檔案信息化建設在檔案管理中的價值

[摘 要]本文旨在探討檔案信息化建設在檔案管理中的價值，通過對檔案信息化建設的定義、優勢以及實施方法的分析，揭示了檔案信息化對提高檔案管理效率、確保信息安全和促進信息共享的重要作用。本文還強調了政府和組織應該充分認識并積極推動檔案信息化建設，以實現更高水平的檔案管理。

[關鍵詞]檔案信息化建設；檔案管理；信息安全；信息共享；

效率提升

一、引言

隨著信息技術的飛速發展，數字化時代改變了我們的生活方式和工作方式。檔案管理領域也沒有例外，檔案管理已經從傳統的紙質檔案管理逐漸轉向數字化的檔案信息管理。這一轉變不僅僅是技術工具的更新換代，更是一場關乎信息管理方式和效率的革命。

二、檔案信息化建設概述

檔案信息化建設是一個重要且復雜的過程，它涵蓋了將傳統紙質檔案轉化為數字形式，并運用信息技術手段來管理、存儲、檢索和共享檔案信息的一系列過程。首先，檔案信息化建設包括了數字化轉型的過程。這意味著將原本以紙質形式存在的檔案資料，如文件、記錄、報告等，經過掃描、拍攝或其他數字化手段，轉化為電子文檔或數據形式。這一過程不僅有助于節省物理存儲空間，還能夠降低文檔丟失或損壞的風險。其次，檔案信息化建設包括了信息技術的應用[1]。這包括了建立檔案管理系統、數據庫、云存儲和其他相關工具，以便有效地存儲、管理和檢索數字檔案。信息技術的應用也使檔案信息的共享和傳播變得更加便捷。例如，通過網絡平臺或內部系統，員工可以輕松地訪問和分享檔案信息，無論他們身處何地。最后，檔案信息化建設還強調了信息的安全性和合規性。在數字化環境中，保護檔案信息免受未經授權的訪問、篡改或泄露是至關重要的。

三、檔案信息化建設的優勢

（一）檔案管理效率的提升

檔案信息化建設在提高檔案管理效率方面發揮著至關重要的作用。數字化轉型和信息技術的應用，為檔案管理帶來了一系列顯著的優勢，這些優勢不僅提高了工作效率，還改善了整個檔案管理流程。檔案信息化建設可以加速檔案檢索的過程。傳統紙質檔案的檢索通常需要耗費大量時間，因為人們需要手動查找文件，翻閱大量文件夾。然而，通過數字化轉型，檔案信息化建設使得檔案可以迅速通過關鍵字搜索或元數據檢索，大大減少了查找所需信息的時間。像谷歌文檔等工具可以幫助用戶輕松地搜索和訪問特定的數字檔案。檔案信息化建設提供了更好的版本管理和更新機制。在紙質檔案管理中，當需要對文件進行修改或更新時，可能需要創建新的版本或手動更新現有文件，這可能導致混亂和錯誤。但在數字化環境下，檔案可以輕松更新，保留版本歷史記錄，確保檔案信息的完整性和準確性[2]。例如，文檔管理系統如Microsoft OneDrive或Dropbox允許用戶在不同版本之間進行切換，以保持檔案的最新狀態。

檔案信息化建設也有助于流程和任務自動化，自動化可以節省大量的人力資源和時間，減少了手動處理文件和數據的數量。例如，工作流程管理軟件Trello、Asana等，可以用于自動分配任務、提醒截止日期，從而加速檔案管理流程的進行。數字化檔案的備份和恢復變得更加容易和可靠，在傳統環境中，紙質檔案可能會受到火災、水災或其他自然災害的破壞，導致信息永久丟失。數字化檔案可以通過定期備份和云存儲來保護，確保即使出現災害也能夠迅速恢復。例如，云服務提供商AWS可以提供可靠的數據備份和恢復解決方案。

（二）信息安全的保障

檔案信息化建設在信息安全保障方面發揮著關鍵作用，它不僅有助于防止未經授權的訪問和信息泄露，還提供了強大的保障措施，以確保檔案信息的完整性、可用性和保密性。檔案信息化建設通過訪問控制和權限管理，實現了信息的合法使用和保密性。例如，許多檔案管理系統允許管理員為不同用戶或用戶組分配不同級別的訪問權限。這意味著只有經過授權的人員才能訪問特定的檔案信息，像Microsoft SharePoint等工具提供了高度可配置的權限設置，確保檔案只被授權人員訪問。檔案信息化建設提供了數據加密和安全傳輸的功能。對于機密或敏感信息，加密技術可以保護數據在傳輸過程中不被竊取或篡改。例如，使用SSL/TLS協議的網站保護用戶在互聯網上傳輸的信息，確保數據的安全傳輸。

