衛生院檔案管理中現代化信息技術的運用探討

潘香菊

（菏澤市曹縣莊寨中心衛生院，山東 菏澤 274404）

1 我國衛生院在檔案管理方面的問題

1.1 衛生院未能建立科學的信息化管理意識

在現代信息化技術未對衛生院檔案管理工作產生影響時，衛生院都是沿用傳統檔案管理手段，也就是紙質管理，或者通過人工完成檔案的書寫工作。這種管理模式，使衛生院未能引起對檔案整理、統計和分析工作的重視。衛生院領導層，也未能把握時代發展脈搏，真正看到現代信息技術應用于檔案管理工作的益處，導致相關基礎設施未能在衛生院中落實，沒有真正減輕檔案管理工作人員身上的工作壓力，久而久之，也沒有真正提高衛生院檔案管理工作效率，對衛生院長遠發展極為不利[1]。

1.2 衛生院檔案管理信息化制度仍然有待完善

衛生院通常情況下會有較大人流量，而且人群相對集中，盡管一些衛生院配備了專門負責檔案管理工作的部門，但是聚焦于實際情況，檔案管理工作被邊緣化，仍然是不爭的事實。一個相對明顯的現象，就是檔案建設工作管理制度和標準上，仍然有待完善，這也導致檔案管理工作常常達不到應有效果。有些檔案管理工作人員，也沒有保證較強執行力，沒有達到衛生院檔案管理工作要求，工作響應速度較慢。舉例來說，在醫生或患者需要調用有關檔案資料時，往往容易陷入混亂，無法第一時間找到對應檔案資料[2]。

1.3 衛生院檔案管理人員不具備較高綜合素質

任何單位都會涉及檔案管理工作，而檔案管理工作對多數人而言，往往意味著重復、乏味、枯燥、單調，相比于其他工作，可能業務能力體現得并不明顯，長此以往，勢必被衛生院不斷邊緣化，難以獲得領導和全體職工的高度重視。基于此，欲實現衛生院檔案管理工作效率的提升，就一定要重視工作主體，也就是檔案管理人員專業素質，從而促進衛生院檔案管理工作，不斷趨于完善。特別是在檔案管理人員選拔環節，應當對管理人員專業素質進行重點考察，例如考察管理人員是否具備現代信息意識，是否能夠靈活應用現代信息技術，提高檔案管理工作效率。除此之外，由于一些衛生院對檔案管理工作重視程度不足，因此在工作壓力較大時，往往會從其他部門調來人員，以起到臨時應急的效果。這種拆東墻補西墻的做法，如果經常奏效，只會令衛生院愈加不重視檔案管理人才的引進，長此以往，也不利于人員專業素質的提升。更何況，臨時充數的多數人員，往往無法保證對檔案管理較高的熟悉程度，這同樣會對衛生院檔案管理工作，產生一定制約作用[3]。

1.4 衛生院未能重視檔案管理信息化投入

在致力于提高衛生院檔案管理信息化水平時，會涉及較多硬件和軟件設備的投入，但是一些衛生院領導更重視衛生院其他方面的建設，未能重視檔案管理工作，自然也無法認識到檔案管理信息化相關投入的重要。這樣做的直接弊端，就是一旦醫生和病患的檔案資料堆積如山，衛生院檔案管理工作就會面臨較大壓力，習慣性采用傳統工作方式，也就是依靠人工完成。而信息化工作的習慣，是需要一段時間建立的，這樣聽之任之的做法，很容易延續衛生院檔案管理工作的惰性，不利于檔案管理信息化程度的提升。

2 衛生院檔案管理中現代化信息技術的運用要點

2.1 樹立衛生院管理者信息化意識

為了達到衛生院與時俱進的目的，衛生院領導層應起到垂范作用，自上而下，樹立正確的信息化意識，從而對檔案管理工作，起到正確的指導作用，以點帶面，提高衛生院檔案管理的現代化程度，為衛生院檔案系統帶來切實改變，實現衛生院檔案管理服務質量的全面提升。領導應對檔案管理工作予以重視，強化對衛生院檔案管理工作的大力度宣傳，使醫護人員正確看待檔案管理工作，并明確檔案管理工作人員的職責，全面提高工作效率[4]。

2.2 構建并完善現代化衛生院檔案管理體系

在檔案管理工作信息化建設階段，管理人員應重視工作體系的構建和完善，使檔案管理工作，充分體現現代化信息技術的優勢。在檔案管理工作流程的確定上，相較傳統流程，應當更加細致，將權責落實到個人身上，每一處細小的工作環節，都需要依照體系要求嚴格進行，不能過于隨意。與此同時，應當圍繞檔案管理責任制度，嚴格記錄工作日志，保證工作的嚴謹性。最后，應建立追責和獎懲機制，若工作中出現問題，應當以最快速度響應，使工作流程成為一個整體，進而提高工作效率。

2.3 重視并落實檔案管理人員的信息技術培訓工作

衛生院應重視從事檔案管理工作人員素質的提升。現階段，很多檔案管理人員都難保自身專業性，身兼數職的現象并不鮮見，即使他們存在信息化的意識，也難以在工作中有所體現。因此，在信息化建設階段，遇到信息化要求較高的檔案管理工作，可能存在無法勝任的現象。基于此，衛生院應當重視針對檔案管理人員的信息技術培訓工作，無論是外聘還是內部選拔，都應當重視專業技術人才的引進，以人才為核心，結合衛生院實際情況，致力于檔案管理工作信息化水平的全面提升。檔案管理人員應加強學習，和技術人員多加交流，以點帶面，實現檔案管理科室整體工作水平的提升。管理者應定期組織考核，對工作人員檔案管理工作水平進行測評[5]。

2.4 加強信息化硬件和軟件的投入

硬件方面，檔案管理離不開功率較大、性能較好的計算機，以保證適應強度較大的檔案管理工作。除此之外，還應當重視硬件設備的耐久性，因此在采購環節，應重視設備的品牌和性能，存儲器與處理器應當高于市面各類產品的平均水平。硬盤應選擇大容量硬盤，從而增加存儲容量以及程序響應速度，從而實現檔案管理工作效率的提升。另外，還應購置一批掃描設備。軟件方面，應當結合實際工作的需要，或購買、或開發針對性較強的檔案管理軟件，保證檔案管理工作的安全性[6]。

3 結束語

綜上所述，在信息時代，衛生院同樣應當保證檔案管理工作與時俱進，致力于管理信息水平的提升，從而提高工作效率和質量，實現衛生院檔案管理工作的長遠發展。