淺談江蘇中小服務型企業信息化解決方案

葛福江

【摘 要】文章探討整合互聯網資源，應用SAAS云服務提出江蘇中小服務型企業實施信息化的一般模型，進而提出協助校之友超市實施ERP系統的完整信息化解決方案，并結合研究說明江蘇中小服務型企業通過云服務開展企業資源計劃可以實現永續經營、協同合作、信息安全管控、數據活用及管理整合等目標。

【關鍵詞】中小服務型企業;信息化解決方案;SAAS云服務;ERP系統

【中圖分類號】TP393.4 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2021）03-0054-03

0 前言

中小服務型企業主要是指零售、旅游、餐飲、住宿、居民服務和其他服務業中符合中小企業劃型標準規定的一類企業。據江蘇省經濟和信息化委員會2017年2月發布的江蘇中小企業年度數據統計，江蘇省中小服務型企業約87.5萬家，服務業企業占全省中小企業總數的比重提升至36.9%。實現總產值2 814億元，占全省總產值的20.41%。中小服務型企業對江蘇省經濟的快速增長做出了很大貢獻[1]。我們通過實地調研發現，目前江蘇中小服務型企業信息化嘗試涉獵一些互聯網應用，例如建立官方網站、微信公眾號、官方微博、App應用、BtoC網店或者購買搜索引擎推廣等，但是應用移動互聯網、云計算、大數據等新技術尚處在起步階段，大部分企業主和員工還難以理解新概念并接受相應的工作方式，由于企業傳統信息化費用預算過大，同時缺乏掌握系統科學的互聯網新技術規劃與應用能力的信息化人才，導致中小服務型企業信息化升級舉步維艱。

在信息技術高度發達的市場環境中，企業為了永續經營，需要掌握經營狀況和預測未來。通過企業資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）系統的實施，供貨商與客戶間的數據可以實時傳輸，在最短時間內完成預測、下單、供貨，并可以實時取得外部市場變化的數據資料，對企業運營有相當大的幫助。ERP系統可以提高運營效率和組織效益，滿足企業內各種功能的需求，成為企業經營必備的基礎平臺?；谠贫思軜嬒碌能浖捶眨⊿oftware as a Service，SAAS），即服務提供商通過虛擬主機管理系統連接互聯網，提供遠程服務器，使用者不用自己搭建主機服務器和操作系統，通過網絡租用虛擬主機平臺，可以彈性、靈活地進行個性化配置。SAAS云服務可以實現隨時（any time）、隨地（any where）、使用任何裝置（any devices）存取各種服務，因此可以解決以往江蘇中小服務型企業信息化預算不足及缺乏專業信息人員的困境。本文結合SAAS云服務新技術幫助案例企業實施ERP系統，中小服務型企業主只有看到了這些新技術的商業應用價值和具體解決方案，才有可能將其更深層次地應用到企業的關鍵業務領域，甚至覆蓋整個企業運營管理過程當中[2]。

1 中小服務型企業信息化實施模型

本文提出中小服務型企業信息化實施的一般模型如圖1所示，可分為7個階段。

（1）初始評估：評估企業是否適合使用ERP系統，評估運用SAAS云服務實施ERP系統的安全性、穩定性及產生的企業效益，評選ERP系統服務提供商。

（2）企業藍圖規劃：不僅要以企業目前的需求進行規劃，還要針對未來企業組織與經營流程的發展預先進行應對和確認。

（3）系統架構：該階段最主要是確定藍圖中的作業流程和企業組織，與企業溝通協調完成系統個性化設置部分，建立系統雛形。系統中的界面、作業流程、報表和窗體都應符合企業的需求。

（4）系統上線規劃：進行系統軟硬件測試、撰寫軟件使用手冊、規劃用戶培訓和幫助用戶熟悉系統等。

（5）系統上線：常見的上線方式有平行運作和立即切換。平行運作方式風險較小，如果新系統或流程有問題，企業還有舊系統可以使用，但缺點是耗費人力，必須在兩套系統中都輸入數據資料，還要花費人力檢查新舊系統輸出數據資料的差異。立即切換方式節省人力但風險較高，如果系統發生嚴重錯誤，可能導致企業經營發生異常狀況并影響數據資料的準確性。

