OA辦公系統(tǒng)在疾控信息化建設(shè)中的應(yīng)用

劉祺

（天津市濱海新區(qū)疾控預(yù)防控制中心 天津市 300450）

1 疾控信息化管理中應(yīng)用OA系統(tǒng)的必要性

隨著疾控中心的業(yè)務(wù)不斷擴大，在組織的內(nèi)部、組織結(jié)構(gòu)與職能等方面也需要不斷地調(diào)整，而疾控中心的各個業(yè)務(wù)部門工作劃分越來越細，對工作人員的業(yè)務(wù)能力也提出了更高的要求，如何有效地對工作人員的工作流程進行控制與記錄，成為疾控中心面臨的主要問題。采用OA 辦公系統(tǒng)來協(xié)同辦公，可以有效地提高工作人員的效率，保存操作日志，從而能夠明確地對疾控中心的工作流程進行控制，及時發(fā)現(xiàn)中心工作人員的工作流程是否存在問題。由于業(yè)務(wù)的精細化，工作人員在操作過程中無可避免出現(xiàn)遺漏，影響工作判斷，還容易出現(xiàn)信息傳遞錯誤的情況，而疫情防控情況瞬息萬變，如果不能有效地對出現(xiàn)的錯誤信息進行處理，就會影響著疾控中心的工作質(zhì)量。在傳統(tǒng)的疾控中心信息管理中，存在信息傳遞與審批較慢、效率低、辦公流程比較復(fù)雜、工作質(zhì)量不高等缺點，從而也導(dǎo)致疾控中心公信力下降。因此，疾控中心實施信息化辦公手段，對疾控信息管理進行優(yōu)化處理，提高疾控中心的管理效率勢在必行，也有利于轉(zhuǎn)變疾控中心的管理模式，提高疾控中心的信息化水平。疾控中心是由多個部門組成的技術(shù)服務(wù)機構(gòu)，需要收集不同醫(yī)療機構(gòu)關(guān)于疾病預(yù)防與控制、公共衛(wèi)生檢測、食品安全檢測等相關(guān)信息。OA 系統(tǒng)的優(yōu)勢與傳統(tǒng)辦公的對比，如表1 所示。

疾控中心部門較多，管理難度高，采用OA 辦公系統(tǒng)能夠?qū)部刂行牡默F(xiàn)有資源進行整合，將中心的硬件、軟件、知識資源、人力資源等融合在一個統(tǒng)一的平臺上，方便疾控中心的各個部門共享資源，而且資源流通的速度可得到明顯提升，明顯提高辦公效率，對文件審批、流轉(zhuǎn)的效率也會明顯提高。OA 辦公系統(tǒng)能夠?qū)γ刻斓牟僮鬟^程進行記錄，便于工作人員進行查詢，從而也方便工作人員查詢自己工作過程是否存在失誤，提高了疾控中心的辦公流程的規(guī)范性、協(xié)調(diào)性和緊密、有序性，對提高疾控中心的辦公效率具有十分重要的作用。

2 疾控中心OA辦公系統(tǒng)的模塊設(shè)計

在疾控中心采用OA 辦公系統(tǒng)，可使疾控中心的數(shù)據(jù)進行在線控制與管理，實現(xiàn)真正的網(wǎng)絡(luò)化辦公，從而能夠轉(zhuǎn)變疾控中心的管理模式，實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)高效、規(guī)范地管理，不僅能提升疾控中心的管理效率，還能控制疾控中心的人力、物力、財力成本，降低單位的資源消耗，有利于疾控中心知識系統(tǒng)的優(yōu)化。結(jié)合疾控中辦公系統(tǒng)的要求，構(gòu)建如圖1 所示的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。

