城市軌道交通工程檔案管理質(zhì)控研究

陳 薇

青島市城市建設(shè)檔案館 山東 青島 266000

工程檔案管理是工程單位管理中的重要組成部門之一。既往工程單位檔案管理工作質(zhì)量不斷提升,已經(jīng)取得了一定成就,管理體制也得到了一定的完善,但是當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀仍舊存在一定問(wèn)題,因此本文提出了有效的優(yōu)化路徑。

一 、軌道交通工程檔案管理的重要性

首先,各參建單位要高度重視城市軌道交通工程檔案工作,要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、影響等資料收集、整理工作。加強(qiáng)工程檔案的管理工作,可以為工程整體的標(biāo)準(zhǔn)化管理提供保障。工程檔案管理的資料,對(duì)工程單位施工、審計(jì)等部分工作的開(kāi)展有非常大的參考價(jià)值。同時(shí),對(duì)項(xiàng)目日后運(yùn)營(yíng)、管理、維護(hù)有不可替代的憑證作用。對(duì)城市的發(fā)展而言,做好軌道交通工程的檔案管理工組,有助于保證施工建設(shè)的完整性與合理性,為城市建設(shè)與發(fā)展提供動(dòng)力[1-2]。

二 、城市軌道交通工程檔案管理現(xiàn)狀

(一)缺乏對(duì)檔案管理的重視

部分工程參建單位不重視對(duì)檔案的管理工作。仍舊無(wú)法打破傳統(tǒng)的檔案管理的想法,難以改變以往的“重建設(shè)、輕檔案”的現(xiàn)象,做不到與時(shí)俱進(jìn)。有一些檔案從業(yè)人員多為兼職,且流動(dòng)性大,對(duì)檔案管理的流程也不熟悉,沒(méi)有及時(shí)掌握充分的去理解檔案里的信息,對(duì)檔案的內(nèi)容沒(méi)有做到及時(shí)的更新和整理。工程檔案管理要求各類文件的原件必須保證完整,對(duì)各類測(cè)量記錄、報(bào)告的填寫(xiě)應(yīng)保證規(guī)范,內(nèi)容應(yīng)保證客觀真實(shí)[3-4]。檔案工作雖然看似是一項(xiàng)特別簡(jiǎn)單易操作的工作,其實(shí)也是離不開(kāi)專業(yè)知識(shí)的積累。這些檔案從業(yè)人員學(xué)習(xí)接受新知識(shí)的意識(shí)不強(qiáng),不能及時(shí)的學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí),提高自身的業(yè)務(wù)水平。對(duì)檔案工作的管理只是應(yīng)付了事,不能主動(dòng)積極的去學(xué)習(xí)專業(yè)工作的方法,對(duì)專業(yè)性的增強(qiáng)更是覺(jué)的沒(méi)有研究的必要。

(二)缺乏信息化管理手段

在信息技術(shù)日新月異快速發(fā)展的今天,信息技術(shù)已經(jīng)充斥在社會(huì)的每個(gè)角落,信息技術(shù)與人們帶來(lái)的方便已經(jīng)是不可小覷的。由于檔案管理工作的枯燥乏味,工作繁瑣,檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn),利用信息化管理手段進(jìn)行管理[5]。但是在軌道交通工程的檔案管理工作上,一些工作人員尚未意識(shí)到信息技術(shù)帶來(lái)的方便,沒(méi)有打破傳統(tǒng)管理方式的概念,合理的運(yùn)用信息化管理手段、提升檔案管理的水平以及工作效率,其中一部分檔案從業(yè)人員對(duì)信息技術(shù)的操作能力也相對(duì)接受比較慢,不能及時(shí)有效的利用信心技術(shù)進(jìn)行檔案的管理。

三 、城市軌道交通工程檔案管理優(yōu)化路徑

(一)提高重視程度,加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)

