檔案管理存在問題及對策研究

張志宏

摘? 要：本文對檔案管理工作的實際情況進行了深入的分析，而且也將傳統的紙質檔案與當前的現代檔案進行了比較，因此就發現了檔案的現代化管理中存在的諸多問題。因為隨著科技的發展與社會的進步，政府也對檔案管理模式進行了全面的優化，最終就形成了紙質版與現代化檔案共存的檔案模式。但是從時代進步的角度來看，現代化檔案最終會全面取代紙質化檔案，也提出了很多有效的解決方法。

關鍵詞：檔案管理工作;紙質檔案;現代檔案

檔案對單位來說是一個非常重要的工具，因為單位能夠借助檔案來對重要的數據與信息進行詳細的記錄。而對民眾來說，檔案不僅是他們對自身合法權益進行維護的有效工具，同時也為他們進行相關管理工作提供了非常大的保障。與此 同時，由于科學技術的不斷進步，因此信息技術就得到了非常大的發展。

1.檔案管理工作的現狀

自從進入新世紀以來，由于社會的發展促進了信息化時代的到來，因此我國各單位也開始積極應用現代化信息設備來進行檔案的管理工作，這就使得工作效率得到了極大提高。然而，在檔案管理逐步實現現代化的過程中，由于不具備完善的信息化設備以及相關工作人員沒有對檔案的現代化管理產生足夠的重視，這就使得檔案管理的效果始終得不到提升。除此之外，不同地區的檔案現代化管理的推進程度也有非常大的差異：有些地方的現代信息化管理已經得到了全面落實，現代化管理在檔案錄入、檔案保存以及檔案保密等方面都已經得到了全面的落實;有些地方的檔案現代化管理只落實了一部分;而有些地方的檔案還是全部都是紙質版的。從當前的實際情況可以推知，在今后很長的一段時間內，檔案都將處于紙質版與現代版共同發展的狀態。鑒于此，單位就必須要積極應用先進的信息技術與設備，然后對檔案進行合理的配套管理，最終就能實現紙質版檔案與現代版檔案的交融與共存。

2.紙質檔案和現代檔案的對比

2.1紙質檔案的特點

對紙質檔案資料來說，它們最關鍵的特征就是它們具有非常強的直觀性，通過它們能夠到想要的信息。因此，如果政府對紙質檔案進行持續的改進與完善，這是因為這種資料更具有針對性，所以其現實價值也非常高。所以說更改或偽造它具有非常高的難度，而這也正是現代檔案的缺點。

2.2現代檔案的特點

如果將檔案以現代的形式存放于電腦硬盤等現代設備中，那么該檔案就不會因為環境因素而遭到破壞。另外，現代文件的修改也非常便捷，現代文件的存儲空間也非常大，所以通過檔案的現代化就能實現檔案信息的快速傳播，進而就能使檔案的遠距離傳輸需求得到滿足。如果全面提高檔案資源的安全性，那么檔案的遺失與無故變更的問題就能得到妥善的解決。

3.檔案現代化管理過程中存在的問題及對策

3.1現代文件的真實性

現代文件的優點就是可讀寫性，所以現代檔案的優點也就是可以進行不斷的修改，但它也有非常明顯的缺點，具體表現為從表面上很難看出檔案有沒有經過修改。因此，對單位的管理人員來說，判斷檔案的原始性具有非常高的難度，而且現代檔案也沒有檔案所有人的簽名，所以非常難以鑒別出檔案的真偽。其實現代化檔案管理的實際操作很簡單，通俗易懂地說，其原理就是將紙質的文件以及資料以現代文件或圖文等形式來進行上傳，然后再保存在電腦的硬盤中。因此，與傳統的紙質檔案的管理工作相比，因為傳統的檔案只能是原檔案或備份的檔案，所以就很容易對紙質檔案來源的真實性進行分析。而現代文件是通過信息技術來將紙質文件轉變為現代格式的，因此其真實性就得不到保障。

3.2建立現代化的管理形式

只有通過現代化的檔案管理系統，才能高效地進行行政檔案的管理工作，進而就能全面提高檔案管理的工作效果。與此同時，還要明確對檔案進行查閱的訪問權限，只有這樣才能為行政檔案管理工作提供盡可能多的幫助。除此之外，還要對檔案管理系統進行定期的更新與維護，這樣就能及時發現檔案管理系統中的問題。但是最重要的就是要全面提高系統的安全性，還要對訪問權限進行明確的界定，這樣就能最大程度避免信息的泄露。

3.3實現檔案管理操作的標準化

按照相關的規范來進行檔案的管理工作，然后將不同種類的檔案分別放置在不同的區域，最關鍵的就是要用合理的方法來對不同的檔案進行管理，這樣就能極大地降低管理工作的難度。與此同時，對單位來說，他們還要培養出專業素養高的團隊來負責檔案的管理工作，同時還要明確地劃分出每個人的工作職責，只有這樣才能實現檔案管理工作的標準化。

3.4培養優秀的檔案管理團隊

如果要想順利實現檔案管理的現代化，那么單位就必須培養出優秀的檔案管理人才團隊。因為要想提高行政檔案管理工作的工作效率，那么高素質的優秀人才團隊就是必不可少的。首先，要積極進行思想政治教育的工作，然后舉辦相關活動來全面提高檔案管理人員的責任感。其次，還要加大對專業人才的引進力度，同時還要把行政檔案管理的現代化平臺建設好。另外，如果想要實現行政檔案管理的現代化，那么就需要投入充足的資金與資源，這樣就不僅能使檔案管理工作的資金得到保障，同時還能使檔案管理人員的生活需求得到最佳保障。

4.結束語

從總體上來說，隨著信息技術的不斷進步以及計算機技術的持續發展，檔案管理工作的現代化模式已經成為了必然。因為現代化管理能使管理效率得到最大程度的提高，進而就能使信息的高度共享需求得到滿足，最后就能使檔案價值得到最大的發揮。但是與此同時，紙質檔案也有其自身的價值，所以只有實現紙質化與現代化的有機結合，那么檔案管理工作的高效性才能得到全面的提升。

參考文獻：

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