大數據環境下高校圖書館檔案管理的優化策略

【摘要】信息化環境下，隨著高校圖書館檔案數量的不斷增加，圖書館檔案管理成為促進高校發展的重要手段。無論是高校還是受眾，都對高校圖書館的檔案管理能力提出了更高的要求。如何運用信息化技術提升圖書館的檔案管理水平，成為諸多高校、學者關注的內容。文章以大數據環境為背景，在分析高校圖書館檔案管理數字化重要性的基礎上，指出我國高校圖書館檔案管理工作中普遍存在的問題，并提出相應的優化策略，以為我國高校圖書館檔案管理工作提供可借鑒的理論經驗。

【關? 鍵? 詞】大數據環境;高校圖書館;檔案管理

【作者單位】徐冰，黃河交通學院。

【中圖分類號】G258.6;G270.7 【文獻標識碼】A 【DOI】10.16491/j.cnki.cn45-1216/g2.2021.05.023

一、高校圖書館檔案管理數字化的重要意義

雖然我國沒有針對高校圖書館出臺專門的檔案管理政策，但在《高等學校檔案管理辦法》中對圖書館檔案管理提出了相應指導。《高等學校檔案管理辦法》第一章總則中第三條提出：“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。”信息化時代，數字技術和互聯網技術已成為廣泛應用于各大領域的重要技術，圖書館領域也不例外。圖書館檔案作為記錄高校圖書館各個階段工作和發展軌跡的原始記錄，推動檔案管理數字化不僅能夠提升圖書館工作效率，為圖書館建設發展提供參考依據，還可通過高校圖書館之間的檔案信息資源共享，提升高校的教學水平和科研水準[1]。

首先，檔案管理數字化可以實現圖書館從紙質檔案到數字檔案的跨越。圖書館工作人員可在多媒體設備上整理并查閱檔案資料，不僅節省了圖書館的存儲空間，也使檔案管理工作從單一的收集、整理、保存走向更深層次的信息服務 [1]。

其次，檔案作為記錄圖書館發展的重要資料，對于還原圖書館發展歷程和推動圖書館未來建設具有重要意義。歷屆圖書館管理者可通過對檔案資料的分析完善圖書館的發展方向，而檔案管理數字化無疑將推動這一工作高效完成[2]。

再次，高校學生作為圖書館的直接受眾，推進檔案管理數字化對輔助學生學習意義重大。如對借閱檔案和進書檔案信息進行統計，可以幫助圖書館了解學生的借閱需求，在分析圖書館現有圖書館藏資源的基礎上，根據學生需求有針對性地購入圖書。

最后，圖書館檔案管理數字化可通過分析借閱檔案、搜索記錄了解教師需求，為科研工作和教學工作提供幫助，實現高校之間的資源鏈接和信息共享，從而提升高校的教學和科研水準[3]。

二、我國高校圖書館檔案管理工作中存在的問題

隨著時代的發展與技術的完善，我國高校圖書館檔案管理工作逐步完善，但仍存在以下問題。

1.對檔案工作不夠重視

對檔案管理工作不夠重視是我國很多高校圖書館的通病，不僅學校對檔案管理工作不夠重視，工作人員也缺乏專業的管理意識和相關知識。

首先，很多高校圖書館在成立之初并沒有設立專門的檔案管理室，各部門檔案均由部門自行保管，而部門事務繁雜、資料眾多，若圖書館搬遷、擴建便有檔案丟失的情況發生。而紙質檔案一旦丟失便難以找回，檔案的完整性和延續性遭到破壞。如石河子大學圖書館歷經多次擴建，2017年才組建檔案室，有了專門的檔案存放點。但由于檔案柜比較少，仍有大量檔案無處存放，且與館刊編輯共用一個辦公室，導致檔案資料混亂、容易丟失。

其次，檔案管理人員缺乏專業的管理意識和知識，不少高校的檔案管理人員是從其他崗位臨時抽調過來的，而非專業管理人員，因此檔案的收集、整理、分類和歸檔并不科學，加之人員流動性大，導致資料混亂甚至遺失。如石河子大學圖書館檔案室成立后，并沒有聘請專門的檔案管理人員，而是臨時從其他崗位抽調一名工作人員負責管理檔案;河南理工大學早期也沒有專門的檔案管理人員，而且人員更換頻繁。由于不少高校對檔案管理工作的重要性缺乏認識，導致檔案管理工作難以實現突破性進展[1]。