對(duì)軌道交通工程的檔案管理工作,想要長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展,就必須要增強(qiáng)工程各參建單位對(duì)檔案管理部門的重視程度,就是因?yàn)槿狈χ匾?才導(dǎo)致檔案管理單位處在一種尷尬的境地中。所以,工程參建單位可以組織檔案從業(yè)人員外出學(xué)習(xí),或者參加檔案主管部門組織舉辦的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)培訓(xùn),展開(kāi)宣傳教育講座,將檔案管理知識(shí)的重要性普及到每位從業(yè)者中,使每一位從業(yè)人員都能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作,提高其工作的積極性,同時(shí)增強(qiáng)工程單位對(duì)檔案管理部門的扶持,提高工程檔案管理工作的質(zhì)量。

(二)完善信息管理,優(yōu)化工作流程

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,工程單位必須要從根本上認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性,開(kāi)展信息化檔案管理是必然的。工程單位不僅要在政策上增加對(duì)檔案管理的投入,同時(shí)也要在資金上有效投入,不斷改善對(duì)應(yīng)的設(shè)備,推動(dòng)信息化檔案管理的發(fā)展,從而有效的提升檔案管理的質(zhì)量以及安全性提高檔案管理人員的工作態(tài)度和專業(yè)技術(shù)水平,積極的學(xué)習(xí)了解檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí),面對(duì)不斷出現(xiàn)的新問(wèn)題,不斷調(diào)整自身的工作狀態(tài),積極的進(jìn)行研究和探索。還應(yīng)準(zhǔn)備充分的后備人員,提高檔案工作人員的工作積極性,激發(fā)他們的工作熱情。打破傳統(tǒng)的管理模式,學(xué)習(xí)并借鑒先進(jìn)的管理技術(shù),爭(zhēng)取檔案工作能夠高效進(jìn)行。從而有效推進(jìn)信息化檔案管理建設(shè)。

(三)開(kāi)展素質(zhì)培訓(xùn),提高工作效能

檔案管理的技術(shù)性和系統(tǒng)性是非常強(qiáng)的,尤其是隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,工程檔案管理涉及的內(nèi)容范圍越來(lái)越廣,因此對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)、及每一方面的能力都提出了更高的要求。工程單位不僅要引進(jìn)專業(yè)的人才,還應(yīng)給予優(yōu)秀人才豐厚的待遇,從而有效的引進(jìn)專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能、高學(xué)歷、高素質(zhì)的人才。同時(shí)要進(jìn)行檔案人才的培養(yǎng),不斷開(kāi)展工作技能培訓(xùn)。要培養(yǎng)檔案管理人員對(duì)于工作的責(zé)任感,使其做到遵守相關(guān)制度、做好相關(guān)工作、保守資料秘密：另一方面需要開(kāi)展人性化管理,幫助改善工作環(huán)境、各項(xiàng)待遇,讓其熱情地投入工作。

(四)建立標(biāo)準(zhǔn)體系,邁入法制軌道

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《城市軌道交通工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》、《青島市城市軌道交通工程檔案歸檔內(nèi)容》等,結(jié)合軌道交通行業(yè)專業(yè)類別復(fù)雜的特點(diǎn),因軌道交通工程檔案是工程項(xiàng)目的一個(gè)重要組成部分,是工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié),要形成完整、準(zhǔn)確的工程檔案,必須建立健全完善的管理制度,統(tǒng)一歸檔范圍和整理標(biāo)準(zhǔn),使軌道交通工程檔案工作步入制度化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,提高城市軌道交通管理工作的真實(shí)和有效性,就必須要加強(qiáng)其中的檔案管理工作。工程單位可以要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度,再結(jié)合具體情況,建立完善信息管理的檔案制度,并嚴(yán)格執(zhí)行,與此同時(shí)開(kāi)展高素質(zhì)人才的培訓(xùn),提高工作效能,讓檔案管理的新工作模式,為城市軌道交通的建設(shè)與發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。