智能化辦公家具特征的推演研究

■田云飛，李光耀 Tian Yunfei & Li Guangyao

(浙江農林大學工程學院，浙江杭州 311300）

1 基于辦公條件下未來辦公形態的變化

辦公形態是指事物在一定辦公條件下的表現形式。其中條件可以理解為環境、技術、人因、政治、社會、生態等因素下產生的現象。在條件的限制下隨著時代的變化導致相應的辦公形式發生變化，從而歸納出未來辦公形態的特點。關于辦公形態的條件主要分為外部條件、組織形態、人為意識三方面，其影響辦公行為的程度層層遞進，并由此可以總結出具有代表性的具體條件。

辦公的外部條件是影響辦公形態的重要載體，包括辦公設備、辦公位置與空間及辦公環境。辦公的組織形態由辦公中的等級關系、工作框架和企業管理組成，主要包括組織形式、基本工作單位、內部交流方式、外部交流方式、信息傳遞方式、工作重點、工作模式與流程、工作時間、工作內容和公司價值觀。辦公中的人為意識是以辦公人員為行為主體，并隨著其內心需求而變的行為，最為典型的就是自我價值觀與辦公理念，且其他條件都會受到人為意識的變化而變化。

辦公形態是在以上歸納的具體條件下的表現形式，由于自身帶有時間性，所以會造成新舊辦公形式的變化，導致辦公形態的需求更新。根據這些新的需求，可以總結出未來辦公形態的指向，分別為以下幾點。

辦公結構扁平化：現代社會的開放環境下，辦公人員需要脫離傳統的管理模式與交流規則，轉變為扁平式的平級關系從而滿足自我價值。信息快速地流動下，辦公人員需要組團來應對突如其來的變故與問題。在網絡不斷的延伸下，為了提高快捷與便利的工作交流方式，虛擬辦公團隊成為時代的產物。因此扁平化是在自我價值下，辦公效率下，信息交流下必然產生的辦公結構。

辦公模式虛擬化：由于辦公理念的變化，越來越多的工作開始實行辦公時間和辦公地點不受管理者限制的辦公管理模式。由于網絡的快速發展，辦公開始依賴于電子設備，所以交流、打卡、通知、會議等辦公行為也開始使用信息化模式。因此虛擬化包含辦公管理模式和辦公行為模式兩個方面。

辦公職位細分化：在信息智能化的背景下，工業社會到服務業為主的經濟結構社會的轉型期間，社會分工更加明確，工作種類更加寬泛。在網絡化與外部交流的影響下，新形式的職位也開始出現。因此細分化是在工作種類不斷增加與明確的基礎上形成的。

辦公空間靈活化：在以人為本的背景下，辦公人員需要自己的空間但是又不能脫離群體。由于新的辦公職位的出現（如聯合辦公），導致辦公空間需要適應不同職業的轉變。因此靈活化是以滿足個人、團隊、職業等不同條件形成下的辦公空間。

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■圖1 交互模塊置入辦公家具

■圖2 交互模塊在團隊交流中的應用

■圖3 采集模塊置入辦公家具

■圖4 交互模塊進行久坐提醒功能

■圖5 傳動模塊內部結構調節

■圖6 傳動模塊外部結構調節

辦公生活一體化：在智能化的背景下，通過相關技術實現在物理空間中辦公的健康與舒適。由于新形式辦公的出現（如SOHO辦公），可以通過網絡滿足在家辦公，是工作與生活場景的融合。因此一體化有兩種表現方式，一種是通過智能化將生活化的事物實現在工作中，另一種是在其他生活化的場景空間中可以辦公。

通過對未來辦公形態特點的歸納，交代辦公的背景與具體變化，為推演過程找到連接點，為智能化辦公家具特征奠定基礎。

2 智能化辦公家具交互化特征的推演過程

智能化辦公家具的交互化是指辦公人員之間、辦公人員與辦公家具、辦公家具之間通過網絡的環境進行互聯的行為，其中辦公家具作為互動媒介來實現交互化的特征。

2.1 通過智能化辦公家具實現辦公人員之間的交互化

根據自我價值觀、辦公理念、組織形式、基本工作單位、內部交流方式、外部交流方式、信息傳遞方式、工作重點、工作模式與流程、工作時間、工作內容、工作地點、辦公設備13個辦公條件，歸納得到辦公結構扁平化、辦公職位細分化、辦公生活一體化的未來辦公形態特點下的5個細分，分別為自我價值下的扁平化、辦公效率下的扁平化、信息交流下的扁平化、新型職位引起的細分化、信息服務下生活場景辦公化，并由此總結出人與人通過辦公家具進行交互化的特征，從而完成推演過程。

