探究如何做好新時(shí)期地勘單位的檔案管理工作

阿迪努爾?海熱提

摘要：檔案管理工作作為企事業(yè)單位日常工作的重要模塊之一，是保證單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要基石。21世紀(jì)以來，各種新技術(shù)、新媒體的出現(xiàn)與應(yīng)用，使得檔案管理工作也步入一個(gè)新的發(fā)展階段，其內(nèi)容和方式在客觀因素的影響下都發(fā)生了巨大的變化。對于企事業(yè)單位而言，檔案管理工作只有不斷的創(chuàng)新發(fā)展，才能真正滿足單位內(nèi)部的發(fā)展需求。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;地勘單位;檔案管理

1、檔案管理工作的重要意義

檔案對于企事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義，檔案信息資源的開發(fā)利用將為政府決策提供必要的支持。對于地勘單位來說，檔案信息資源能夠真實(shí)反映單位的創(chuàng)建和發(fā)展過程，為管理者做出相關(guān)決策提供參考和依據(jù)。企事業(yè)單位要想建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制，就必須優(yōu)化相關(guān)思維，學(xué)習(xí)先進(jìn)的理念，在檔案管理的方法與內(nèi)容上下功夫，只有這樣，才能真正發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢作用。但在實(shí)際生活中，地勘單位的大部分工作人員都認(rèn)為檔案管理工作是單位內(nèi)部邊緣化的內(nèi)容，對檔案管理的重要性認(rèn)識不足。新時(shí)代背景下，加強(qiáng)地勘單位的檔案管理工作十分重要，這與單位未來的發(fā)展息息相關(guān)。因此，地勘部門檔案管理員要改變理念，轉(zhuǎn)換思維，創(chuàng)新方法，從根本上將檔案管理工作落到實(shí)處，采取多種管理措施，提高檔案管理工作的效率。

2、當(dāng)前檔案管理工作存在的不足

2.1 對檔案管理工作的認(rèn)識不足

傳統(tǒng)的檔案管理往往存在著效率低、成本高等缺點(diǎn)，難以滿足新時(shí)代的檔案管理需求。此外，收集、篩選、合并、整理和存儲檔案信息等一系列環(huán)節(jié)共同組成檔案管理這項(xiàng)工作，是一項(xiàng)相對繁瑣單調(diào)的任務(wù)，大量的內(nèi)容以及繁瑣的步驟往往會導(dǎo)致諸多問題。近年來，由于社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息數(shù)據(jù)呈指數(shù)級增長。目前的檔案管理任務(wù)一般涉及的信息量大、關(guān)系復(fù)雜，很多工作人員對這些檔案信息沒有進(jìn)行充分的學(xué)習(xí)和了解，難以順利進(jìn)行檔案管理工作。

2.2 缺乏健全的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系

對于大部分單位來說，目前的檔案管理工作往往流于表面，缺乏健全的標(biāo)準(zhǔn)體系。檔案管理是一項(xiàng)高度專業(yè)化的工作，地勘單位的檔案管理員必須掌握基本的服務(wù)意識和現(xiàn)代管理技能。通過收集和記錄大量信息，來構(gòu)建豐富的信息資源?，F(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用可以提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在檔案管理工作中，一定要注意檔案信息的程序化，最常用的密碼方式要嚴(yán)格管理，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化、體系化發(fā)展。

2.3 單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案管理改革的重視

一些部門的管理人員對檔案管理工作的重視不夠，對其重要作用和積極影響缺乏準(zhǔn)確而深刻的認(rèn)識。一些檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識較為單一片面，甚至誤認(rèn)為檔案管理僅僅只是數(shù)據(jù)的收集和保存，適用范圍小，效果也不理想。一些部門的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理人員只是提出了簡單的、口頭上的要求，缺乏對檔案管理工作細(xì)節(jié)的詳細(xì)指導(dǎo)和規(guī)定，這導(dǎo)致單位內(nèi)部的檔案管理工作只是流于形式，并未起到真正的推進(jìn)單位發(fā)展的作用。

3、改善文書檔案管理的策略

3.1改善工作態(tài)度

在檔案管理工作的價(jià)值層面，相關(guān)工作人員對檔案信息資源的處理和整合，保證了各種具有歷史價(jià)值的文件和記錄能夠被繼承。在這個(gè)過程中，檔案工作者的專業(yè)性直接決定了檔案和信息資源管理的質(zhì)量和效率?？紤]到目前的檔案管理工作的工具已經(jīng)從紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)移到數(shù)字媒介，那么，相關(guān)工作人員還必須牢固掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，與時(shí)俱進(jìn)，勝任新時(shí)代的檔案管理崗位。眾所周知，工作態(tài)度可以直觀地反映一個(gè)人的職業(yè)道德水平，對于檔案管理崗位來說，服務(wù)意識是工作的基礎(chǔ)。檔案管理工作者應(yīng)該以積極地工作態(tài)度、崇高的職業(yè)道德認(rèn)真對待檔案管理工作的每一環(huán)節(jié)，將服務(wù)精神落實(shí)到檔案管理工作的每一個(gè)步驟，從根本上提升服務(wù)質(zhì)量，提高工作效率。

