高校設(shè)備采購的風(fēng)險(xiǎn)分析與防范

朱 娜，張兆國

（上海交通大學(xué)分析測試中心，上海 200240）

0 引言

在國家建設(shè)雙一流大學(xué)的背景下，高校在教學(xué)科研設(shè)備方面的投入逐年增加［1-2］。如何更好地做好設(shè)備采購，最大限度地發(fā)揮投資效益，合理配置有效資源，做好設(shè)備采購的風(fēng)險(xiǎn)識別和防范至關(guān)重要。近幾年為了更好地服務(wù)學(xué)校科研，分析測試中心（以下簡稱“中心”）作為學(xué)校的大型儀器共享平臺，承擔(dān)了大量大型設(shè)備的采購工作，2017 年完成設(shè)備采購金額近1 億元，招標(biāo)采購一次成功率為100%，相關(guān)儀器設(shè)備已經(jīng)完成到貨驗(yàn)收并順利投入使用，在設(shè)備采購方面積累了一些較好的經(jīng)驗(yàn)。

1 高校設(shè)備采購的特點(diǎn)

高校是傳道授業(yè)解惑的場所，高校設(shè)備的采購需求主要來源于人才培養(yǎng)和科研創(chuàng)新［3-4］，高校設(shè)備購置具有以下特點(diǎn)［5-9］：高校設(shè)備的采購主體通常是設(shè)備使用人，即院系或?qū)嶒?yàn)室老師，而非招標(biāo)辦或設(shè)備處人員。這些老師對于儀器的功能較為熟悉，但是對于儀器的性能指標(biāo)、供應(yīng)商、采購流程以及招標(biāo)辦法等都不甚了解。而由于教學(xué)科研的需要，計(jì)劃采購儀器設(shè)備的專業(yè)性和前沿性要求較高，直接導(dǎo)致可以提供相應(yīng)設(shè)備的供應(yīng)商偏少，甚至是單一來源采購或者需向廠家定制。這兩點(diǎn)使得高校的設(shè)備采購迥異與其他單位的設(shè)備采購。

2 高校設(shè)備采購的風(fēng)險(xiǎn)分析

高校設(shè)備的采購流程通常為：前期調(diào)研→可行性論證→撰寫招標(biāo)文件→開評標(biāo)→中標(biāo)公示→簽署采購合同→到貨→安裝驗(yàn)收。中心在近幾年的設(shè)備采購中，通過不斷探索，發(fā)現(xiàn)高校設(shè)備的采購風(fēng)險(xiǎn)主要集中在以下幾個(gè)方面。

2.1 前期調(diào)研

因?yàn)楦咝ＴO(shè)備的采購主體主要是院系或?qū)嶒?yàn)室的老師，他們的本職工作較重，如果對設(shè)備采購不夠重視，就會(huì)導(dǎo)致設(shè)備采購的前期調(diào)研不充分。甚至部分老師主觀上對部分供應(yīng)商有偏愛，對其他儀器廠商同類產(chǎn)品的性能指標(biāo)、技術(shù)特色、應(yīng)用范圍、配件情況、優(yōu)缺點(diǎn)等方面了解不夠深入，直接導(dǎo)致不能采購到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的設(shè)備。

2.2 可行性論證

可行性論證主要對該設(shè)備采購的可行性和必要性進(jìn)行論證，這一環(huán)節(jié)對調(diào)研不充分、論證不合理的項(xiàng)目直接退回或要求重新論證。同時(shí)，也可以對儀器設(shè)備的實(shí)際需求、型號選擇、同類儀器和技術(shù)指標(biāo)的比對、市場競爭格局等加以嚴(yán)格考察。如果可行性論證不被重視，或流于形式，就不能起到應(yīng)有的效果。

2.3 招標(biāo)文件編寫

招標(biāo)文件是招投標(biāo)的重要依據(jù)［10-12］。實(shí)驗(yàn)室老師通常對招標(biāo)法規(guī)等了解程度不夠，很容易發(fā)生招標(biāo)文件中需求描述不清楚、技術(shù)指標(biāo)不明確、重要指標(biāo)不合理或綜合評分法不合規(guī)等問題，導(dǎo)致不能準(zhǔn)確、合理地反映實(shí)際需求，甚至引起供應(yīng)商的質(zhì)疑［13］，造成負(fù)面影響。此外，評審時(shí)評審專家無法有效地比對投標(biāo)文件，評標(biāo)效果不好，采購質(zhì)量就很難保證。

2.4 采購合同簽訂

采購合同簽訂時(shí)，沒有認(rèn)真核對招投標(biāo)文件的技術(shù)條款和商務(wù)內(nèi)容，出現(xiàn)規(guī)格不詳、配套附件遺漏、質(zhì)保期不符、售后承諾不完整等問題，很容易出現(xiàn)拖延到貨、驗(yàn)收不通過、責(zé)任不明、售后無法兌現(xiàn)等問題，最終導(dǎo)致設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)質(zhì)量和使用效率不高。

