談大數據時代怎樣提高供水企業檔案工作管理水平

摘要：隨著我國步入大數據時代，企業檔案工作面臨著巨大的挑戰。企業檔案工作會直接影響企業的后續發展和經濟效益。供水企業檔案管理是促進供水企業發展的需求。同時也是加強城市供水業務的重要條件。企業檔案工作人員必須注重學習大數據知識，拓寬知識視野，收集新型檔案信息資源，提高企業檔案工作質量。

關鍵詞：大數據時代;供水企業;檔案管理;現代化

隨著互聯網技術的快速發展，在大數據時代背景下，大數據資源已經成為企業生產和管理活動中的主要資源，企業需要推動檔案管理逐漸進入大數據時代。檔案管理工作隨著科技的不斷發展和進步，已經逐漸變為電子化檔案。大數據時代給供水企業帶來了一定的經濟效益，但是在檔案管理工作方面也面臨著較多的問題。

1大數據時代檔案管理意義

目前，我國已經進入數據信息快速增長的新時代，大數據已經成為全球信息技術行業中關注的焦點。現如今，社會和網絡產生的檔案信息數量和類型與過去不同，對檔案管理工作產生了較大的影響。檔案資源管理和數字化管理難度急劇增加，檔案檢索、利用、服務等工作很難滿足用戶的需求。檔案管理部門和相關的檔案管理者需要充分把握大數據給檔案管理工作帶來的變化和挑戰，摒棄傳統的檔案管理思維，充分利用社會資源建設大型檔案，實現便民新型服務。

2大數據發展對于企業檔案工作質量提升的促進作用

企業檔案管理工作是企業日常管理中的重要組成部分，對于健全的企業管理制度具有非常重要的意義。同時企業檔案也有助于企業員工充分了解企業發展歷史和文化歷史，增強員工對企業發展歷史和文化歷史的了解，使員工對企業產生良好的認同感和歸屬感，并協同企業員工共同為企業的未來發展而奮斗。另外，企業檔案管理有助于企業管理者可以隨時了解企業整體經營狀況，及時制定調整經營戰略。除此之外，企業檔案也是合作伙伴認識企業的重要途徑，有助于向社會展示企業的經營成果，促進企業之間的合作與發展。在市場競爭越來越激烈的情況下，大數據發展對做好企業檔案管理工作有著積極的促進作用，主要有以下幾點：

2.1提升企業檔案管理工作效率

在傳統的企業檔案管理過程中，大多都是紙質的檔案，由于受到紙質形式的影響，檔案管理人員在進行檔案記錄、存放、檢索過程中需要耗費大量的時間和精力，在一定程度上給企業檔案管理工作增加難度，降低工作效率。隨著企業檔案數量的不斷增加，檔案管理難度也隨之增加。在這種情況下將大數據技術融入到企業檔案管理工作中可以有效擺脫傳統紙質形式的束縛，不斷將紙質檔案逐漸轉為數字化，在開展電子檔案管理過程中，工作人員可以直接使用電腦查詢、搜索檔案，降低人力資源成本和儲存空間，提高檔案管理工作效率和檔案資源利用率。

2.2優化企業檔案管理保存質量

在過去的很長一段時間里，企業檔案資料都是以紙質形式儲存的，受到檔案介質的影響，紙質檔案很容易受到天災人禍的影響。如水災、火災等情況發生，導致檔案資料受損，而且檔案信息的恢復工作十分困難。另外，紙質的檔案容易受到時間的影響，隨著時間的推移紙質檔案會逐漸出現老化、筆墨不清晰等問題，導致大量的信息數據流失。在大數據的背景下，企業檔案管理工作可以有效避免這些情況，紙質信息逐漸轉變為電子信息，可以降低儲存空間，最大限度上提高企業檔案管理保存質量，有效進行備份，避免檔案出現太多損壞現象。

