淺談醫(yī)院基建審計檔案內部控制

●曲 靜 張永卿

抓質量首先要抓內部控制，兩者之間的關系就像是兩軍對壘時“兵馬未到，糧草先行”，做好了后勤保障工作，才更有利于戰(zhàn)斗的勝利。所以說每一項工作的高質量完成都離不開好的制度做支撐，環(huán)節(jié)與環(huán)節(jié)之間的環(huán)環(huán)相扣，承上啟下，不但是對工作的指引，同樣也會減少工作人員出錯的機會，有效避免工作中存在的風險。內部控制是相對于外部監(jiān)督而言的，內部控制做到位，外部監(jiān)督也就相應輕松些，為什么要借用外部監(jiān)督部門對本單位本部門本崗位進行監(jiān)督呢？監(jiān)督什么呢？為什么要監(jiān)督呢？當然是通過外部監(jiān)督部門發(fā)現(xiàn)本單位本部門在工作中存在的風險防控點。長時間在一個崗位工作，自以為對本崗位的工作很了解，流程很熟悉，自然而然在思想上就會有所松懈，外部監(jiān)督部門力量的介入，就是來發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有情況存在的風險點。那這樣的話，我們作為本部門本崗位的工作人員為何不能先把自身定位為外部監(jiān)督部門的相關人員來評估、測評本崗位工作每一個環(huán)節(jié)上存在的風險點呢，本著“雞蛋里挑骨頭的”精神，找找本崗位工作的風險，再提出相應的措施。內部控制的本質不就是要控制風險么，那么找風險就是做好內部控制的重點。通過查閱內部控制的概念，發(fā)現(xiàn)內部控制是為合理保證單位經營活動的效益性、財務報告的可靠性和法律法規(guī)的遵循性，而自身檢查、制約和調整內部業(yè)務活動的系統(tǒng)。內部控制不僅僅只限于經濟活動中，而是貫穿各項工作始終的。隨著經濟發(fā)展的大踏步前進，為了更好地為患者提供良好的就醫(yī)環(huán)境，醫(yī)院也在不斷地開創(chuàng)新的就醫(yī)局面，相應地院內建設也隨之而來，免不了要搞基建或修繕工程，本著成本效益原則，內部審計部門對醫(yī)院基建及修繕工程開展全過程審計工作，在工作前、中、后期收集相關資料，匯總成冊，形成一對一的基建審計檔案。如何提高檔案的有效性和高質量呢，這就需要加強基建審計檔案的內部控制。

一、基建審計檔案管理現(xiàn)狀

由于基建審計檔案的收集整理存在其獨特性，因此，需要建立一套適用于基建審計檔案管理的流程及其相配套的管理制度。筆者所在的山西省腫瘤醫(yī)院開展修繕、修建審計工作多年，審計檔案資料收集伴隨審計工作始終。修建修繕項目在開工前會對項目的預算進行初審，最初評估項目要花費的金額，項目在進行過程中會階段性抽查工程量及物件采購金額，項目基建完畢后，將預算與結算進行對比審查，結算審查完畢后書寫審計報告，由領導審批后報財務部門付款，許多資料都要在相應的流程中獲取。如修建修繕項目請示、報批資料，預算書、工程量計算資料、結算書、審計報告等。基建審計檔案涉及工程的立項、設計、勘察等等，作為一個基建項目的建設單位，在對一個基建項目進行開工立項時，先要通過醫(yī)院的院務會通過，然后針對該項工程上報資料進行立項審批，得到批準后才會循序漸進的進行下一步工作，那么基建項目在上項目前從科室申報到院務會開會通過這些過程中，對開會的資料就要有相應的內部控制，因為要把握這些資料的可靠性，檔案是以一個基建項目為歸檔單元的，是用數據、圖紙，文字真實的紀錄醫(yī)院建設項目的建設過程，它的資料保存展現(xiàn)了醫(yī)院每個階段的發(fā)展過程。

