淺談地名檔案的電子化管理

李紅梅

一、地名檔案電子化管理的重要性

地名檔案是指在地名管理工作中形成的記載各個地理實體的標準名稱及與其相關的圖文聲影像等信息材料。它是國家民政系統的一種專門檔案，也是國家檔案的重要組成部分。地名檔案以地名調查、編研、科學研究、開發利用等為主要內容，從不同角度以不同形式直接而全面地記載了地名的社會現象、語言現象、歷史現象、地理現象以及地名的空間分布情況等。

隨著社會經濟的發展，辦公自動化水平的不斷提高以及電子信息化產品的不斷增多，社會上出現了大量的電子化地名檔案信息資料。地名檔案電子化建設不僅是信息時代發展的客觀要求，也是地名檔案信息化管理工作的必然選擇。地名檔案電子化管理主要是采用網絡、計算機、信息技術手段，以地名檔案資源為管理對象，運用檔案管理學最新理論，開展地名檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。收集環節主要是將紙質資料和電子資料統一制作目錄，核對后歸檔。整理環節是依托計算機信息網絡，標明柜號、編號、序列號等檔案電子信息，通過建立數據庫信息系統，實現圖形化管理。保管環節主要是采用常規保存，在搬運、移送資料時，做好電子信息登記、備注，以便日后跟蹤查詢。開發和利用應屬同一環節，根據實際應用開發。

地名檔案電子化管理打破了傳統的實體檔案管理模式，通過掃描、壓縮、轉化、傳輸等技術手段轉換成數字文件、圖片、音像及圖形等的數字化信息，并充分利用數字識別和分級存儲等高科技手段將有關電子檔案信息存儲在光盤、磁帶、數據庫等各種大容量存儲介質上，同時可將有關數字地名信息發布到局域網、國際互聯網等傳播媒介上，滿足廣大使用者通過各種便捷的查詢手段快速檢索和應用到所需要的地名電子檔案資料，從而實現地名檔案信息電子化的管理與應用。地名檔案電子化的管理不僅打破了利用上的時間、空間限制，而且能夠通過網絡使地名檔案信息進行異地傳輸和利用，最大限度地實現地名檔案資源的共享，還便于通過計算機進行快速檢索與利用，促進各種高科技技術在地名檔案管理中的應用，進而推動地名檔案信息資源的綜合開發利用。地名檔案電子化可以充分發揮網絡的作用，使地名檔案網站成為檔案宣傳和檔案信息服務的社會窗口，通過不斷豐富地名檔案網站的內容，為社會各界提供網上搜索和利用服務，進一步發揮地名檔案信息資源服務社會的作用。

二、地名檔案電子化管理的要點

1.電子地名檔案信息的采集

現有地名檔案多半是紙質檔案，占用儲存空間大、紙張易受潮老化、不便長久保存，為了提高地名檔案的存儲和管理效率，地名檔案采用電子化管理是適應網絡時代發展的要求。電子地名檔案信息主要有三種來源：傳統檔案的電子化、從業務部門接受的電子文件和網絡上具有檔案價值的相關信息資源等。地名檔案工作者應與城建部門建立密切友好的合作關系，及時了解城市總體規劃，做好記載和信息采集工作。信息數據包括文本、圖形、圖像、影像、聲音等形式文件，主要記載地名名稱、漢語拼音、來歷、變革、具體方位、行政轄屬、功能、歷史事件等信息。對地名檔案進行電子化時，要根據電子化的不同原因（利用、復制或保存等）選擇不同的技術。電子檔案管理部門應和信息形成者簽訂協議，對移交信息的格式、范圍等作出規定。

2.電子地名檔案信息的處理

地名檔案的管理具有動態性，隨著城市化和現代化建設的發展，不斷出現新的地名信息，同時一些地名也在不斷的消失，地名檔案管理工作人員需要隨時更新地名檔案內容，并對這些內容的真實性、完整性進行鑒定與保存。地名檔案管理工作人員在處理消失的地名時，應將其檔案從行政區域地名類別中列出，作為歷史地名單獨存放，以備查考，對于原存放檔案的位置及編號，可以用新地名編號來補充。對那些更新的地名應將其原檔案材料與新的地名材料一起歸檔，并在備注表上寫明更名原因與時間，這樣便于查找和利用。

