淺談基層檔案管理現(xiàn)代化和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)的提高

【摘? 要】檔案管理研究機(jī)構(gòu)是從事黨和國(guó)家發(fā)展文化管理事業(yè)的重要機(jī)構(gòu)，是獨(dú)立保管?chē)?guó)家檔案的重要基地，是從事科學(xué)技術(shù)研究和各種單方面文化工作管理的重要中心。基層檔案管理現(xiàn)代化不僅涉及新的技術(shù)裝備，新的管理技術(shù)手段，而且還直接涉及基層檔案管理事業(yè)的新理論思想、新管理方法和基層檔案工作干部隊(duì)伍綜合素質(zhì)的不斷提高等諸多社會(huì)問(wèn)題。如何科學(xué)地應(yīng)用基層檔案，是基層檔案管理的一個(gè)重點(diǎn)。

【關(guān)鍵詞】基層檔案;管理現(xiàn)代化;專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員;措施

引言

科學(xué)研究和其他研究工作，必然離不開(kāi)對(duì)各類(lèi)檔案信息資源的合理利用。要加快真正意義上的檔案管理相關(guān)工作體制改革和技術(shù)創(chuàng)新，必須不斷更新管理技術(shù)裝備和應(yīng)用技術(shù)手段，這對(duì)促進(jìn)檔案管理相關(guān)工作改革的順利進(jìn)行，也具有重要的指導(dǎo)意義。

1.基層檔案管理現(xiàn)代化的重要性

檔案能夠真實(shí)記錄古人社會(huì)活動(dòng)的信息，是保存我國(guó)豐富的社會(huì)歷史文化遺產(chǎn)的重要組成部分。國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)事業(yè)單位等個(gè)人的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)直接影響著行政檔案管理的形成過(guò)程。文字、圖表、音像是各類(lèi)檔案原始記錄的主要形式，可以作為檔案原始記錄長(zhǎng)期管理和保存。人類(lèi)經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的進(jìn)步和發(fā)展，積累了大量的各類(lèi)歷史檔案，隨著社會(huì)和科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量也呈現(xiàn)出不斷增加的趨勢(shì)，這對(duì)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展，提出了新的時(shí)代要求和創(chuàng)新挑戰(zhàn)。不斷對(duì)資源利用率以及檔案管理水平，持續(xù)進(jìn)行提高是現(xiàn)在國(guó)家檔案管理相關(guān)工作的發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)也是推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理相關(guān)工作體制改革的基本要求。

檔案管理和數(shù)據(jù)資源的管理是現(xiàn)代國(guó)家檔案管理事業(yè)發(fā)展的根本基礎(chǔ)和重要前提。為實(shí)現(xiàn)對(duì)各類(lèi)檔案信息資源的有效管理、收集和綜合整理，可根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況，在管理工作中綜合運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)和管理設(shè)備。建立有效管理檔案相關(guān)文獻(xiàn)信息和檔案管理環(huán)境是我國(guó)現(xiàn)代檔案管理工作的實(shí)質(zhì)，但作為檔案管理的主要任務(wù)和核心，全面而有效地利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，成為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息檔案管理和優(yōu)化檔案管理的最終目標(biāo)。從根本上提高檔案管理工作的實(shí)效性，必須根據(jù)工作實(shí)際，合理組織和運(yùn)用科學(xué)的檔案管理思想、組織和技術(shù)手段，對(duì)促進(jìn)檔案管理相關(guān)工作本身的健康發(fā)展具有重要作用，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要作用。

2.基層檔案管理現(xiàn)代化和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)提高的問(wèn)題