（6）持續改善：針對用戶的問題進行改善，使系統達到最佳狀態。

（7）定期維護：開展定期維護，保證數據資料的準確度，系統穩定之后，就要考慮更新與升級的問題。

2 南京校之友百貨超市有限公司超市信息化解決方案

南京校之友百貨超市有限公司（簡稱校之友超市）是一家依托南京經營百貨零售的連鎖企業，擁有6個大型學校超市。校之友超市目前經營的商品有1.5萬多種，公司沒有獨立的官方網站，OA辦公方面僅建立了QQ群用于溝通與交流，只有基本的進銷存系統。此次信息化項目為全面重新升級企業信息化，應用SAAS云服務技術實施ERP系統，將系統應用拓展到公司的各項業務，主要包括基礎數據、采購、庫存、銷售、辦公、財務等[3]。

2.1 信息化實施模型在案例公司中的應用

實施ERP系統涉及的不只是企業內部計算機信息系統的轉換，更牽涉企業經營流程的改變，因此事前要進行需求分析、可行性評估和系統評選。

2.1.1 需求分析

案例公司目前只有基本的進銷存系統，雖然公司成立不久，但是各項業務經營已經走上正軌。目前，公司的目標顧客絕大多數是大學城里的在讀學生，涉及寒暑假的經營間斷周期，并且隨著各大專院校招生規模的擴大，公司的經營前景看好，因此急需尋求全面的企業經營變革解決方案，希望通過本案例研究協助解決問題。

2.1.2 可行性評估

ERP實施初期需要有實施顧問的協助，從組織層面、經濟層面、技術層面與操作層面評估其可行性。

（1）組織層面：案例公司組織簡單，員工人數只有16人，管理制度尚未建立，企業主認同即可實施，沒有企業文化變革問題。

（2）經濟層面：SAAS云服務能大幅度降低信息化建設和維護成本，對新創中小服務型企業幫助大。合理的投資成本有利于中小服務型企業提升信息化層級。

（3）技術層面：“金蝶”作為國內知名的ERP系統提供商，經驗豐富，具有品牌優勢。通過云端提供服務具有價格優勢。通過學校信息管理師資的幫助，可以順利進行ERP平行測試轉換。

（4）操作層面：“金蝶”ERP系統界面友好，易于操作，開放式設計與其他品牌管理系統的兼容性高。

2.1.3 系統評選

公司近期規劃大規模擴張開店，因此作業流程模塊化及找尋符合需求的ERP系統成為公司首要考慮的問題。中小服務型企業選擇ERP系統時要考慮以下3個層面的問題。

（1）技術層面：一般ERP系統可分為兩種，一種是定制化，配合客戶需求進行設計;另一種是軟件包，客戶需配合系統調整經營流程?！敖鸬盓RP系統介于兩者之間，70%的系統功能都可以調整參數，能輕松提供定制化服務。此外，有許多特色功能，如全面集成業務、查詢產生工具、在線預警審核批示、靈活實用的客戶關系管理等。

（2）管理層面：“金蝶”作為國內知名的ERP系統提供商，專業性高，能協助與培訓使用者了解其系統特性，不會因為對系統產生錯誤認知而影響系統的實施效果。通過系統的最佳模式可以迅速幫助中小企業開展流程合理化工作并建立企業管理制度。

（3）成本層面：企業信息化系統投資建設及實施由購買改為租賃能大大降低成本，通過遠程云服務，日后的維護及人員費用也可大幅度減少。

2.1.4 系統上線規劃

公司之前只有基本的進銷存系統，這次全面革新實施ERP企業資源計劃系統，是采用平行逐步式引入的。同時，建立正式數據檔案并安排系統培訓實施計劃，為系統上線做好準備。公司組織架構簡單，分部門實施教育培訓，每個部門的培訓時間為2～4 h。

2.1.5 系統上線

“金蝶”ERP系統是為中小型企業設計的，實施顧問大多由一人全權承擔，需要10～20個工作日就可完成。當系統正式上線后，需要通過實際運行發現問題，當有問題時可以通過遠程云服務幫助解決。

