新形勢下機要文書檔案保密工作研究

曹晰

摘要：在新形勢之下，機要檔案工作已經慢慢成為保密工作之中的重中之重，其關乎國家利益、單位發展。如何更好地順應新形勢之下的發展形態，針對機要檔案進行研究，依據單位的具體情況與管理機制，將“零差錯”貫徹落到實處，是每一個機要工作人員都值得思考的問題。鑒于此，文章詳細論述了新形勢下機要文書檔案保密工作，旨在可以為相關業界人士提供有價值的借鑒與參考，從而為行業的健康可持續繁榮發展貢獻應有之力。

關鍵詞：新形勢下;機要文書檔案;保密工作

前言：

機要文書檔案是機關事業單位在日常工作中最常見的檔案，也是泄密問題最突出的檔案。隨著信息化的縱深推進，以“兩微一端”（微博、微信、客戶端）為代表的新媒體，對機要文書檔案保密工作帶來了巨大挑戰。深刻認識涉密文件檔案面臨的復雜形勢和問題，提出可預見、可操作的對策，是保密文件檔案管理人員必須認真思考的課題。

1機要文書檔案管理的主要特點

在中國，社會主義進入了一個新時代，其軍事、經濟和國際地位也得到了提高。如今，它已成為世界上竊取各種情報的主要目標。一些西方國家為了竊取中國的戰略主動權和信息控制權，利用各種高新技術對中國的關鍵信息進行監控和竊取;隨著國內外主要敵對勢力逐漸西化和分裂我國，將有派情報人員潛入我國進行各種形式的秘密竊取，蓄意竊取國家秘密的方式。多起竊密案件的出現，提醒我們必須高度重視文件檔案的保密工作。也就是說，加強保密工作刻不容緩。保密工作形勢的嚴峻性還體現在保密工作的方式、領域和對象，保密主體的流動性和多樣性，此外，涉密載體逐漸呈現多樣性和復雜性，泄密渠道越來越多樣化，竊密手段和科技含量也在逐步提高，隱蔽性越來越強，所有這些都會使保密變得困難。因此，保密工作必須與時俱進，這是應對這一嚴峻形勢的主要途徑。

為從根本上做好保密工作，各級機關和企業事業單位要按照《保密法實施辦法》、《保密法》和各級會議精神，要制定保密工作標準，開展保密宣傳教育，最大限度地進一步提高干部隊伍的業務水平，結合實際落實保密保障服務工作。檔案管理是安全保衛工作中一項非常重要的工作。保密檔案屬于保密性強、密鑰性強的檔案，為此，保密保障工作的重點是要做好機要文書檔案工作。

2新形勢下機要文書檔案保密工作面臨的形勢和問題

2.1管理人員保密意識淡薄

根據《機關檔案管理規定》，檔案工作機構或者負責檔案工作的部門應當配備與工作量相適應的專職檔案員，承擔檔案業務工作。但目前很多事業單位的保密檔案管理人員都是兼職人員，沒有檔案專業學歷，沒有系統的保密工作培訓，很容易成為泄密的源頭。為了方便，有的管理人員通過微信、QQ等軟件傳遞涉密文件，有的在涉密電腦上處理非涉密信息，有的不嚴格遵守涉密規定，允許外人隨意進入保密檔案室，將對保密檔案的保密工作構成嚴重威脅。

2.2法規建設相對滯后

信息化浪潮是時代發展趨勢不可逆轉，做好信息化背景下的機要文書檔案保密工作最終還得依靠法律。但目前現行《檔案法》是1988年施行的，里面沒有涉及機要文書檔案在互聯網領域保密涉密問題，這對當前檔案管理工作造成困擾。按照《中華人民共和國政府信息公開條例》，包括機要文書檔案等在內的一些法規文件，都應及時向社會公開。但許多機要檔案按照《保守國家秘密法》卻不能公開或不能及時公開，比如食品藥品檢查檔案、行業發展數據等等。因此，包括《檔案法》《保密法》等在內的法規修訂迫在眉睫。

2.3泄密風險復雜嚴峻

信息化的深入推進給政務工作帶來極大方便，幾乎所有的縣級以上的機關事業單位都實現了信息化辦公，各種“政務云”“騰訊通”“OA系統”被廣泛運用于日常工作中。但與此同時，也給單位機要文書的保密工作帶來了巨大挑戰。在現代信息技術高度發達的今天，互聯網內沒有任何隱私可言，互聯網安全的發展并沒有跟上互聯網的快速發展。而機要文書檔案作為涉密程度最集中的領域，常常成為泄密的高發地。