2.1基層檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員不多

當(dāng)前，各級(jí)基層檔案相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的思想文化素質(zhì)水平正在逐步提高，但在基層檔案專(zhuān)業(yè)人員中，只有初級(jí)以上檔案專(zhuān)業(yè)人才，中級(jí)以上技術(shù)職稱(chēng)的人才相對(duì)較少，高級(jí)以上技術(shù)職稱(chēng)的人才更少。檔案信息工作者培訓(xùn)隊(duì)伍中的許多年輕人還缺乏傳統(tǒng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和理論觀念，不能熟練運(yùn)用各種現(xiàn)代檔案高科技處理工具，檔案信息技術(shù)開(kāi)發(fā)人員缺乏應(yīng)用研究能力和敏銳的檔案信息處理意識(shí)。

2.2檔案人員創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

隨著我國(guó)檔案管理事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展和移動(dòng)信息時(shí)代的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作者的職業(yè)提出了更高、更全面的要求。這就必然要求廣大檔案管理工作者必須勇于探索和創(chuàng)新，在實(shí)際的檔案工作中，必須具備善于提出和發(fā)現(xiàn)實(shí)際問(wèn)題、勇于提出和分析實(shí)際問(wèn)題的綜合能力，并提出和解決實(shí)際問(wèn)題，不斷開(kāi)拓進(jìn)取，不斷努力提高檔案綜合管理能力和各項(xiàng)職能服務(wù)水平，提高檔案工作的服務(wù)質(zhì)量和效率。然而，由于檔案知識(shí)專(zhuān)業(yè)化水平低、掌握現(xiàn)代檔案技術(shù)能力弱等諸多現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，多數(shù)企業(yè)檔案管理人員普遍缺乏勇于探索、勇于創(chuàng)新的職業(yè)意識(shí)。

2.3業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

面對(duì)國(guó)家現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)建設(shè)和信息化時(shí)代的快速發(fā)展，檔案管理實(shí)踐者要懂得運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理的新技術(shù)。但是，我國(guó)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平與國(guó)家要求的水平還有一定的差距。一些管理者職業(yè)文化素質(zhì)低下，專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面狹窄，計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)水平較低，思想觀念和檔案管理水平，在一定程度上跟不上時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，嚴(yán)重影響了檔案管理的健康發(fā)展。

2.4信息化管理技術(shù)的運(yùn)用能力不夠

現(xiàn)代人類(lèi)社會(huì)已正式進(jìn)入檔案信息化時(shí)代，檔案信息是信息資源管理利用的重要組成部分。檔案工作者必須不斷提高對(duì)檔案信息的正確認(rèn)識(shí)和分析處理檔案信息的綜合能力。只有這樣，才能有效地增強(qiáng)開(kāi)發(fā)檔案和利用信息管理資源的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，從而有效地滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)各層次對(duì)檔案管理信息資源日益增長(zhǎng)的利用需求。但是，目前檔案管理人員中精通現(xiàn)代檔案技術(shù)應(yīng)用的專(zhuān)業(yè)人才并不多，基層檔案管理人員普遍缺乏這類(lèi)專(zhuān)業(yè)人才。

3.基層檔案管理現(xiàn)代化和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)提高的措施

3.1基層檔案管理現(xiàn)代化

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在技術(shù)檔案管理的實(shí)際工作中，對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)檔案進(jìn)行合理的研究和應(yīng)用勢(shì)在必行。同時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)端，還可以實(shí)現(xiàn)真正意義上的傳統(tǒng)意義上的文件資源共享，打破了傳統(tǒng)工作時(shí)間和網(wǎng)絡(luò)空間的限制，用戶(hù)不僅可以實(shí)現(xiàn)對(duì)全國(guó)各地電子文件相關(guān)資源的實(shí)時(shí)存取和管理。檔案管理工作與檔案電子化、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的有效緊密結(jié)合，可以說(shuō)是一場(chǎng)新的技術(shù)革命，對(duì)加快我國(guó)檔案管理工作的體制改革和技術(shù)創(chuàng)新具有重要的指導(dǎo)意義。