3.電子地名檔案信息的查詢

地名檔案管理電子化的核心是應用計算機，對地名檔案進行組卷、編目、分類，代替部分手工管理的程序。電子地名檔案具有多種查詢途徑、強大的檢索功能，能根據檢索項提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進行優化;能根據用戶需要設置檢索類別，如目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等;能對查詢結果進行顯示、排序、轉存、打印輸出等技術處理。

4.電子地名檔案信息的發布

電子地名檔案信息的發布是面向有針對性需求的服務對象。電子地名檔案管理部門可以通過多種方式進行信息發布，包括：對各立檔單位及相關業務部門提供文件傳輸、檢索和利用等;對大眾用戶提供網上查詢和搜索等。

5.電子地名檔案信息的安全

隨著現代化的發展，電子地名檔案信息的載體種類越來越多，這就對檔案的安全保護措施提出了較高的要求。電子地名檔案信息的安全包括硬、軟件系統的安全，網絡安全，信息安全和用戶利用的安全等。運用現代科學技術成果對電子檔案信息進行預防性和治理性安全保護是一種有效的措施，在有限的權限范圍內讀取和下載電子地名檔案，保證檔案信息不被濫用。

6.電子地名檔案信息的保存

傳統地名檔案的基本功能是收集具有保存利用價值的檔案，存儲、開發并提供利用。在傳統環境下，紙質地名檔案的長久保存并不是檔案管理工作人員面臨的最突出的問題。而在電子環境下，地名檔案信息對于硬軟件的存儲媒介具有極大的依賴性，但在高科技技術快速發展的當今社會，硬軟件更新換代的速度又非常快，常出現當前的硬軟件無法讀取之前的電子信息;另外，硬軟件之間又存在著一定程度上的不兼容技術問題，一個系統產生的電子信息卻無法在別的系統中顯示。因此，電子地名檔案信息的長久保存成了電子地名檔案管理工作人員面臨的一個突出的問題。

三、地名檔案電子化管理的發展趨勢

1.電子地名檔案的歸檔系統建設與管理

利用先進的科學技術研究成果，收集地名數據庫信息，通過信息系統建設，將電子地名文件在網絡中進行傳輸、整理、歸檔與提取運用，從而實現電子地名資源與多媒體的鏈接，信息的共享。地名檔案管理部門可根據實際需要公開必要的地名信息，集中向社會提供利用，運用用戶身份認證、電子簽名等技術手段，保障電子地名信息的真實性、完整性和長期可用性。

2.電子地名檔案統一的管理與服務平臺建設

電子地名檔案的標準化和規范化是相輔相成的兩個方面，設計一套統一的電子地名檔案管理標準，包括電子地名檔案形成的標準、電子地名檔案存儲與歸檔的標準以及電子地名檔案利用的標準等，從而增強電子地名檔案服務平臺的管理能力，提高網絡化服務的能力， 提高服務管理的現代化水平。

3.電子地名檔案資源規范使用的標準化建設

地名檔案管理部門有責任有義務整合轄區內的地名資源，根據《地名信息分類編碼》、《地名信息基本術語》等標準，結合當地地名管理的規范，利用多種形式通過多種渠道向社會廣大群眾宣傳地名使用規范，面向社會提供集中的咨詢和查詢服務。

4.電子地名檔案的編研和信息資源的開發利用能力建設

大量地名檔案的電子化處理和管理信息系統功能的完善，為電子地名檔案的編研創造了良好條件。充分利用搜索引擎技術，可以有效建立與主題、內容關聯的信息聚合，這將大幅提高電子地名檔案的可用性;通過深度數據統計分析，能夠從電子地名檔案中提取出大量有價值的信息資源。

5.電子地名檔案信息服務網絡建設

電子地名檔案信息網站是地名檔案管理部門宣傳業務、面向社會收集檔案、提供服務的重要窗口，是實現檔案管理部門與社會民眾之間建立良性互動的有效途徑。充分運用互聯網絡的作用和功能，通過有線和無線兩種方式同時為互聯網計算機和手機等移動終端提供個性化的地名數字信息服務，從而可以大幅提升地名檔案管理工作人員的工作效率和社會民眾享受服務的便捷性。

（作者單位：河北省地名區劃檔案資料館）endprint