新時期檔案現代化管理數字化策略和探析

丁潤峰

摘? 要：新時期內，傳統的信息管理工作需要朝向現代化、數字化的方向創新，才能令信息管理工作與現代化的檔案應用需求實現有效對接。基于此，該文首先對新時期檔案現代化管理建設的價值定位進行分析，以此確認檔案現代化管理的建設方向與基本需求。其次對檔案現代化管理數字化策略的建設要點進行探究。最后則以基本需求和建設要點為依據，基于收錄階段內、管理階段和應用階段，對具體的檔案現代化管理數字化策略進行探析。

關鍵詞：檔案管理? 檔案信息? 數字化檔案管理? 探析

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2021）02（b）-0042-03

Digital Strategy and Analysis of Modern Archives Management in the New Era

DING Runfeng

（Cangzhou Hospital of Integrated Traditional Chinese and Western Medicine， Cangzhou， Hebei Province， 061001? China）

Abstract： In the new period， the traditional information management work needs to be innovated in the direction of modernization and digitization so as to realize the effective connection between the information management work and the modern file application requirements. Based on this， this paper first analyzes the value orientation of the construction of modern management of archives in the new period so as to confirm the construction direction and basic needs of archives modernization management. Secondly， the paper explores the key points of the construction of digital strategy of archives modernization management. Finally， based on the basic needs and construction points， the collection stage， management stage and application stage， the specific digital strategy of archives modernization management is analyzed.

Key Words： File management; File information; Digital file management; Analysis

檔案是人們保存有效信息的重要載體，對檔案進行有效、安全的管理，是社會及國家穩定發展的必要步驟。新時期內，伴隨網絡信息技術的高速發展，信息的存貯有了更加便利、高效、安全的選擇。檔案管理也需要步入現代化、網絡化的發展狀態中，從而有效提升檔案管理與檔案服務工作的整體質量和效率。但傳統的檔案管理模式都是以紙質檔案為主，從實體到非實體的管理過渡，存在一定的風險。因此，新時期內要實現檔案的現代化、數字化管理，就需要結合具體的檔案管理需求，以及檔案管理創新需求，對具體的數字化管理要點進行分析，繼而得出更具針對性的管理策略。

1? 新時期檔案現代化管理建設的價值定位解析

1.1 可高度符合時代發展的必然需要

國內信息技術不斷發展，信息處理的效率也在技術的輔助下得到了進階式升級。而當服務水平提升后，人們對于工作效率的整體要求也逐漸上升。整個社會的運行模式都得到了通徹改造，而傳統的工作模式也必須要與現代技術結合，才能與新時代內社會運行的應需速率達成一致。檔案管理也稱為檔案工作，主要工作任務就是對檔案信息進行保存、管理，并提供對應的信息服務。檔案管理是國家檔案事業的最基本，也是最核心的工作內容，與人們的生產生活密切相關。換言之，檔案管理是一個大概率不會被淘汰的工作，且在每個時期內有著不容忽視的積極作用。因此，在新時期社會運行模式得到現代化改造的整體背景下，工作效率的升級必然會提升人們對檔案管理效率的基本要求。故而，新時期內對檔案管理進行現代化、數字化建設，高度符合時代發展的必然需要，應該得到檔案管理人員的高度重視。

1.2 可有效升級檔案管理的安全性

傳統的檔案管理大多是以實體管理為主，也就是在一定的空間內，對紙質的檔案資料進行保存。雖然本質上人們可以通過加強安保的方式，充分保障檔案資料的取用安全。但紙質資料本身就存在一定的貯存危險性，一旦環境的溫度、濕度出現了反常的變化，紙質資料就極易被損壞，更不要說水災、火災等大型意外事故存在的負面影響了。但當檔案管理能夠實現現代化的改造時，檔案將同時以實體化和數字化的兩種方式呈現，并分別在實體空間內和互聯網空間內貯存。即使現實生活中出現了一些意外事故，檔案的完整性和真實性也可以被充分維護。同時，網絡密鑰的使用還能夠縮減人力成本的輸出。只要檔案管理部門能夠提升網絡環境內的監管水平和安全性，部門便可以縮減人力監管的成本，令資源可以流向服務層面，在不額外輸出資源的情況下提升檔案服務的整體質量。

1.3 可充分提升檔案服務的整體質量

檔案服務基本指的是對檔案信息的取用。通常而言，為了保障檔案取用的安全性，工作人員會對取用者的身份、取用的目標、作用的單位及事件進行充分的調查。整個過程需要查閱和驗證的信息較多，且人力檢查難免會存在一定的疏漏。但當檔案管理能夠實現現代化、數字化的改造時，取用者在一般情況下無需再前往檔案管理處進行調取。只需要通過線上的檔案管理平臺，通過驗證身份的方式便能夠快速完成審核。而網絡審核可以通過電子水印、身份驗證等一系列防偽方式，快速高質地核查來訪者的身份，更能夠快速有效地辨明身份造假、虛假材料等違規問題，并將違規資料加以記錄。這種信息處理、信息核查方面的整體效率，遠超于人工處理的效率。因此，新時期內對檔案管理進行現代化建設，能夠充分提升檔案服務的整體質量。

2? 檔案現代化管理數字化策路的建設要點

2.1 管理程序及步驟的充分“數字化”