3.2健全監(jiān)督機(jī)制

當(dāng)前，檔案管理環(huán)節(jié)中普遍存在法律法規(guī)不完善、監(jiān)督機(jī)制不健全等問題。針對這些問題，我們必須采取有效措施加以改進(jìn)。一是督促有關(guān)部門完善法律法規(guī)，使員工在檔案管理工作中遵守法律法規(guī)。二是完善監(jiān)督機(jī)制。監(jiān)督機(jī)制可分為監(jiān)督機(jī)制和管理機(jī)制。監(jiān)管部門負(fù)責(zé)監(jiān)督法律法規(guī)、規(guī)章制度是否到位并得到嚴(yán)格執(zhí)行。管理部門則按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行獎(jiǎng)懲、教育。在實(shí)現(xiàn)內(nèi)部監(jiān)督的同時(shí)，要注重外部監(jiān)督，接受公眾監(jiān)督，傾聽群眾心聲，根據(jù)群眾意見合理整改。三是專業(yè)素質(zhì)評價(jià)。單位內(nèi)部必須建立嚴(yán)謹(jǐn)完善的評價(jià)體系，調(diào)整評分標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作者的專業(yè)性。

3.3探索檔案管理工作的新模式

新時(shí)期，新方法。檔案管理工作者應(yīng)該摒棄落后的、單一的檔案管理方法，積極進(jìn)取，與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)新方法，探索新模式。面對我國檔案事業(yè)建設(shè)發(fā)展的新形勢新任務(wù)，地勘單位必須樹立科學(xué)的管理理念和依靠先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，提高檔案管理工作的質(zhì)量。 在創(chuàng)新成為時(shí)代流行語的今天，檔案管理部門也必須注重檔案管理工作的制度創(chuàng)新與方法創(chuàng)新。除此之外，檔案部門應(yīng)著力強(qiáng)化業(yè)務(wù)理念，提升自身服務(wù)能力，同時(shí)，在改變以往被動(dòng)服務(wù)的工作理念的同時(shí)，提供高質(zhì)量、高水平的服務(wù)。

3.4優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)

改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，構(gòu)建檔案管理平臺系統(tǒng)，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)。合理利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，避免不可避免的人工誤差，應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理水平。此外，要建設(shè)內(nèi)部智能化、信息化的數(shù)字檔案信息采集、組織和存儲系統(tǒng)，加強(qiáng)各部門之間的溝通，配置局域網(wǎng)管理平臺。為保證網(wǎng)絡(luò)管理的可靠性和安全性，提高檔案管理平臺的應(yīng)用效率。在新時(shí)代背景下，信息是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要?jiǎng)恿?，知識和信息在經(jīng)濟(jì)增長中發(fā)揮著重要作用。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化管理已經(jīng)逐漸成為常態(tài)。各種電子媒介應(yīng)運(yùn)而生，信息化管理在檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，電子技術(shù)因其安全性和高效率而備受推崇，并在各個(gè)領(lǐng)域得到認(rèn)可?；诖?，地勘單位也應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，不斷利用現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，提高自身的工作質(zhì)量與工作效率，進(jìn)而助力單位的長遠(yuǎn)、可持續(xù)發(fā)展。

4、結(jié)語

總而言之，地勘單位的檔案管理工作不容忽視，相關(guān)工作人員應(yīng)該提高意識、端正態(tài)度，提升能力，將檔案管理工作逐漸程序化、規(guī)范化、常態(tài)化。隨著社會的不斷發(fā)展和信息技術(shù)的飛速進(jìn)步，檔案管理的數(shù)字化、智能化已成為其發(fā)展的必然趨勢。加快建設(shè)基于信息技術(shù)的檔案數(shù)據(jù)庫和服務(wù)平臺，是提高檔案管理和服務(wù)質(zhì)量的必然途徑。科學(xué)規(guī)范的檔案管理流程，可以不斷提高單位的管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值，促進(jìn)檔案資源的開發(fā)利用，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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作者簡介：阿迪努爾·海熱提，1980年1月23日;維吾爾族，烏魯木齊人，本科，中級職稱（檔案管理，館員），研究方向：文書檔案。