事業(yè)單位檔案管理要點分析

李宏君

【摘? 要】隨著時代的信息化進程深入發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也在不停地進步和變革，本文從檔案管理的現(xiàn)狀入手，希望能夠為事業(yè)單位的檔案管理提出新的可行性措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;制度;轉(zhuǎn)變要點

1.檔案管理現(xiàn)狀分析

檔案的管理是資料使用的基本，如果不加以規(guī)范會使檔案出現(xiàn)問題，市場監(jiān)管局作為質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督、食品藥品監(jiān)督管理以及工商行政管理多個部門的融合，一旦檔案出現(xiàn)問題，會給單位帶來巨大的損失，因此要解決檔案的現(xiàn)狀相關(guān)問題。

1.1檔案的管理方式拖沓、制度繁瑣

事業(yè)單位的檔案文件普遍采用較為傳統(tǒng)的館藏方式保管，借閱、轉(zhuǎn)遞和歸檔的環(huán)節(jié)過于繁瑣。目前大數(shù)據(jù)的發(fā)展已經(jīng)日趨成熟，傳統(tǒng)的存檔方式對于單位需求的意義不大，而且對辦事效率造成一定的影響。在單位長期發(fā)展的過程中，文件不斷堆積且難以清理，導(dǎo)致文件的數(shù)目較大且種類繁多，對于人們的查閱和利用較為困難，在實際過程中帶來了較大的不便。市場監(jiān)督管理局在建立市場信息公示時依法公示共享有關(guān)信息的時候查找資料較為不便，因此造成的效率低下對信用體系建設(shè)有一定的影響。同時注冊登記工作較為繁雜，工作中容易找不到關(guān)鍵資料，對工作效率產(chǎn)生影響。因此檔案管理應(yīng)該向信息技術(shù)化發(fā)展，才能為工作提供更多的便利。對于檔案管理制度應(yīng)該嚴格遵守，讓工作人員意識到制度的實用性，從實踐中意識制度的漏洞和缺陷。

1.2對于檔案的管理人員不夠重視

檔案的管理工作目前正不斷地被邊緣化，檔案管理人員的流動性較強且一直得不到足夠的重視，很多管理人員認為檔案的管理工作簡單、機械，檔案也只在需要時查詢一下就可以，大部分管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)的熟練度不高，認為研究檔案管理對于職業(yè)生涯沒有提升的幫助也沒有難度，在履行自身職責時草草了事，敷衍過去，工作中也存在大量不規(guī)范操作的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案記錄工作連續(xù)性很差、存檔混亂、類別不清、記錄不完整、文檔的動態(tài)變化無法被完整記錄等現(xiàn)象，直接導(dǎo)致管理工作難度增加。

檔案管理工作要求管理人員的自身素質(zhì)和專業(yè)度較高，記錄檔案時需要在時間、空間上要保持邏輯連續(xù)性，還要保證所有的文檔都在管理人的記錄范圍內(nèi)，但是專業(yè)人士要具備更先進的理念和專業(yè)技能知識來管理檔案，這樣的專業(yè)管理人才目前數(shù)量不足，對事業(yè)單位的檔案相關(guān)工作正常開展造成影響。在現(xiàn)代化管理理念不斷創(chuàng)新與發(fā)展的背景下，檔案的管理工作也應(yīng)當跟隨上進步的腳步，對檔案人員的專業(yè)化水平提出要求。

1.3檔案管理的信息化程度低

目前大多數(shù)事業(yè)單位保存檔案的硬件設(shè)施比較落后，難以查找到想要獲得的文檔，甚至檔案已經(jīng)損壞而無法使用的情況也時有發(fā)生。雖然對于檔案的管理應(yīng)當更多的應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，但是在實際的檔案管理中，有些工作人員對于先進的技術(shù)手段沒有采用正確的使用方法，只是簡單的將信息目錄進行電腦輸入，但資料檢索、調(diào)閱等等仍然在使用人工操作，對于無紙化閱檔的開展進度較慢，電子化的硬件設(shè)備、仿真掃描儀等必需設(shè)備也無法保障，使檔案管理工作的需要得不到較好的滿足。在信息化程度不高的前提下，對于查處取締無照經(jīng)營的企業(yè)、合作社、單位等等會有信息上的滯后性，無法及時獲得相關(guān)人員企業(yè)單位的注冊信息，對于查處不正當競爭等違法行為無法提供有效的幫助，容易被違法犯罪人員鉆空撿漏。