從辦公人員的價值角度出發，辦公人員渴望跨過管理者直接交流參與決策。因此辦公交流的規則發生了變化，從傳統的直線型交流模式到扁平化的平級交流模式，使得辦公人員之間的交流沒有隔閡。在信息社會快速發展下，面對突如其來的辦公任務與決策變化，需要團隊化或其他更加高效率的形式來應對，因此傳統辦公中的內部與外部交流方式開始變化，辦公地點與辦公時間也變得更加靈活，SOHO等新的辦公形式也開始涌現。并且在網絡的連接下，云團隊的形式解決了這些無障礙交流。所以未來的辦公家具要滿足這種虛擬團隊即時交互的需求，辦公家具如果可以代替常規虛擬通信作為終端進行交互，就可以從根本上解決相關的問題。而智能化下的語音系統實現了人與人之間的語音互動，嵌入式系統完成了人對產品的控制，所以智能化辦公家具需要內置交互模塊與控制模塊，如辦公桌本體內嵌入控制系統且桌面置入電腦顯示屏（圖1），然后在網絡下與其他辦公人員進行會議開展、方案探討等虛擬交流（圖2）。

2.2 辦公人員與智能化辦公家具之間的交互化

根據自我價值觀、辦公理念、組織形式、基本工作單位、內部交流方式、外部交流方式、信息傳遞方式、工作重點、工作模式與流程、工作時間、工作內容、工作地點、公司價值觀、辦公設備14個辦公條件，歸納得到辦公結構扁平化、辦公模式虛擬化、辦公職位細分化的未來辦公形態特點下的5個細分，分別為自我價值下的扁平化、辦公效率下的扁平化、辦公管理模式與交流規則的虛擬化、辦公行為模式的虛擬化、職位多樣性引起的細分化，并由此總結出辦公家具與人進行交互化的特征，從而完成推演過程。

在時代的開放下，辦公人員與管理者的辦公理念發生了變化，辦公中更加關注辦公人員的身心健康。現代社會的工作模式與流程、工作內容、公司價值觀和個人工作價值觀的變化，導致了職位的多樣性。在網絡的大環境下，虛擬已經融入辦公行為的各個方面，處理相關工作都開始依賴于網絡技術以及電子設施。現實世界的社會網與虛擬世界的信息網開始融為一體，辦公人員可以直接應用網絡進行打卡、參加會議、傳遞信息等行為。這與傳統辦公的交互空間截然不同，無線網絡和信息技術改變了辦公人員與家具的交互方式，給辦公人員極大的便利。因此辦公人員需要與辦公家具建立聯系[2]。辦公人員不應該再適應辦公家具，而是滿足人性化下辦公家具適應人的需求。智能化更加成熟后其適應性成為了關鍵。這種適應性在從單純的數據采集到提取有用信息的關鍵跨越中起到了重要作用[3]。智能化意味著賦予產品視覺能力，讓其可以對目標進行識別、跟蹤和測量[4]。也就是通過智能化讓辦公家具認識人、了解人，然后站在人的角度替人思考，實現多元的辦公理念。因此智能化辦公家具可以通過采集與控制模塊實現對人的適應，如辦公桌側置入的相關傳感器與微型攝像頭（圖3）檢測辦公人員的健康狀況、距離位置以及身份職位等信息，然后桌內的嵌入式系統根據采集的相關信息給每個辦公人員建立個人數據庫并發出指令，使辦公家具的交互模塊和傳動模塊實現辦公人員所需所想，如交互模塊實現功能提醒（圖4），傳動模塊實現結構調節等（圖5-圖6）。

2.3 智能化辦公家具之間的交互化

■圖7 適應于團隊間交流的辦公場景

■圖8 適應于團隊中個人的辦公場景

■圖9 傳動模塊角度調節

根據辦公理念、內部交流方式、外部交流方式、工作重點、工作模式與流程、工作時間、工作地點、公司價值觀、辦公設備9個辦公條件，歸納得到辦公模式虛擬化的未來辦公形態特點細分，分別為辦公管理模式與交流規則的虛擬化和辦公行為模式的虛擬化，并由此總結出辦公家具之間進行交互化的特征，從而完成推演過程。