二、存在的問題

1．基建審計檔案管理流程不規(guī)范，制度存在缺陷。基建審計檔案管理這項工作不同于其他檔案管理，不能將常規(guī)工作流程套用在基建審計檔案管理上來。有些醫(yī)院多根據自己的理解進行基建審計檔案的管理。缺乏科學性與系統(tǒng)性及專業(yè)基建檔案管理框架，缺少統(tǒng)一管理模式與標準，檔案收集不規(guī)范，一些資料存在可收可不收的狀態(tài)，有很大的隨意性，導致收集檔案資料不全面。形成檔案后，借閱過程中存在管理銜接不到位的情況，造成檔案的破損或丟失，喪失了檔案應有的價值。

2．基建審計檔案管理人員專業(yè)能力和自身素質還有待提高。存在檔案管理人員本身就不是專職做檔案工作的，更談不上是基建審計檔案管理工作了。基建審計檔案管理對管理人員具有一定要求，要明白基建審計檔案要收集的資料有哪些，管理人員本身要了解到基建施工會經歷哪些過程，在這些過程中會發(fā)生什么樣的情況及所需要什么樣的資料，說到底就是對工民建和項目造價這些方面有一定的了解，這樣才能更好地收集到有用的資料。現(xiàn)在檔案管理人員在理論水平、文化程度、綜合素質等方面存在一定的差距。醫(yī)院對臨床一線醫(yī)護人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)技能的培訓頻繁，有在醫(yī)院內進行的各種各樣專業(yè)講座，也有到外省外院進修的，旨在提高醫(yī)護人員理論水平和專業(yè)素質，更好地為患者服務。但對檔案管理人員各方面水平的提升有些不足，導致檔案管理人員專業(yè)知識沒有更新的機會，如同井底之蛙般墨守成規(guī)地用之前所學到的知識與工作中自己總結出的經驗進行工作，全然不知外面世界的變化與發(fā)展，眼界沒有打開，知識面沒有開闊，與現(xiàn)行醫(yī)院不斷深化改革的需求之間的差距越來越大。

3．基建審計檔案缺乏信息化管理。當今時代是一個科技日新月異的時代，數字化、信息化發(fā)展越來越快，新形勢下要對檔案信息化建設的認識和使用逐步加強，但在信息化管理方面，醫(yī)院還存在較大的差距。基建審計檔案信息化建設與管理是檔案管理適應醫(yī)院發(fā)展的需求，也是提升檔案管理工作水平的重要手段，檔案管理的信息化在很大程度上節(jié)省了人力，節(jié)約了檔案查閱時間，減少了檔案堆放的數量，提高了工作效率。

因此，要在基建審計檔案管理的各個流程上搞好內部控制，提高檔案質量，為相關信息使用者提供更好的參考。

三、加強內部控制，提高基建審計檔案的質量

1．明確歸檔范圍，把握全局，以小見大。“不積跬步，無以致千里。”一個基建審計項目的檔案要做細、做好是要從最小的事情開始做起的。一個審計項目有時不是單純只有土建或是安裝等，而是都包括在內，審計檔案資料種類的收集是跟著基建項目進行的，資料種類多而復雜，有隱蔽的、原始的、重新簽證的、后來補充的，項目中的每個環(huán)節(jié)進行到哪里，資料就要收集到哪里，因為只有這樣才不會出現(xiàn)審計檔案資料的遺漏，因為一旦在某個環(huán)節(jié)沒有收集到資料，再補是有困難的。因此，要從每一個小的細節(jié)入手，只有把這些小事全部做好，這樣就能把整個審計項目資料收集好。

2．重視階段性資料收集，加強核驗，保證真實、完整，使內部控制系統(tǒng)化、規(guī)范化。收集基建審計檔案資料是一項很重要的基礎性工作，也是一項繁瑣的工作，資料不僅內容多、數量大，表格樣式多種多樣，每項工程從開始到結算都要經過提案、論證、報批等等環(huán)節(jié)，如果檔案管理人員不了解情況，不及時收集歸檔，文件材料會容易分散，最終找不到。在進行工程項目審計中，原始資料一般先是由相關部門管理人員收集，審計人員從相關管理部門管理人員中取得資料，在一個項目結束后，審計人員收集到的資料匯總到審計部門檔案管理人員處，進行分類匯總，按照內部控制制度的要求對收集到的審計基建項目審計資料進行評估，判斷所收集到的審計資料的有效性。因此要從相關部門收集第一手資料的及時性進行有效的內部控制，督促科室人員及時去收集。內部控制的重點除了要求收集資料的及時外，還要求所收集到的資料的真實與可靠，只有這樣才是一份可用的資料，才會為以后的工作提供有價值的幫助。既然基建項目審計檔案的歸檔整理是先通過相關部門先完成，那么就應該加強與醫(yī)院檔案部門的密切配合，共同監(jiān)督，對項目檔案資料嚴格把關，保證圖紙資料完整性，使之不丟失、不遺漏，做好項目前期資料整理核實工作，力求后期對項目審計后資料歸檔達到真實、準確、資料齊全。

