為人社事業高質量發展服務

林麗

人社事業事關老百姓就業創業、社會保障以及權益維護等內容，是新時代最大的民生工程、民心工程、根基工程。人社部門在從事人社工作過程中，形成了海量的業務檔案資料，與百姓生活息息相關。在進入新時代、邁進“十四五”的關鍵時期，如何科學、規范抓好人社檔案的管理服務工作，助力人社事業高質量發展，已成為當前及今后一個時期面臨的重大課題。

一、人社檔案管理現狀

1.人社檔案的內容及特點

人社工作涉及就業創業、技能培訓、人才隊伍建設、社會保障、維權執法等多方面內容，在人社業務工作過程中，形成了干部人事管理、勞動就業、績效管理、養老保險、工傷保險、生育保險、失業保險、公務員管理、專業技術人員職稱評審、工資審批、人才引培、勞動合同鑒定、勞動人事爭議仲裁等各方面的檔案資料。隨著人社事業不斷改革發展，特別是2019年以來，受經濟下行壓力、新冠肺炎疫情等因素影響，國家將就業放在“六穩”“六保”之首，相繼出臺了一系列扶持企業發展、保障和改善民生的政策措施，這些政策措施的覆蓋面之廣、扶持力度之大，前所未有，也給人社檔案管理服務工作帶來了全新的機遇和挑戰。人社檔案的工作性質決定其特點主要表現為檔案種類的多樣性、動態性及檔案保管的分散性、內容的專業性。做好人社檔案管理服務任務繁重而艱巨。

2.人社檔案的現狀分析

建湖縣自2011年人事、勞動保障兩局合并以來，根據檔案管理“三個體系”建設要求，積極推進人社檔案資源體系、利用體系和安全體系建設，取得了積極進展。一是檔案基礎工作扎實推進。2011年以來，借助兩局合并，督促下屬各單位建立失業人員托管檔案、退休人員檔案、醫保檔案、回鄉大學生檔案、工人技術考工檔案、企業參保檔案、機關事業單位職工參保及退休人員檔案、城鄉居民保險檔案、績效管理檔案等9個檔案室。2019年投入了一定的資金，新建了干部人事檔案室，基本達到省、市干部人事檔案室管理要求。近年來，各檔案室把民生檔案資源建設工作和信息化工作納入各單位全年目標任務，積極抓好各類資料的收集、鑒定、整理、歸檔工作，平均每年新增企業職工退休檔案約3000份、失業職工托管檔案約3200份、回鄉大學生檔案約2600份、城鄉居民參保檔案約2000份。二是檔案信息化建設步伐加快。近年來，該縣干部人事檔案室配置了檔案數字化建設所需的專用電腦、軟件、光盤刻錄機、掃描儀等現代化設備和專用的檔案管理軟件系統，對全縣機關事業單位干部人事檔案逐步完成電腦掃描，基本實現干部檔案信息數字化管理。人才檔案已全面實現數字化管理，其他檔案正在初步進行電子掃描工作，計劃幾年內將所有檔案錄入檔案管理系統。三是檔案利用能力不斷提升。近3年，建湖縣民生檔案接待量大幅增加，3年查閱使用量達5萬多人次，人社檔案利用效率明顯提升。同時，建湖縣積極抓好民生檔案的安全工作，不斷完善《檔案保管制度》《檔案統計、鑒定和移交制度》《檔案保密制度》《立卷歸檔制度》《檔案利用制度》等規定細則，檔案管理日益規范，安全責任事故出現率大為降低。

二、當前人社檔案工作存在的主要問題

1.檔案尚未實現集中統一管理

目前，不少地區的人社檔案分別由各業務單位單獨管理，業務單位不愿意將檔案移交到部門綜合檔案室或上級檔案館，認為檔案是該部門的資源，移交后不方便利用。比如建湖縣人社檔案下設9個檔案室，多庫房分散管理既導致人力、財力、物力等資源的重復投資和浪費，又增加了管理服務的難度，導致老百姓查閱檔案多跑腿，影響了服務體驗。

2.檔案數字化智能化推進緩慢

從調研情況來看，目前大部分地區民生檔案以傳統的紙質存檔為主，手工檢索和人工查閱卷宗費時費力，不能滿足異地查閱需求，檔案資源建設和利用效能低下。有的地區雖在加快推進人社檔案信息化建設方面作出了一些有益探索，但僅停留在電腦、軟件、光盤刻錄機、掃描儀等設備的添置和檔案內容的掃描錄入上，尚處于初步探索階段，更談不上引進區塊鏈、人工智能等新一代信息技術，離智慧人社檔案管理要求相去甚遠。