2.1 職工登錄模塊

隨著國家關(guān)于在事業(yè)單位采用網(wǎng)絡(luò)化、無紙化辦公的倡議，獲得廣泛的響應(yīng)，在醫(yī)療衛(wèi)生單位改革中，采用網(wǎng)絡(luò)化、無紙化辦公已經(jīng)成為基本的要求。職工登錄模塊主要包括用戶登錄管理與用戶修改密碼驗證等功能，在用戶登錄后，系統(tǒng)會根據(jù)用戶的級別，自動為用戶分配權(quán)限。系統(tǒng)通過超級管理員為每一個員工建立初始賬號與密碼，用戶在第一次登錄后，系統(tǒng)會提示用戶必須更改密碼，在用戶確認修改密碼后，才能登錄系統(tǒng)，進行相應(yīng)的操作。采用這種方式，能快速地實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)高效、規(guī)范地管理，對快速的實現(xiàn)疾控中心的用戶管理。

表1：OA 辦公系統(tǒng)與傳統(tǒng)辦公對比

圖1：疾控中心OA 辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)示意圖

2.2 用戶管理模塊

用戶管理模塊，主要包括組織機構(gòu)管理與人員信息管理兩個部分，由于疾控中心的用戶比較多，需要對不同的下屬單位進行管理，為了提高協(xié)同辦公的效率，就需要為系統(tǒng)的用戶分配賬號，便于不同的用戶能夠登錄系統(tǒng)查詢與其相關(guān)的業(yè)務(wù)信息，針對組織機構(gòu)的信息管理需要針對疾控中心的需要，完善系統(tǒng)開發(fā)的基本信息的管理。

2.3 授權(quán)管理模塊

主要包括人員授權(quán)與角色授權(quán)兩個功能，人員授權(quán)主要針對疾控中心的內(nèi)部工作人員，可以將用戶分為普通用戶、管理員、超級管理員，通過人員授權(quán)的功能，可以為不同的部門的員工分配不同的權(quán)限。針對當前移動辦公的需求，系統(tǒng)還開設(shè)了移動辦公接口，方便工作人員能遠程利用OA 自動化辦公系統(tǒng)，還能方便工作人員對疾控中心的數(shù)據(jù)進行快速的統(tǒng)計；且OA 辦公系統(tǒng)不受辦公時間和場所限制，在遇到問題時，工作人員可以利用移動設(shè)備隨時、隨地進行辦公，從而使得工作人員的辦公更加高效、便捷。

2.4 公文處理功能

主要包括流程定義、公文處理、流程審批等功能，由于疾控中心的數(shù)據(jù)比較多，要面對各醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)、各協(xié)查機構(gòu)的病案信息等，采用紙質(zhì)文檔來流轉(zhuǎn)、保存數(shù)據(jù)不僅浪費資源，還降低了辦公效率，采用OA 辦公自動化系統(tǒng)在文檔管理中具有更好的組織、管理作用，管理制定相應(yīng)的管理流程，可以通過加密電子文檔的方式來保證行政辦公信息和病案信息的私密性和系統(tǒng)性，使得上述信息管理更加系統(tǒng)，用戶在資料檢索、查詢時更加方便，數(shù)據(jù)處理更加高效、便捷。工作人員直接通過OA 辦公系統(tǒng)對期望數(shù)據(jù)進行檢索，系統(tǒng)針對用戶的目標內(nèi)容進行快速定位，大大降低了人工查閱的時間，也能夠提高公文處理的流轉(zhuǎn)效率。

2.5 業(yè)務(wù)自定義功能

根據(jù)疾控中心工作的需要，管理可以自定義OA 辦公系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理方式，方便疾控中心的工作人員能夠在線進行交流，采用實時通信工具可以進行語音、視頻交流，提高了辦公的效率。疾控中心采用OA 辦公自動化系統(tǒng)，工作人員在辦公過程中針對疑難問題，采用即時通信工具直接與上級有關(guān)部門和專家交流、咨詢，疑惑解答速度更快，同時還能快速地向上申請與反饋信息，方便后續(xù)工作進一步推進。另外，疾控信息的OA 辦公系統(tǒng)還能實現(xiàn)知識共享，便于系統(tǒng)內(nèi)的工作人員共同維護相關(guān)的信息，可讓各部門工作人員和管理領(lǐng)導(dǎo)參與其中，從而達到在線培訓(xùn)，強化記憶，協(xié)同辦公的目的，促進疾控中心信息化發(fā)展。

