關(guān)于新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考

朱曉東

摘要：由于我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代。在新時(shí)期中，事業(yè)單位的檔案管理要跟上信息時(shí)代的步伐。事業(yè)單位的檔案管理主要是用于數(shù)據(jù)信息的注冊(cè)來進(jìn)行其他服務(wù)的基礎(chǔ)性工作，檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，能為日后的決策階段提供良好的數(shù)據(jù)參考，進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展。本文對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考進(jìn)行了簡單的分析，希望對(duì)相關(guān)人士有所幫助。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路

1新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要性分析

1.1能夠突出檔案管理工作的價(jià)值

加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作，是為了更好地貫徹落實(shí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀和習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想，這就需要事業(yè)單位必須要緊跟新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的腳步，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展理念，更好地提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。對(duì)于事業(yè)單位來講，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革，保證數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)度，有利于對(duì)收集的工作資料進(jìn)行全面的劃分，更好地突出檔案管理的作用、價(jià)值，推動(dòng)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)自身高質(zhì)量發(fā)展。

1.2提高檔案利用率

管理人員在進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新時(shí)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)能對(duì)我國目前的檔案管理工作中存在的部分問題進(jìn)行有效規(guī)避，從而有效提高資源利用率。工作人員可以通過信息系統(tǒng)對(duì)資料進(jìn)行合理保存，并根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行重要程度的劃分，通過信息系統(tǒng)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行檢索。這樣的方式可以讓檔案調(diào)取工作變得更有效率，并且，還可以幫助使用人員根據(jù)自己的權(quán)限高低對(duì)檔案資料進(jìn)行相關(guān)信息的修改和調(diào)整，從而讓檔案資料的管理工作更具人性化和個(gè)性化。在進(jìn)行管理過程中，管理人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立管理系統(tǒng)，能讓工作更加科學(xué)、合理。因此，大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅能夠提高工作整體效率，還能提高其專業(yè)性，讓檔案管理更加專業(yè)化、合理化。

2新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路和方法

2.1制定和完善管理制度

完善的檔案管理制度在單位管理體系中是必不可少的，不能只是模仿或者照搬照抄，應(yīng)結(jié)合自身檔案管理工作的實(shí)際情況，先確定目標(biāo)方向，再制定管理制度，明確各級(jí)各部門職權(quán)范圍，使檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、統(tǒng)一化。在檔案管理中，要認(rèn)真做好材料的形成、收集、整理等積累工作，根據(jù)檔案是否需要永久性保存進(jìn)行分類集中統(tǒng)一管理，將永久性保存的檔案移交給檔案室，不屬于永久保存的材料由各各系部、各辦公室管理，確保不出差錯(cuò)。檔案的分類、整理、存放等各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該有專業(yè)人員指導(dǎo)和監(jiān)督，定期安排領(lǐng)導(dǎo)小組走訪調(diào)研，發(fā)現(xiàn)問題和不足，及時(shí)溝通并有效解決。還應(yīng)建立相應(yīng)的檔案管理的評(píng)比制度和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，并作為年終考核依據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作快速發(fā)展。

2.2提高領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理信息化

水平重視程度對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作而言，領(lǐng)導(dǎo)人員重視程度將會(huì)直接決定管理工作整體質(zhì)量與效率。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，領(lǐng)導(dǎo)人員必須對(duì)文書檔案工作引起重視，做好信息化建設(shè)工作，切實(shí)有效地提高工作人員工作意識(shí)，并為其提供硬件設(shè)施基礎(chǔ)，才是讓工作人員快速出成績的首要選擇。領(lǐng)導(dǎo)人員需要根據(jù)工作內(nèi)容將其指標(biāo)進(jìn)行科學(xué)合理劃分，做好監(jiān)督工作，保證其體系全面落實(shí)，從根源上提高其工作效率;還要通過以身作則的方式對(duì)下屬進(jìn)行思想教育，從而全方位提高員工思想水平，讓其能夠了解文書檔案管理工作的重要性及必要性。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)人員還可以通過宣傳或演講方式讓各部門能夠?qū)ξ臅鴻n案工作進(jìn)行全方位了解，加強(qiáng)各部門之間的溝通力度，形成良好的管理氛圍，為檔案管理工作人員水平提升提供支撐。領(lǐng)導(dǎo)人員還需要讓管理工作能夠更加規(guī)范化、智能化，在提高管理工作整體效率的同時(shí)提高事業(yè)單位發(fā)展水平。

2.3檔案管理團(tuán)隊(duì)更為專業(yè)化

檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，因此，需要相關(guān)的檔案管理工作人員具備高專業(yè)、高素質(zhì)的管理能力。在新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新過程中，檔案管理工作人員要采用科學(xué)、合理、先進(jìn)的技術(shù)手段和方法，提高事業(yè)單位檔案管理的管理水平。領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)自身的正確認(rèn)識(shí)，提高對(duì)管理工作創(chuàng)新的重要性，不斷對(duì)現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，豐富其知識(shí)儲(chǔ)備量，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力以及綜合素質(zhì)等等。在對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)的時(shí)候，不僅要培養(yǎng)良好的工作素養(yǎng)，還要注重其個(gè)人素養(yǎng)的提升，從而為事業(yè)單位組建一支高素質(zhì)、高專業(yè)、高技能的檔案管理人才隊(duì)伍。

2.4加強(qiáng)安全管理

事業(yè)單位的電子檔案的安全性一直是備受關(guān)注的話題，想要將電子檔案的安全性能進(jìn)行提升，首先要將相應(yīng)的管理制度進(jìn)行完善，從根本上保證電子檔案的準(zhǔn)確性，除過這個(gè)方法之外，事業(yè)單位還要加大對(duì)電子檔案安全性的重視力度。先就電腦設(shè)備來講，單位要加大對(duì)于設(shè)備的保障力度，對(duì)于電腦里面的電子檔案管理系統(tǒng)，需要進(jìn)行不定期的檢查與維護(hù)，并施加一些安全措施，像防火墻;對(duì)于電腦的相關(guān)服務(wù)器來講，單位需要進(jìn)行定期的系統(tǒng)維護(hù)，檢查線路的安全性，防止因?yàn)檫@些硬件出現(xiàn)問題而使得電子檔案受到影響;對(duì)于電子檔案管理系統(tǒng)來講，單位需要設(shè)置一些管理權(quán)限，只有管理人員可以進(jìn)行檔案查詢，禁止外來用戶進(jìn)行查閱，并且要不定期地進(jìn)行檢查，查看權(quán)限是否出現(xiàn)問題;對(duì)于網(wǎng)絡(luò)來講，在上網(wǎng)時(shí)需要用指定的瀏覽器，并對(duì)這個(gè)瀏覽器進(jìn)行專業(yè)的病毒查殺，以及后臺(tái)設(shè)備的監(jiān)控。

結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作必須要?jiǎng)?chuàng)新思路和方法。同時(shí)，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段開拓檔案管理的新模式，為事業(yè)單位的其他管理部門提供一定的數(shù)據(jù)參考。因?yàn)闄n案管理本身涉及的內(nèi)容比較繁瑣，需要相關(guān)檔案管理人員加強(qiáng)重視，全面認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，充分發(fā)揮好檔案管理工作的真正作用和價(jià)值，從根本上推動(dòng)事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展。

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