2.數字化建設速度緩慢

數字化建設速度緩慢也是高校圖書館檔案管理工作中存在的普遍問題，導致檔案管理模式傳統化和低價值化。檔案管理工作一般要經過存檔、加密、分類，最后通過管理軟件對檔案信息進行統計分析并得出結論，從而為圖書采購、科研和教學工作提供有價值的數據參考，大數據時代檔案管理的價值也在于此。然而，目前高校的檔案管理模式仍過于簡單，檔案管理工作只是從紙質化向電子化的轉換，缺乏對檔案信息的分類、分析和整理。建設數據庫不僅可以提升工作效率，還可以在檔案的實際使用中再次管理，提高檔案的附加價值。而傳統的管理模式下，高校圖書館對數據庫缺乏有效利用，沒有以需求為導向對檔案進行管理，難以發揮圖書館所儲存檔案的真正價值，導致檔案管理的低價值化[4]。

3.重存檔輕采集和共享

圖書館檔案的整理要經歷采集、存檔和分析等環節，數據采集作為檔案管理工作的第一環節是非常重要的，檔案采集工作的扎實與否決定了檔案分析的價值。大數據環境下，高校圖書館應根據不同領域對檔案的需求進行綜合評估，有針對性地進行檔案采集工作，為檔案分析提供充足的材料。

目前，高校圖書館普遍存在輕采集重存檔的現象，即過于重視檔案資料的整理存檔，而對檔案采集前的準備工作和檔案采集工作不夠重視。大數據環境下，數據不存在唯一指向，即相似的數據對多領域皆具備參考價值，因此分類的方法和標準非常重要，會逆向影響數據的采集和分析。但目前高校圖書館普遍存在重存檔結果、輕分類思路問題，導致數據采集工作難以高效進行，數據分析結果參考價值有限[5]。同時，我國高校圖書館仍普遍通過館際互借和文獻傳輸進行數據共享，缺乏相應的檔案數據管理平臺。即便部分高校建立了管理平臺，卻因各校數據平臺兼容性差等諸多問題難以實現有效溝通，導致檔案的使用率并不高，各高校檔案數據仍處于校內封閉式流通狀態，對其他高校的參考價值有限[4]。

三、高校圖書館檔案管理的優化策略

高校圖書館檔案管理工作對完善教學學習、培養高素質人才有著非常重要的作用，利用技術優勢優化檔案管理工作是大數據背景下的發展趨勢。

1.重視檔案管理工作，設立圖書館專職檔案管理崗位

優化圖書館檔案管理要從理念源頭抓起，才能從根源上解決問題，推動檔案管理的數字化和專業化。因此，優化圖書館檔案管理工作的第一步就是給予相應的重視，引進前沿的管理理念組建專業的管理團隊。一是引進前沿的管理理念，改掉輕采集重存檔的傳統理念，按照具體的檔案需求制定完備的數據收集體系、高效的管理體系和科學的評價體系。二是依據館內實際情況建立檔案管理專職機構，招聘專業人員組建專業的檔案管理團隊，負責校內教學所需檔案的數據收集工作和全館各部門檔案的日常管理工作。三是加強對工作人員的培訓，邀請專家對工作人員進行理論知識及實操技能的培訓，提升工作人員的理論素養及實操技能。

隨著信息化的普及，各高校圖書館逐漸重視圖書館的檔案管理工作，完善檔案管理系統。如河南牧業經濟學院圖書館2017年建立了完備的電子檔案管理系統，由檔案管理人員負責操作和維護整個圖書館的檔案系統，包括圖書館文件檔案、用戶信息檔案、信息資源檔案、信息評價體系和信息利用數據系統中的數據收集、整理、錄入和上傳，并為閱覽部負責人、參考咨詢部負責人、技術信息部負責人和采編部負責人開設相應權限，使相關部門的負責人有權調取與部門相關的數據，然后根據數據信息調整工作、完善服務。所有的工作都應由圖書館負責人和流通部負責人雙重監督把關，以保障整個檔案管理工作的有序進行。如河南牧業經濟學院圖書館非常注重通過數據采集挖掘師生的圖書資料需求，為學生學習和教學工作提供豐富的數據參考，為校園文化的繁榮發展助力[6]。