數字檔案的備份和災難恢復方案是信息安全的重要組成部分，在傳統環境中，紙質檔案容易受到火災、水災或其他意外事件的破壞，導致信息丟失。然而，數字化檔案可以通過定期備份和云存儲來保護，確保即使出現災難也能夠迅速恢復數據。此外，安全審計和監控也是信息安全的關鍵方面，檔案信息化建設可以記錄和監測檔案訪問和操作的日志，以便追蹤潛在的風險或不當行為。通過這些安全審計措施，可以更好地保護檔案信息的安全性。例如，SIEM（安全信息與事件管理）工具如Splunk和QRadar可以用于監控和分析安全事件，以及生成報告以供審計使用[3]。

（三）信息共享的促進

信息共享是現代檔案管理的一個重要目標，而檔案信息化建設在促進信息共享方面發揮了關鍵作用。它有助于將檔案信息變得更加容易訪問和共享，從而加強了組織內部和外部的合作，并促進了知識傳播與合作。檔案信息化建設通過提供遠程訪問的功能，實現了全球范圍內的信息共享。傳統的紙質檔案需要親臨檔案館或辦公地點才能查閱，而數字化檔案則可以通過互聯網遠程訪問，讓用戶可以隨時隨地查看和分享檔案。例如，數字圖書館和在線檔案管理系統允許用戶在線瀏覽和下載數字檔案。檔案信息化建設提供了多種共享選項，以滿足不同的共享需求。用戶可以根據需要選擇公開共享、限制共享或私密共享檔案信息。例如，Google Drive允許用戶輕松地與他人共享文件和文件夾，設置訪問權限，確保信息只被授權人員訪問。不僅如此，團隊成員還可以同時訪問和編輯共享的數字檔案，實現協同工作。協作工具如Google Workspace（G Suite）和Microsoft Teams提供了實時協作和版本控制功能，使多人共同編輯文檔變得更加高效。此外，數字檔案的元數據和標簽化使得信息更容易分類和檢索，從而促進了信息的共享。用戶可以使用關鍵字搜索、過濾和排序檔案，快速找到所需信息。

四、檔案信息化建設的實施方法

（一）確立信息化建設目標

在檔案信息化建設中，確立清晰的信息化建設目標是實施過程的第一步，也是取得成功的關鍵。首先要確立信息化建設目標，組織需要對當前的檔案管理狀況進行全面的評估。這包括了解現有的紙質檔案和數字檔案，了解檔案管理流程，以及評估現有的技術基礎設施。通過這一評估，組織可以識別出當前檔案管理中存在的問題和挑戰，以及信息化建設可以解決的潛在風險。其次要確定信息化建設的目標和優先級。這需要明確組織期望從信息化建設中獲得的好處。例如，目標可以包括提高檔案管理效率、加強信息安全、促進信息共享等。這些目標應該與組織的戰略目標和需求相一致，并根據其重要性進行優先排序。這有助于確保信息化建設的焦點不會偏離組織的核心目標[4]。接下來，需要明確信息化建設的范圍和時間表。這意味著確定哪些檔案將被數字化，選擇合適的信息技術工具，以及規劃項目的時間線。明確范圍和時間表有助于確保信息化建設項目的可行性和可管理性。最后，需要建立明確的指標和評估方法，用于衡量信息化建設的成功與否。這些指標可以包括了檔案管理效率的提升率、信息安全的改善程度、信息共享的增加等。通過不斷監測和評估，組織可以及時發現問題并進行調整，以確保信息化建設目標得以實現。

（二）選擇合適的技術和工具

選擇合適的技術和工具是檔案信息化建設過程中至關重要的一步。這一步驟直接影響到信息化建設項目的成功和效率，因此需要慎重考慮。為了選擇合適的技術和工具，組織需要明確其信息化建設的目標和需求。不同的項目目標可能需要不同類型的技術和工具支持。例如，如果主要目標是提高檔案管理效率，那么可以選擇具有強大搜索和檢索功能的檔案管理系統，如Documentum或OpenText；如果信息安全是首要考慮因素，那么可以選擇具備高級加密和權限控制功能的云存儲解決方案，如Amazon S3或Microsoft Azure。同時要考慮到組織的現有技術基礎設施，選擇與現有技術基礎設施兼容的技術和工具可以減少集成和遷移的復雜性。例如，如果組織已經使用了Microsoft Office 365作為辦公套件，那么可以考慮集成OneDrive或SharePoint來存儲和管理數字檔案，因為它們可以與Office 365無縫轉換。另外，要考慮到技術和工具的成本和可維護性，信息化建設項目不僅包括初期投資，還需要考慮到長期運營和維護的成本。組織應該評估技術和工具的總體擁有成本（TCO），包括許可費用、硬件和軟件維護費用、培訓成本等。同時，還應考慮供應商的可信度和支持服務，以確保在項目實施后獲得充分的技術支持。

