對企業檔案管理工作數字化轉型路徑研究分析

陳文芬 吳濤

摘 要：本文主要針對企業檔案管理工作數字化轉型路徑進行了深入的探討和詳細的研究，同時筆者結合自身實踐多年工作經驗針對此類問題中所存在的一些不足之處指出了具有建設性的意見和建議，并且也給出了可行性較高的具體解決策略。希望能夠為同行業工作者提供有效的參考，從而進一步的促進企業檔案管理數字化的轉型工作。

關鍵詞：企業檔案;檔案管理;數字化轉型

引言：無論是對于任何企業而言，企業的檔案是企業知識資產以及信息資產資源中的一個關鍵部分，對于企業的發展經營和生產具有重要的作用。企業能夠通過借助檔案管理工作為不同的職能活動中所產生的文件信息進行有效的歸檔和整理，并且在這一過程當中能夠為企業的生產經營管理工作提供更加全面的服務信息。由此可見，企業的檔案為企業的生產經營管理工作奠定了強有力的基礎。在信息時代的背景之下，檔案的數字化轉型工作必將成為企業管理面向數字化轉型進程中的必經之路，為企業的數字化生產經營活動提供強有力的支持。下文將主要針對企業檔案管理數字化轉型工作進行簡單的贅述。

1、企業檔案管理數字化轉型

企業檔案管理的數字化轉型工作其主要的實質是指企業的檔案管理部門在開展檔案管理工作中要將傳統的紙質文件檔案管理方式逐步的轉變為數字化、智能化的文件檔案管理模式。數字化的檔案管理工作包括了檔案信息的形成、捕獲、利用、處理、歸檔的全生命周期。

2、企業檔案管理數字化轉型發展的意義

2.1企業檔案管理數字化轉型

企業檔案管理數字化轉型

主要目的是為了能夠滿足數字化時代檔案利用的需求。在新的時代背景之下，企業的管理工作已經邁入了數字化時代和精細化時代浪潮中。在這一過程當中，企業的檔案管理工作也必須要進行改革與優化。首先，電子檔案在其實際應用過程當中與紙質的檔案管理工作相比較而言具有存儲數量大、不占用生物空間以及存儲、調用、管理便捷等諸多優勢，因此電子檔案的利用率也變得越來越高。其次，企業管理的數字化時代背景之下，對于檔案管理和檔案利用的時間提出了更高的要求。檔案的利用者希望能夠在這段時間之內及時且準確的調取相關信息。第三，在數字化和精細化的企業管理背景之下，對于檔案管理工作的便捷性也提出了更高的要求。在講求工作效率的大環境之下，檔案利用者希望能夠盡可能地簡化檔案的利用審批流程，并且借助網絡信息資源便捷地獲取開放性的內部檔案信息。

1.2企業檔案管理數字化的轉型是為企業提供高效的檔案利用服務

在進入到數字化管理時代的背景之下，企業的檔案管理工作必須要起到輔助提升企業管理運營效率的作用。由此可見，為企業提供高效的檔案利用服務是開展企業檔案管理工作中的一個重點。企業開展檔案的數字化轉型工作之后，相關工作人員就能夠在第一時間內閱取檔案信息，從而提升了檔案管理工作的靈敏性和高效性。除此之外，通過借助網絡資源能夠使得檔案信息實現網上集成和解鎖，從而為檔案的使用者提供更加便捷且高效的檔案信息服務方式。在檔案信息的利用過程當中打破了在時間上以及地域上的局限性，能夠使得檔案的使用者實現檔案信息的快速傳輸和便捷下載。同時，企業檔案數字化管理轉型工作在新的時代背景之下已經成為企業檔案管理道路發展的必經之路。

