淺議檔案管理中的電子檔案管理

陳龍

摘要：隨著新時(shí)代數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展，文件管理中的電子文件管理已逐漸實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理模式的替代，并得到了業(yè)界的廣泛認(rèn)可。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理到電子文件管理模式，在現(xiàn)代檔案管理工作中，電子檔案管理功能越來越完善，為企業(yè)檔案管理的發(fā)展提供現(xiàn)代技術(shù)支持。本文筆者以自己的工作經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，芻議檔案管理中的電子檔案管理。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子檔案管理

中圖分類號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：（2021）-7-259

電子檔案就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息的存儲(chǔ)方式，相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，電子檔案的優(yōu)勢(shì)非常明顯：一方面，電子檔案的存儲(chǔ)與保存都是在計(jì)算機(jī)硬盤或者移動(dòng)硬盤當(dāng)中，不僅存儲(chǔ)空間巨大，而且查閱檔案的操作非常簡(jiǎn)單，而且計(jì)算機(jī)硬盤或者移動(dòng)硬盤體積小、易攜帶，能夠隨時(shí)隨地進(jìn)行查閱。另一方面，電子檔案在信息處理的速度上要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，因?yàn)殡娮訖n案可以快速進(jìn)行提存和轉(zhuǎn)檔，并且能夠針對(duì)同類信息進(jìn)行有效分類歸納;但是紙質(zhì)檔案必須通過人工的方式進(jìn)行解決，所以電子檔案在檔案管理之中的應(yīng)用效率非常高。

一、電子檔案的基本要求

（一）完整性。電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機(jī)構(gòu)不同，制言語主、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同;由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同：由于專業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識(shí)、技能、方法的標(biāo)準(zhǔn)亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來文件、審批文件、評(píng)審驗(yàn)收文件，經(jīng)常處于滾動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)整理歸檔，可能會(huì)使信息資料失散，造成檔案不完整。特別是電子管理部門立體交叉，工作人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，管理形式多樣，也會(huì)導(dǎo)致電子檔案的不完整，針對(duì)以上情況，我們必須提高認(rèn)識(shí)，端正態(tài)度，采取有效措施，確保電子檔案的完整性。

（二）原始性。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實(shí)變虛”致使“原始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲(chǔ)存的過程中，它既是原始的，又是復(fù)制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時(shí)必須保證電子檔案的原始性。

（三）真實(shí)性。電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會(huì)留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實(shí)性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率會(huì)高于傳統(tǒng)檔案。

（四）安全性。電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會(huì)直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問題，吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）由于電子檔案管理是通過計(jì)算機(jī)的應(yīng)用來實(shí)行的，這便大大地提高了人們的工作效率。現(xiàn)如今，信息化技術(shù)高速發(fā)展，利用電子檔案管理便免除了人們立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了檔案管理工作的效率。

（二）電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久。通常情況下，紙質(zhì)檔案必須在一定的環(huán)境和條件下才能保存得好，并且，必須靠手工去進(jìn)行歸檔和貯存，這便存在著損壞紙質(zhì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)，更加容易造成檔案的缺失。

（三）電子檔案管理還能更好的保證檔案的保密性質(zhì)。保存電子檔案的工具是計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)并沒有感情色彩，只會(huì)遵照被設(shè)計(jì)的保密程序而運(yùn)行，但是保存紙質(zhì)檔案的媒介是人類，人為因素很容易致使檔案泄露。

（四）電子檔案使得檔案的質(zhì)量管理工作能夠做得更好。傳統(tǒng)的檔案的質(zhì)量管理是要依靠人去做的，因此，必然會(huì)有很多人為因素在其中，而電子檔案管理是依靠計(jì)算機(jī)被設(shè)計(jì)的自動(dòng)化程序來進(jìn)行運(yùn)營的，這樣就能更好地提高電子檔案的質(zhì)量管理工作和工作效率，從而保障了電子檔案的時(shí)效價(jià)值。

三、提高電子檔案管理質(zhì)量的有效措施

（一）加強(qiáng)電子信息檔案安全管理系統(tǒng)。首先要建立電子信息檔案管理保障機(jī)制，嚴(yán)格按照管理規(guī)范進(jìn)行管理和操作。其次要完善電子信息檔案管理系統(tǒng)的軟件和硬件設(shè)施，采用訪客權(quán)限來保障電子檔案的管理和操作。及時(shí)更新防火墻，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)于病毒的抵御能力，檢查系統(tǒng)安全漏洞，保證電子檔案信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)安全管理。

（二）完善電子檔案管理機(jī)制。只有加強(qiáng)電子信息檔案管理工作的保障制度建設(shè)，才能積極提高管理效果。首先，一定要建立完善的電子檔案管理工作制度管理體系，加強(qiáng)電子檔案管理工作的規(guī)范性，做到電子檔案管理工作貫徹落實(shí)有制度保障。其次，要統(tǒng)籌兼顧電子檔案管理工作管理體系，加強(qiáng)各部門之間協(xié)調(diào)和密切配合，形成全面、立體的電子檔案管理工作管理戰(zhàn)線，做到發(fā)現(xiàn)問題解決問題，爭(zhēng)取在出現(xiàn)問題之前就全面解決。同時(shí)要簡(jiǎn)化管理流程，提高電子檔案管理工作管理的工作效率，更好地確立電子檔案管理工作的地位，保證電子檔案管理工作的順利開展。

（三）提高電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先要重視電子檔案管理的重要性，積極轉(zhuǎn)變思想觀念，明確電子檔案的地位，對(duì)于電子檔案管理工作的順利開展，必須要設(shè)立專項(xiàng)的資金用于引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和先進(jìn)人才。加大對(duì)于電子檔案管理工作的財(cái)政補(bǔ)貼，幫助電子檔案管理工作更新技術(shù)和設(shè)備，提高電子檔案管理質(zhì)量。電子檔案管理工作的主要目的就是在日常管理的過程中及早發(fā)現(xiàn)存在的問題，而不是在發(fā)現(xiàn)問題之后去解決。

四、結(jié)語

電子檔案管理取代傳統(tǒng)的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會(huì)因此變得更加簡(jiǎn)單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關(guān)鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術(shù)，做好電子檔案管理工作，發(fā)揮電子檔案管理優(yōu)勢(shì)的最大化，來提升信息時(shí)代的電子檔案管理工作效率。

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