淺析建設(shè)工程項(xiàng)目履約過(guò)程中的證據(jù)管理

摘要：建設(shè)工程項(xiàng)目履約過(guò)程中權(quán)利義務(wù)關(guān)系復(fù)雜，一旦發(fā)生糾紛，往往審理期限長(zhǎng)，需要投入大量的人力、財(cái)力。施工企業(yè)在糾紛中的請(qǐng)求權(quán)或抗辯權(quán)基礎(chǔ)源于法律的規(guī)定或當(dāng)事人的約定，請(qǐng)求權(quán)或抗辯權(quán)所依據(jù)的法律事實(shí)需要提供證據(jù)加以證明。證據(jù)一般情況下只能來(lái)源于項(xiàng)目履約過(guò)程中，日后很難進(jìn)行補(bǔ)充、完善。這樣的客觀現(xiàn)實(shí)，要求施工企業(yè)不僅要重視施工質(zhì)量、安全、進(jìn)度等項(xiàng)目履約活動(dòng)，也要重視項(xiàng)目履約過(guò)程中的證據(jù)管理。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程項(xiàng)目履約;證據(jù)管理

1引言

我國(guó)建設(shè)工程施工市場(chǎng)屬于賣(mài)方市場(chǎng)，施工企業(yè)為了承包工程，往往會(huì)簽訂權(quán)利義務(wù)不對(duì)等的合同。基于此，在發(fā)生糾紛時(shí)，施工企業(yè)往往是主張權(quán)利的一方，舉證責(zé)任大于建設(shè)單位。民事訴訟或仲裁首先是查清案件事實(shí)，其次是適用法律。查清案件事實(shí)是適用法律的前提，查清案件事實(shí)需要當(dāng)事人完成證據(jù)的舉證、質(zhì)證一系列訴訟活動(dòng)。作為負(fù)有舉證責(zé)任的一方，只有舉證證明己方的訴請(qǐng)或反駁對(duì)方的抗辯所依據(jù)的法律基礎(chǔ)規(guī)范的構(gòu)成要件[1]，達(dá)到法律規(guī)定的民事訴訟證據(jù)高度蓋然性的證明力，使法官形成“內(nèi)心確信”，才能完成己方的舉證責(zé)任。證據(jù)是法律糾紛的基礎(chǔ)，是證明法律事實(shí)的依據(jù)。證據(jù)形成于項(xiàng)目履約過(guò)程中，事后很難進(jìn)行補(bǔ)充、完善。目前，項(xiàng)目管理人員法律意識(shí)、證據(jù)管理意識(shí)較為薄弱，更加注重施工實(shí)體，輕視項(xiàng)目履約過(guò)程中的證據(jù)管理，導(dǎo)致項(xiàng)目履約過(guò)程中的證據(jù)管理混亂，在發(fā)生糾紛時(shí)，因無(wú)經(jīng)得起質(zhì)證的證據(jù)而承擔(dān)敗訴的后果。高發(fā)、頻發(fā)的建設(shè)工程糾紛，嚴(yán)格的司法環(huán)境，提醒著施工企業(yè)，要重視項(xiàng)目履約過(guò)程中的證據(jù)管理，防范法律糾紛風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)自身合法權(quán)益。

2證據(jù)的來(lái)源

2.1證據(jù)的概念

證據(jù)，是指證明案件事實(shí)或者法律事務(wù)有關(guān)的事實(shí)存在與否的根據(jù)。[2]民事訴訟法規(guī)定了八類(lèi)民事訴訟證據(jù)，分別為當(dāng)事人的陳述、書(shū)證、物證、視聽(tīng)資料、電子數(shù)據(jù)、證人證言、鑒定意見(jiàn)、勘驗(yàn)筆錄。

2.2項(xiàng)目履約過(guò)程中證據(jù)的來(lái)源

項(xiàng)目履約過(guò)程中的證據(jù)是指能夠作為證據(jù)證明案件事實(shí)或法律事務(wù)有關(guān)的事實(shí)存在與否的各種履約資料，即證據(jù)來(lái)源于項(xiàng)目履約過(guò)程中的履約資料。不發(fā)生訴訟時(shí)，項(xiàng)目履約資料就是項(xiàng)目的基礎(chǔ)管理資料，記載項(xiàng)目履約過(guò)程。發(fā)生糾紛，需要向法院或仲裁委提交證據(jù)時(shí)，履約資料就轉(zhuǎn)化為證據(jù)，發(fā)揮證據(jù)的效力。

2.3項(xiàng)目履約過(guò)程中證據(jù)的種類(lèi)

建設(shè)工程項(xiàng)目施工時(shí)間長(zhǎng)、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，所形成的資料種類(lèi)繁多，根據(jù)建設(shè)工程項(xiàng)目履約階段及民事證據(jù)的相關(guān)規(guī)定，將能夠作為建設(shè)工程糾紛的主要證據(jù)大致作以下劃分：

