高校檔案管理信息系統的設計與實現

田紹敏

（德州職業技術學院 山東省德州市 253034）

信息化背景下，推動高校檔案管理發展。立足于高校檔案管理工作實際情況，結合當前的先進理念，開發檔案管理系統。面向高校檔案查閱、銷毀等全過程，解決檔案管理的復雜過程，提升檔案收集的效率。基于系統需求，建立關于檔案的數據庫模型，實現檔案信息的有效收錄，與高校管理系統對接，提升檔案管理效率。

1 研究背景與設計目標

1.1 系統開發背景

數字化校園是當前基于信息化時代背景下，高校開展的管理重要舉措。許多高校利用信息化技術與校園網連接，實現多功能項目開發，滿足高校的日常管理需求。為學生打造教學、生活、管理于一體的數字化教育環境，形成數字化發展模式。面對高新技術，對于檔案管理無疑是新的機遇。高校在檔案管理過程中，存在管理不善、存儲不便等諸多問題，利用信息化技術推動高校檔案管理快速發展，建立專屬于高校的數字檔案館。數字檔案館的優勢在于打破時間的限制，更好的構建管理模式，利用信息化技術實現多地資源共享，便于為用戶提供服務。

1.2 系統目標

針對于高校檔案信息數字化建設，需要建立符合檔案管理與高校工作有效銜接管理系統，為高校各項決策提供服務平臺，建立知識平臺。總體來看，需要滿足的目標應符合信息數字化。將各類檔案信息轉換成二進制編碼，更便于存儲，方便用戶隨時查詢和下載；檔案館收集的文件需要形成大量的數字化文件，面對海量的文件，需要系統有著強大的存儲能力；另外數字檔案館，有效解決信息孤島現象，實現信息之間的高效利用，實現資源共享；檔案館基于網絡技術與軟件，建立信息系統，便于信息的有效傳輸；此外，隨著信息技術發展，更加傾向于高技術服務，傳統手工查找服務將被新的服務模式代替；在查詢信息的同時，要加強網絡安全，設置防火墻等防御措施，避免信息泄露[1]。

2 需求分析與獲取

2.1 總體業務描述

2.1.1 教學檔案

學生檔案多是在高校檔案館中集中保管，需要高校管理人員與學生協作保證管理質量。通過多種方式通知學生填寫基本信息，并對信息進行收集。學生畢業后，將信息轉移到其他的數據庫中，定期清理整合畢業生、研究生等信息，這就造成信息量過大，需要使用網絡實現信息的分散采集操作，確保學生信息收集的完整性。

2.1.2 其他檔案

其余檔案存在一定相似度，需要高校的各個單位共同管理完成。檔案管理人員對負責檔案信息收集，完成實體檔案歸檔，生成案卷目錄。集體將目錄入庫，統一進行管理。

2.2 系統解決的問題

針對高校學生檔案為例，建立管理子系統，與其他子系統進行有效的區分，根據學生的學籍信息等綜合管理。學生借助管理系統將數據輸出到系統中，設計上應滿足數據一致性，具有強大的數據處理功能。具體以下幾個方面思考，首先是檔案管理的相關人員，系統如何為這些對象進行有效的服務；基于業務數據的要素不同，需要根據用戶需求制定個性化系統；檔案數據存儲量大，需要保障數據的安全性和可靠性，對于特殊數據有能及時恢復的性能。因此對于檔案管理系統的設置，需要實現的目標有功能全面，界面友好，便于用戶操作和管理。建立完善的處理系統，提升處理效率；實現資源的共享，提供對外查詢服務。建立業務分析模型，抓取有意義的數據，對數據加以分析，及時發現問題。

2.3 系統需求分析

圖1：檔案管理整體流程

圖2：系統分層結構圖

軟件開發目標是基于客戶的實際需求，需要建立模型對用戶需求進行描述，根據實際需求，對系統進行設計。系統在設計上的整體流程圖如圖1 所示，根據示意建立嚴格的流程控制。

3 系統功能架構與設計

3.1 系統功能架構

在系統架構上，為了便于高校業務開展，設計成功能規范、架構清晰的框架，有效解決管理中存在的難題。整個架構分成平臺層、管理倉與業務規則模塊三個結構層。具體的設計結構如圖2 所示。

系統為用戶提供了良好的人機界面，可以進行人機交互，隨心所欲的進行軟件開發。工作流程可以基于工作活動有效分解成各種任務，并對其進行執行和監控。達到高效作業的目的。規則引擎利用嵌入式應用程序，將業務從代碼中分離出來，為其自定義語言模塊。接受數據輸入，根據業務進行決策；第二層是framework 層，用來接收基本請求，負責調動系統業務；第三層是公共服務層，包含各種管理權限、短信服務、查詢服務等，擁有OA 模塊，實現信息的高效傳播，加快工作的執行力度[2]。

根據這一項原則，對系統架構進行設計，將管理系統分成四個子系統，為了保障子系統作業的高效性，額外設置支撐子系統。其中，系統的具體職責如下。3.1.1 教學綜合檔案管理系統

