楊浩,李海波,李燕
(1.國網甘肅省電力公司信息通信公司,甘肅蘭州,730050;2.甘肅同興智能科技發展有限責任公司,甘肅蘭州,730050)
信息管理與信息系統,簡稱為企業的管理信息系統,也就是常說的 MIS系統(Management Information System),是將企業的所有生產經營行為數據化、信息化,從而讓決策層和管理層更好地做出戰略決策和管理,以此來提高企業生產經營的一整套系統,包含各項子系統,如圖1所示,將逐一介紹。

圖1 MIS系統
(1)MRP系統:Material Requirement Planning,物資需求計劃,是以庫存量和提前期為基礎,計算出產品物料的生產一系列工作,包括車間作業計劃。采購作業、銷售作業、倉儲作業、財務處理等,逐步升級到了MRPⅡ(Manufacturing Resources Planning),也逐漸納入到了REP系統中,MRP邏輯流程圖如圖2所示。

圖2 MRP系統邏輯流程圖
(2)REP系 統 :企 業 資 源 計 劃 系 統(Enterprise Resources Planning),是對企業所有生產經營數據的信息化管理,管理企業的所有資源和完整供應鏈,是企業管理信息系統中非常重要的組成部分。
(3)SCM系統:供應鏈管理信息系統(Supply Chain Management information system),SCM系統和REP系統的關系,前者更充分,涉及到更多層次的供應商、企業合作伙伴關系,和倉儲、運輸節點細節信息,而后者從大局出發介紹,較簡單一些。
(4)MES系 統:制 造 執 行 系 統(Manufacturing Execution System),主要作用于生產流水線,是REP系統做出的計劃方案,落實到具體車間執行制造的體現,MES系統是REP系統的子集,是MRP和MRPⅡ的補充和細化。
(5)DRP系統:分銷管理系統,是構建分銷網絡的供銷關系管理系統。
(6)DSS系統:決策支持系統,通過分析數據,給決策者提供數據支持。
(7)HR系統:將人力當作企業的一種資源進行管理,這一點也最為常見。
(8)CRM系統:客戶關系管理,是針對客戶提供的市場營銷、客戶服務系統。
(9)FMS系統:財務管理系統(Financial Management System),顧名思義是對會計信息收集、處理、核算、監督的一套子系統。
(10)OA系統:辦公自動化,是一套系統,也是一種理念。
綜合來說,管理信息系統就是以人為主導,利用計算機硬件和軟件,進行系統化、自動化、信息化管理的一整套系統,可能介紹太過雜亂,這里以一個手機為例,企業的MIS系統就好比一個手機,REP系統就是手機的大體系統,其中包含有各項子系統,好比手機的各種應用軟件,而OA系統就是手機的負一頁,更看重企業的管理過程,更偏向于辦公,共同構成整個管理系統框架,達到企業根據數據決策,中層控制,基層執行的人機交互系統[1]。
(1)企業內部實現數據共享和資源共享,提高信息流轉率,加強各部門之間的聯系,加強工作效率。
(2)將企業的生產經營數據歸攏收錄到一起,再利用先進的管理信息系統進行分析,深度挖掘數據背后的意義,發現數據的價值,以此創造更大的價值,包含有:①數據支撐上層決策;②數據模型幫助企業找出生產經營最優方式;③數據支撐幫助企業建立事前預算和計劃,事中控制,事后分析的先進模式;④數據支撐找出企業運轉問題所在,補充漏洞。
(3)加強內部控制[2]:管理信息系統是企業所有工作的集合體,通過管理信息系統,讓每一個工作環節都最優化,合理分配工作任務,例如一位外出修理人員,在修理完成后點擊完成任務提交,系統自動分配鄰近區域的修理工作,省略中間步驟。
(4)規范化、標準化作業:企業管理信息系統給各項工作定量、定標準、定規范,規范化、標準化作業必定有助于提高工作效率。
(5)演示更充分,所有數據在管理信息系統中的演示會更具體,一目了然,最大程度減少交接錯誤、迷惑的現象。
(6)節省成本:優秀的管理信息系統代替人力作業,大大降低人力成本。
部分企業對企業構建管理信息系統的認知不足,管理信息系統乃至于網絡架構的前期投入費用較貴,對企業的發展來說是一種壓力,因此部分企業選擇觀望或直接放棄,其實管理信息系統雖然前期投入費用較高,但能有效提升企業運轉效率,也能夠為企業節省人力成本,促進企業發展,意義重大,企業領導階層要看到這一點。
部分企業只是對企業生產經營中的各種數據進行收錄,卻沒有相應的處理,也沒有制定相應的量化標準,這是信息管理有缺陷,管理信息系統應用不足,效用不能充分利用的體現,要知道企業信息管理與信息系統不僅僅是要收錄數據,更要從收錄的數據中找出規律,制定可量化的生產經營標準,以此來加強對企業各項資源的利用,加快信息流轉,提升工作效率,如果只是對數據進行收錄,只會是顧頭不顧尾的行為。
通過上文闡述可以看出,管理信息系統是多樣的,在整體大系統下還有很多分項小系統,是較為復雜的信息化系統應用,部分企業不僅在子系統職能上有缺失,管理人員對管理信息系統的利用也有不足之處,沒有充分利用好管理信息系統的效能,盡管在使用信息化系統,但工作仍未有十足的長進。
通過管理信息系統,加強對企業生產經營信息的管理,優化生產經營的管理制度,優化相關規定,使企業的生產經營或其他行為能夠規范化、標準化,大大提高企業的工作效率,意義重大,企業領導階層應該看到這一點,加大資金投入力度,加大硬軟件建設,構建優秀的管理信息系統,為企業的發展夯實基礎。
構建管理信息系統還只是第一步,如何有效利用才是關鍵,企業根據管理信息系統中的數據支持,上層做好企業戰略規劃,中層作業企業生產經營活動控制,基層執行,制定可量化的生產經營標準,加快信息流轉,加強企業資源的利用,做到最優規劃,最強控制,最好執行,不斷提高企業的運轉效率,提高企業核心競爭力。
首先,企業管理信息系統的管理人員應該加大自身素養,做到合理利用,并且要及時和企業各層各類的人員進行溝通,規范化、標準化企業規章制度和流程,提高技能素養。其次,企業所有員工都應該對管理信息系統有初步了解,利用其上傳數據信息,做好信息收集,為企業提供基層的數據信息,依據信息系統,加快工作效率。
企業利用管理信息系統能更好地做到信息的收集、處理、管理,加快企業流轉效率,提升企業核心競爭力,而企業的管理信息系統包含較多子系統,是企業所有生產經營活動的整體反映,目前企業構建和完善管理信息系統中還出現一些問題,解決問題,積極利用管理信息系統的優勢,才能讓企業在時代浪潮中穩定發展。