書(shū)證：是指通過(guò)文字、圖形、符號(hào)等所表達(dá)的思想內(nèi)容證明案件事實(shí)的證據(jù)，包括施工合同資料，如招投標(biāo)文件、合同文本及其附件、各種補(bǔ)充協(xié)議;紀(jì)要資料，如施工企業(yè)周例會(huì)、監(jiān)理周例會(huì)等各種專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要等;指令、通知資料，如發(fā)包方、監(jiān)理向施工企業(yè)發(fā)出的趕工、停工等各種指令、通知;施工進(jìn)度資料，如施工進(jìn)度計(jì)劃表、形象進(jìn)度表、實(shí)際進(jìn)度記錄等;圖紙、技術(shù)資料，如工程施工圖紙、地址勘探報(bào)告等;支付變更索賠資料，如預(yù)付款、進(jìn)度款結(jié)算報(bào)表、設(shè)計(jì)變更單、工程聯(lián)系單、索賠申請(qǐng)、簽證等;交接、驗(yàn)收資料，如隱蔽工程、分部工程、整體工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等;供材、租賃資料，如租賃合同、進(jìn)出場(chǎng)單證等;財(cái)務(wù)資料，如支付憑證、銀行回單、發(fā)票等。

物證：是指以外部特征、物質(zhì)屬性、存在狀況來(lái)證明案件事實(shí)的證據(jù)，如施工企業(yè)履行合同義務(wù)，移交給建設(shè)單位的建筑物、構(gòu)筑物以及施工現(xiàn)場(chǎng)的施工機(jī)械設(shè)備等。

視聽(tīng)資料：是指利用錄音、錄像、電子計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存的資料和數(shù)據(jù)，如在項(xiàng)目履約過(guò)程中往來(lái)的電話(huà)錄音、隱蔽工程關(guān)鍵部位的錄像等資料。

電子數(shù)據(jù)：是指以電子郵件、電子數(shù)據(jù)、聊天記錄、手機(jī)短信等在電子介質(zhì)中形成或存儲(chǔ)的信息。如QQ、微信聊天記錄截圖，往來(lái)電子郵件等。

鑒定意見(jiàn)：是指具有專(zhuān)門(mén)知識(shí)的人或機(jī)構(gòu)對(duì)民事案件專(zhuān)業(yè)性問(wèn)題出具的意見(jiàn)，如項(xiàng)目履約過(guò)程中發(fā)生工程造價(jià)糾紛，雙方當(dāng)事人自行委托或申請(qǐng)法院委托工程造價(jià)機(jī)構(gòu)出具的工程造價(jià)鑒定意見(jiàn)。

勘驗(yàn)筆錄：是指勘驗(yàn)人員對(duì)于案件爭(zhēng)議有關(guān)的現(xiàn)場(chǎng)、物品或痕跡等進(jìn)行勘查、檢驗(yàn)時(shí)所作的筆錄，例如對(duì)已完工程施工界面的劃分、固定筆錄。

3項(xiàng)目履約過(guò)程中證據(jù)管理現(xiàn)狀

3.1法律意識(shí)淡薄，證據(jù)管理意識(shí)差

施工企業(yè)在項(xiàng)目履約過(guò)程中更加注重工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全等履約活動(dòng)，仍舊沿襲“重施工、輕管理”的管理模式，不重視項(xiàng)目履約過(guò)程中工程、安全、財(cái)務(wù)、物資等基礎(chǔ)資料的收集、固定，導(dǎo)致在訴訟或仲裁中不能提供具有證明力的證據(jù)或提供的證據(jù)不能達(dá)到證明目的。

3.2證據(jù)固定、管理不規(guī)范

收集不及時(shí)。證據(jù)一般形成于法律事實(shí)發(fā)生時(shí)，事后很難補(bǔ)充、完善。施工企業(yè)處于建設(shè)工程產(chǎn)業(yè)的中下游，相較于建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位，為弱勢(shì)的一方。在發(fā)生工程價(jià)款增加等事實(shí)時(shí)，建設(shè)單位往往會(huì)以各種理由推諉，拖延簽收或不接收履約資料。項(xiàng)目管理人員也往往會(huì)因自身對(duì)風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不到位，從而忽視了證據(jù)的收集，導(dǎo)致庭審上處于被動(dòng)狀態(tài)。如發(fā)包方口頭指令進(jìn)行工程變更，施工企業(yè)未及時(shí)獲取補(bǔ)充的書(shū)面指令，發(fā)生糾紛時(shí)，施工企業(yè)承擔(dān)主張發(fā)生變更及具體變更工程量的舉證責(zé)任，因缺乏書(shū)面變更指令，需要收集其他能夠證明實(shí)際變更工程量的證據(jù)，加重了舉證責(zé)任。索賠依據(jù)是成功索賠的關(guān)鍵，施工合同對(duì)索賠的時(shí)限及程序約定明確。但是，實(shí)際施工過(guò)程中，項(xiàng)目管理人員可能基于未對(duì)合同進(jìn)行交底或者按照發(fā)包人要求于完工時(shí)再行報(bào)送變更索賠資料等原因，并未按照合同約定的期限向發(fā)包人提出索賠意向，則往往會(huì)失去索賠的權(quán)利。