從上文研究的檔案管理現代化建設的價值定位來看，對其進行現代化建設的根本目的，就是要提升其整體的效率，令檔案管理工作能夠與新時期內其他由數字化策略驅動的工作內容，實現效率上的高度匹配。由此來看，檔案管理工作便不能夠在某個上進行現代化改造，而是要從整體的視角入手，將檔案管理的每個程序、每個步驟都進行充分的數字化改造。才能真正實現對檔案管理觀念、方法、模式的完善更新。同時，與檔案管理工作對接的其他工作，也需要完成對數字化端口的建設。爭取在一個工作團隊內部，實現以數字化為媒介的工作高效化對接。這是因為假設某一個工作內容并未實現數字化改造，那么數字化信息到該工作所負責的區域內時，便需要額外完成從數字化到實體化的信息轉碼。這無疑會拖慢工作處理的速率，反而令檔案管理的信息化建設失去了效率提升的積極作用。因此，必須實現充分的數字化，才能完成對檔案管理現代化的建設。

2.2 重視對數據庫的建設和應用

新時期內，信息技術的發展只是時代內其中一種新的變化。而另一種“新”，指的是大數據。信息技術的發展使得網絡環境內，信息生產的門檻降低。致使網絡環境中每時每刻都在產生大量的數據信息，這些數據信息整合構成了“大數據”這一概念。而檔案管理工作在完成現代化改造后，網絡環境內存在的檔案信息也會不斷增加。那么為了實現對巨量數據的有效管理和高效管理，就必須建構一個完善的數據庫。該數據庫不但要能夠妥善貯存巨量數據，更要能夠實現對數據的有效分類。該數據庫也應該具有與其他應用單位在網絡層面上對接的功能，這樣才能盡可能地實現對工作效率的整體性升級。

2.3 高度保障檔案信息的安全性

檔案信息不同于其他的信息類別，許多檔案對安全性、保密性的要求極高。這是因為檔案在一定程度上可以代表人的“生平”，是對人的狀態進行判斷的重要依據。例如，國家在處理就業、刑事等問題時，就會特別對檔案進行調取，從而對某個人或某個群體進行細致且有效的判斷。同時，檔案還可以證明一個人的某個身份或某個行為，一旦檔案丟失或被損壞、惡意修改，就會對其生活、工作造成不可預計的嚴重影響。因此，在檔案管理現代化建設的過程中，安全性必須成為重要的考量因素。檔案管理團隊可以將預算盡可能地放置在安全建設的過程中，同時也要積極提升檔案管理者的數字化信息素質。令他們能夠在安全的環境下，使用安全的手段去處理檔案信息。這樣才能在提升檔案服務效率的同時，有效保障檔案處理的安全性。且檔案管理團隊還應以現代化為思路，建設范圍全面、力度較強的管理制度，從而進一步保障檔案管理數字化改造的安全性。

3? 新時期檔案現代化管理數字化策略

3.1 收錄階段：完善采集，妥善編排分類

檔案管理團隊需要建構一個安全的檔案收錄與管理系統。該系統分為管理層、通用層兩個層級。普通的工作人員可以憑借身份驗證完成對檔案信息的收錄，但信息的調取則需要擁有更高的身份權限。在檔案信息的收錄階段，工作人員可以通過掃描、文本錄入、照片錄入等方式，將實體的檔案信息錄入計算機中。錄入期間，工作人員需要對圖像進行查閱和糾正，避免錄入的圖片出現黑邊、污漬等影響查閱質量的問題。再根據具體的檔案分類將信息置放到不同的管理空間內，并標好對應的搜索關鍵字，保證后期檔案查找能夠實現快速檢索。一般而言，檔案的錄入工作都是在特定時間內，統一完成對一批檔案的錄入。那么在依照一系列的方法實現數字化錄入后，建議工作人員要采用不同的標簽，對檔案進行有序的編排分類。

3.2 管理階段：實時監控，不斷完善與充實

通常而言，為了全方位實現對檔案信息的有效管理。一般會同時對實體檔案和數字檔案進行管理，且二者的管理要受到同樣的重視。對實體檔案的管理要采用外圍安全、內部溫度濕度和基本狀態的雙重管控，盡可能保證紙質資料的安全性。對數字檔案的管理，則需要利用安全的系統軟件來完成。數字化軟件也需要實時進行監控，監控重點分為兩點：一是要實時記錄每一個查閱檔案或采集檔案的用戶身份以及作用時間。二是要采用防火墻等技術，對非法來訪進行摒除和監控。一旦發現反常現象要立即進行記錄，供管理者們進行檢查。

3.3 應用階段：多級管控，確保檔案安全

檔案在被成功加工成數字檔案形式后，要通過局域網與政府的官方網站或系統建立聯通關系。如此一來，檔案信息不但可以在本地內進行檢索和查閱。政府人員需要調用檔案信息時，也可以直接在政府信息管理系統中調取相關的檔案信息。但調取期間，也需要通過身份核查。具有調取資格的身份，才能瀏覽和取用信息，而其他身份級別未達到標準要求的，則不具備查閱或調取的資格。閱讀和調用期間，網站將進行詳細的日志記錄，信息的傳輸也會通過加密信道進行運送，系統運行的安全性和高效率可以被有效保證。而一般民眾需要調取檔案信息時，可以通過官方網站通過身份證號或其他有效證件的號碼進行登錄，登錄后可查閱自己的身份信息。這種一對一的身份核驗，能夠最大程度保障檔案信息取用的安全性。

4? 結語

檔案管理現代化、數字化創新的目的，不僅僅是為了提升檔案管理的質量和效率。創新建設更是新時期內應對高速發展的必然舉措。同時，對檔案管理的信息化、數字化建設，也說明了國內絕大多數與檔案相關的工作內容，都已經基本完成了現代化建設。而檔案管理的創新，屬于后期的輔助性舉措。因此，檔案管理工作必須要建立時刻更新的觀念意識，要明確檔案管理創新的時代意義，明確創新以內的根本動因。繼而要基于檔案管理的基本步驟，逐一完成現代化更新，保證過程和步驟不遺漏、不疏漏。這樣便能通過現代化的技術改造，令檔案管理工作能夠更加穩定、高效地發揮信息服務功用。

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