文件管理多面手——Docu man

俞木發

1.文件歸類更簡單

在Windows 7中，通過“庫”組件就可以很方便地歸類整理文件，但Windows 10默認隱藏了該組件。不過我們可以借助Documan引入的“類”的概念來歸集文件，實現類似“庫”組件的效果。以將辦公文件歸集在一個“類”中為例，啟動Documan（https：∥www.Winsoftware24.com/documan.html）后點擊“Add new category”，新建一個名為“辦公”的類，接著選中它并點擊“Add new file”，將需要歸類整理的文件依次添加到此。操作完后在“Files”下拉列表中就可以看到這些文件，點擊它即可自動調用系統默認的關聯程序打開（圖1）。

2.文件搜索更高效

通過上述的方法，我們可以將位于不同位置的文件歸集到同一個“類”或不同的“類”中。如果想在其中找到包含某些文字的文件，只需點擊圖1所示窗口中的“Find”按鈕，在打開的窗口中輸入文件所包含的關鍵詞（如未寫選題）并點擊“OK”按鈕，然后在彈出的窗口中選擇搜索類型為“Document Text”，即可快速找到所需的文件（圖2）。

3.文件加密或解密更方便

如果要加密一些比較重要的文件，我們可以點擊圖1所示窗口左上角的菜單按鈕并選擇“Settings”，在打開的窗口中點擊添加新密碼，然后按提示設置一個訪問Documan的密碼（可以防止其他人打開該程序解密文件）。接著返回圖1所示的界面，在“Files”下拉列表中選擇準備加密的文件，再點擊“Encrypt/Decrypt document”，在打開的窗口中點擊上方的加鎖圖標即可（圖3）。

這樣在加密文件所在的目錄中就會自動生成一個后綴為“.ec”的加密文件，為了避免出錯，加密完后可以點擊解鎖圖標執行一次解密操作，確認沒有問題后再次加密該文件并刪除原始文件即可（圖4）。