2.6 一周工作安排

上級部門通過系統(tǒng)發(fā)布一周工作，工作人員在接受工作任務(wù)之后，依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)來完成工作，疾控中心OA 辦公自動化系統(tǒng)，能夠自動生成工作日志，相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)崟r查看工作人員的工作完成情況，便于對相關(guān)業(yè)務(wù)工作進行實時跟進。OA 信息化辦公系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理過程中通過相關(guān)技術(shù)支持，可以對系統(tǒng)產(chǎn)生的龐大數(shù)據(jù)進行整合處理，非常方便工作人員對復(fù)雜的信息進行分類，可實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、跟蹤、修改，隨時把握工作進度，對工作人員沒有完成的工作，及時提醒逾期未完成工作，督促工作人員能夠按照時間的要求，來完成具體的工作，提高疾控部門的工作效率。

3 疾控中心OA信息化辦公系統(tǒng)的具體應(yīng)用

3.1 業(yè)務(wù)工作流程平臺

疾控信息化OA 系統(tǒng)的應(yīng)用，有助于疾控部門的管理人員能夠明確管理的重點與工作的重心，利用OA 自動化辦公系統(tǒng)，可以按照疾控中心的工作流程進行制定，經(jīng)過部門的領(lǐng)導(dǎo)審批后，形成固定的工作流程，利用這個流程來界定各個部門、科室的工作范疇與責任，能幫助各個工作人員熟悉自己的工作內(nèi)容，并且能夠按照具體的要求確保完成工作的效率和質(zhì)量。利用OA 辦公自動化系統(tǒng)及時發(fā)布疾控中心的動態(tài)、公告、工作流程與規(guī)章制度，使得部門工作更加透明化，也便于領(lǐng)導(dǎo)能及時了解與掌握整個中心的業(yè)務(wù)工作情況。針對疾控中心的各項復(fù)雜業(yè)務(wù)，辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用實現(xiàn)了行政辦公與疾病防控、公共衛(wèi)生業(yè)務(wù)處理的有效結(jié)合，而且利用OA 自動化辦公系統(tǒng)還能與疾控中心的實驗室管理系統(tǒng)進行整合，充分整合后各個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)信息相互關(guān)聯(lián)，建立完善了疾病預(yù)防控制數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，便于為工作決策提供數(shù)據(jù)支持，有利于疾控中心的“去孤島化”，促進各個系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交流工作與數(shù)據(jù)整合。利用OA 辦公系統(tǒng)的即時通信功能，可以隨時隨地溝通、異地辦公，使疾控中心的工作效率更高。采用OA 信息化辦公系統(tǒng)，可以有效地對疾控中心的員工進行規(guī)范化管理，一次性對員工進行信息化系統(tǒng)操作的培訓(xùn)大大的降低了培訓(xùn)成本。利用OA 自動化辦公系統(tǒng)，可以協(xié)助疾控中心制定完善工作制度，在提高疾控中心工作效率的同時，快速地對工作人員的工作情況進行追蹤，保證工作人員能夠快速高效完成工作。

