新冠肺炎情況下基于企業微信的高校信息化服務平臺設計與實現
——以吉林化工學院為例

李雙遠，趙 亮，曹盛譽

(1.吉林化工學院 信息中心，吉林 吉林 132022；2.吉林化工學院 材料科學與工程學院，吉林 吉林 132022)

2020年初新冠肺炎疫情突然來襲，給全國的各行業帶來了嚴重的沖擊，同時對全國高校的教學工作帶來了非常嚴重的影響，學生無法正常返校，教學工作無法正常開展，各項考試和畢業生答辯無法正常進行.疫情就是命令，防控就是責任，根據《教育部應對新型冠狀病毒感染肺炎疫情工作領導小組辦公室關于在疫情防控期間做好普通高等學校在線教學組織與管理工作的指導意見》、《教育部應對新型冠狀病毒感染肺炎疫情工作領導小組辦公室關于疫情防控期間以信息化支持教育教學工作的通知》等文件要求[1]，吉林化工學院信息中心積極響應，迅速開展應對措施，以企業微信為服務平臺，開發自建應用，設計實現進校審批、每日健康上報、就餐預約、入樓掃碼登記等有利于疫情防控的多項舉措，同時將日常的辦公流程遷移到云端.隨著現代信息技術的提升，全面推動無紙化辦公，將學校的日常工作如新教師入職辦理、物品申領、學生請假、補重修考試報名、通知宣傳等工作遷移到企業微信中，從而簡化了工作流程，提升了學校日常工作的效率，本文將以吉林化工學院為例，介紹其在疫情期間基于企業微信信息化服務平臺設計與實現過程，希望對相關行業的探索有指導作用.

1 疫情期間全力提升信息化服務的寬度

受新冠肺炎疫情的影響，師生無法正常返校開展教學工作，對于高校信息化服務部門而言，時間緊迫、任務艱巨，需要高效率地實現當下在線教學與辦公的需求[2]，對此吉林化工學院信息中心積極響應學校要求，結合學校信息化系統實際情況，多次與各教務處、學工部、保衛處等職能部門研討解決方案，最終采用企業微信作為信息化服務平臺，打通各系統間的數據孤島[3]，將相關的信息化功能集成到企業微信中，全面提升學校的信息化水平，提升信息化服務的寬度，讓師生在疫情期間學習和辦公更加的輕松便捷與高效.

1.1 提供高速帶寬保障VPN服務

疫情期間在家遠程辦公最重要的就是可以隨時高速訪問學校的內網資源.對此吉林化工學院信息中心首先對原有帶寬進行擴容，總帶寬提升至4.1G，并開通教育網IPV6服務.重新部署學校的VPN (虛擬專用網絡，Virtual Private Network)，使用隧道加密技術提升安全性和穩定性[4]，根據師生人數為每人開通賬號，開放更多的訪問權限，保障師生居家可以訪問學校的OA系統、教務系統、科研系統、知網等內網資源.

1.2 在線信息化服務平臺

2018年，學校為提升辦公效率，決定使用主流即時辦公通信軟件，來滿足日常工作需求，經過調研，企業微信是騰訊微信團隊專為企業打造的企業通訊與辦公工具，與微信一致的溝通體驗，使用操作簡單易上手，并全面連接微信，集成效率工具，有豐富的OA(辦公自動化，Office Automation)應用，開放API (應用程序接口，Application Programming Interface)接口支持自有應用和二次開發.在疫情初期，學校在綜合考慮師生的使用習慣、數據的連通性、平臺的二次開發和維護成本之后，決定使用企業微信作為信息化服務平臺，并主動聯系企業微信團隊，申請將使用人數從原有的1 000人提升至10萬人，便于全體學生導入和日后畢業生、校友聯系使用.通過API接口對接學校的信息系統，將主要工作云端化、次要工作標準流程化、瑣碎工作簡單化，打通數據共享，并且結合學校的實際情況和抗疫工作需求，開發了線上預約取餐、返校預約審批和掃碼入樓等功能，為疫情防控工作提供便利.

2 基于企業微信設計高度融合的服務平臺

2.1多平臺融合，實現信息聯動

高校的信息管理系統是不可或缺的重要服務系統，但隨著信息化的發展各種信息化服務系統日益增多，例如人事系統、學工系統、教務系統、科研系統、門禁系統、財務系統等.目前，各系統間的數據互通是面臨解決的重要問題，經常會發生基礎數據信息不能共享同步，需要多次核對等問題.面對多個系統，首先需要解決的就是數據互通的問題[5]，數據互通將直接影響各部門的辦公效率，通過對API接口的調用，利用企業微信的唯一UserID進行統一身份認證，對各部門原有的系統認證進行二次開發后，使企業微信直接對接各信息系統，將教職工服務、學生服務、教務管理、通知宣傳等工作集中在企業微信上完成，見圖1.截止到目前，吉林化工學院師生可以在企業微信中完成通知信息、OA流程、入校審批、預約就餐、工資查詢、競賽報名、證件辦理、證明開具、在線辦公、在線教學、學籍變動、成績復核、補考重修申請等20余項服務，這些服務都集成在企業微信信息化服務平臺中.