萬物互聯是信息化時代下的重要成果，并且在管理模式的虛擬化中，一切辦公事務智能化不再受制約。因此網絡可以應用到每個辦公家具中，讓每一件辦公家具都有自己的智慧并且可以像人一樣相互交流。智能化最高級的形式是自動、自學習和自感知，也就是可脫離人為控制進行活動并且帶有情感。因此產品需兼具“智商”與“情商”，這是設計發展的重要趨勢[5]。將冰冷的數據賦予人的溫度與情感，使智能化在辦公家具中更有趣味性，并且在這個過程中辦公家具可以進行自我學習與自主創新[6-7]。辦公家具通過自身的采集模塊發現其他辦公家具的行為模式，并進行分析模塊的判斷與實施，由控制模塊發出指令進行相關的行為模式變化來適應其家具的變化，使得辦公更加高效與便利，并且這些行為會自動更新在辦公家具內置控制系統的數據庫中，從而實現自我學習。

3 智能化辦公家具彈性化特征的推演過程

智能化辦公家具的彈性化是通過智能化手段讓辦公家具適應團體與個人對辦公空間的要求以及滿足職業帶來的辦公空間變化，其中辦公家具通過變換、組合、分割的形式達到彈性化的特征。

3.1 智能化辦公家具適應團隊空間的彈性化

根據自我價值觀、辦公理念、組織形式、基本工作單位、信息傳遞方式、工作模式與流程、工作內容、辦公位置與空間8個辦公條件，歸納得到辦公結構扁平化與辦公空間靈活化的未來辦公形態特點下的3個細分，分別為自我價值下的扁平化、辦公效率下的扁平化、保證空間私密與共享的靈活化，并由此總結出辦公家具需要適應團隊空間的彈性化特征，從而實現推演過程。

在新時代背景下與新工作理念下，與傳統的固定和無分割形式的辦公空間不同，辦公的位置與空間需要適應辦公人員。辦公人員希望的辦公模式是在認真思考時有一個封閉空間，在休息時又可以與他人互動互聯。這就需要空間的分割更為科學與合理，實現空間的靈活性。在扁平化結構成為未來方向的情況下，讓大的空間開放、小的空間獨立是需求之一，小的空間需要互通是需求之二。辦公結構的扁平化將取代上下級的管理制度，空間內的交流在辦公中的重要性越來越顯著，導致傳統辦公家具不能滿足團隊化的辦公需求。智能化使得產品從靜態變為動態，則需要通過控制系統的指令調控傳動系統實現產品的變換，也就是說在智能化進行“思考”后讓它的“肢體”可以在情境下滿足不同的行為。因此需要智能化辦公家具具有空間分割與組合的能力，滿足同一空間中同團隊在面對不同狀態時的適應。即在智能化的驅動下辦公家具模塊進行快速重組，使辦公人員快速進入自己的工作狀態[8]。這需要辦公家具內置的傳動模塊滿足場景交互，如辦公桌的內置控制模塊會發出指令使桌腳滑輪旋轉和桌面相關結構旋轉，進行組合，且合并成為一個桌面（圖7），然后進行團隊間的無障礙討論交流。會議或討論結束后通過傳動模塊滿足團隊中個人辦公的需要（圖8）。

3.2 智能化辦公家具適應職業的彈性化

根據自我價值觀、內部交流方式、外部交流方式、工作重點、工作模式與流程、工作時間、工作內容、工作地點、公司價值觀、辦公設備、辦公位置與空間11個辦公條件，歸納得到辦公職位細分化與辦公空間靈活化的未來辦公形態特點下的3個細分，分別為職位多樣性產生的細分化、新型職位引起的細分化、保證空間適應職業需求的靈活化，并由此總結出辦公家具需要適應職業轉換的彈性化特征，從而完成推演過程。

在傳統的大環境下，工作內容單一，職位相似，工作理念缺乏，這些都是由于辦公人員對工作職位認識的不清晰。在信息智能化的背景下，經濟結構社會的轉型期間，工作職位的細分成為必然趨勢。在網絡化的環境下，外部交流的方式發生變化，舊的職業已經不能滿足人們的需求，需要借助智能化來進行職位的創新，許多新興行業開始延伸。在智能化與網絡化的背景下，出現了共享辦公與聯合辦公的新模式。這種模式是對空間與時間的一種設想，所服務的是來自不同公司或組織團體[9]。多個企業對各自的員工安排彈性的辦公位置、辦公設備以及辦公時間。其工作自由度和休閑度較高[10]。不同企業員工間或者相同企業不同部門按照時間的不同共享一個位置或一個辦公空間。因此辦公家具應該細分化，即最理想的一對一設計，但這樣雖然很高效卻不夠靈活，且只能滿足單一職位的需求，這與未來辦公需求是相矛盾的。智能化賦予產品后，意味著產品可控，即智能化是多種形式可變換的前提，在無法解決多個單一問題時，智能化的手段剛好可以智能匹配來進行解決。可以加入智能化來實現辦公家具面對不同職業時的變換，通過傳動模塊實現辦公家具與辦公人員職業信息的匹配。辦公桌面內置的控制系統發出指令，讓安裝在智能化辦公家具上的傳動裝置進行結構上的升降與角度的變化滿足職業的要求（圖9）。

