圖書檔案管理系統在圖書管理中的應用

陳 麗

（山東省濟寧市梁山縣圖書館，山東 濟寧 272600）

圖書館作為一個豐富群眾精神生活、傳遞知識的傳統平臺，它在群眾的精神文化生活的起到了巨大的教育開化作用。目前隨著現代社會生活的不斷豐富，群眾的創作欲不斷上升，圖書館的書本數量也在日益增長。與此同時，圖書館也面臨著一個非常棘手的問題，那就是怎樣才能將這巨大數量的圖書進行更加細致準確的分類。圖書館里的很多工作都需要人工來完成，還會接觸到多個方面，所以出現誤差是不可避免的。如果想要讓圖書管理系統獲得持久健康的發展，那么就應該引入科學技術等手段進行研發，讓它成為一種現代化、智能化的應用系統。

1 圖書館管理工作開展的重要性

數字時代的到來為人類社會帶來了很多的變化，它改變了傳統思維方式，同時在科學技術的支持下為人們開拓了獲取更多信息的平臺。因此，圖書館作為一個傳統的獲取信息的平臺，要想在知識經濟時代取得更為健康穩定的發展，就需要改進傳統的管理方式，融入新型管理模式，研發高效的管理系統。為了確保能夠提高工作管理的效率，圖書館統一優化書本資源，多層次的提升系統數據計算管理能力，為借閱者提供更優質的圖書館服務水平。另外，由于現當代高校建設工作越來越被重視，圖書館的規模和圖書數量也在不斷地擴大和上升。工作人員已經充分認識到了圖書管理的重要性，并迫切想要提高工作效率。只有充分發揮圖書館工作人員的積極性，才能提升圖書館的服務質量和效率。

為了深入開展促進全民閱讀的活動，圖書館應該積極發揮在堅定民族自信、豐富老百姓精神文化生活中的作用，為有借閱需求的閱讀者提供多樣化服務，提升借閱者的幸福感。圖書檔案管理系統的應用，正向著數字化、現代化的方向發展，不斷簡化借閱流程，給閱讀者提供在線查詢服務，讓借閱服務變得智能化。進而全面提升圖書管理工作的科學性、有效性。

2 傳統圖書館管理模式存在的不足

由于當前書籍數量種類不斷增加豐富，各個圖書館在開展書本管理時反復核查校對，工作效率低下，所以要想提高書籍管理工作的效率，就需要具備全面的圖書知識，做好數據信息的采集工作，幫助完成圖書整理工作。然而，在傳統的圖書管理過程中，因為各種科學技術手段的缺乏，所以采用的是高成本低效率的人工作業。他們需要投入大量的時間對數據信息進行采集、然后對再數據進行歸納整理。這種方式很容易導致出現書本記錄遺漏與錯誤歸檔的情況，造成圖書管理工作就會造成大量人力的浪費，無法在第一時間滿足借閱者的需求。傳統模式下的圖書服務工作是一本一本尋找，給圖書的管理工作帶來各種困難。在尋找圖書時，就會浪費較多的時間，尤其是在工作人員沒有對書籍標注具體信息的時候。因此，只有不斷改進當前圖書管理模式，引入圖書檔案管理系統，才能確保圖書館穩定發展。

傳統圖書館在圖書管理過程中，通常采用人工記錄與整理的方法，對書本進行的分類與歸檔，必然會存在眾多不足與問題。因為圖書館書籍種類豐富多樣、數量龐大，所以工作人員工作壓力很大。另外，圖書借閱歸還的時間各不相同，在整理過程中會消耗大量人力。假如紙質的檔案出現丟失損壞，那圖書管理工作的難度也會隨之增加。更有甚者，會阻礙圖書館的長期發展。由此可知，人工進行圖書館管理工作，不僅會浪費大量時間成本，還無法達到高效管理的要求。

3 圖書檔案管理系統在圖書管理中的應用價值

一般來說，圖書管理系統是通過計算機技術來建立的一個應用于圖書館的管理系統。它具備高效性、準確性等特點，能夠更好地的幫助完成圖書管理工作。在圖書管理過程中，要想高效穩定開展工作，就需要充分認識到多項影響因素，然后在制定針對性地解決對策。由于圖書館進行傳統人工作業、圖書的數量正在日益增多等因素影響，圖書管理工作變得更為復雜困難。工作量以及難度不斷上升，嚴重影響圖書管理工作的順利開展，導致圖書管理員會出現分類以及圖書定位上的錯誤。歸檔工作是否高效、精確同樣影響寫圖書管理工作的順利進行。假設圖書信息量巨大，工作人員要做的不僅僅是對信息的歸納整理，還要及時有效的把握書本的歸還時間。要明白千里之堤潰于蟻穴，任何微小的錯誤都會導致管理工作難以推進。從而無法滿足借閱者需求，甚至會使圖書館形象名聲的下跌。