圖1 基于企業微信設計高度融合的信息化服務平臺

2.2 根據業務需求設計自建應用

企業微信自身所提供的應用功能單一，無法滿足學校日常工作需要，且應用市場中的第三方應用與學校日常工作適配度低，因此信息中心在應用企業微信平臺之初就創建了審批表單來向各部門征集信息化業務需求.需求方在審批表單中詳細填寫工作需求、環境需求、已有服務平臺廠商、系統版本等信息，信息中心根據上述需求指定技術人員進行開發，以PHP(超文本預處理器，Hypertext Preprocessor)腳本語言和MySQL(關系數據庫，Structured Query Language)關系數據庫管理系統為環境搭建Web服務器，調用企業微信的API接口來實現各項功能，通過最終的測試后進行發布與應用，見圖2.目前通過此項流程完成的自建應用有出入校管理、教職工就餐預約、工資查詢等.

圖2 自建應用開發設計流程圖

(1)出入校審批

在疫情防控之初師生未返校期間，部分教工因科研工作等提出需要返校要求，為嚴格控制教工入校，便于隨時掌握入校教工情況，信息中心創建了“入校審批”功能，教工可通過在企業微信中填寫返校時間、目的、上傳健康碼、車牌號等信息，向直屬領導申請返回學校，審批通過后信息將保存備案，并進行每日健康上報，跟蹤健康情況.

在疫情防控常態化階段，師生在出入學校時須通過企業微信掃描二維碼，確認信息，填報實時體溫后門禁系統方可放行，此時系統登記出入時間、實時體溫、入(離)校通道、校外停留時間等信息均記錄到數據庫中.如有異常信息將通過企業微信反饋給相關部門.同時，學生通過企業微信進行打卡確認位置，有效阻止疫情期間學生夜不歸寢、違規外出等情況的發生；通過信息技術手段嚴守校門關，有效提升校園安全性，避免無關人員進入校園，見圖3.

圖3 入校審批流程圖

(2)健康信息上報

為了及時準確地掌握師生的身體健康狀況，信息中心在企業微信中設計了健康上報功能，系統將健康信息統計表以問卷的形式每日定時發布在企業微信會話中，師生須每日按時上報體溫情況、身體異常情況、所在地[通過GPS(全球定位系統，Global Positioning System)獲取且不可人為修改]等信息，輔導員老師可以在后臺匯總并導出，對沒有填寫健康情況的師生進行一鍵通知，為學校的日常疫情防控工作提供有力的信息化防控保障.

(3)預約就餐

為減少交叉感染的風險，避免疫情期間學校教工食堂聚集用餐，在企業微信自建應用開發了教職工就餐預約系統，由教職工提前在企業微信中對就餐情況進行上報，用餐時段各部門/科室選派一人到食堂掃碼領取，食堂管理端可提前提供菜單和查看用餐人數，按需準備次日菜品，避免浪費.同時解決之前在工作群中進行人工統計、核對用餐人數的問題，極大地提升了工作效率.

(4)體育課選課系統

由體育教學部提出選課需求，信息中心設計了體育課選課系統并應用在企業微信公眾號中新的選課系統解決了以往需要人工維護數據庫、學生反復登錄、數據刷新不及時、選課操作麻煩等問題，學生可以通過企業微信進行統一身份認證，在規定的時間點擊選課系統可以直接進入選課界面，解決了以往學生因忘記密碼或找不到選課地址而不能搶到心儀課程的問題，同時開發了上課掃碼簽到、一鍵創建班級群、成績管理等功能，解決了因來自不同院、不同班導致老師與學生溝通困難的難題，將全部功能集中在企業微信當中，利用統一身份認證，最大程度上杜絕替課、遲到、早退等課堂違紀情況發生，見圖4.

圖4 設計自建應用滿足學校工作需求

2.3 企業微信公眾號部署與新媒體應用

疫情防控期間，學生的思想工作是必不可少的重要部分.傳統的微信公眾號、抖音、微博等平臺的宣傳工作，廣泛存在學生關注量少、查看不及時且不利于數據統計[6].在已導入全體師生的企業微信中，通過企業微信公眾號功能可以有效解決此問題.目前在校生約16 500人、教師1 000余人.企業微信每日平均使用人數約11 500人，圖5是使用企業微信情況統計.

