EXCEL在疾控中心檔案管理中的意義及價(jià)值評(píng)價(jià)

馮建新

（山東省臨朐縣疾病預(yù)防控制中心，山東 濰坊 262600）

近年來(lái)，隨著我國(guó)信息技術(shù)不斷發(fā)展，醫(yī)療管理中心不斷對(duì)各領(lǐng)域進(jìn)行管理改革，檔案管理電子化已經(jīng)成為目前醫(yī)療機(jī)構(gòu)關(guān)注的重點(diǎn)。在傳統(tǒng)的疾控中心檔案管理中，其主要采取封閉式手工操作模式，EXCEL管理方式改善了傳統(tǒng)手工操作模式中的單一性以及低效率等缺點(diǎn)，增加了管理人員的管理質(zhì)量，同時(shí)加快了數(shù)據(jù)查詢(xún)速度，使數(shù)據(jù)錄入更加準(zhǔn)確，使疾病的分類(lèi)走向趨勢(shì)和流行因素，實(shí)現(xiàn)檔案管理社會(huì)性進(jìn)步[1]。對(duì)此，本次研究針對(duì)本院疾控中心檔案管理采用EXCEL管理措施，旨在分析EXCEL在管理中的應(yīng)用效果，詳見(jiàn)下文所示。

一、資料與方法

1.一般資料

將本院2019年1月至12月的疾控中心檔案管理措施作為對(duì)照組研究對(duì)象，其中所涉及管理人員5名，男性3名，女性2名，年齡21～45歲，平均（26.4±3.5）歲；衛(wèi)計(jì)等科室人員50名，男性18名，女性32名，平均年齡（34.2±2.1）歲；另將2020年1月至12月的疾控中心檔案采用的EXCEL管理措施作為觀察組研究對(duì)象，所涉及管理人員5名，男性2名，女性3名，年齡24～46歲，平均（26.3±3.2）歲；衛(wèi)計(jì)等科室人員50名，男性19名，女性31名，平均年齡（34.3±2.2）歲；兩組管理人員、衛(wèi)計(jì)人員的年齡等資料對(duì)比無(wú)明顯差異（P＞0.05）。

2.方法

對(duì)照組采取常規(guī)管理措施，觀察組患者采用EXCEL管理措施，管理方式為：2.1文檔的收集和建立：將全年工作中的文檔收集后整理，將紙質(zhì)檔案錄入電子文檔，嚴(yán)格按照管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)，紙質(zhì)檔案裝訂；建立主文檔和子文檔，主文檔主要包括檔案的主要類(lèi)別、檔案架編號(hào)等整理完成后輸入檔案類(lèi)別信息簡(jiǎn)歷建立文檔；子文檔主要為檔案的二類(lèi)級(jí)別，根據(jù)文檔的收集年份、名稱(chēng)、年限以及保密級(jí)別等進(jìn)行分類(lèi)管理，將所用檔案的信息全部錄入到子文檔中，根據(jù)相關(guān)規(guī)定表示為Y、C、D。2.2軟件設(shè)置：將分類(lèi)完成的可供查閱的文檔設(shè)置為只讀文檔，將紙質(zhì)檔案整理后按照類(lèi)別分別放入相應(yīng)的文件夾，并將紙質(zhì)文檔通過(guò)掃描儀掃描后建立相應(yīng)的文檔，部分次要的文檔或短期保存的過(guò)程性文檔只采取紙質(zhì)文檔建立；將主文檔以及對(duì)應(yīng)的子文檔檔案名稱(chēng)建立超級(jí)鏈接，對(duì)部分重要的文檔建立相關(guān)鏈接，增加檔案的保密性，對(duì)部分需要嚴(yán)格保密的文檔采取設(shè)置密碼等措施。2.3檔案保存：在建立檔案后，將裝訂好的紙質(zhì)檔案按照EXCEL子文檔中的相關(guān)編號(hào)進(jìn)行編號(hào)后裝入檔案盒，將其放置在置物架上相應(yīng)的位置，并將電子檔案制定成光盤(pán)等進(jìn)行保存。

3.觀察指標(biāo)

分析兩種不同的管理方式下，兩組管理人員工作效率、分類(lèi)管理質(zhì)量、數(shù)據(jù)查詢(xún)速度，管理人員對(duì)認(rèn)為EXCEL管理方式能夠提高工作效率、管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢(xún)速度的占比，衛(wèi)計(jì)等人員對(duì)檔案管理和查詢(xún)的滿(mǎn)意度。

滿(mǎn)意度：分為滿(mǎn)意、較滿(mǎn)意以及不滿(mǎn)意，總分為100分，分值0～100分，80～100分為滿(mǎn)意，60～79為較滿(mǎn)意，59分及以下為較滿(mǎn)意，檔案管理和查詢(xún)的總滿(mǎn)意度為滿(mǎn)意以及較滿(mǎn)意總和。

4.統(tǒng)計(jì)學(xué)方法

研究數(shù)據(jù)的處理由軟件SPSS 20.0執(zhí)行，計(jì)量資料用均數(shù)±標(biāo)準(zhǔn)差（±s）表示，計(jì)數(shù)資料用率（%）表示，采用t和x2檢驗(yàn)，P＜0.05為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

二、結(jié)果

1.分析兩組管理人員工作效率、分類(lèi)管理質(zhì)量、數(shù)據(jù)查詢(xún)速度

相較于對(duì)照組，觀察組管理人員工作效率、分類(lèi)管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢(xún)速度評(píng)分明顯更高，對(duì)比統(tǒng)計(jì)學(xué)差異明顯（P＜0.05），詳見(jiàn)表1所示。