3、企業檔案管理數字化轉型發展的具體策略

3.1調整檔案管理工作者的傳統性思想，在企業中樹立全員檔案管理意識

隨著企業數字化管理時代的到來，企業的檔案管理工作已經不單方面的是企業檔案管理部門的工作內容。企業的檔案管理工作逐步的滲透到了企業的各個部門和每一位員工的工作中。其主要的原因是由于，企業如果想要使得歸檔的電子文件能夠附合于檔案的歸檔要求，就必須要針對電子文件開展全面化的全過程的以及全員性的管理。由此可見，企業在開展檔案管理轉型工作中一方面需要依靠檔案管理人員進行精細化的操作，另外一方面，企業的檔案管理轉型同樣也需要企業的全員共同參與才能夠保障企業的檔案管理工作順利轉型。同時，企業的檔案管理部門還需要針對檔案的數字化管理工作開展相關的宣傳教育和培訓活動，從而有效地保障企業中的每一位員工都能夠對檔案的數字化轉型有一個正確的認知，并且能夠在開展數字化檔案管理工作中嚴格遵守相關標準，進一步地加強企業數字化轉型的進程，推動企業各個部門檔案管理工作的整體協調和配合度。

3.2摒棄傳統的檔案管理思維，始終貫徹前端控制思想

隨著時代的發展，不可否認，現階段情況下傳統企業檔案管理和檔案的后端管理模式已經不能滿足于企業數字化的發展進程需求。檔案管理工作的前端控制已然成為一種檔案管理形式上的必經之路。其檔案管理部門需要在各個業務系統文件形成的初期階段細致地分析不同業務系統文件形成的內容結構以及格式背景，并且根據我國相關的檔案管理規范和企業管理檔案制度對企業文件的形成和積累工作進行監督與指導，進而使得企業的文件材料和檔案信息能夠在初始階段就處于有效的掌控狀態之中。進而形成全面化的，具有真實性的和實用性較高的檔案信息。

3.3轉變傳統的檔案服務方式提升檔案的利用率

企業檔案信息存在著數量大、范圍廣、內容多等諸多特點。因此，如果要等到企業人員主動到檔案部門查詢相關檔案就會在較大程度上降低了企業檔案的應用價值。因此，企業檔案工作者需要在檔案管理工作中改變傳統的服務方式，對于檔案信息資源進行深層次的加工和處理。通過借助信息化技術手段將紛繁復雜的檔案信息材料能夠在這段時間內及時且精準地推送到檔案需求者的手中。通過采用線上服務模式針對一些開放性的電子檔案以及經過數字化轉移的紙質信息檔案實行查閱和調用的權限設置，從而使得使用者能夠突破時間上和空間上以及地域上的局限性，在最短時間內對檔案信息進行解鎖和查詢。除此之外，相關工作人員還能夠通過超鏈接超媒體的方式為使用者提供更加便捷的訪問方式。通過借助此種方式能夠使得檔案的使用者獲取更加多樣化的檔案使用途徑。在線下檔案管理工作中，檔案利用者可以通過借助線上檔案借閱審批和線下借閱實體檔案的方式從而將實體檔案借出或歸還。這一方式極大地提升了檔案管理者的工作效率，同時也為檔案的使用者帶來了便捷化且多元化的檔案使用途徑，極大地提升了檔案的使用性能。

4、結束語

綜上所述，在信息時代的背景之下，企業的管理已然邁入了數字化和信息化的歷史進程中。企業的檔案管理工作也同樣如此。只有促進企業的檔案管理工作，與時代同步才能夠為企業的發展作出貢獻。傳統形式下的企業檔案管理模式在這一過程當中必須要進行轉型和升級。通過樹立全員檔案管理意識改變原有的后端控制模式、開展檔案的形成積累整理全進程管理和精細化管理才能夠進一步的提升檔案信息資源的開發利用效果，進而滿足企業檔案服務的多元化需求，進而為企業數字化現代化的生產經營和管理工作提供可靠的保障和更加高效的服務。促使企業檔案管理工作能夠更好地發揮出其實際的應用價值，為企業的經營和發展創造出更多的經濟效益。

參考文獻：

[1] 宋芳. 企業檔案管理工作的數字化轉型路徑研究[J]. 經濟與社會發展研究，2021，2021（8）：131.

[2] 企業檔案管理工作的數字化轉型路徑研究[J]. 經濟與社會發展研究，2021，2021（8）：131.