圖5 企業微信30日內使用人數統計圖

2.3.1 企業微信公眾號的創建與部署

學校各部門根據業務需求，可通過企業微信審批開通企業微信公眾號，審批表中填寫公眾號名稱、上傳頭像、寫明需求、選擇管理員，并通過部門領導審批通過后，信息中心收到業務需求，信息中心根據需求通過自建應用功能，為該部門創建企業微信公眾號，企業微信公眾號的用戶界面與微信公眾號相似，可以通過自定義菜單、自動回復、自建應用等功能為該部門提供更豐富的服務[7].該公眾號所指定的管理員可以通過發送消息等功能向指定成員發送消息，例如：可根據教學院、教師、在讀學生等分類發布通知、達到信息傳達等目的.在管理后臺中管理員可以查看并統計消息的查閱情況，確保師生閱讀人數[8].

2.3.2 企業微信公眾號的應用案例

在實際應用中，學校各部門創建企業微信公眾號34個.創建對象包括學校職能部門和教學院.通過公眾號向學生發布重要通知、就業信息、選課服務等，將以往發布在微信公眾平臺、抖音、微博等新媒體平臺的信息轉至內部公眾號上發布，有效提升和掌握了學生的閱讀情況，確保重要信息可以及時通知到位，見圖6.

圖6 企業微信公眾號應用案例

學校紀檢監察部門通過企業微信公眾號每周向全校師生發布“每周廉語”，通過新媒體圖文、語音播放與全校師生分享廉潔自律、道德修養方面的格言警句或歷史小故事，更好地將廉政文化建設納入學校大學文化建設總體部署，教育引導廣大師生樹立廉潔、誠信、勤儉、奉獻的健康思想觀念.

便于廣大師生掌握學校信息化系統操作功能，信息中心組織創作新媒體短視頻--信息化微培訓視頻，通過企業微信公眾號向全校師生發布，內容涉及企業微信使用說明、多媒體教室設備詳解、VPN使用流程、常用辦公軟件使用方法講解等培訓視頻，目前已經發布視頻十余條，有效提升師生辦公能力和效率.

2.4 在線教學與辦公

為師生更好的提供在線教學與辦公服務，信息中心進行主流在線教學平臺的調研和試用工作，相比較企業微信仍有不可替代性的優點：

(1)操作的簡單性

由于學校前期準備工作中已經進行全體師生數據導入，相較于其他平臺，可以免去下載其他App、記錄不同登錄賬號的煩惱.在企業微信上有一鍵召開會議或直播功能，在課堂教學時，教師可以根據教學設計安排和使用習慣，選擇創建會議或直播，創建時可以直接選擇所在的授課班級，如果來自不同班級學生，也可以邀請指定學生，也可以分享鏈接/二維碼給學生，方便高效.

(2)平臺的穩定性

相比于其他教學或會議平臺，企業微信更加穩定，有電腦端、手機端等多環境應用，同時在切換到其他輔助平臺完成簽到、搶答、討論等課堂互動或手機端切換應用查看文件時，不會異常退出或掉線.

(3)人員的確定性

在企業微信中，每個人一經加入身份即唯一確定，而在其他平臺中，老師無法實時查看聽課人數以及對離線學生的二次邀請，如學生忘記上課時間，需要班級負責人再去轉告和邀請，嚴重耽誤課堂時間和老師的正常授課，但是在企業微信中，老師可以一鍵對未加入課堂的學生再次邀請，或在課后直接發起聊天詢問原因.

(4)發起的便捷性

在實際應用中，學校團委曾利用直播功能開展大型網上團課，邀請曾前往武漢雷神山醫院的醫生在企業微信中直播講課；學校學工部在疫情期間每周一通過企業微信進行云升旗直播；許多學生社團利用企業微信的便捷性，將社團的日常活動、培訓等以直播或視頻會議的形式來開展，這也使學生在寒暑假也能豐富課余生活，便捷的創建方式，使越來越多的直播應用在學校多項日常工作當中.

3 結 論

此次疫情給高校教育工作帶來前所未有的影響，也是對高校信息化建設的一次重大考驗，面對本次疫情初期教師不能返校辦公，學生不能返校學習的情況，我校信息中心積極創新，通過對企業微信的二次開發，設計多項信息化服務應用，加快促進學校的信息化建設，全面完善智慧校園所需的各項服務與功能，提升學習與工作效率，簡化辦事流程，向全校師生普及信息化基礎知識和辦公技能，主動承擔起提升廣大師生信息化辦公能力的重任，為學生在畢業后走向職場云辦公打下基礎[9]，使其能夠更好地融入信息化辦公的環境當中.本文是在新冠肺炎情況下實現基于企業微信的信息化服務平臺設計與應用，可以為各大高校提供借鑒意義.在后疫情時代，高校信息化服務部門應該注重創新、優化服務方式、改變服務理念、改善教育教學環境[10]，不斷加強完善學校信息化建設，這將會給廣大師生提供更優質的服務，為高校的發展與建設提供更強的動力！