簽字不規(guī)范。建設(shè)工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)人員繁雜，在項(xiàng)目履約過(guò)程中，未嚴(yán)格按照法律與合同規(guī)定簽署相關(guān)文件資料，各參建單位人員代表亂簽文件現(xiàn)場(chǎng)層出不窮。比如項(xiàng)目履約過(guò)程中與合同本身具有同等法律效力，在發(fā)生糾紛時(shí)可以直接請(qǐng)求增加工程價(jià)款的工程簽證也存在簽字混亂的情況。存在過(guò)程跟蹤審計(jì)的情況下，駐現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)人員對(duì)工程簽證并無(wú)簽字權(quán)。簽證的法律性質(zhì)相當(dāng)于施工合同的補(bǔ)充協(xié)議，無(wú)簽字權(quán)人簽署的簽證屬于效力待定的簽證，只有追認(rèn)后才為有效簽證。3143262A-C2F7-4428-B007-6266FA6EBC28

管理混亂。施工現(xiàn)場(chǎng)人員流失率高、調(diào)動(dòng)頻繁，項(xiàng)目部往往未制定履約資料管理制度，未設(shè)專(zhuān)人進(jìn)行管理。

4證據(jù)管理思路及固定技巧

4.1證據(jù)管理思路

4.1.1提高證據(jù)管理意識(shí)

意識(shí)決定行動(dòng)，行動(dòng)決定效果。提高證據(jù)管理意識(shí)，是做好證據(jù)管理的前提。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要具有風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判及證據(jù)管理意識(shí)，對(duì)可能發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)的履約資料進(jìn)行完整、全面、準(zhǔn)確的收集、保存。項(xiàng)目管理人員要了解證據(jù)收集、固定等知識(shí)，結(jié)合工程管理要求，做好項(xiàng)目履約過(guò)程中的證據(jù)管理。

4.1.2從源頭抓起，履約資料證據(jù)化

證據(jù)來(lái)源于項(xiàng)目履約過(guò)程中形成的各項(xiàng)履約資料，履約資料的雙重角色為證據(jù)管理提供了便利，也對(duì)我們項(xiàng)目管理人員提出了嚴(yán)格的履約資料規(guī)范化及履約資料證據(jù)化的要求。

首先，根據(jù)項(xiàng)目履約不同階段的實(shí)際履約情況，對(duì)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)判，并及時(shí)、全面、完整的固定履約資料，對(duì)履約資料證據(jù)化。我國(guó)的建設(shè)工程基本建設(shè)程序包括立項(xiàng)決策、勘察設(shè)計(jì)、建設(shè)準(zhǔn)備、施工準(zhǔn)備及實(shí)施、竣（交）工驗(yàn)收、后評(píng)價(jià)等階段。[3]施工企業(yè)一般參與包括建設(shè)工程的招投標(biāo)、施工、竣（交）工驗(yàn)收等階段，不同階段可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)不同，形成不同的項(xiàng)目履約證據(jù)。項(xiàng)目管理人員在不同履約階段應(yīng)注意保存不同階段的履約資料。

其次，了解履約資料證據(jù)化的要求。施工企業(yè)一般設(shè)置臨時(shí)的項(xiàng)目部對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行管理，項(xiàng)目部進(jìn)一步設(shè)置安全、工程、合同、財(cái)務(wù)等部門(mén)，配備專(zhuān)職人員，具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目履約各項(xiàng)活動(dòng)，各部門(mén)在履行部門(mén)職責(zé)過(guò)程中形成項(xiàng)目履約資料。各個(gè)部門(mén)的資料具有其自身的專(zhuān)業(yè)性，履約資料證據(jù)化的具體要求不同。項(xiàng)目管理人員需具備一定的證據(jù)管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也應(yīng)及時(shí)咨詢(xún)專(zhuān)業(yè)人士，確保證據(jù)的真實(shí)性、合法性、關(guān)聯(lián)性與證明力。

最后，證據(jù)化項(xiàng)目履約資料需與項(xiàng)目履約進(jìn)程相結(jié)合，結(jié)合項(xiàng)目履約實(shí)際情況，做好證據(jù)管理，并不能脫離于項(xiàng)目履約之外，增加項(xiàng)目履約成本。