2.3豐富企業檔案服務形式

大量的信息數據為企業檔案提供了豐富的檔案資源，可以讓企業檔案部門工作內容更加豐富，同時也增加了許多檔案服務形式。大數據的發展為企業檔案服務提供了內在技術支持，企業檔案資源除了可以通過紙質形式進行儲存，還可以通過電子信息的形式利用互聯網共享檔案資源，可以為查詢者提供豐富有效的檔案信息。查詢者可以通過企業內部網站、電子郵件等形式查閱檔案，查詢形式豐富，可以隨時滿足查詢者的需求。

3提高供水企業檔案管理工作水平的措施

3.1利用網絡信息化加強工作調查研究

隨著我國現代信息技術的不斷發展，許多供水企業已經將計算機網絡應用技術融入到供水企業檔案管理工作中，從而提高檔案管理人員的工作效率，對供水企業檔案實施信息化管理。管理人員可以通過網絡計算機以及先進的技術設備對供水業務的數字信息、維修信息等檔案錄入到計算機中并進行圖片和文字處理。另外，在大數據的背景下，拱墅企業可以建立電子檔案信息庫，為相關部門提供供水企業檔案資料，使查詢資料的方式變得更加多樣性和便捷性，可以完成設計圖紙與建設圖紙逐漸的對接，管理人員可以根據網絡信息化將供水業務工程紙質圖紙進行更好的管理和保存。

3.2貫徹落實企業檔案管理制度

在大數據時代，供水企業的信息化發展越來越復雜，需要錄入的信息數量和類型非常廣泛，這也對供水企業的檔案管理提出了新的標準。因此，作為城市供水企業，要落實企業檔案管理制度，不斷提高員工檔案管理能力，為供水企業檔案管理現代化轉型奠定良好基礎。供水企業需要更新傳統和過時的管理制度，破除弊端，想方設法應對企業現狀，提高檔案現代化管理水平，建立科學有效的管理制度，確保信息的完整性和真實性，同時避免泄露相關信息。完善的企業檔案管理系統可以提高企業的管理水平。

3.3提高工作者的能力

在信息化檔案管理工作發展過程中，需要具有專業素養過硬的專業人員對供水企業檔案進行管理，企業需要定期對檔案管理工作人員進行培訓，設置相關的培訓內容使其可以逐漸掌握專業的檔案管理技能，明確自身工作職業。隨著我國科學技術的快速發展，企業檔案管理者不僅需要具備相關的知識和技能，還需要不斷更新自己的知識體系。檔案管理人員需要有較強的服務意識，明確檔案管理工作。把優質服務的重要性作為檔案管理的重要內容，注重自身工作的重要性，提高檔案管理員的服務素質。同時，還需要不斷增強企業檔案管理工作者的業務能力，積極主動更新相關的知識，從而順利開展企業檔案工作，為企業后續的經營和發展奠定良好的基礎。目前，我國許多供水企業都存在檔案管理人員專業素質不高，工作能力比較弱的問題，很難適應大數據時代檔案管理工作和企業管理工作的需求，檔案管理人員的工作能力有待加強。供水企業要進一步加強企業檔案管理人員業務素質建設，積極引進專業檔案管理人才，加強企業檔案管理人才培養。不斷加強檔案管理人員的信息素養，確保相關工作人員可以完成供水企業檔案信息收集、處理、分析工作，保障檔案管理工作順利開展。32AC4C1D-F289-412F-9B82-CCDADA02064C

3.4改變意識形態，提高企業檔案工作地位

在大數據時代的背景下，供水企業也應該逐漸發展為現代企業，良好的管理和不斷創新是供水企業長遠發展的動力。在傳統的供水企業管理中，往往采用“重生產、輕管理”的陳舊思維理念，無法跟上信息化時代的發展。想要有效提高企業的管理水平，作為供水企業的領導者應該具有足夠的意識，正確認識到管理工作的重要性，認識到作為信息資源保障的檔案管理工作的重要性。從企業管理者的意識層面到全體的員工，都需要認識到檔案管理工作的意義和重要，積極做好檔案管理工作，為后續的企業發展提供動力，促進供水企業經營提質增效。企業需要提高檔案管理工作在企業發展中的地位，文件生命周期理論的全過程管理思想和前端控制思想非常適合檔案管理工作。其中，前端控制就是將檔案管理工作提前介入文件的形成、運行和歸檔階段，建立標準化的獨立運行模式和保障體系，盡可以能將文件生命周期各個階段的管理要求設計在計算機的系統中，從而維護文件的原始性和真實性。前端控制和全過程管理是企業檔案管理提前介入企業生產和管理工作的各個階段，從文件信息的產生、運行、保管、使用等各個階段提供專業的理論和實際操作指導，充分發揮檔案工作的價值，確保企業檔案信息資源更加規范和完整。

