信息化下的學校檔案管理現狀和對策

王海云

摘要：學校的檔案管理工作直接關系到師生的切身利益，也在提升學校工作效率方面起到了基礎的數據支撐作用。本文結合高校檔案信息化建設的重要意義，深入分析了當前高學校檔案信息化建設存在的影響因素，并對學校如何加強檔案信息化建設提出了針對性的建議。 ?關鍵詞： ?信息化 ? 學校檔案管理 ?現狀對策

一、信息化在學校檔案管理中的影響因素

檔案管理理念落后當前學校對于檔案管理的重視程度不足，很多學校都沒有將檔案信息化建設列入到發展目標中，更多的是將資金投入到了專業課程建設與校園基礎建設的過程中，而對于檔案管理的現代化運營方式并不了解，從而導致了檔案管理工作滯后[1]。高校的檔案工作相對而言工作量比較大，處理過程繁瑣，制約了檔案工作的效率，也影響了其他部分對檔案數據的調取與查閱，使其成為了現代化的辦公的制約因素。

信息技術發展迅猛，生活的方方面面都與信息技術有著密不可分的聯系，因此已經有越來越多的人意識到對于學校檔案信息化資源建設的重要性，事實上檔案工作的現代化革新是近些年來才提出的新需求，對于一直以來堅持傳統檔案管理的工作人員而言，信息技術水平較低，現代媒介素養的缺失已經成為工作的重要制約因素。大量的數據管理技術與現代計算機媒介的融合，給年齡偏大的工作人員正常的工作帶來了挑戰。為了減少這種時代發展背景下的技術不適應，高校在重視檔案管理工作的同時應該積極開展相應的培訓，提高工作人員的專業素養。

一直以來檔案管理的投入都比較平穩。隨著現代技術的不斷發展，要推進檔案管理改革就不得不進行大規模的設備購置，組織培訓以及設備維護，軟件購買升級等，這就極大增加了短期內的檔案管理的支出[2]。在日常工作中通過不斷地提高設備的利用率，才能降低檔案工作對人力的依賴，但是當前高校檔案管理的信息化意識依然不強，很多設備都沒有在日常工作中發揮其應有的作用，使其成了辦公室的閑置品，極大削弱了財政撥款的實效，不利于檔案管理工作的開展。

由于學校在吸納人才方面受到嚴格的數量的限制，因此對于檔案管理工作人員的吸納一直以來數量較少。學校并沒有足夠的自主權進行現代檔案管理人才的全面更換[3]。從這一點看在人才隊伍方面是有一定的制度的局限性的。同時新入職的具備現代管理理念的員工往往受到環境的影響，并沒有自主性操作現代化的檔案管理設備，反而要延續傳統的檔案管理理念與方式，沒有起到注入新鮮血液和活力的作用。這是管理制度的缺失與限制導致的，也影響了現代檔案管理的發展。

二、信息化在學校檔案管理中的對策

提高學校檔案管理人員的素質全方位的提升高校檔案管理人員的素質，使其認識到當前社會對崗位提出的新要求，每個人都應該樹立良好的檔案管理意識，對自身的職業產生認同感，從時代發展與崗位需求的雙重角度去理解現代檔案管理的價值，從而激發員工學習新技術的熱情與潛力，盡快在工作中推廣管理技術。同時要發揮部門內部的先鋒模范作用，營造濃厚的學習氛圍，增強員工對新技術學習的緊迫感，提升全員的現代檔案技術水平[4]。

提高學校領導對檔案信息化建設的重視力度學校領導要充分拓展自己的視野，對新思想與新技術持有積極包容的心態，就如何創新化的開展高校內職能部門的工作進行深入的思考與學習，在充分了解了各部門的工作狀態的前提下有針對性地進行創新發展。檔案管理工作是學校師生數據產生的基礎，也是日常工作中重要的數據提供部門，因此學校領導要充分認識到檔案信息化建設的重要性，并且從多個角度分析和研究可以引進的技術與設備，從而增強信息化建設的可行性與實效性。在培訓的過程中，學校領導要考慮到員工的實際情況，采取線上線下相結合的培訓方式，為員工參與培訓提供方便的同時，也更利于大數據的監測與管理，確保工作人員都能夠有效提升自己的工作水平。

完善學校檔案管理的相關法律法規充分完善檔案管理的相關規定，保障檔案管理工作能夠有章可循，有規可依，從而確保了檔案管理工作的科學性與有序性，防止造成遺漏，損壞，丟失等現象。信息化管理的前提是數據的輸入與存儲，有了大數據的支撐才能進行有效的信息化管理，而也正是因為有了新的數據呈現方式，檔案管理工作更應該進行相關條款的更新與補充，從多個方面提高數據信息管理的權限與準入機制[5]。對于有資格進行檔案相關數據信息調用的行政部門應該對其計算機IP地址進行設定與追蹤，確保其在調閱的過程中全程可監控，確保數據調閱與查看合法合規，對于沒有權限的IP地址要進行訪問阻截，并進行訪問地址記錄，從而確保檔案管理信息的規范性。

參考文獻：

[1]韓知霖.基于大數據環境下高校檔案信息化建設的問題及對應策略分析[J].計算機產品與流通，2020

[2]劉瑛.新形勢下高校檔案信息化建設中存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2019，

[3]謝暉.高校檔案信息化建設存在的問題及對策思路[J].佳木斯職業學院學報，2020

[4]竇海燕.“互聯網+”背景下高校檔案信息化安全建設研究[J].中國管理信息化，2019

[5]潘秀明.高校檔案信息化管理的趨勢、困境與對策分析[J].中國管理信息化，2019BF9E10E1-A8E8-4AA4-96C2-0B323DA83DF0