同時，創(chuàng)新檔案管理模式。主要將信息技術(shù)應(yīng)用在云儲存和備份工作中，如通過人工錄入或是掃描等渠道，完成紙質(zhì)文件到電子文件的轉(zhuǎn)變，之后還要將電子文件輸入到計算機系統(tǒng)中進行備份和保管。目前社會整體逐步向大數(shù)據(jù)時代發(fā)展，各個領(lǐng)域非常注重大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，此項先進技術(shù)具有諸多應(yīng)用優(yōu)勢。為了進一步提高事業(yè)單位檔案管理先進性，充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，做好云儲存和備份等多項工作[1]。事業(yè)單位檔案管理人員需要將大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理工作有效結(jié)合，保證事業(yè)單位的各類檔案，以電子數(shù)字化信息方式存在，并將云端作為儲存地點，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

1.2依據(jù)計算機程序做好管理工作

計算機技術(shù)具有多項應(yīng)用優(yōu)勢，該項技術(shù)是現(xiàn)代社會各個領(lǐng)域非常關(guān)注的一項新型技術(shù)。事業(yè)單位在實際開展檔案管理工作時，不僅注重應(yīng)用計算機技術(shù)，也會將相關(guān)專業(yè)程序應(yīng)用到檔案管理工作中。為了保證實際開展的檔案管理工作符合標準要求，還要對專業(yè)程序進行優(yōu)化，既要提高事業(yè)檔案檔案信息調(diào)出速度，也要降低人工接觸檔案的概率，防止產(chǎn)生泄露問題。在計算機程度的輔助下，事業(yè)單位的檔案管理工作具有較強有效性，對于保證檔案資料具有完整性和安全性具有重要作用。除此之外，為了可以高效應(yīng)用計算機程序開展檔案管理工作，事業(yè)單位也要著重開展專業(yè)人員培訓(xùn)、設(shè)備改進等多項工作，在保證檔案管理工作人員具有較強專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)的基礎(chǔ)上，降低各類設(shè)備發(fā)生故障的概率，從而推動事業(yè)單位檔案管理工作向信息化方向轉(zhuǎn)變。

1.3共享管理云技術(shù)

在我國整體科學(xué)技術(shù)水平不斷提高的狀況下，現(xiàn)階段共享管理云技術(shù)不斷完善和成熟，云端傳送的方式不斷創(chuàng)新，具有較強的便捷性。事業(yè)單位在實際開展檔案管理工作時，需要充分利用云終端，在實現(xiàn)內(nèi)部檔案共享這一目標之后，形成新型的檔案管理模式。事業(yè)單位檔案管理人員，充分應(yīng)用共享管理運技術(shù)，積極構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫。在云終端充分發(fā)揮作用之后，雖然是不同類型的事業(yè)單位，也能高效開展信息上傳和下載等工作。但是在實際開展此項工作時，事業(yè)單位所在地區(qū)的政府部門應(yīng)逐步加大信息維護工作力度，避免產(chǎn)生檔案信息泄露等問題。此外，事業(yè)單位檔案管理人員充分應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在提高檔案管理效率同時，加快信息化建設(shè)速度。

2信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的實施策略

2.1及時更新軟件，提高事業(yè)單位溝通效率

為了保證信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中充分發(fā)揮作用，檔案管理人員需要充分應(yīng)用具有輔助特征的各類軟件。與此同時，著重開展軟件更新和維護等工作，在保證軟件始終處于高效運行的狀態(tài)之后，不斷優(yōu)化軟件系統(tǒng)各項功能[2]。在此種狀況下，事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以在數(shù)據(jù)服務(wù)器的郵件抄送和轉(zhuǎn)發(fā)下，儲存、管理多種類型的檔案信息，并且具有較強的完整性和準確性。一般狀況下，事業(yè)單位會將檔案軟件歸納到辦公室軟件的范圍內(nèi)，在做好軟件更新和維護工作之后，提高事業(yè)單位溝通效率，從而達到高效整合檔案資源的目的。

2.2構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高數(shù)據(jù)庫信息化程度

事業(yè)單位在開展檔案管理工作時應(yīng)用信息技術(shù)，高效構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，這是現(xiàn)階段提高數(shù)據(jù)庫信息化程度的一項關(guān)鍵任務(wù)。這樣不僅可以迅速整合事業(yè)單位各項檔案資源，也可以保證數(shù)據(jù)庫和電子系統(tǒng)充分發(fā)揮作用，使事業(yè)單位檔案資源具有完整性和共享性。實際上，檔案信息數(shù)據(jù)庫會涉及多個方面的內(nèi)容，如包括存檔時間、檔案類型、檔案信息規(guī)格等。在此基礎(chǔ)上，為了進一步提高事業(yè)單位檔案信息準確性和全面性，事業(yè)單位也要指派專人和管理機構(gòu)負責(zé)數(shù)據(jù)庫構(gòu)建工作，同時還要保證檔案信息具有及時性和有效性，在使數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作順利開展之后，進一步提高數(shù)據(jù)庫信息化程度。

3結(jié)束語

總之，目前信息技術(shù)水平不斷提高，事業(yè)單位在實際開展檔案管理工作時，將信息技術(shù)作為主要支撐，在高效整合檔案信息資源的基礎(chǔ)上，提高事業(yè)單位檔案管理效率和質(zhì)量。事業(yè)單位應(yīng)用信息技術(shù)，具體表現(xiàn)為檔案云存儲和備份、依據(jù)計算機程序開展管理工作、共享管理云技術(shù)等，既能創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理模式，也能推動事業(yè)單位檔案管理工作向信息化方向轉(zhuǎn)變。

參考文獻：

[1]柴曉潔.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用探究[J].創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)理論研究與實踐，2019，2（11）：178-179.

[2]周雪飛.淺析信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J].明日風(fēng)尚，2018（23）：388.