2.引進現代化信息技術，加速圖書館電子化進程

大數據環境下，引入現代化信息技術是優化高校圖書館檔案管理策略的必要環節。只有以技術推動圖書館電子化進程，才能有效提升檔案管理工作的效率和質量。引進現代化信息技術包括引進大數據技術和構建高校圖書館數據庫等。

首先，大數據技術可以彌補傳統媒體時代輕采集重存檔的缺失，在忽略檔案價值高低的前提下充分采集數據，保證檔案原始數據信息的完整性。在傳統媒體時代，所有的數據采集工作都需要人工完成。由于檔案數據采集困難較大，因此不可避免地造成輕采集重存檔的問題，即便是號召檔案管理人員有針對性地采集高價值信息，也仍存在原始數據匱乏、數據分析結果不夠客觀等問題。而大數據技術的引進不僅可以提升檔案信息的豐富性和真實性，還可以幫助檔案管理人員進行數據分類、存儲、分析、查漏補缺，持續完善圖書館檔案信息[4]。

其次，構建現代化的高校圖書館數據庫是信息化背景下的必然趨勢，可以提升檔案管理和使用的效率。其一，高校圖書館檔案數據庫的建立應遵循安全、穩定、規范、高效等原則，在與高校圖書館實際情況相結合的前提下，以改善檔案信息收集、整理和查詢為根本目的進行數據庫的構建。其二，高校圖書館要構建科學合理的目錄數據庫，根據圖書館實際情況按照行政管理、人事、業務、綜合檔案等類別進行合理劃分，以提高師生查詢、使用信息的便利性。其三，高校圖書館檔案數據庫要對系統功能和讀者相應權限進行設定，如自動記錄、不限次數查詢、自動歸檔等功能，對機密檔案進行加密設置、權限設置以及對原始數據改動等加以限制。其四，高校圖書館要在館內推行多級管理制度，按照檔案級別進行分級查閱，以保證檔案管理的有序性和規范化[7]。

3.構建檔案管理監管機制，加強信息保護

雖然將現代化信息技術引入圖書館檔案管理工作可以提升工作的質量和效率，但同時也將整個檔案數據庫置于開放、多元的信息環境下，使數據庫面臨一定的安全隱患。因此，高校圖書館在構建檔案數據庫時要完善檔案信息管理系統，加強信息安全保障。一是嘗試與大數據技術機構及企業展開合作，在專業技術人員的幫助下引進信息安全系統，充分發揮大數據優勢。二是建立完善的檔案管理安全監管機制，實施檔案信息數據準入制度，加強對檔案數據的保護力度，針對不同層級人員設置相應的登錄查詢權限，在有效利用檔案信息的同時加強信息保護[8]。三是針對檔案的重要程度和保密層級采取不同程度的保密措施，如普通業務檔案信息保存在圖書館中心機房，保密性強的黨政信息檔案可利用云儲存技術保存在單獨服務器中，并通過啟用系統加密、自動歸檔、禁止修改刪除等系統功能避免檔案被人為泄露和篡改[9]。

4.實現“雙套制”和“單套制”檔案管理模式的互動創新

大數據背景下，“雙套制”檔案管理模式可以實現同一份檔案的電子信息與紙質檔案共同存儲、雙效利用，讓紙質檔案和電子檔案相輔相成，在保證檔案完整性的同時，使檔案管理工作更加科學有序。“雙套制”管理模式雖有其優勢，但近年來對該管理模式的強制要求反而使其僵化，暴露出許多弊端。如電子檔案只是作為紙質檔案副本的形式存在，并沒有真正開發利用，而電子文檔作為檔案時也必須同時紙質化。強制性的“雙套制”不僅沒有發揮其作用，反而增加了許多不必要的工作。

因此，圖書館檔案管理工作應從實際出發，靈活選擇“雙套制”或“單套制”管理模式，實現兩種管理模式的互動創新[10]。一是按照文件的不同類別將檔案進行不同體系歸檔，并根據檔案的實際需要進行紙質檔案或電子檔案存檔。二是按照檔案價值的高低進行針對性管理，價值高的檔案在檔案管理系統中歸檔時，要進行紙質文件備份。三是遞交的檔案要先在檔案管理系統中進行歸檔，然后再打印成紙質檔案遞交，做好紙質備份工作[11]。

|參考文獻|

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