因此，要想避免圖書館受多種因素影響，則需要引入圖書檔案管理系統，針對圖書數量與類別不斷增多的現象，制定解決方案。通過對多種高新技術的融合應用，結合圖書管理工作的特點，為每本書籍設定獨有的識別碼。只要通過紅外線掃描，就能了解其信息，對其進行分類、整理、借閱以及查詢等工作。這樣不僅使得圖書檔案系統記錄內容變得更加完善，避免了重復耗時、低效率的工作，還有讓圖書丟失、損毀等問題避免發生。數字時代下，圖書館的借閱記錄完全可以用電子記錄代替原來的手寫記錄。使用電腦記錄歸檔，不僅操作簡單節省人力，還提升記錄檔案的安全性，為圖書管理工作增加方便。要解決傳統紙質備份的不足，還可以運用硬盤、云盤等存儲方式把圖書館檔案信息進行備份，以免系統崩潰造成圖書館數據丟失。除此之外，圖書在進出圖書館的過程中，系統進行詳細記錄并存檔。相對于傳統的圖書管理系統，它并不需要人工去收集整理數據，只要計算機就可以完成。這既能夠確保信息記錄的準確性，還能提高圖書館的管理效率，為廣大群眾提供優質、便捷的服務。

4 圖書館管理運用圖書檔案管理系統的應用對策

在圖書館傳統管理方式無法滿足現代人借閱需求的情況下，信息技術的運用顯得尤為重要。要建立合理的圖書管理方案，就要不斷的與不同的科學技術進行嘗試，直至找到最為合適的。圖書館要充分考慮到大量的人工并不能提高管理效率，不僅如此，還要不斷實驗信息技術應用效果。圖書館管理運用圖書檔案管理系統的應用對策，具體如下：

4.1 要建立起完善的圖書檔案管理系統建設體制機制

對圖書館資源進行整合利用，充分發揮其對學習活動的促進作用。因此，將圖書管理和互聯網信息技術充分結合起來，利用互聯網信息技術幫助相關人員提高閱讀效率和學習效率是必要且必需的。各圖書館需要建立使用科學高效的圖書管理系統，對圖書館資源進行整合。建立完善不同地區的圖書數據庫和圖書信息服務平臺，可以為不同數據庫實現跨地域的溝通和使用。圖書數據庫以及資源利用系統建立以后，圖書管理員就可以減輕開展借還書工作的壓力了，還能提高工作效率。管理制度可以對圖書館的每位員工進行覆蓋，同時在工作中所有層面也都要有所涉及。管理制度的有效落實，是為了可以更好地服務借閱對象。

4.2 通過電子技術及時更新圖書館檔案數據庫

人工進行書籍借閱歸還記錄，如果遇到意外情況，很難對每本書進行跟蹤定位。通過對電子網絡技術的融合使用，結合圖書管理工作的特征，可以為每本、每一類型的書本制定相應的識別碼，并把相關信息錄入數據庫，只要通過掃描，就能了解全部信息。圖書檔案管理系統能夠合理并準確地對書籍進行分類，還可以運用紅外線掃描技術彌補傳統人工整理與記錄的模式不足，并運用條形碼記錄每一本書籍的信息，同時能夠明確其存放位置，對應閱讀群體的不同進行整理歸檔，為圖書館的服務工作提供有力幫助。面對圖書館藏書數量大，應用圖書檔案管理系統既可以快速進行分類、整理與歸檔，并便于用戶進行在線查詢。這樣系統數據的生成與處理不僅節約了人力成本，提升工作效率，還將及時展示、推送新書信息，便于有相關需求的閱讀者進行借閱，使圖書管理工作更具靈活性與有效性。從源頭上避免了圖書丟失、損毀等問題的發生，防止出現圖書流向不明的情況，為廣大群眾提供優質、便捷的圖書服務。同時，工作人員可以全面掌握圖書信息，對于所有圖書的借閱情況了如指掌。圖書檔案系統的加快的使用，增加能圖書管理的能力。

4.3 結合網絡技術，滿足用戶需求

圖書檔案管理系統還需考充分慮圖書借閱者需求，推動電子圖書館的建設，讓借閱者能夠在線上進行書籍檢索、查詢、借閱預約等行為，相對形成入庫、展示、借閱、數據統計與安全防護等一系列服務。但是書籍歸還、銷售等無法進行線上操作，需要圖書館管理人員的參與幫助。因此，檔案管理系統中可以開設“時間提示”、“定點遞送”等服務。通過對大數據系統的應用，即便有人同時借閱了多本書籍，也可以提前向其提示。如果借閱者不便于前往圖書館，還可選擇快遞的方式歸還圖書。當圖書館工作人員收到快遞后，進行系統掃描，自動識別其是否與檔案信息一致，再確認收貨，將書籍按照分類情況進行歸檔。此外，還應重視對借閱者數據的挖掘分析，向他推薦同類型感興趣的書籍，為借閱者提供個性化服務。

促進圖書檔案管理系統在圖書管理工作中的應用，可以提高圖書館管理效率。及時、科學的做好對多類型圖書的管理記錄可以使圖書館書籍借閱情況變得更加一目了然，有助于借閱者通過在線查詢系統進行所需書籍的借閱預約活動。在使圖書檔案管理工作高效、高質推進中，通過對信息技術手段的應用、檔案管理系統的優化，可以為借閱者提供綜合化智能借閱查詢、登記與歸還提醒服務，完善檔案管理機制，顯著提升圖書館圖書管理能力。

5 結語

在信息化時代背景下，圖書檔案管理系統是推動圖書管理發展的有效途徑。雖然圖書檔案管理系統為圖書管理工作帶來便捷，但仍然存在不足。圖書館工作人員與管理人員，還需要重視自身工作的責任與態度。在開展工作的過程中，積極尋找并發現檔案管理系統存在的不足，根據具體情況不斷調整完善查閱模式，盡可能為借閱者提供綜合性的服務。