表1 兩組管理人員工作效率、分類(lèi)管理質(zhì)量、數(shù)據(jù)查詢(xún)速度對(duì)（±s）

表1 兩組管理人員工作效率、分類(lèi)管理質(zhì)量、數(shù)據(jù)查詢(xún)速度對(duì)（±s）

組別 例數(shù) 工作效率 分類(lèi)管理質(zhì)量 數(shù)據(jù)查詢(xún)速度觀察組 5 85.6±3.6 91.3±2.1 92.7±3.8對(duì)照組 5 69.5±3.4 81.2±2.2 81.2±3.3 t 22.990 23.482 16.157 P 0.001 0.001 0.001

2.分析管理人員對(duì)認(rèn)為EXCEL管理方式能夠提高工作效率、管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢(xún)速度的占比

相較于對(duì)照組，觀察組管理人員認(rèn)為EXCEL管理方式能夠提高工作效率、管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢(xún)速度的占比明顯更高，對(duì)比統(tǒng)計(jì)學(xué)差異明顯（P＜0.05），詳見(jiàn)表2所示。

表2 管理人員對(duì)認(rèn)為EXCEL管理方式能夠提高工作效率、管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢(xún)速度的占比[n（%）]

3.分析衛(wèi)計(jì)等人員對(duì)檔案管理和查詢(xún)的滿(mǎn)意度

相較于對(duì)照組，衛(wèi)計(jì)等人員對(duì)觀察組管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢(xún)速度滿(mǎn)意度明顯更高，對(duì)比統(tǒng)計(jì)學(xué)差異明顯（P＜0.05），詳見(jiàn)表3所示。

表3 兩組衛(wèi)計(jì)等人員對(duì)檔案管理和查詢(xún)的滿(mǎn)意度對(duì)比[n（%）]

三、討論

檔案管理是一個(gè)機(jī)構(gòu)運(yùn)行重要的一部分，部分檔案具有一定的保密性，同時(shí)為保證在需要用到文檔時(shí)能夠快速查找到相關(guān)的文檔，需加強(qiáng)對(duì)文檔管理措施。研究認(rèn)為，EXCEL管理方式能夠用快讀查找功能和檔案標(biāo)題，建立檔案與檔案之間的鏈接，以提高文檔的查找速度，將更有利于提高管理人員管理質(zhì)量。隨著我國(guó)各行業(yè)領(lǐng)域之間信息化的發(fā)展，EXCEL管理方式逐漸廣泛應(yīng)用在檔案管理中，其能夠?qū)崿F(xiàn)快速查找文檔的作用[2]。EXCEL方式下，根據(jù)文檔可閱讀的權(quán)限不同建立相應(yīng)的查閱機(jī)構(gòu)，對(duì)部分需要保密的文件設(shè)立密碼等保護(hù)措施，對(duì)部分文檔也可設(shè)置查閱權(quán)限，只有達(dá)到文檔查閱權(quán)限的要求才可查閱相關(guān)文獻(xiàn)，保證了文檔的安全。此外，有學(xué)者認(rèn)為，EXCEL方式能夠?qū)n案管理數(shù)據(jù)庫(kù)建立在局域網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)的服務(wù)器中，能夠?qū)⒉糠治臋n實(shí)現(xiàn)資源共享，減輕了管理人員的工作壓力，提高工作效率[3]。而在EXCEL方式下，由于能夠?qū)崿F(xiàn)快速查找相關(guān)文檔，節(jié)約了不必要的查找時(shí)間，從而提高了衛(wèi)計(jì)等人員對(duì)文檔查找速度等的滿(mǎn)意度，具有操作方便，查找迅速等優(yōu)勢(shì)[4]。由此可見(jiàn)，在疾控中心檔案管理中采用EXCEL方式對(duì)文檔進(jìn)行管理將更有利于提高文檔管理質(zhì)量[5]。

本次研究針對(duì)本院疾控中心檔案管理采用EXCEL管理措施，旨在分析EXCEL在管理中的應(yīng)用效果，研究表明，相較于對(duì)照組，觀察組管理人員工作效率、分類(lèi)管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢(xún)速度評(píng)分明顯更高（P＜0.05），由此可見(jiàn)，采用EXCEL管理措施對(duì)疾控中心檔案進(jìn)行管理將更有利于提高管理人員工作效率以及管理質(zhì)量，提高相關(guān)數(shù)據(jù)查詢(xún)速度；不僅如此，本次研究中還發(fā)現(xiàn)，相較于對(duì)照組，觀察組管理人員認(rèn)為EXCEL管理方式能夠提高工作效率、管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢(xún)速度的占比明顯更高，衛(wèi)計(jì)等人員對(duì)觀察組管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢(xún)速度滿(mǎn)意度明顯更高（P＜0.05）。由此可見(jiàn)，管理人員對(duì)EXCEL管理方式的認(rèn)可度更高，而在EXCEL管理措施的應(yīng)用后，將更有利于提高衛(wèi)計(jì)等人員對(duì)管理人員檔案管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢(xún)的速度滿(mǎn)意度。

綜上所述，在疾控中心檔案管理中采用EXCEL管理方式可明顯提高檔案管理質(zhì)量，縮短數(shù)據(jù)查詢(xún)時(shí)間，相較于常規(guī)管理模式更有利于提高衛(wèi)計(jì)等人員對(duì)管理質(zhì)量和數(shù)據(jù)查詢(xún)的滿(mǎn)意度，值得臨床廣泛應(yīng)用。