基于全過程控制的電網(wǎng)工程檔案管理及應(yīng)用研究
——以昆柳龍直流工程建設(shè)項目為例

陳 暉 劉 茜 陳 慧 羅慧玉

電網(wǎng)工程是指電能生產(chǎn)、輸送和分配的工程。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、人們生活水平的提高，各行各業(yè)對電能的需求量與日俱增，加快了我國電網(wǎng)工程建設(shè)的腳步。檔案作為工程項目建設(shè)的重要產(chǎn)物，是反映工程建設(shè)水平的一面鏡子，其管理工作是否規(guī)范、有序，直接影響著工程項目的驗收和創(chuàng)優(yōu)[1]9。近年來，電網(wǎng)建設(shè)項目規(guī)模的不斷加大、技術(shù)難度的不斷提升以及建設(shè)工期的不斷縮短，提高了對項目管理水平的要求[2]41。但電網(wǎng)建設(shè)項目檔案由于管理模式滯后，存在人員檔案思維與意識不高、檔案工作重視與投入不足、規(guī)范體系建立與落實不到位等問題，迫切需要打破桎梏，實現(xiàn)新的突破。“全過程控制”是工程項目檔案管理的創(chuàng)新思路，它既涵蓋對工程項目建設(shè)過程（項目立項—施工過程—項目竣工驗收）的縱向控制，又囊括對項目參與主體（建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位）的橫向管理[3]50。通過全過程控制管理實現(xiàn)項目過程與參與主體的齊抓共管，對把握歸檔案卷的進(jìn)度和質(zhì)量、提升項目整體效益具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理存在的問題

中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司超高壓輸電公司（簡稱超高壓公司）作為我國重要的電力企業(yè)，參與了許多大型電網(wǎng)項目的建設(shè)。昆柳龍直流工程是由超高壓公司投資建設(shè)的世界首個特高壓多端混合直流輸電工程，它西起云南昆北換流站，東至廣西柳北換流站、廣東龍門換流站，線路全長1489千米，是國家西電東送重點工程。

1.規(guī)范體系建立與落實不到位。各參建單位主要依照業(yè)主下發(fā)的文件進(jìn)行檔案的收集、整理工作，而業(yè)主單位沒有建立起完善的檔案規(guī)范體系。例如，某些環(huán)節(jié)遺漏或某項要求不明確，將會導(dǎo)致各單位各部門之間檔案工作目標(biāo)不明、職責(zé)不清，檔案工作缺乏實際依據(jù)。規(guī)范之間缺乏系統(tǒng)性也會導(dǎo)致制度與制度之間內(nèi)容重疊、沖突，檔案工作各環(huán)節(jié)之間不能有效銜接。

此外，檔案規(guī)范體系存在落實不到位的問題，業(yè)主單位對檔案工作的指導(dǎo)僅停留在制發(fā)文件、召開交底會議等形式，各參建單位對文件理解和貫徹能力不同，在實際操作中缺乏參照，導(dǎo)致形成的檔案質(zhì)量參差不齊，在檔案驗收過程中不達(dá)標(biāo)，需要反復(fù)整改，不僅浪費人力物力，而且影響歸檔進(jìn)度。

2.人員檔案思維與意識不高。電網(wǎng)建設(shè)項目存在工程項目的通病，即“重項目、輕檔案”，這導(dǎo)致項目參與主體的有關(guān)人員缺乏檔案思維，沒有認(rèn)識到工程檔案是對整個工程建設(shè)活動全過程的真實記錄，造成檔案形成過程不規(guī)范。例如，部分文件本應(yīng)為責(zé)任人手寫簽字，但經(jīng)常出現(xiàn)使用簽名章或代簽的現(xiàn)象。

電網(wǎng)建設(shè)項目文件材料形成于各單位、各部門的具體業(yè)務(wù)中，要求檔案人員對業(yè)務(wù)范圍和各類文件形成時間節(jié)點較為熟悉，而專職檔案員數(shù)量有限，并且主要負(fù)責(zé)檔案的整理工作，沒有更多的時間和精力。因此，一般采用業(yè)務(wù)人員兼職的方式，提高檔案收集工作的效率和水平。但兼職檔案員業(yè)務(wù)不熟練，造成項目文件材料收集與工程建設(shè)進(jìn)度相脫節(jié)，收集的文件不齊全、不符合歸檔要求等問題。

3.檔案工作重視與投入不足。電網(wǎng)建設(shè)項目檔案類型豐富、數(shù)量較多并且質(zhì)量要求高，因此，檔案人員日常收集、整理的工作量巨大。但由于對檔案工作重視不足，檔案人員普遍待遇較低、缺乏晉升機(jī)制，導(dǎo)致檔案人員流動頻繁，歸檔案卷的完整性難以保障。此外，檔案人員職位較低，在與各部門溝通的過程中經(jīng)常出現(xiàn)人員不配合的情況，不能及時地將過程文件收集、整理并歸檔，存在文件缺失、事后補(bǔ)錄等現(xiàn)象，不能保證歸檔案卷的真實性。