除了以上所提的設(shè)備采購風(fēng)險(xiǎn)，還存在采購時(shí)間過短、采購方式不合適、設(shè)備重復(fù)購置等其他風(fēng)險(xiǎn)。

3 高校設(shè)備采購的風(fēng)險(xiǎn)防控原則

為了盡可能降低設(shè)備采購風(fēng)險(xiǎn)，中心把預(yù)防關(guān)口前移，建立了設(shè)備采購的風(fēng)險(xiǎn)防控原則。

3.1 集體參與原則

在大型儀器設(shè)備采購過程中，始終堅(jiān)持集體參與原則。前期調(diào)研時(shí)成立調(diào)研小組，共同參與供應(yīng)商溝通交流和市場調(diào)研工作，共同選取合適的樣品進(jìn)行儀器考察，集體撰寫招標(biāo)文件，共同討論確認(rèn)招標(biāo)條款，多人參加開評標(biāo)，集體審核采購合同。此外，由中心或?qū)W校組織多位專家進(jìn)行可行性論證和招標(biāo)。發(fā)揮集體的智慧，多人參與決策，確保設(shè)備采購的合理可靠。

3.2 公開透明原則

中心堅(jiān)持采購公開透明的原則，①設(shè)備采購全過程通過中心多人參與的方式，實(shí)現(xiàn)采購內(nèi)容和設(shè)備要求的公開透明，②每年年初在中心網(wǎng)站上公示當(dāng)年設(shè)備采購計(jì)劃，以便供應(yīng)商提前了解并與中心溝通。設(shè)備招標(biāo)、開評標(biāo)和中標(biāo)公示等信息全部公布在中心或?qū)W校招標(biāo)辦網(wǎng)站，讓盡可能多的潛在供應(yīng)商都能參與競爭、角逐，以獲得更加優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和技術(shù)服務(wù)，全面提升采購質(zhì)量和效率。

4 高校設(shè)備采購的風(fēng)險(xiǎn)防控對策

根據(jù)以上風(fēng)險(xiǎn)分析和防控原則，結(jié)合中心設(shè)備采購的實(shí)際工作情況，總結(jié)歸納出了一套高校大型設(shè)備采購的風(fēng)險(xiǎn)防控對策。

4.1 設(shè)備采購制度化

針對高校大型儀器設(shè)備采購的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，加強(qiáng)高校儀器設(shè)備采購管理，制定了“分析測試中心大型儀器設(shè)備采購管理方法”。在設(shè)備采購過程中，全面規(guī)范高校大型儀器設(shè)備采購的各個(gè)環(huán)節(jié)，覆蓋采購申請、需求調(diào)研、可行性論證、設(shè)備招標(biāo)、簽訂合同、付款、開箱驗(yàn)收等各方面，同時(shí)加強(qiáng)全過程監(jiān)督，充分發(fā)揮制度在預(yù)防和懲治設(shè)備采購中商業(yè)賄賂方面的保證作用，使采購工作變成真正的陽光采購。

4.2 采購流程規(guī)范化

根據(jù)“分析測試中心大型儀器設(shè)備采購管理方法”，制定了“分析測試中心大型儀器設(shè)備采購檢查表”，由調(diào)研小組、所在平臺主任和中心設(shè)備管理員對采購檢查表逐項(xiàng)簽名確認(rèn)，從而全面規(guī)范采購流程。采購檢查表中詳細(xì)列舉了設(shè)備采購各個(gè)環(huán)節(jié)需要注意事項(xiàng)，如前期調(diào)研應(yīng)包含設(shè)備查重、供應(yīng)商考察、樣品測試等，招標(biāo)文件中的加星條款和評標(biāo)方法是否合理，在合同簽署時(shí)兩級審批以確保型號規(guī)格和中標(biāo)型號一致、配套附件無遺漏、商務(wù)條款一致，驗(yàn)收含到貨、開箱、技術(shù)指標(biāo)驗(yàn)收等。通過做細(xì)做實(shí)各項(xiàng)設(shè)備采購流程，切實(shí)推動(dòng)設(shè)備采購工作的科學(xué)化和規(guī)范化，使得中心高質(zhì)量、高水平地完成設(shè)備采購工作。

4.3 采購培訓(xùn)常態(tài)化

采購工作政策性、法律性、技術(shù)性都要求比較高，因此對于設(shè)備采購人員的素質(zhì)有較高的要求。“制之有衡，行之有度”，①通過開展警示教育，促使采購人員增強(qiáng)法制觀念，不斷強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識和底線思維。②組織專業(yè)化采購培訓(xùn)，邀請招標(biāo)采購專家到中心宣講招標(biāo)法規(guī)、介紹設(shè)備采購流程，全面宣貫采購制度和流程，以指導(dǎo)采購人員，提高采購實(shí)效。通過不定期地組織中心內(nèi)部的調(diào)研采購體會(huì)和心得交流會(huì)，進(jìn)一步提升采購水平，最終保證設(shè)備采購的公正和效率。