3新形勢下做好機要文書檔案保密工作的建議

3.1強化教育，提高管理人員保密意識

機要文書檔案性質特殊，價值獨特，尤其是一些關鍵部門、關鍵領域的機要檔案，是竊密人員瞄準的重點。機要檔案管理人員是維護機要檔案安全的最關鍵要素，有時候無意的一句話或者一個舉動就可能造成泄密。因此，單位要把政治素質放在第一位，選拔責任感高，敏銳性強，工作嚴謹細致的人員擔任機要文書，確保機要人員自身不出問題。同時，要經常對機要檔案管理人員進行保密教育，通過專業培訓、實際操練、案例警醒、情景模擬等手段，提高機要人員的保密意識和警惕性。

3.2完善制度，進行規范管理

要嚴格按照《保密法》《機關檔案管理規定》《機要文件收發登記》《機要文件傳閱制度》等，對機要文書的簽收、登記、傳閱、回收、歸檔和銷毀等程序嚴格要求，確保制度執行到位。要結合信息化發展的形勢和特點，研究透機要檔案保密工作來自信息安全領域的非傳統威脅因素，以及技術層面不斷涌現出的新情況新問題，未雨綢繆，查缺補漏，切實讓制度跑在風險前面。同時要積極推動出臺政策，加強對各地大數據中心、云平臺中檔案數據的監管，確保具有永久長期保存價值的數據及時歸檔并定期向當地國家檔案館移交。

3.3加強對檔案庫房的管理

現如今，我國諸多企業并未重視檔案庫房，導致后期檔案管理的難度加大。在一般情況之下，檔案是存放在庫房之中，基本上是以書面形式或者是電子形式保存的，因此強化針對庫房管理尤為關鍵。庫房檔案管理工作在具體實施的過程之中通常都會出現一些問題，究其原因主要歸結于大中型企業檔案管理的庫房一般都會選擇在地下層或是辦公樓的底層。這并不利于檔案的保存工作，假使檔案庫房選擇在樓層的底層，日常往來的人員較多，都會從對底層經過，這很難保障檔案保密工作，勢必會加大檔案泄漏的概率。假使將檔案管理庫房選擇在樓層的地下室，可能會發生由于光照不夠，而使得檔案發生損壞或是缺失，電子檔案也可能會發生返潮的現象，隨即就會加大檔案保存的難度。由此可見，要將檔案庫房設置在相對較高的樓層，這樣一來不但保障其可以都得到充裕的光照時間，且還可以在很大程度之上避開了嘈雜聲，從根本之上提高檔案儲存的安全可靠性。

3.4做好歸檔，提高審查力度

做好機要文書檔案保密工作的基礎就是合理界定歸檔范圍，確保歸檔檔案數量合理化、案卷完整化、檢索利用便捷化。具體工作中，一方面要準確把握機要文書立卷歸檔的時效性，一份檔案完成運轉符合要求的，即刻歸檔，沒有完成的，堅決不歸檔，避免因管理混亂而出現泄密。另一方面，要對歸檔機要文書的重要性進行合理篩選，注意有效地維護全宗的完整性，減少歸檔檔案的重復度和冗余性，提高檔案利用價值。此外“要根據實際情況，應對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密不泄密及文件的完好無損”。

結束語：

總體而言，“天下大事，必作于細;古今事業，皆成于實。”機要文檔保密工作事無巨細，諸多檔案工作者要始終堅守安全保密意識，逐步提升自身的安全保密能力;政府相關部門要重視文檔的安全保密工作，明確保密職責，適當投入安全保密的人、財、物;逐步健全文檔保密機制，以相應的規范機制規范文檔保密工作，加大機要文檔保密工作的規范合理性。

參考文獻

[1]吳娜.新形勢下機要文書檔案保密工作研究[J].蘭臺內外，2019（15）：68-69.

[2]劉瑜.如何做好檔案的保密與開放利用工作[J].蘭臺世界，2017，（09）.

[3]馮靜程，李增睿.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].城市建設理論研究（電子版），2018（22）：196-197.

[4]何虹.淺談新形勢下的文書檔案保密工作[J].辦公室業務，2018（15）：70+74.

[5]董林玨.淺談新形勢下高職院機要文書檔案管理工作[J].人才資源開發，2016（22）：139.

[6]于洋.新形勢下高校機要文書檔案的管理工作研究探討[J].亞太教育，2015（07）：212.

[7]張露露.新形勢下高校機要文書檔案的管理工作[J].山西科技，2014，29（05）：94-95.

[8]黃建峰.檔案信息化基本理論與實踐問題的再認識[J].浙江檔案，2019，（04）.