履約資料證據(jù)化可以在事前防范化解糾紛，發(fā)生糾紛時(shí)，法務(wù)人員根據(jù)對(duì)方當(dāng)事人的訴請(qǐng)所依據(jù)的法律基礎(chǔ)規(guī)范確定己方的抗辯意見(jiàn)，并根據(jù)己方的抗辯意見(jiàn)所依據(jù)的法律基礎(chǔ)規(guī)范的構(gòu)成要件從證據(jù)化的履約資料中識(shí)別出個(gè)案中能夠證明案件事實(shí)的證據(jù)，無(wú)須事后補(bǔ)充證據(jù)，提高了工作效率，且很多履約資料事后無(wú)法形成，即使形成，也可能會(huì)因不符合證據(jù)資格要求，從而無(wú)法證明案件事實(shí)。

4.2證據(jù)固定技巧

施工企業(yè)項(xiàng)目管理人員要做好項(xiàng)目履約過(guò)程中的證據(jù)管理需具備一定的證據(jù)固定保存技巧，以便及時(shí)、準(zhǔn)確的收集、固定證據(jù)。

謹(jǐn)慎對(duì)待微信等聊天記錄。由于微信、QQ使用的普及性，目前在訴訟或仲裁中作為證據(jù)使用的頻率也越來(lái)越高。但由于其真實(shí)性與關(guān)聯(lián)性難以確認(rèn)，往往需要其他證據(jù)佐證，形成完整的證據(jù)鏈條才能達(dá)到證明目的。但即使如此，項(xiàng)目管理人員也要重視聊天記錄的內(nèi)容，及時(shí)固定對(duì)己方有利的信息，也要謹(jǐn)慎對(duì)待發(fā)送的消息，不要留下對(duì)己方不利的信息。

明確簽字權(quán)人，拒絕無(wú)簽字權(quán)人簽署文件。項(xiàng)目管理人員應(yīng)根據(jù)合同約定，明確各項(xiàng)履約資料的簽字權(quán)人，拒絕無(wú)簽字權(quán)人簽署履約資料。

做好會(huì)議簽到、文檔收發(fā)記錄。對(duì)于往來(lái)文件，明確簽收人及簽收時(shí)間，做好收發(fā)記錄。對(duì)于各參建單位就專(zhuān)門(mén)性問(wèn)題召開(kāi)的專(zhuān)題性會(huì)議，應(yīng)做好會(huì)議簽到，如有必要，及時(shí)傳簽。

靈活利用錄音、拍照、錄像的方式，及時(shí)、準(zhǔn)確地固定證據(jù)。對(duì)于一些緊急、臨時(shí)性的口頭指令，可以采取錄音的方式，對(duì)指令內(nèi)容進(jìn)行固定，以便于日后及時(shí)要求建設(shè)單位出具書(shū)面文件或發(fā)生糾紛時(shí)使用。對(duì)隱蔽工程、窩工、停工待料等現(xiàn)場(chǎng)情況進(jìn)行拍照、錄像，保存現(xiàn)場(chǎng)記錄，可以更直接、全面的反應(yīng)案件事實(shí)。

采取法律手段，確保證據(jù)效力。對(duì)于項(xiàng)目履約過(guò)程中的重大事件，如現(xiàn)場(chǎng)長(zhǎng)時(shí)間停工待料，日后需要進(jìn)行索賠的，可以公證證據(jù)保全過(guò)程，確保現(xiàn)場(chǎng)記錄的真實(shí)性。如發(fā)生建設(shè)單位推脫或不簽收工程價(jià)款結(jié)算單、竣工結(jié)算資料等情況時(shí)，施工企業(yè)可以及時(shí)進(jìn)行郵寄證據(jù)保全公證，對(duì)郵寄資料的內(nèi)容、寄出、簽收等過(guò)沖進(jìn)行保全，以達(dá)到送達(dá)的目的。

5結(jié)論

證據(jù)是訴訟或仲裁的靈魂。當(dāng)發(fā)生法律糾紛案件時(shí)，原被兩造在法官心中的天平中是平等的。在原被兩造針對(duì)案件要件事實(shí)分別舉證時(shí)，法官心中的天平根據(jù)雙方的舉證左右搖擺，直至達(dá)到法官“內(nèi)心確信”，天平高的一方則取得勝訴。因此，施工企業(yè)只有在項(xiàng)目履約過(guò)程中樹(shù)立證據(jù)管理意識(shí)，建立證據(jù)管理思路，強(qiáng)化證據(jù)管理能力，在法律糾紛案件中充分舉證、質(zhì)證，才可切實(shí)有效維護(hù)自身合法權(quán)益。

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作者簡(jiǎn)介：劉榮榮，（1993.3-），女，漢族，天津武清，大學(xué)本科，助理級(jí)，研究方向：公司法務(wù)。3143262A-C2F7-4428-B007-6266FA6EBC28