企業科技檔案管理存在的問題及對策分析

肖艷麗

摘? 要：科技檔案管理因其本身的特殊性，一直是企業檔案管理的核心內容，并對企業的創新性發展起到決定性影響。但是在進入新時期以后，企業科技檔案管理會受到更多因素的影響而出現較多的問題，其一定程度上阻礙了企業的快速發展。據此，文章就企業科技檔案管理存在的問題及對策進行了論述與分析。

關鍵詞：企業科技檔案管理;存在問題;對策

引言

探討并分析企業科技檔案管理存在的問題及對策，需明確企業科技檔案管理的發展現狀，從企業的科技檔案管理流程出發，判斷其當前面臨的主要問題，以問題為導向來制定對應的優化對策，切實解決阻礙企業發展的諸多問題，并進一步強化企業的科技檔案管理水平，維護企業健康發展。

1 企業科技檔案管理存在的問題

1.1 工程檔案管理未受到足夠的重視

很多電力工程施工企業都會存在著“重工程建設、輕工程檔案管理”的問題，特別是在檔案資料收集、整理、歸納、總結與應用等方面的意識淡薄;部分施工企業檔案管理以外的部門則是認為檔案管理為檔案部門的事務，與其不存在較多的關聯;也有一些工程管理人員認為檔案資料管理只需重視竣工資料即可，導致在工程施工前、中期缺乏必要的干涉與管控，導致檔案管理效率低下;最后，一些部門認為檔案收集與移交過于復雜、麻煩，不愿意去進行檔案歸檔。導致以上現象出現的核心因素是檔案管理未受到足夠的重視，從而使得檔案管理質量下降。

1.2 檔案管理責任未落實到位

部分工程檔案管理缺乏相應的管理機制，仍舊會存在“一崗多職”、“一職多崗”的問題，這使得在出現具體的檔案問題時，同級別、同類型的崗位間進行責任相互推諉，這不但不利于迅速鎖定問題原因、問題點，還會使得問題造成損失的進一步擴大，不利于供電企業的持續發展。此外，亦會有一些企業為設定專業的檔案管理人員，檔案的管理工作是靠行政、運行等其他部門兼職完成，這使得很多檔案管理的責任人難以及時的確定，檔案信息的可靠性、真實性難以得到保障[1]。

1.3 兼職檔案人員對工程檔案管理業務不熟悉

電力工程檔案的收集、整理、立卷歸檔是一項系統化，對專業性要求較高的工作，但是兼職負責檔案管理的人員通常未經歷過專業的培訓，只是能夠負責一些簡單的整理工作，在深入研究與應用方面能力不足。此外，兼職人員本身即有著其本身的專職工作，很難有足夠的時間與精力投入到檔案管理中，且供電企業缺乏必要的激勵機制，難以讓兼職人員充滿熱情、激情地投入到系統的檔案管理進程中，使得供電企業的檔案管理效率較低。

2 企業科技檔案管理優化對策

2.1 提升工程檔案管理重視程度

其一，要求供電企業領導人能夠提升對工程檔案管理的重視程度，以此來發揮出其本身的典型示范作用，由上而下、由點及面的提升整個供電企業對檔案管理的重視程度;其二，

要求強化宣傳教育，改變科技檔案管理人員的管理理念，提升其對于工程檔案的正確認知，在學習各項檔案管理技術的同時，提升對各種工程檔案的甄別能力，正確分辨各項檔案的正確價值，以此來依托其專業技術來實現各類檔案的正確分類與歸檔;其三，要求完善檔案管理流程，要求各個管理部門主管人員加強對檔案管理的重視程度，指派專人負責檔案資料的收集與移交工作，確保不會影響導致企業的整體化檔案管理;其四，要求更新檔案管理的檔案管理觀念與意識，使其了解到檔案管理涉及到工程管理的整個過程，尤其是工程決策階段、設計階段的檔案管理，其直接關系到后續電力工程施工、監理與竣工驗收效果，以此來完善其檔案管理意識，推動其通過各種手段與措施來提升自身的檔案管理技能，以此來應對檔案管理過程中的諸多挑戰[2]。

2.2 落實檔案管理責任

其一，要求針對工程檔案管理中的“一崗多職”、“一職多崗”問題推動整體化管理、精細化管理、目標管理，針對工程檔案管理的各個階段設定合理的檔案管理目標，再將整體化目標加以細化，結合崗位責任制，將目標細化到對應的檔案管理崗位，以此來精簡崗位設定，降低人力成本壓力，并讓所有崗位的人員皆能承擔對應的崗位任務，以檔案管理人員的目標完成度來對其加以評價管理，根據評價結果來判定其對企業的貢獻度，給與其對應的獎勵;其二，在崗位責任制推進過程中，要求根據檔案管理的具體效果來對其加以內化與調整，根據社會發展情況、供電企業工程優化狀況來對檔案管理流程進行不斷的完善，使其能夠與各個階段的企業發展一一對應[3]。

2.3 提升檔案管理專業性

其一，建議優化綜合檔案室整體運營，一方面需完善各種軟硬件設備，另一方面嚴格執行各項管理制度，嚴格執行文件收集、整理、立卷歸檔、借閱利用、文件銷毀、考核評價等方面的管理制度;其二，重視過程性檔案的整理收集與歸檔。深化文書、電網建設、基建項目、采購活動、科學技術研究項目、會計、照片、錄音錄像、實物檔案等方面的業務整理規范;其三，需要加強對工程建設單位、施工單位、監理單位兼職檔案員的業務知識培訓，使其熟悉標準的檔案整理規范，以確保工程檔案的齊全、完整與規范;其四，要求各級單位檔案部門或檔案人員應參加產品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動，負責檢查應歸檔文件材料的完整性與系統性;其五，堅持檔案管理利用服務導向。檔案只有不斷的開發利用才可發揮出其最大的價值與效用，因此要求檔案管理人員改變以往“重藏輕用”的管理理念，改為“藏用并行”，以需求為導向來制定檔案利用方案，將企業科研工作者的滿意程度、企業的創新性發展為評價指標，切實提升檔案的利用程度，推動企業的穩定發展[4]。

3 結語

綜述，文章就企業科技檔案管理存在的問題及對策進行了論述與分析，探討了其核心要點，并從管理意識、管理水平、重視程度等多個方面進行了剖析，建議檔案管理人員給予其足夠的重視，改變以往管理理念，探索更加有效的管理方式，推動企業科技檔案管理水平的穩定提升，以此來實現對各項科技檔案的有效化管理。

參考文獻：

[1]賴文俊.企業科技檔案管理中存在的問題及對策研究[J].2019，（30）：53-54.

[2]李群.淺析科技檔案管理工作中存在的問題及對策[J].技術與市場，2019，（12）：2.

[3]王帥.信息化時代科技檔案管理面臨的問題和對策[J].寫真地理，2020，（15）：1.

[4]賴文俊.企業科技檔案管理中存在的問題及對策研究[J].蘭臺內外，2019，（30）：2.