4.4 購前調(diào)研精細(xì)化

購前調(diào)研是儀器設(shè)備采購過程中的重要環(huán)節(jié)［14-15］。擬購置設(shè)備的前期調(diào)研必須細(xì)致而深入，調(diào)研小組首先應(yīng)盡可能詳細(xì)地調(diào)研同類設(shè)備在校內(nèi)外配置情況、使用率、目前狀況和未來可能的使用效益等方面，通過深入具體的縱橫比較，對該設(shè)備采購的必要性進(jìn)行全方位的確認(rèn)。其次調(diào)研小組應(yīng)盡可能多地了解不同的儀器廠商的情況，了解不同廠商同類產(chǎn)品的性能指標(biāo)、技術(shù)特色、應(yīng)用范圍、配件情況、優(yōu)缺點(diǎn)，國內(nèi)外使用情況（如工作性能、故障率等）、價(jià)格，供應(yīng)商的售后服務(wù)和應(yīng)用支持等情況，并選取合適的樣品對相應(yīng)設(shè)備進(jìn)行考察。只有調(diào)研小組做到全面掌握，才能真正確認(rèn)該臺設(shè)備采購的必要性和可行性，才能采購到符合需求的設(shè)備。

4.5 招標(biāo)條款標(biāo)準(zhǔn)化

設(shè)備采購實(shí)際上是“產(chǎn)品+服務(wù)”的采購。供應(yīng)商提供的設(shè)備安裝調(diào)試、技術(shù)培訓(xùn)、維修維護(hù)等售后服務(wù)部分是設(shè)備采購特別需要關(guān)注的內(nèi)容。中心要求“中標(biāo)供應(yīng)商應(yīng)在30～90 d內(nèi)（除國定假日）完成儀器安裝調(diào)試工作，500 萬元以上儀器應(yīng)在90 個(gè)工作日內(nèi)完成安裝調(diào)試工作。特殊儀器設(shè)備可適當(dāng)延長安裝調(diào)試時(shí)間，但應(yīng)在安裝初期告知用戶”，以避免安裝時(shí)間無限制延遲。中心還對到貨期、驗(yàn)收、質(zhì)保期、維修、違約等常見有爭議的條款高度重視，通過群策群力，建立了相關(guān)技術(shù)、商務(wù)方面的標(biāo)準(zhǔn)化條款。統(tǒng)一規(guī)范招標(biāo)文件和采購合同，為設(shè)備采購提供了根本保證。

4.6 運(yùn)行反饋長效化

中心制定了“分析測試中心大型儀器設(shè)備驗(yàn)收管理方法”，詳細(xì)規(guī)定了到貨、開箱、靜態(tài)和動(dòng)態(tài)驗(yàn)收條款，要求必須依據(jù)招投標(biāo)文件、合同條款對設(shè)備技術(shù)參數(shù)等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。無法通過驗(yàn)收的設(shè)備將要求供應(yīng)商及時(shí)退換貨，必要時(shí)追究供應(yīng)商的法律責(zé)任。在設(shè)備投入使用后，持續(xù)監(jiān)控設(shè)備的使用、故障、維修、維護(hù)等相關(guān)情況。將同類型的設(shè)備驗(yàn)收和運(yùn)行情況，反饋至相關(guān)調(diào)研小組，真正做到設(shè)備采購閉環(huán)管理，為設(shè)備采購工作的順利開展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)（見圖1）。

圖1 設(shè)備采購的反饋機(jī)制

5 結(jié)語

高校的大型儀器設(shè)備采購，兼具政策性和技術(shù)性要求，涉及校內(nèi)多個(gè)部門，如何設(shè)置合理的采購需求，選擇最優(yōu)采購方案，并且在一定時(shí)間內(nèi)完成，這是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。中心通過長期以來形成的一系列風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識和采購經(jīng)驗(yàn)，制定了“分析測試中心大型儀器設(shè)備采購管理方法”“分析測試中心大型儀器設(shè)備驗(yàn)收管理辦法”“分析測試中心大型儀器設(shè)備招標(biāo)文件檢查表”和“分析測試中心大型儀器設(shè)備采購指導(dǎo)性條款”，對于建設(shè)好高校分析測試中心，更好地發(fā)揮大型儀器的作用，為學(xué)校和社會(huì)發(fā)展作貢獻(xiàn)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

在近幾年的采購過程中，中心發(fā)現(xiàn)部分專業(yè)儀器供應(yīng)商偏少，采購中缺少競爭，不易形成公平合理的價(jià)格。甚至在某些特定領(lǐng)域，部分國際儀器巨頭形成市場支配地位，采購方的權(quán)益被大幅壓縮，造成國家和采購單位的經(jīng)費(fèi)損失，建議國家開展儀器設(shè)備行業(yè)的反壟斷調(diào)查，并采取有效措施，確保國家采購利益。