企業電子文件歸檔和電子檔案管理的分析

曲世玉

摘要：隨著社會的進步、科技的發展及“互聯網+”技術在社會中的重要性不斷提高，數字化、網絡化、信息化在人們生活中所占比重越來越高，我們已經進入大數據時代。信息化的出現，產生了多種多樣、數量龐大的電子類文件，這對社會發展來說是一種進步。因為電子文件的出現，讓我們對數據的把控更加真實、有依據，電子文件及電子檔案的發展使我們的生活越來越便捷，但也給檔案管理者帶來更大的挑戰。電子檔案是新時期檔案的主要形式，資源來源廣泛，儲存方式多樣，并且有一定的形成規律。而對于電子文件和信息來說，必須要通過歸檔處理才能變成電子檔案，但是這項操作中存在一些問題需要解決。因為各種因素的影響，在歸檔管理工作中，還存在一些問題，影響到歸檔管理工作的開展。本次研究主要是分析這方面的問題，并就問題提出科學的解決措施，致力于提升新時期電子檔案的歸檔管理水平。

關鍵詞：企業;電子文件;歸檔;電子檔案;管理;分析

引言

對于這種新型的檔案管理，檔案管理者不僅要摸索管理的方式、方法，還要通過電子檔案的有效管理和利用來提高企業的核心競爭力，推動企業發展，因此，這對檔案管理者來說是一個機遇。文章討論了電子檔案資源的種類和形成規律，并探討對其進行鑒定與歸檔的方法，分析歸檔管理中遇到的問題，最后提出如何提高電子檔案的歸檔管理水平。

1電子文件歸檔

1.1歸檔接口

歸檔接口作為業務系統和檔案系統的接口，主要目的是保證電子檔案在歸檔時具備真實性、完整性、安全性及可用性。常規的歸檔接口不能滿足電子檔案信息管理要求，因為常規的接口不能檢測數據是否正常，因此，在歸檔接口中應該加入“四性”檢測。以中間庫為例，電子檔案的歸檔系統將數據傳送到中間庫時接口應該立即采集中間庫的數據，并對中間庫數據進行真實性、完整性、安全性和可用性檢測，及時反饋檢測結果，進行回寫，最后按系統要求將歸檔文件存儲于中間庫，對于信息采集失敗的數據也要直接反饋，重新歸檔。

1.2“四性”檢測

在進行電子文件歸檔時，為了保證后續對電子檔案的有效管理和利用，一定要對“四性”進行檢測。“四性”是指電子文件檔案的安全性、完整性、真實性及可用性。

1.2.1真實性檢測

電子文件檔案歸檔時首先要進行真實性檢測，真實性檢測包含固化信息檢測、數字摘要檢測、元數據檢測、電子屬性檢測、信息包檢測。一般情況下，固化信息檢測和數字摘要：檢測采用MD5算法檢測數據是否有效;元數據檢測主要檢測數據的類型與長度、格式等是否符合規定要求。電子文件中所記錄的檔案真實性也是檢查的要點，重點是檢查元數據和歸檔文件數據是否有關聯;還有電子檔案所記錄的存儲位置是否與實際的元數據存儲位置一致;電子屬性檢測就是元數據中所記錄的屬性信息是否和電子檔案中記錄的屬性信息一致;信息包檢測就是用XML封裝與MD5算法來檢測對比電子文件和原始記錄中的文件名稱、大小、數字摘要：值是否一致。

1.2.2完整性檢測

電子文件檔案歸檔時要進行完整性檢測，完整性檢測包含數據總量檢測、元數據完整性檢測、電子文件內容完整性檢測及電子文件歸檔信息完整性檢測。其中，數據總量檢測指歸檔文件中數據的數量和大小是否完整無遺漏;元數據完整性檢測就是檢測電子歸檔文件中的數目編號是否編寫齊全;電子文件內容完整性檢測就是檢測文件中的內容是否真實、完整;電子文件歸檔信息完整性檢測就是由系統來檢測歸檔信息中的文件數據、數量、大小與人工檢測的結果是否一致。