由于施工現(xiàn)場活動場所多為臨時性搭建，為了節(jié)省場地，通常不會設(shè)立單獨的檔案室，而是與辦公室合二為一。檔案保管設(shè)施也較為簡陋，收集、整理過后的案卷放置在辦公室的文件柜中，而辦公室每天往來人員復(fù)雜，不利于檔案的安全管理。

二、昆柳龍直流工程檔案全過程管理的應(yīng)用

為有效克服上述問題帶來的困擾，超高壓公司將“全過程控制”思維和模式引入昆柳龍直流工程的檔案管理工作中，按照事前、事中、事后精細(xì)化管理要求做好每個環(huán)節(jié)的檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化[4]102。

1.事前介入——解決檔案管理難題的前提。對于昆柳龍直流工程項目檔案管理而言，事前介入是全過程管理的核心階段，是解決規(guī)范體系建立與落實不到位、人員檔案思維與意識不高等現(xiàn)實問題的重要前提。事前介入階段的工作重點是通過推行首卷制管理形成規(guī)范化模板、提供統(tǒng)一參照標(biāo)準(zhǔn)，通過引入全員參與理念明確主體職責(zé)、培養(yǎng)全員檔案意識。

（1）推行首卷管理，統(tǒng)一參照標(biāo)準(zhǔn)。針對標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范落實不到位、檔案管理缺乏參照這一問題，昆柳龍直流工程項目提出了首卷管理，即將各標(biāo)段案卷中收集、整理情況較好的作為首卷，供全線同類案卷在整理編制時進(jìn)行參照。首卷管理強(qiáng)調(diào)從源頭做好檔案管理的質(zhì)量控制，按照統(tǒng)一、規(guī)范的參照標(biāo)準(zhǔn)對電網(wǎng)工程檔案進(jìn)行編制，形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。在首卷制推行過程中，超高壓公司不僅召開電網(wǎng)工程檔案技術(shù)交底會，明確了各參建單位首卷編制的具體要求，同時通過制定《首卷制評審方案》《首卷驗收實施指南》以及《竣工圖首卷制評審打分表》《施工檔案首卷制評審打分表》《監(jiān)理檔案首卷制評審打分表》等一系列文件，明確了工程首卷制評審的方式、組織、程序及標(biāo)準(zhǔn)，用于指導(dǎo)首卷管理實踐，為檔案全過程管理奠定良好的基礎(chǔ)。

（2）變革思維模式，倡導(dǎo)全員參與。檔案人員檔案思維與意識薄弱很大程度上源于主體責(zé)任不明晰，因此，超高壓公司在昆柳龍直流工程檔案管理中引入“全員參與”理念，建立涵蓋項目總部、項目分部及各超高壓局的三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)（圖1，見下頁），做到資料事事有人管、文件件件有人收，充分體現(xiàn)項目檔案管理的全員參與。管理網(wǎng)絡(luò)涉及檔案管理過程中的不同責(zé)任主體，上至公司領(lǐng)導(dǎo)和中層管理者，下到基層員工和檔案管理人員，將檔案管理相應(yīng)職責(zé)納入各級干部員工職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制。其中，公司辦公室主任主管企業(yè)部、計劃部、基建部等7個項目分部，明確昆柳龍直流工程項目全過程檔案質(zhì)量的總體要求，推進(jìn)檔案管理與項目建設(shè)同步開展；項目分部則全面負(fù)責(zé)現(xiàn)場文件形成的各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量把控，包括對標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的落實、形成文件質(zhì)量的控制和現(xiàn)場文件流轉(zhuǎn)程序的規(guī)范；各參建單位梳理合同范圍內(nèi)所有項目及應(yīng)形成的相應(yīng)的文件，實行嚴(yán)格的文件內(nèi)部審核制度，將歸檔責(zé)任落實到人。

圖1 超高壓公司電網(wǎng)工程檔案管理組織機(jī)構(gòu)

2.事中控制——保障檔案歸檔質(zhì)量的基礎(chǔ)。為解決規(guī)范體系落實不到位、對檔案工作重視不足等問題，超高壓公司強(qiáng)化過程監(jiān)管，實行定期檢查，嚴(yán)抓落實、確保同步，保證了昆柳龍直流工程項目檔案同步歸檔、案卷質(zhì)量有效把控。結(jié)合電網(wǎng)建設(shè)項目特色，超高壓公司按照《烏東德電站送電廣東廣西特高壓多端直流示范工程檔案工作規(guī)劃》要求，開展了科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)格的過程監(jiān)管。從工程開工起建立卷冊，根據(jù)工程進(jìn)度，分別在變電站土建交安、線路基礎(chǔ)完成、電纜管溝施工完成和建設(shè)完成后運行進(jìn)場前等重要時間節(jié)點組織各參建單位進(jìn)行不少于兩次的項目檔案中間檢查。在進(jìn)行中間檢查時，超高壓公司對照《項目文件收集計劃和進(jìn)度管控表》，檢查對比項目文件材料與項目進(jìn)度同步收集完整情況。