2.1.6 持續改善

“金蝶”ERP系統運行穩定，如有問題，客戶提出后，可遠程通過云端由實施顧問協助解決。處理天數視問題的急迫性及困難程度判定，例如影響報價、交貨的問題就需要馬上處理，如果是報表修訂則需要3～5個工作日。

2.1.7 定期維護

系統上線后，實施顧問會到公司進行3～4次訪談，并且設定每日備份數據資料，如有需要還可以采用異地遠程方式處理。目前，“金蝶”ERP系統所采用的云端服務架構通過網絡分享資源，企業不但可以用租賃的方式使用IT軟、硬件設施，而且后續的維護及實施顧問費用可以用分攤和分時方式達到節省開支的目的。

2.2 案例實施效果

本文從IT技術幾大關鍵層面總結案例公司信息化建設效果。

（1）永續經營。案例公司引入ERP系統后，配合系統規劃，由實施顧問協助重新梳理公司業務規則，建立合理化的工作流程，并通過“金蝶”云端中心進行遠程的數據集中管理及異地備援等服務。實時一致的信息除了可以降低錯誤率及風險外，還可以逐步累積公司的商業智慧，有利于日后決策參考。系統具備多國語言接口，有助于案例公司未來的海外布局，提升服務質量。

（2）協同合作。透過SAAS軟件云服務進行員工協同合作及通信整合，將資源的效益最大化，可取得長期的成本優勢。案例公司在引入“金蝶”Cloud云平臺后，運營信息可以共享，讓所有相關人員都能迅速、準確地取得所需的信息，節省了時間成本。

（3）數據安全。在數據安全方面，ERP系統有權限功能，能夠設置案例公司管理使用者的數據資料獲取范圍?？蛻粢部梢詫⑵錂C密的數據資料部分進行切割后采取內部管理。例如，案例公司可將進貨成本部分信息分離，自行管控，不納入云服務范圍內。

（4）數據靈活應用?！敖鸬盓RP系統不需要通過系統開發就可以在操作接口上進行調整，因此案例公司經過培訓后，不需要額外聘請實施顧問或者信息管理人員就能自行完成自定義字段、查詢和自定義報表等彈性調整工作。報表生成只要一天就能完成，提升了整體操作效率并節約成本。案例公司人員只要對操作流程有概念和使用幾個按鈕，就能做到資料搜集和進行客戶群體分析的工作。可自主完成數據追溯的功能，使得管理變得更加靈活、效率更高。

（5）管理整合?！敖鸬盓RP系統的每項操作記錄都有跡可循，不會漫無章法，因此當要追查錯誤或流程時，只要按照系統提供的商業邏輯和規則，而不需要被動地等待他人提供數據，就可以自行查詢，提升了公司的運營績效和信息的準確度。通過云服務“金蝶”ERP系統提供數據集中管理及信息整合，改善了案例公司的內部溝通模式，也提升了與供貨商的溝通效率。

3 結論與展望

隨著信息技術的飛速發展，全球企業經營形態的改變及商業環境的快速變遷，江蘇中小服務型企業勢必加速其信息化的腳步，充分發揮產業價值，運用云運算技術以低成本、高效率的方式，達成和客戶及供應商業務往來的信息交流。這種新型商業模式正在蓬勃發展，希望未來能盡快出臺開放統一的數據安全標準，使云服務更加穩定和可靠，能提供簡捷而智能的管理模式，幫助江蘇中小服務型企業實現永續經營。ERP系統并非企業生存的靈丹妙藥，但是引入ERP系統，整合所有業務已經是企業能否永續經營的關鍵條件。本文雖然完成了案例企業實施ERP系統的相關分析，但是不同行業的中小服務型企業的差異較大，因此建議未來可選擇不同業態、領域的多個案例進行比較研究，可獲得更加客觀、詳細的結果。

參 考 文 獻

[1]王榮.江蘇中小企業的發展現狀及存在問題分析[J].產業與科技論壇，2014（6）：28-29.

[2]尹小明.基于價值網的云計算商業模式研究[D].北京：北京郵電大學，2009.

[3]姚立.基于云計算的中小型企業知識管理案例研究[J].軟件工程師，2013（12）：23-24.