1.2.3可用性檢測

電子文件檔案歸檔時還需要進行可用性檢測，可用性檢測包含元數據可用性檢測、目錄可用性檢測、內容可用性檢測、信息包可用性檢測、電子檔案軟硬件環境檢測。元數據可用性檢測、目錄可用性檢測是指對于電子檔案中的數據存放信息能夠正常解析、讀取;內容可用性檢測是指歸檔文件中的文件是否可以正常打開應用;信息包可用性檢測主要是檢測歸檔文件中是否有加密、壓縮、不符合要求的文件格式;電子檔案軟硬件環境檢測就是檢測歸檔文件中的軟硬件環境是否符合要求。

1.2.4安全性檢測

電子文件檔案歸檔時最重要的是進行安全性檢測，安全是電子檔案的第一條防線。電子檔案安全性檢測包含信息包安全檢測、歸檔載體安全性檢測及歸檔過程安全性檢測。信息包安全檢測主要是檢測檔案是否感染病毒;歸檔載體安全檢測主要是檢測是否有非歸檔文檔及讀寫的速度、外觀、質量;歸檔過程安全性檢測顧名思義就是檢測電子檔案在歸檔過程中是否安全。

2電子檔案管理

2.1注重電子檔案的日常積累

歸檔工作質量的高低很大程度上依賴于電子檔案的日常收集積累工作，收集工作是電子檔案歸檔工作的基礎。電子檔案收集工作的特性決定了其與紙質資料收集工作的不同，包括不限于：收集方法、收集范圍、收集要求等特性。此外，忽略中間版本的資料、輔助文件的無條理性、歸檔流程不完備、存儲硬件不安全等使得收集工作更為困難，因此，需要注重日常的積累，為后期的歸檔工作打下堅實的基礎。一方面，應當注重日常收集;另一方面，應當注重及時整理，并將電子檔案與紙質資料相聯系。電子文件在收集后應當制作對應的紙質版本或微縮版本。收集電子檔案時需要標注資料的儲存格式、支持的軟硬件和其他有關數據并歸檔至一處。當前，國有企業通常使用信息化辦公系統，海量的資料存儲在終端上，此現實情況為電子檔案收集工作帶來了一定的難度，因此，做好日常積累工作至關重要。

2.2提升檔案管理人員素質

進行電子檔案的歸檔管理，還要重視提升檔案管理人員的綜合素質，尤其是信息化水平要進行提升。檔案管理人員要求有高水平的檔案管理專業知識和技能以及較高水平的信息化水平，能夠有效將文件信息轉化成電子檔案進行管理。所以，企業檔案部門要加強對檔案管理人員的培訓，重點關注對于電子檔案歸檔管理的專業培訓，提升檔案管理人員的歸檔處理水平，了解電子檔案的重要性。除了專業能力水平的提升，檔案部門還要關注檔案管理人員責任感和安全感的培訓，保證他們對工作認真負責，不會私自修改檔案資料信息，能妥善保證電子檔案的完整性。檔案部門經常進行組織學習、專業知識講座、相關知識競賽等等多種學習方式。檔案管理人員自身也要加強學習，及時更新知識儲備，關注信息技術的發展動態，適應電子檔案歸檔管理工作現代化的需求。

2.3創新歸檔管理方法

進行電子文件的歸檔處理，需要保證獲得的電子檔案的原始性。如果遇到情況特殊的電子檔案，需要在原始格式基礎上進行還原顯示。一般來說需要將電子文件的原件或真實文件進行歸檔處理和儲存，所以要注意對原件與復印件進行區別鑒定，重點將原件歸檔，保證電子檔案的原始性。通常的做法有：將電子檔案及其相關的軟件和應用系統一并存儲;對原始檔案的電子圖像進行存儲;對電子檔案的打印、輸出加以存儲。通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

結束語

綜上所述，根據時代發展需求，加強電子檔案的歸檔和管理是社會的訴求，同時，完善電子檔案管理也有助于推動時代發展，但是根據我國電子檔案管理現狀，我們在電子檔案歸檔和管理方面依然有很多不足之處，需要我們繼續發掘。因此，不論是對企業、單位還是國家，我們都應該樹立起現代管理思維，積極推動電子檔案管理事業繼續發展，并通過電子檔案管理的發展反哺社會，使社會能夠更好地進步。

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