精細化管理在醫院檔案管理中的應用分析

潘 霖

（重慶市涪陵中心醫院人力資源科，重慶 408000）

隨著社會經濟的發展，我國近幾年醫療水平顯著提升，而醫院的相關管理工作水平也獲得了較大的提升[1]。在檔案管理工作中，多數醫院開展了相關創新，并對精細化管理模式進行了大力推進，極大地提升了檔案管理的工作效率。精細化管理可對用戶的感受予以充分考慮，可促使生產者對用戶想法進行了解，避免不必要的工作步驟，從而提高工作效率[2]。通過將此種模式應用在醫院檔案管理中，這可實現你工作的大數據規范分析，可明顯提升管理效率和工作水平[3]。本文對象以20名檔案管理者為例，將其管理的200份檔案按照不同時段方法分為2組（各組100份），即探討了在醫院檔案管理中應用精細化管理的效果，現作下述闡述：

1 資料與方法

1）資料。對象以20名檔案管理者為例，將其管理的200份檔案按照不同時段方法分為2組（各組100份），其中2019年1-12月為精細化管理前（設參照組）和2020年10-12月精細化管理后（設為研究組）。兩組管理者均為同一批，其中6例男性、14例女性；年齡區間20-42歲，統計均值（30.2±7.5）歲。兩組檔案信息經統計處理發現差異較小（P>0.05），可比。

2）方法。參照組為常規檔案管理法，即在檔案室內放置醫院檔案，并不定期進行查找。而研究組為精細化管理法，具體為：（1）精細化歸檔管理：在醫院檔案歸檔管理中，因部分醫院缺乏重視，產生了較多的問題，若不及時處理這些問題，則會嚴重影響醫院的整體管理工作。因此首先對醫院檔案實施精細化歸檔管理，要對管理者樹立正確的理念進行管理，按照相應的標準開展相關管理工作。根據醫院實際情況整理檔案，確保歸檔合理化和科學化。對不同檔案采取分類管理，確保不損壞，不丟失。建立大數據庫，電子化記錄所有檔案，以便歸檔管理。不斷革新歸檔工作，醫生歸檔能力，從而保證檔案管理效率。（2）建立健全管理制度：在推動精細化檔案工作過程中，還需完成配套的管理制度健全和制定，以快速建設精細化檔案管理，促進相關工作有序推進。在制定管理制度的過程中，需結合醫院實際情況，密切配合有關部門對制度進行建立和完善，主要涉及《本案材料歸檔制度》、《保管制度》、《檔案工作保密制度》等。建立這些制度之后，則可對、調取使用方式、檔案管理規范、管理流程進行明確，以利于更好的管理日常工作中的檔案，并能加速推進細化管理醫院檔案工作的進度。建立和健全制度之后，還需提出相應獎懲制度，嚴肅處理違反相關制度的人員，以防后續工作發生類似事件。在管理制度中，嚴格遵守者給予相應獎勵，以不斷提升管理者的主動性和自覺性。（3）增強法制意識：在推進精細化檔案管理工作時，醫院還需不斷增強全部醫務人員的相關法規意識，督促全體人員對相應法律法規嚴格遵守。在醫患糾紛、相關會議、學術討論、醫學的會談中，要求在滿足《檔案法》的前提下開展。在對檔案管理制度進行健全和建立的過程中，需避免違法錯誤，注意參考相關法律法規。同時對管理者的法律意識不斷進行培訓，做好相關督查工作，以減少法律錯誤。

3）評價指標。比較2組檔案保存情況（包括使用提取和資料齊全等。）及檔案管理者滿意率（工具為自制調查問卷，評估結果分為分值100分，分為不滿意（<60分）、一般（60-89分）、滿意（>90分）等三個選項。）。

4）分析數據。所得數據由專業人員分析處理，工具為SPSS22.0統計軟件，計量、計數等資料分別用、t檢驗數據差異，分別用“?”和（%）表示，當P<0.05時，統計差異滿足要求。

2 結果

1）對比2組檔案保存情況。表1中所示，2組對比2組檔案保存情況的統計結果表明研究組更優，統計差異滿足要求（P<0.05）。

表1 對比2組檔案保存情況[例（%）]

2）對比2組檔案管理者滿意率。表2中所示，2組對比2組檔案管理者滿意率的統計結果表明研究組更優，統計差異滿足要求（P<0.05）。

表2 對比2組檔案管理者滿意率[例（%）]

3 討論

在開展各項醫院相關工作時，信息內容發揮著重要作用，隨著醫療工作的不斷增多，醫院積攢的檔案數量龐大，采取何種措施有效管理這些檔案，這成為醫院管理工作中的重要內容。所有患者在接受治療時，都需建立病例檔案，以便于醫生開展治療和做好相關記錄[4]。在日常管理工作中，檔案管理者需要管理和記錄這些檔案，并將相關內容做詳細記錄。醫院檔案十醫院與外界聯系的重要方式，也便于醫院開展這個工作，采取有效措施加以管理尤為重要。通過在醫院檔案管理中實施精細化管理模式，該模式可不斷提升檔案管理力度和管理效率，還可建立和完善相關的管理制度，可督促工作人員嚴格執行的流程和規范，并樹立嚴格的法律法規意識，從而保證檔案管理的有效性和正確性[5-6]。本文結果顯示，2組對比2組檔案保存情況及檔案管理者滿意率的統計結果表明研究組更優，統計差異滿足要求（P<0.05）。可見，在醫院檔案管理中應用精細化管理發揮著極大的優勢和作用。

綜上，在醫院檔案管理中應用精細化管理的效果顯著，即可對檔案資源予以有效保存，且可提升管理者的滿意度和工作效率，可做進一步推廣借鑒。