3．收集資料整理軟件要做細做實。基建審計檔案管理人員就與基建單位中的資料員是一樣，在工作中檔案管理人員可以使用基建單位中常用的資料收集整理軟件，這樣在一定程度上可以起到事半功倍的效果。基建項目審計檔案管理工作是一項繁瑣的工作，需要檔案管理人員要相應地懂一些基建方面的知識，而且對檔案業(yè)務熟悉，同時要具備較高的理論修養(yǎng)，職業(yè)道德和奉獻精神。檔案管理人員要注重經常學習相關的法規(guī)，在有條件的情況下進行業(yè)務交流，通過互相交流發(fā)現(xiàn)工作中存在問題，不斷規(guī)范檔案歸檔范圍，提高工作效率，更好地從工作實際出發(fā)加強內部控制。

4．開展基建項目檔案收集整理跟蹤測評。要建立健全內部控制制度，通過對審計過程前、中、后跟蹤測評，及時實現(xiàn)收集到資料的及時性、完整性和有效性。在項目審計過程中會召開碰頭會議，在會議中，相關部門人員參與，會幫助檔案管理人員整理收集會議記錄，并且發(fā)現(xiàn)在收集資料過程中遇到的情況，與相關部門進行有效溝通，通過一段時間的跟蹤測評后，將情況匯總，將發(fā)現(xiàn)的情況與存在的漏洞進行匯報，通過大家的共識共同建立行之有效的內部控制制度。建立內部控制制度不是為制約或限制檔案管理人員的正常工作，而是通過制度更好地將檔案系統(tǒng)化，規(guī)范化。

5．大力推進基建檔案的信息化，提高工作效率。在檔案資料收集過程中，要追隨審計步伐進行資料收集，積極推進基建檔案的信息化，提高工作效率。從現(xiàn)在檔案管理信息化的大環(huán)境的角度著眼基建審計檔案信息化，建立與健全應從整體出發(fā)，以縱向和橫向兩個方面為基準點進行基建審計檔案整理。縱向主要是以基建單位為標準，基建單位從進入到離開都應到審計部門登記，計算機上主要記錄基建單位在此期間所進行的各個項目有哪些，醫(yī)院主管基建單位的部門是誰；橫向主要是以年限為標準，記錄每年發(fā)生的基建項目有哪些、以及與項目有關的基建單位名稱、項目送審部門、項目報價、審結金額等內容。通過縱向和橫向兩方面記錄，形成基建審計檔案匯總，將多年來基建審計檔案匯編成冊，通過一本冊子就能知道在哪年有什么樣的工程，以及與此工程相關的內容，這樣大大提高了檔案調閱的效率。

6．加強基建審計檔案信息化內部控制。檔案信息化的管理包括檔案工作的各個環(huán)節(jié)，主要是抓好檔案的科學化、規(guī)范化、標準化管理這三方面互相促進、相互作用。由于基建審計檔案的數字量大，我們要有針對性地將這些數字記錄在計算機中，方便以后查閱。隨著科技迅速發(fā)展，大數據時代到來，基建審計檔案已從單純手工模式走向信息化模式，在這樣的情況下，加強圖文音像資料的保存，防止被盜或丟失，對這些資料在電腦上的保存進行定期檢查，登記備忘錄，提高審計檔案質量。

基建審計檔案管理工作是一項長期復雜的工程，基建審計檔案是醫(yī)院檔案管理體系中的一類，檔案管理人員要以主動、積極、周到的工作態(tài)度來收集相關資料，只有收集到價值高的資料，基建審計檔案價值才會凸顯出它的重要性，為醫(yī)院項目建設的發(fā)展作出貢獻。