（1）自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索。為了有效地實(shí)現(xiàn)真正意義上的在線檔案目錄管理和檢索服務(wù)，根據(jù)實(shí)際操作，開(kāi)展必要的檔案管理和檢索工作時(shí)，可以綜合運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)設(shè)備，從而幫助用戶(hù)輕松實(shí)現(xiàn)對(duì)所有必要檔案的快速目錄檢索。

（2）自動(dòng)存儲(chǔ)與檢索。文件經(jīng)文本掃描儀掃描后，可通過(guò)兩種方式存儲(chǔ)：一種是通過(guò)掃描直接自動(dòng)獲取整個(gè)文件的文本圖形識(shí)別信息，適用于手寫(xiě)和地形圖的掃描;另一種是通過(guò)掃描文本自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，獲取整個(gè)文件的其他文本識(shí)別信息，可以利用掃描文本自動(dòng)識(shí)別技術(shù)獲取文件中的一些單詞和句子，在文件的主要內(nèi)容中可以自動(dòng)檢索。

（3）輔助管理。泛指計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、利用、鑒別、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理技術(shù)，其中目前應(yīng)用較廣泛的技術(shù)是利用檔案自動(dòng)化和借閱機(jī)的管理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，對(duì)象是檔案工作中經(jīng)常涉及的檔案登記、審批、檢索、調(diào)卷、歸還、利用等流程，進(jìn)行自動(dòng)化管理，提高設(shè)計(jì)工作效率。

（4）用計(jì)算機(jī)軟件輔助，進(jìn)行立卷、標(biāo)引。計(jì)算機(jī)輔助文件歸檔處理是根據(jù)歸檔文件的歸檔編號(hào)和處理參數(shù)，對(duì)文件進(jìn)行自動(dòng)歸檔。其實(shí)際應(yīng)用具有如下歸檔功能：邏輯文件歸檔、邏輯文件歸檔調(diào)整、文件內(nèi)文件目錄歸檔打印、文件外皮目錄打印、檢索管理工具目錄列表、文件管理、數(shù)據(jù)標(biāo)題綜合分析、詞義切分等內(nèi)容結(jié)構(gòu)特征。

3.2專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)提高

總的來(lái)說(shuō)，要加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，不能缺少一批既有檔案管理知識(shí)又有計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)的優(yōu)秀人才。要改變這種尷尬局面，就要繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)這類(lèi)人才的選拔、培養(yǎng)和使用。高校檔案管理專(zhuān)業(yè)教育應(yīng)把高校檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，與計(jì)算機(jī)檔案管理進(jìn)行融合，進(jìn)行電子數(shù)字檔案的歸檔和應(yīng)用，使電子檔案管理處于重要的戰(zhàn)略地位。根據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用與現(xiàn)代高校檔案管理專(zhuān)業(yè)的最新發(fā)展，為適應(yīng)實(shí)踐教學(xué)研究與發(fā)展的實(shí)際需要，應(yīng)制定新的教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)大綱，編寫(xiě)最新、最實(shí)用的教材，開(kāi)展實(shí)踐教學(xué)，教學(xué)體系應(yīng)覆蓋高校檔案管理專(zhuān)業(yè)應(yīng)屆生的新專(zhuān)業(yè)知識(shí)和新技能教育。

4.結(jié)束語(yǔ)

總之，在人類(lèi)發(fā)展的歷史長(zhǎng)河中，檔案工作者的職業(yè)使命始終是永恒的。隨著工業(yè)現(xiàn)代化和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，要逐步改變檔案工作者的基本工作思路和專(zhuān)業(yè)內(nèi)容，以促進(jìn)檔案工作者的不斷創(chuàng)新和更新專(zhuān)業(yè)發(fā)展角度，更好地適應(yīng)時(shí)代的要求和新時(shí)代的變化，要經(jīng)得起和抓住時(shí)代的新挑戰(zhàn)。

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作者簡(jiǎn)介：劉志鴻（1978.9-），女，漢族，河北承德人，本科，中級(jí)職稱(chēng)，研究方向?yàn)闄n案管理。

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