4 智能化辦公家具復合化特征的推演過程

智能化辦公家具的復合化是通過智能化的手段讓辦公人員可以感受到辦公、生活、娛樂的融合，其中辦公家具通過智能化的手段對家具結構的變化和家具功能的賦予實現復合化特征。

■圖10 休閑辦公空間

■圖11 辦公座椅的座面內置傳感器

4.1 智能化辦公家具滿足網絡下的復合化

根據自我價值觀、辦公理念、組織形式、基本工作單位、內部交流方式、外部交流方式、信息傳遞方式、工作重點、工作模式與流程、工作地點、辦公設備、辦公位置與空間、辦公環境13個辦公條件，歸納得到辦公結構扁平化、辦公模式虛擬化、辦公生活一體化的未來辦公形態特點下的3個細分，分別為自我價值下的扁平化、辦公行為模式的虛擬化、辦公場景生活化，并由此總結出在網絡中辦公家具需要滿足生活與工作融合的復合化特征，從而完成推演過程。

在信息化背景下，網絡技術給人帶來一種虛無感，雖工作效率變高，但使辦公人員之間的關系變得疏遠。另一方面，科技化的設備加入導致人與自然的脫節，讓辦公人員產生抵觸心理。因此設計的目的是讓人回歸大自然，在智能技術的大環境下，將光照、色彩、溫度和濕度等自然因素融入辦公環境中。智能化具有物體分析和模擬事物的能力，即智能化通過傳感與控制系統進行采集與分析，察覺到人的需求，并通過現在的電子設備植入解決相應的生態感覺問題。辦公家具可以通過一些仿生態的手段讓整個空間具有生機感，在智能化的幫助下可以調節濕度、溫度、光照等。同時整合視覺、觸覺等多通道交互方式能更好地滿足辦公人員的情感需求，使互動更自然[11]。與此同時智能化辦公家具可通過環境交互模塊實現局部感覺自調節。以光照條件為例，將光敏傳感器加入辦公桌的桌面與桌面擋板等多個區域，滿足充分感光的條件，并在擋板上端置入智能燈。光敏傳感器接收周圍的環境光線進行分析，從而判斷人的視覺感受，然后控制系統發出指令讓智能燈產生相應的變化。

4.2 智能化辦公家具滿足空間內的復

合化根據自我價值觀、辦公理念、組織形式、基本工作單位、信息傳遞方式、工作重點、辦公位置與空間、辦公環境8個辦公條件，歸納得到辦公結構扁平化、辦公空間靈活化、辦公生活一體化的未來辦公形態特點下的3個細分，分別為自我價值下的扁平化、保證空間私密與共享的靈活化、辦公場景生活化，并由此總結出在空間內辦公家具需要滿足生活與工作融合的復合化特征，從而實現推演過程。

辦公人員需要舒適休閑的環境，釋放壓力，張揚個性。它是一種休閑與辦公相結合的形式，具有開放式的公位、配備娛樂設施、運動健身設施、走廊沙發等各種休閑的擺放，也可以在區域內交流等，營造一種愉悅的氛圍[12]（圖10）。在開放的辦公時代，辦公家具需要保障員工的隱私、舒適、健康以及日常生活時的習慣。而智能化就是一種貼合人的行為，通過控制系統使傳動裝置在不同情況下產生不同的應對，其形式是無感且無縫銜接的。在辦公疲勞時，辦公家具通過內置的控制系統使相關的運動結構從隱藏變為顯現，如隱藏在辦公椅內部的腳踏結構，在辦公椅內部控制系統的指令下通過傳動模塊完成顯現然后進行身心的鍛煉，達到放松的目的。在日常生活中通過桌面、椅面等位置內置的感應器（圖11）采集辦公人員的生理健康狀況，然后辦公家具內置的控制系統完成對人體的科學評估，并下達指令調節座面高度、桌面傾角等，從而實現健康辦公[13]。

5 結語

從辦公形態的概念出發，將其條件歸為外部條件、組織形態、人為意識三方面，從中具體分出16種具有代表性的條件，并通過時間的推移得出新舊辦公形式的變化，其指向了未來辦公形態。依據辦公條件、辦公形態、辦公家具的層層推演可以得出智能化辦公家具的特征，包括交互化、彈性化、復合化三方面以及分支下的7個具體的推演過程和解釋。從而肯定了未來辦公形態的特點與指向是完成智能化辦公家具特征研究的關鍵，其特征的推演方式也為以后智能化辦公家具的設計提供了新思路和新形式。