3.2 內(nèi)部郵件平臺

疾控中心的OA 自動化辦公系統(tǒng)為了保證內(nèi)部人員信息交流的安全性，設(shè)計了內(nèi)部郵件管理系統(tǒng)，每一個工作人員可以根據(jù)工作需要創(chuàng)建自身的內(nèi)部郵件工作平臺，一旦工作人員收到相應(yīng)的郵件，郵件管理功能就會自動給予工作人員以提醒，提醒他們及時查看收到的郵件，從而有助于內(nèi)部員工發(fā)送、接收、應(yīng)答其他科室郵件，實現(xiàn)不同工作人員之間的信息相互交流，協(xié)同完成相應(yīng)的工作，這種自動化郵件處理方式使得疾控中心自動化辦公系統(tǒng)更加信息化、科學(xué)化與高效化，從而也能有效地避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)信息降低辦公效率低下的弊端，減少了對紙張的浪費，并且降低了成本，提高了疾控中心的工作效率。而且利用OA 辦公系統(tǒng)的內(nèi)部郵件管理系統(tǒng)，有助于規(guī)避各種網(wǎng)絡(luò)垃圾郵件，提高郵件系統(tǒng)的安全性，也能保證內(nèi)部信息不會輕易被披露或者泄露、丟失，促使疾控中心的內(nèi)部信息管理更加規(guī)范、安全。

3.3 公文管理平臺

疾控中心信息化OA 辦公系統(tǒng)可以有效地對中心內(nèi)部的文化進行規(guī)范化管理，通過創(chuàng)建公文管理平臺，設(shè)置相應(yīng)的公文閱讀管理模塊，為不同的工作人員設(shè)置不同的權(quán)限，這樣在公文傳遞的過程中，不同層級的工作人員就能夠接收、傳閱、發(fā)送不同的公文，不僅避免了大量工作接收與傳送的等待時間，還有助于更加方便、快速地查詢與歸檔文件，提高內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)的效率。同時隨著公文管理功能的不斷完善，工作人員還可以上傳各種文檔，使用控件便于工作人員批注、修改，在某一個工作人員收到公文時，還可以對其進行登記、批注、分送、修改與歸檔等；對于發(fā)文的流程和表單管理，系統(tǒng)管理員可以根據(jù)需要進行自行定義，并且不限數(shù)量，根據(jù)需要對公文的發(fā)送進行文號、流程、模塊等進行編寫，使得各個模塊之間聯(lián)系緊密；同時，根據(jù)內(nèi)部工作人員的需要，完善系統(tǒng)對文件的錯誤修改、重發(fā)、補發(fā)，追蹤公文流轉(zhuǎn)，使得公文流程更加完善、規(guī)范與安全。

3.4 醫(yī)學(xué)科研項目管理平臺

為了有效地對疾控中心的醫(yī)學(xué)科研項目進行管理，利用OA 辦公系統(tǒng)搭建醫(yī)學(xué)科研項目管理平臺，可以有效地對整個項目的全生命周期進行管理，對項目的收支、項目的進度等進行全面管理，從而能夠更好地保障項目運行，也能保證疾控中心的各個科室的業(yè)務(wù)與財務(wù)部門步調(diào)一致。而且利用OA 信息化辦公系統(tǒng)實現(xiàn)疾控中心的科研資源共享，能最大限度地發(fā)揮內(nèi)部資源共享效率，利用OA系統(tǒng)科研為疾控中心科研管理人員提供科研信息的申報，提高申報效率，簡化科研申報程序，科研工作人員只需要通過流程表單實現(xiàn)基礎(chǔ)信息的錄入，對科研信息進行信息整理和修改、信息審核、信息綜合查詢即可，及時發(fā)現(xiàn)科研項目需要的信息，從而為科研工作者提供準確的信息支持。

4 結(jié)束語

疾控信息化OA 系統(tǒng)的應(yīng)用不僅提升自身信息化基礎(chǔ)實力，配合上級工作，堅持衛(wèi)生信息化建設(shè)的基本原則，統(tǒng)籌兼顧，加大投入、注重效益，著眼于信息化對工作的協(xié)調(diào)作用，不僅降低工作繁瑣度，提高工作效率，使疾病預(yù)防控制中心信息建設(shè)更全面到位。