3.5注重構建企業檔案收集系統

傳統的供水企業檔案管理工作是依靠檔案管理人員對各種檔案資料進行分析和記錄，以便于日后的查詢和使用，這種管理模式難落實。在大數據時代的背景下，數據信息呈現“爆炸式”增長，檔案管理人員需要整理大量的數據信息，并且許多信息之間存在的必然的聯系，如果依然使用傳統的檔案管理方法，對于數據信息歸納和總結工作比較麻煩，甚至無法進行有效的歸納。針對這種情況，在大數據時代需要對供水企業的檔案管理模式進行優化和創新，檔案的保存形式也應該從紙質形式轉變為數字信息形式。但是，如何將紙質檔案進行有效的轉化，并保證數據的安全性和完整性，是目前提高企業檔案管理工作質量面臨的重要問題。大數據的發展讓各類信息迅速增長，拓展了信息渠道，供水企業檔案數據十分多，數據種類呈現多樣化的發展。在這種情況下，企業需要轉變傳統的檔案管理模式，注重構建企業檔案收集系統，從而提高供水企業檔案管理工作質量和效率。作為供水企業的檔案管理人員需要轉變傳統的思想，摒棄傳統機械的檔案收集形式，積極主動的到供水企業一線收集重要的數據信息，保證檔案數據的全面性。同時，檔案管理人員需要及時了解供水企業的重點工作，有針對性地給各個部門計算機能力較強的人員下發檔案收集和管理任務，通過多個部門的合作提高供水企業檔案管理工作質量。

3.6拓展企業檔案利用渠道

現階段，我國許多供水企業檔案管理工作都存在明顯的“重保管、輕利用”的現象，許多檔案數據局限于文書和人事檔案管理，忽略了聲像檔案的重要性。隨著社會經濟的發展，企業管理者逐漸重視檔案管理，但由于受人力資源、辦公條件等的影響。許多聲像和實物資料不能有效地進行整理和歸納，導致供水企業資源流失，不利于企業檔案管理工作的有效開展。為了能夠更加便利地工作，有些檔案管理人員的管理意識比較薄弱，將重要的企業檔案信息自行進行保存，沒有經過企業的集中管理，從而導致重要的檔案資源流失，檔案信息資源利用率不高。還有一些供水企業雖然積極收集并整理檔案信息，但是沒有做好整理和分析工作，導致部分檔案資料長期被閑置，無法為企業的發展和管理提供有效的參考價值。針對這種情況，供水企業在進行檔案管理工作過程中需要注意拓展檔案的利用渠道，優化傳統的服務模式，比如主動給借閱者提供檔案材料，在合理的范圍內充分利用企業的檔案開展工作。同時，供水企業可以利用互聯網技術為企業員工提供檔案信息，最大化發揮檔案的利用價值。

4結束語

綜上所述，隨著我國社會經濟的不斷發展，政府對相關供水企業的檔案管理工作越來越重視。供水管網是城市建設的主要設施之一，對人們的日常生活和生產起到十分重要的作用。因此，供水企業需要加強檔案管理工作，確保供水企業檔案的真實性和完整性。在大數據的背景下，需要供水企業明確檔案管理思維，積極探究檔案信息化建設和應用措施，建立檔案管理機構，完善檔案的管理制度，從而促進城市文明標準化發展。

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作者簡介：郝強平（1983-），男，漢族，山西呂梁人，本科，中級檔案館員，從事研究方向：檔案管理。32AC4C1D-F289-412F-9B82-CCDADA02064C