3.檔案管理制度及服務不規范

人社領域現有的檔案管理制度都是幾年前甚至十多年前制定的，已經不能適應新時代人社檔案管理工作的要求。特別是在智慧人社的大背景下，如何抓好人社檔案的服務供給，尚無明確的制度規定。比如數據信息庫如何建立管理、電子檔案如何收集整理和鑒別真偽、信息數據庫的安全問題如何解決、數字檔案遠程查詢如何管理、如何防范黑客攻擊等，都需要一套完整的制度來規范。

4.基層檔案管理現狀堪憂

人社基層平臺是縣級人社工作的延伸，鎮、村兩級基層平臺對工作過程中形成的人社檔案資料收集存檔重視程度不夠，檔案管理意識普遍較差。有的基層平臺雖啟動了檔案收集工作，但檔案資料缺失、毀損的現象較為突出，捆扎檔案資料的現象比較嚴重；絕大部分鎮村平臺未明確專兼職檔案管理人員，檔案工作無人問津；有的基層平臺雖有專兼職檔案管理人員，但變動頻繁，交接不規范，不能按時立卷歸檔；有的鎮村平臺沒有專門的檔案室，達不到檔案安全保管“八防”要求。

三、加快推進人社檔案高質量管理的思考

人社部門要緊盯經濟社會發展主戰場，堅持“服務大局、依法管檔、規劃引領、數字提質”的工作思路，充分發揮自身資源優勢和專業優勢，釋放人社檔案資源的巨大潛能，把“死檔案”變成“活信息”，不斷增強人社檔案工作的時代性和實效性。

1.加快立改廢釋，推進人社領域檔案法制化

認真傳達并貫徹落實2020年12月29日全國檔案局長館長會議精神，切實抓好新修訂《檔案法》的宣傳貫徹力度。根據新形勢新要求，廢除過時的檔案管理規定，進一步修訂完善新的人社檔案管理規定，規范從收集、整理、鑒定、歸檔、保管到查閱等一系列工作程序。縣人社部門要會同縣檔案館定期深入各單位、各基層平臺，督查人社檔案的收集、整理、歸檔、立卷等工作，每年組織一次檔案規范化管理驗收，推動人社檔案工作整體水平全面提升。

2.策應智慧人社，推進人社檔案數字化

積極策應“互聯網+”給人社檔案帶來的新機遇和新挑戰，把人社檔案信息化建設納入總體規劃，加大財政投入力度，建立統一的人社數字檔案管理模式，分步驟推進數字檔案建設，盡快實現縣、鎮聯網，組織開展網上在線服務、信息上傳收集、網上限制性或非保密性查詢等服務，不斷提高檔案管理服務效率。推動各級人社部門實現電子規范化歸檔管理，逐步實現電子文件從形成到歸檔全流程電子化管理。加強對人社數字檔案的安全維護和管理，不斷創新檔案信息服務方式，做好檔案的開發利用工作，更好地發揮人社檔案以檔存史、以檔資政、以檔育人、以檔惠民的作用。探索大數據、區塊鏈、人工智能等新一代信息技術在人社檔案管理中的應用，推動人社數字檔案室向智慧化方向發展。

3.實行集中管理，推進人社檔案標準化

建立覆蓋全體服務對象的人社檔案資源體系，實現集中統一管理，是一項復雜的系統工程，需要分步驟實施。一是充分調研，摸清家底。由縣人社部門召開協調會議，摸清各單位檔案種類、數量、保管狀況、數字化情況，掌握全系統民生檔案的分布狀況。二是統一規劃，制定方案。根據調查摸底情況，認真測算，統一規劃，制定人社檔案集中統一管理工作實施方案，請縣檔案館專門進行認證后組織實施。三是集中資源，統一管理。加大投入，建立統一的具有前瞻性的、信息化的人社檔案館（室），將各單位民生檔案實行集中統一管理。進一步整合原各單位人員、經費、物資等資源，著力解決人手少、管理資金短缺等實際問題。財政部門要將人社檔案管理服務經費納入財政預算，逐年提高檔案征集、整理、保護、使用等經費。四是統一標準，強化供給。要根據人社檔案管理標準要求，制定人社檔案標準體系表，增強人社檔案的標準供給，為廣大服務對象提供標準化、規范化服務。

4.夯實基層基礎，推進人社檔案一體化

堅持“縣鎮聯動、城鄉一體、科學指導、整體推進”的原則，將基層人社平臺檔案室建設納入統一規劃。要制定基層人社平臺檔案室建設標準，在縣級檔案館和縣人社部門的指導下，加快基礎設施建設，配置檔案庫房、購置檔案裝具，努力達到檔案安全保管“八防”要求。要加強基層人社檔案管理的人員配備，加大對專兼職檔案管理人員的培訓、交流、選拔、考核力度，重點培養一批掌握數字檔案管理技能的新型骨干，進一步優化基層檔案人才隊伍素質，確保基層人社檔案工作與時俱進。