以昆柳龍直流線路工程6標(biāo)段（即包含從貴州省興義市清水河鎮(zhèn)雙橋村J57號塔至貴州省安龍縣龍山鎮(zhèn)馬丫坡村Z1031號塔的線路基礎(chǔ)建設(shè)標(biāo)段）的過程監(jiān)管為例，在2019年3月至2020年7月間，超高壓公司對6標(biāo)段施工單位就組織了6次中間檢查和1次預(yù)驗收暨首卷制評審，形成了157條整改意見（見圖2），涉及到證明文件、補(bǔ)償文件、報審文件等多種類型文件的質(zhì)量問題。超高壓公司還對整改意見進(jìn)行閉環(huán)管理，督促有關(guān)單位及時整改與完善。上述措施有效地確保6標(biāo)段檔案歸檔與工程進(jìn)度同步，為后期檔案移交、整理工作奠定了良好基礎(chǔ)。

圖2 檢查批次與問題數(shù)量對應(yīng)圖

3.事后驗收———把控檔案驗收合格的關(guān)鍵。針對檔案工作重視與投入不足這一問題，超高壓公司通過事后驗收把控檔案質(zhì)量，倒逼檔案工作重視度與投入的提升。在事后驗收階段，超高壓公司多措并舉，組建驗收評審小組、規(guī)范驗收評審程序及梳理驗收審核要點。

（1）組建驗收評審小組。在驗收評審人員上，超高壓公司組建了檔案驗收評審小組，并從真實性、完整性和可用性三個方面對小組人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行綜合考量。從真實性和完整性的角度來看，驗收評審小組側(cè)重于對竣工檔案的系統(tǒng)整理、歸檔文件的質(zhì)量與真實性進(jìn)行審查，評審人員包含業(yè)主單位檔案管理部門、上級檔案管理部門、項目部、監(jiān)理單位以及系統(tǒng)外的檔案專家等參與電網(wǎng)工程檔案管理制度制定、檔案驗收和評優(yōu)、工程進(jìn)度管控和檔案質(zhì)量監(jiān)督的人員。從可用性角度來看，驗收評審小組側(cè)重于審查竣工檔案的有效性，主要包含電網(wǎng)工程檔案的主要利用者，如運行單位人員。

（2）規(guī)范驗收評審程序。在驗收評審程序上，超高壓公司嚴(yán)格按照圖3所示（見下頁）的驗收程序進(jìn)行驗收。施工單位內(nèi)部人員檢查文件是否齊全、完整；監(jiān)理、施工檢查文件是否齊全、完整、準(zhǔn)確；施工、監(jiān)理、分部、有關(guān)局（技術(shù)人員和檔案員）檢查文件是否齊全、完整、準(zhǔn)確、有效、系統(tǒng)，核對竣工草圖，核對紙質(zhì)文件和電子版的一致性；施工、監(jiān)理、分部、有關(guān)局的運行部門、項目部、設(shè)備部、辦公室全面檢查文件的質(zhì)量、整理的規(guī)范性；相關(guān)參建單位、相關(guān)局檢查所有整改閉環(huán)情況、電子版與紙質(zhì)的一致性、錄入情況；辦公室組織項目部、企管部、計劃部、物流中心、修試中心整合項目全過程文件，包括前期文件、竣工文件、竣工驗收文件。

圖3 超高壓公司驗收程序

（3）梳理驗收評審要點。在驗收評審內(nèi)容上，超高壓公司驗收評審小組參照《烏東德直流線路工程施工檔案驗收評分表》《檔案管理三級檢查用表》和《直流工程檔案歸檔模塊》等文件梳理驗收評審要點，將上述驗收程序中的評審重點放在以下方面：一是審查卷內(nèi)文件是否完整、齊全，檔案內(nèi)容是否準(zhǔn)確、規(guī)范；二是審查文件分類是否科學(xué)、組卷是否合理以及編目是否標(biāo)準(zhǔn)；三是審查文件形成、收集、整理的質(zhì)量情況。

三、總結(jié)

電網(wǎng)工程檔案管理是一個系統(tǒng)工程，需要各級管理者和檔案工作人員轉(zhuǎn)變思路，真正有效地、全方位地對檔案歸檔質(zhì)量進(jìn)行把控。超高壓公司利用全過程控制的優(yōu)勢，通過事前介入，從源頭規(guī)范電網(wǎng)工程檔案管理，統(tǒng)一參照標(biāo)準(zhǔn)、提升全員檔案意識；通過事中控制，以過程監(jiān)管、中間檢查把控檔案質(zhì)量，落實規(guī)范體系，強(qiáng)化檔案工作重視度；通過事后驗收，多措并舉，倒逼檔案工作重視度與投入的提升，提升電網(wǎng)工程檔案全過程管理水平。