電子采購信息系統(tǒng)設計中的物料編碼冗余問題的剖析及優(yōu)化方案

程泰文

甕福(集團)有限責任公司 貴州 貴陽 550001

電采系統(tǒng)的物料數(shù)據(jù)結構設計如果不合理,不僅僅影響采購信息的準確傳遞,也極易造成物料編碼冗余問題,從而影響系統(tǒng)的運行效率。下面結合電采系統(tǒng)升級實踐的經驗,對物料編碼問題進行剖析,并提出優(yōu)化方案。

1 物料的一般數(shù)據(jù)結構和物料編碼冗余的成因剖析

電子計算機技術把現(xiàn)實世界抽象映像到計算機世界[3],根據(jù)實物的屬性不同,設計構架出獨特的數(shù)據(jù)結構。通常在這樣的邏輯之下,物質世界萬事萬物都可以映像為數(shù)據(jù)結構,并被人類存儲、記憶、理解并進行信息交換。

如圖(1),就是一般性的物料的數(shù)據(jù)結構。直柄麻花鉆因規(guī)格尺寸的差異,形成一系列的物料編碼0033、0034…00nn。可見：同一物料,出現(xiàn)了多條編碼。

圖(1) 一般物料的數(shù)據(jù)結構之一

如圖(2),受人的認識和理解差異的影響,同一物料,存在多種不同名稱：渣漿泵泵頭,泵頭等等,從而產生系列物料編碼0574,0262…0nnn。人們總是無法準確地判斷物料檔案中的信息是否與采購的需求相一致,習慣于主觀的增加新的物料檔案,這樣一來,隨著電采系統(tǒng)的日積月累,我們發(fā)現(xiàn)：物料編碼產生冗余很難避免,且編碼增量巨大,給系統(tǒng)運行帶來額外負擔[4]。

圖(2) 一般物料的數(shù)據(jù)結構之二

2 物料編碼數(shù)據(jù)結構優(yōu)化思路

為了解決物料編碼冗余問題,最好的方法就是將物料的屬性劃分出主要屬性和輔助屬性。主要屬性用于確定物料的核心要素,通常存儲到規(guī)格型號字段當中。輔助屬性則是除物料檔案中 “主要屬性”以外的、計劃單位在申報物料需求時,對物料提出的明確的有別于“通用型”、“常規(guī)型”、“慣例型”的特別要求,該特別要求不影響物料的“主要屬性”,該特別要求不影響物料根本形態(tài)的轉變。例如：同樣的產品,使用不同的著色或是采購不同的包裝型式；同樣規(guī)型的潛水泵,特別要求增加引出電纜長度；同樣規(guī)型的備件,特別要求制造工藝使用鍛造件；同樣規(guī)型的配件,特別要求使用測繪加工件；同樣規(guī)型的油品,特別要求可使用替代原廠的產品等。

在基本物料檔案中,主要屬性是能唯一確定物料的核心信息,這類信息通常被記錄在規(guī)格與型號字段當中。而輔助屬性則不同,只有當物料被采購需求時,被當事人附加到每一次采購需求當中。正是這一機理,有效的減少了物料編碼冗余問題。

3 輔助屬性在供應鏈中的使用場景

需求部門基于物料的主要屬性,針對生產現(xiàn)場實際,結合成本因素、工況環(huán)境、安全因素等綜合條件,提出使用時的特別要求,該要求被附加到物料需求。

采購部門接收采購計劃,參考物料主要屬性,有區(qū)分的對物料特別要求進行信息處理,并明確的傳遞到采購過程,精準采購到相關物料,被附加的特別要求層層傳遞到合同、訂單、到貨單、驗貨單、入庫單、出庫單。

財務部門簽收發(fā)票,對應合同的物料明細,審驗發(fā)票的對應關系予以財務處理。

采購部門、相關職能管理部門,在監(jiān)督檢查過程中,可以參照合同物料明細的特別要求對價格差異等敏感信息予以甄別。

4 物料編碼優(yōu)化方案的實施

以典型化工企業(yè)的采購信息系統(tǒng)為例,從管理的需求角度對物料的數(shù)據(jù)結構進行了規(guī)劃設計,增加了多個輔助屬性字段：采購用途、項目、生產商、水分、包裝、顏色。同時,增加了“特別要求”字段便于擴充不確定的輔助屬性。通過新物料編碼方案的實施,電采系統(tǒng)的物料編碼量迅速縮減到原來的30%,效果明顯。

圖(3) 優(yōu)化后的物料數(shù)據(jù)結構

5 結語

總之,物料編碼方案直接影響著電采系統(tǒng)的系統(tǒng)性能,也影響采購需求的信息傳遞。通過物料信息的理解和加工,將物料屬性區(qū)分為主要和輔助,結合采購管理的實際需求,重構物料的數(shù)據(jù)結構,能夠很好的解決減少物料編碼冗余的問題。