2.事業(yè)單位檔案管理的轉(zhuǎn)變要點

2.1.改變檔案管理意識從重視檔案管理工作做起

現(xiàn)階段我國市場監(jiān)管局的檔案管理正處于特殊的發(fā)展時期，所以首先要領(lǐng)導(dǎo)上層認識到檔案管理工作的重要性，明白檔案管理對于單位的行事效率的意義，之后才能影響到整個單位內(nèi)部工作人員的思想方向，推動檔案管理工作的改革和發(fā)展，實現(xiàn)管理效果的提高。可以配備專門人員進行檔案的管理工作，小組內(nèi)共同提高人員自身的檔案管理水平，檔案管理小組負責檔案的管理工作時組內(nèi)人員分工要明確，建立起檔案整理、保存、使用、保密等等各個環(huán)節(jié)的具體規(guī)定，嚴格履行自身職責。對于管理人員熱情度不高的問題，可以采取薪資激勵等方式改善檔案管理員不被重視的尷尬處境。第二，作為檔案的直接管理者，檔案管理人員要汲取最新的相關(guān)知識，更新自我的知識結(jié)構(gòu)和管理觀念。可以定期對工作人員進行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和素質(zhì)培養(yǎng)，將培訓(xùn)重點放在提高檔案管理的基礎(chǔ)知識和專業(yè)技能上，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量的同時還要增強責任感。而且對于與市場監(jiān)管密切相關(guān)的資料要引起足夠的重視，檔案管理要有專人管理。當工商或者企業(yè)部門等來查詢檔案或者是核對檔案時，管理人員應(yīng)當能獨立進行快速、精準的查找，以免對事業(yè)單位的形象造成不好的影響;同時重視個體戶檔案是作為個體經(jīng)營者經(jīng)營發(fā)展壯大的記錄，是檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和各項工作的具體反映。

2.2積極采用新的信息技術(shù)更新檔案管理的手段

事業(yè)單位一定要推進檔案的管理的信息化建設(shè)，不要在開支上吝嗇用于購置硬件和管理軟件的資金。引入先進的信息化管理系統(tǒng)，讓檔案資料能夠電子化管理，使檔案資料的收集、整理、歸納更加迅速有效，在大數(shù)據(jù)的背景下實現(xiàn)檔案的資料共享，使資料的利用更加方便。對于新的信息技術(shù)要樂于學(xué)習(xí)，還要善于使用，讓檔案管理方式及時向著最新信息技術(shù)的方向發(fā)展，使工作更加的專業(yè)化、理性化。如果暫時不能完成全套系統(tǒng)電子化，就可以采取紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的管理方式，讓兩者的優(yōu)勢都能夠得到充分的發(fā)揮，使檔案管理的工作水平提升，工作流程更加簡潔化、智能化。紙質(zhì)檔案要警惕檔案材料的霉變和蟲蛀，同時做好防火防盜等安全保障措施。電子檔案管理的硬件設(shè)施應(yīng)準備齊全，才能推進檔案管理的信息化進程。可以利用掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和科學(xué)技術(shù)，將不易保存的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閜df文件等形式，再按照相關(guān)分類進行保存，利用關(guān)鍵字、年份或者合理分類等等方法確保在查詢檔案時能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化，共同儲存管理。使用可靠的保密方式，應(yīng)用信息安全系統(tǒng)來保密檔案的內(nèi)容，使效率和安全性兩者都能夠達到要求。加大對保密性的檢查力度，防止出現(xiàn)內(nèi)部泄密的問題。

2.3完善檔案的管理保存機制才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案高效利用方式

完善檔案的管理機制，才能讓檔案管理更加規(guī)范和合理化。管理機制需要從制度、服務(wù)、監(jiān)督、更新等等方面進行全面的完善。第一，存檔規(guī)范需要完善，讓借閱、查看和調(diào)用等等行為進行實名制登記，加強對于文檔的管理力度，確保所有的文檔都處在管理的范圍中，檔案的更新和保存都應(yīng)當進行動態(tài)管理，有變動及時入檔，建立健全的檔案歸檔制度;第二，對于檔案管理制度是否落實要進行評估和調(diào)查，同時處理在運行過程中存在的漏洞和問題。在實際的應(yīng)用過程中，雖然當前市場監(jiān)管局的工商、質(zhì)監(jiān)以及藥監(jiān)三部分重點不同，但其各部分存在大量的交叉資料，對于交叉資料的保管也要特別關(guān)注，確保保密制度的實施。

2.4檔案利用方式的普及

大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案資源的公開共享更加容易，事業(yè)單位要做好大事記等資料管理工作，提高資料的利用價值。在全面信息化、數(shù)據(jù)化的前提下使檔案資料為大眾提供服務(wù)，開展網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)，使有用信息公開化，履行信息最大程度透明化的職能，使需要資料的部門或個人能及時獲取相應(yīng)資料，最大限度地發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值和作用。

3.結(jié)語

在事業(yè)單位的檔案管理工作時應(yīng)當考慮到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，從實際出發(fā)對檔案管理工作進行深入的分析，讓檔案員的工作除了收集整理之外，還能夠通過自主學(xué)習(xí)實現(xiàn)檔案的知識化和信息化，使檔案管理的效率提升，管理模式更加健全，提高檔案管理的現(xiàn)實地位。

參考文獻

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烏蘭浩特市市場監(jiān)督管理局? ? 內(nèi)蒙古烏蘭浩特? ? 137400