該系統的建立，屬于高校教學檔案中的重點內容。它將直接用以管理教學產生的額檔案，面向高校教務處與學院。教學檔案管理屬于完整的管理流程，包含多種檔案記錄、轉檔管理。

3.1.2 學生教育檔案管理系統

該系統是教學檔案管理系統的一部分，面向高校的各職能部門，完成學生學籍卡、成績、教案等收集和管理。包括對檔案的立卷、審核、銷毀等環節。

3.1.3 本科與專科的檔案管理系統

本科與專科的檔案管理面向高校教務處，為學校的全體在校本科、專科學生，完成關于其學籍卡、成績等管理功能。

3.2 系統詳細設計

3.2.1 學生信息遷移設計

根據高校檔案管理中對于學生信息的獲取方式，開展遷移設計。學生從入學到畢業，關于學生的信息會一直在系統中保存，并在不同的階段，產生不同的數據為數據庫進行填充。學生會在學習的過程中，系統會將學生的選課記錄和成績等進行記錄和存檔。

3.2.2 數據代碼轉換設計

現在的管理系統中，學生信息都保存在數據庫中。為了避免過多的數據冗沉，信息在存儲過程中，會使用編碼的形式進行信息存儲，以數據字典的方式存在[3]。在設計系統的時候，應將這一點考慮在內。也就是編碼要具有統一性，部分學生的信息是從系統中遷移過去的，需要兩邊的數據庫在數據上保持一致，保障數據的完整性。編碼的需求是按照國家標準設定，有些是根據高校自己的特色設計。有些學校是根據專業設計代碼，專業目錄代碼有一定的規律性。設定的數字中，數字用來表示學位和學科編碼。為了減少數據的冗沉，需要在系統中設計大量的編碼并于高校管理系統保持一致。

數據在遷移過程中，需要使用不同代碼進行處理。具體處理設計到代碼保存與轉換，系統中的檔案依然采用國家標準編碼的形式，為了保障系統運行，當運行后期代碼出現變化，系統可以針對當時的時間對代碼版本進行判斷，確保系統讀取的編碼是正確編碼。若取讀的代碼出現變化，對其復制并語義時間戳；對于學院代碼的保存和遷移，因為學院要使用自定義編碼，減少數據遷移的復雜性。但是由于系統的需求，數據遷移會對編碼進行檢測，判斷與學生的編碼是否相同。對于不同的系統添加編碼在數據中，默認為新的學院數據，建立與管理系統的對應關系。

4 系統實現與測試

系統實現是根據系統設計的結果，針對系統設計過程中存在的問題，測試系統的實際設計效果。

4.1 學生信息數據遷移實現

學生存檔的信息較為復雜，高校系統設計到的信息類型較多，需要使用多個數據庫實現數據遷移。執行時需要檢查數據字典，根據實際信息，實現有效的數據轉庫。

4.2 數據的有效性驗證

在數據轉換過程中，存在非標準化的數據，為了去除此類數據對標準數據的干擾。需要對非標準化數據進行處理，轉換數據時，面對大量的數據需要對轉化性能進行優化。在進行學生基本信息轉庫的過程中，為了保證數據準確，需要在收集過程中對數據進行校驗。實際操作中，會存在多種數據，除了標準數據，還存在非法和錯誤數據[4]。其他數據可以根據格式規則判定，但是非法數據，因為其格式規則與標準數據相符，會被誤認為合法數據。對此，在接收數據的時候，需要加強校驗性能。

對于格式非法數據的處理方式，常見于日期、姓名、檔號等，對于此類非法數據，需要對其格式進行處理，使其成為合法數據；對于內容存在非法數據，例如身份證內容與密碼內容，框架只針對證件號碼進行了有效驗算，對于其他的證件難以有效驗證。

4.3 系統測試

隨著軟件規模不斷擴大，設計難度也在不斷提升，導致開發過程中存在的錯誤越來越多。在確定檔案管理系統設計目標實現的基礎上，對系統進行測試，確保系統質量保障后續的使用。

4.3.1 功能測試

針對功能模塊進行測試，利用功能編寫測試驗證了結果的準確性。開發人員按照功能需求進行測試，發現結果不一致則修改程序，實踐中完整的測試與編寫代碼的復雜性相同，完成單元測試，使得許多錯誤被糾正，可以更高效的進行系統集成工作。

4.3.2 需求測試

針對系統非功能性需求進行測試，檢查系統是否符合其需求。對性能、容錯等進行檢測，經過檢測后確保檔案管理沒有明顯異常，滿足系統的需求。測試并改進是測試管理中，需要長期進行的工作。基于功能測試，保障系統中各個模塊的功能得到保障。經過系統測試后，可以發現存在的缺陷，幫助開發人員加強對業務的理解，修正系統提升工作質量。現階段的檔案管理系統已經在高校中投入使用，確保功能和性能的完備性，在后續使用中完善系統功能，保障檔案管理系統的應用。

5 結論

綜上所述，本文采用混合架構對系統進行設計，系統采用面向對象的方法建立模型進行分析。利用建模工具和系統開發工具，提升開發效率。系統始終管關于高校檔案管理，在對其電子化的過程中，同時對實體檔案進行信息化管理，提升管理的完整性，確保管理更加有效率。利用對系統進行設計，完善系統功能。確保檔案管理系統與本系統有效整合，提升原有的管理力度，保障檔案系統的高校應用。