市級慈善總會志愿者檔案管理的不足與改進建議

劉瑞亭

摘要：作為縣級市慈善總會屬于基層慈善工作機構，直接與管理者、志愿者、受助者，以及廣大民眾接觸，其檔案管理的質量對慈善工作最終質量及形象產生影響。萊陽慈善總會就是這樣一個工作機構。然而檔案管理的重要內容——志愿者檔案管理，當前還存在著重視程度不夠、信息類型單一、更新補充滯后和缺少專項機制等問題。本文針對這些問題，在機制完善、意識建立、信息更新、信息類型等幾方面提出優化改進建議。

關鍵詞：市級慈善總會;志愿者;檔案管理;不足;建議

縣級市慈善總會具有這樣的特征：既是一級慈善管理機構，又是與上級、志愿者、受助者及廣大關心慈善事業的民眾直接“對話”的基層。也就是既具有管理、協調職能，更是直接執行機構。其檔案中有很大一部分是志愿者和受助者信息——檔案管理的質量不僅直接影響慈善工作的成果，也因是窗口單位，與整體慈善事業的形象直接相關。檔案管理不好，會給慈善工作帶來問題，也可能會造成負面社會影響。

特別是志愿者檔案，這不僅是志愿者慈善意愿和行為的見證，也是慈善工作開展的一個重要資源，還是公示慈善工作的重要參數。如果管理不好，就會使民眾和志愿者失去對慈善總會的信任——現實中已經出現了一些志愿者更相信民間慈善組織或自行組織慈善活動的現象，究其原因，不能說與志愿者檔案管理無關。

下面，就當前縣級市慈善總會志愿者檔案管理中存在的不足進行分析，并提出針對性建議。

一、提高重視程度

除了企事業單位都有的常規檔案、慈善相關政策法規文件之外，慈善總會還涉及物資、志愿者、受助者方面的檔案。我們發現，普遍對物資和受助者的檔案管理比較重視，而對志愿者檔案管理重視程度不足。主要是因為民眾更關心物資的使用去向和受助者是否合規問題，而對于是誰進行了捐助、采用了什么慈善行為則關注度不高。這也就造成了檔案管理者對志愿者檔案管理不夠重視的現狀。

對于這個問題，總會應對檔案管理人員及相關領導進行意識培訓。通過一些志愿者檔案管理出現漏洞的案例（比如志愿者捐助物資去向不清所引起的社會質疑），以及利用志愿者檔案提升工作質量（比如公示宣傳）的案例，強化相關人員重視程度，為提升志愿者檔案管理水平打下意識基礎。

二、類型盡量多樣

隨著科學技術的進步，我國已經進入了信息化時代。雖然說，我們也采用了電腦、網絡等信息化現代手段。但其實還是以紙質文檔為主要形式，所謂的信息化，只不過是將紙質文字信息變成了電子文檔。在信息類型上是同質的。而其實，在信息化條件下，檔案類型已經有了新的形態。比如電子化的照片、視頻、音頻等——這些現代信息類型檔案，現在采用的并不多、利用也不夠充分。

所以，建議檔案管理者及建檔者樹立與時俱進思想，充分利用現代化信息技術，拓展檔案信息類型。特別是視頻、照片這些電子資料，比紙質文字的實證效果更好，能夠更真實、形象、詳盡地反映志愿者慈善行為。

三、信息動態跟蹤

通常，主動志愿者參與慈善活動，有些會成為習慣，一般不止一次參與。而且，隨著時間遷移，志愿者的身份、住址、聯系方式等信息也并不能保證完全不會變更。而當下，檔案管理者對這種動態的信息變化主動更新補充的意識比較淡。通常是被動的，當志愿者再次參與活動或主動進行信息變更時，才會對檔案進行更新。這種被動管理方式，經常會出現需要的時候信息不完整或無法及時聯系志愿者的問題。

因而，筆者建議檔案管理者應定期根據需求對志愿者檔案進行主動跟蹤式更新。這個工作，其實利用信息技術是非常方便操作的——比如利用微信調查、填表小程序。把信息調查鏈接發給志愿者，讓他們通過掃描填報的方式，不用到總會現場即可配合完成信息更新。

四、完善專項機制

作為縣級市的慈善總會，歷經長時間的積淀和上級有效指導，其檔案管理制度基本上是健全和完善的。但是，當下的檔案管理制度主要是從整體上建制的。即，制度基本通適于所有檔案類別，而不具有具體類別針對性。比如志愿者檔案和受助者檔案在內容、監督、使用渠道等方面是存在差別的。這種通適的制度有時會出現一些細節上的問題。比如公示和查閱檔案，查志愿者信息和查受助者檔案顯然應在流程、規則上有區別。但這些細節還是缺少專項制度機制。

對于志愿者檔案管理專項機制的建立，除常規項外，建議重點關注幾點：一是明確責任，應有專門的志愿者檔案管理責任人;二是建立關聯機制，即，要暢通志愿者、受助者、管理者等檔案間的關聯渠道。雖然志愿者檔案和受助者檔案是分別管理的，但需要時，志愿者信息、受助者信息等要能夠快速鏈接得上。比如，某名志愿者都進行了哪些慈善活動，受助者分別是誰，當前受助者的情況如何等;再如反向。幫助某受助者查詢志愿者信息，也應能順利完成。

綜上所述，縣級市慈善總會具有管理機構和基層“窗口”雙重角色，其志愿者檔案管理的質量既具有個體意義，又具有社會價值。針對當前志愿者檔案管理的不足，建議在四個方面進行優化改進——提高重視程度、信息類型多樣、信息動態更新、完善專項機制。

參考文獻

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