（三）建立信息化團隊

一個專業的團隊可以有效地規劃、執行和管理信息化項目，確保項目按時、按預算、按質量完成。信息化團隊應該包括不同領域的專業人員，如項目經理、信息技術專家、檔案管理專家、安全專家、培訓師等。每個團隊成員都應該具備相關的技能和經驗，以便有效地履行其職責。例如，項目經理負責項目規劃和執行，信息技術專家負責技術實施，檔案管理專家負責檔案處理和管理，安全專家負責信息安全，培訓師負責培訓用戶等。同時，團隊需要明確項目的范圍、時間表、預算和交付物。這有助于團隊成員明確任務和職責，以及衡量項目的進展和成功。信息化項目涉及多個團隊成員和利益相關者之間的合作。因此，建立有效的溝通渠道和協作流程是至關重要的。團隊應該定期召開會議、更新進展、解決問題，并確保所有相關人員都了解項目的最新情況。信息化項目可能涉及新技術和工具的使用，因此團隊成員需要不斷學習和適應變化。培訓和支持可以幫助團隊成員掌握所需的技能，并提供在項目執行過程中的支持和指導。

（四）培訓和意識提升

首先，管理組織要確定培訓的對象和范圍，確定哪些團隊成員和利益相關者需要接受培訓，以確保他們能夠有效地使用新的信息化工具和技術。培訓對象應包括檔案管理員、IT支持人員、最終用戶等，要確保培訓計劃覆蓋了所有必要的參與者。根據參與者制定培訓計劃和課程內容，根據培訓對象的需求和技能水平，制定詳細的培訓計劃和課程內容。培訓計劃應包括培訓的時間表、地點和形式（如面對面培訓、在線培訓、自學課程等），課程內容應涵蓋信息化工具的使用方法、最佳實踐、安全注意事項等。其次，選擇合適的培訓方法和工具。根據培訓的對象和內容，選擇適當的培訓方法和工具，可以使用在線培訓平臺、教育管理系統（LMS）、培訓視頻、文檔和實際操作演練等，確保培訓方法和工具與目標群體的需求和學習風格相匹配。培訓后，要進行反饋和評估，以了解培訓的效果和參與者的反應。可以通過定期的問卷調查、考試和績效評估來實現，根據反饋結果，調整培訓計劃和內容，以不斷提高培訓質量和效果[5]。然后，組織可以通過內部宣傳、信息化政策的制定和強調信息安全的重要性來提高員工的信息化意識。意識提升活動可以包括定期的信息安全培訓、員工手冊、安全政策的傳達和宣傳等[6]。最后，要為參與培訓的人員提供持續的技術支持和咨詢服務，以解決實際應用中遇到的問題，還要建立反饋渠道，鼓勵員工提出建議和意見，以不斷改進信息化建設和培訓計劃[7]。

結束語

檔案信息化建設是現代檔案管理的必然趨勢，它為組織提供了豐富的機會和益處。然而，它也需要組織做好充分的準備和規劃，以確保項目的成功和可持續發展。通過認真考慮并實施上述方法，組織可以更好地利用信息化建設的潛力，提高檔案管理的水平，滿足現代社會對信息管理的需求。檔案信息化建設不僅是一項技術工程，更是一項管理創新，它將為組織帶來更高效的信息管理方式，從而提升組織的競爭力和可持續發展。

參考文獻

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[5]和夢吉.企業檔案信息化建設對策研究[D].濟南：山東大學，2012.

[6]張海燕.電子技術在檔案信息化建設和管理中的作用[J].電子技術與軟件工程，2019（3）：211.

[7]趙華鋒.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的有效研究[J].辦公自動化，2023，28（7）：52-54.

作者簡介：高廣燕（1975— ），女，漢族，山東棗莊人，棗莊市交通運輸綜合執法支隊，館員，本科。

研究方向：檔案管理。