公立醫(yī)院干部人事檔案信息化管理探析

吳玉洪

（重慶市中醫(yī)院，重慶 400018）

干部人事檔案是對干部成長經(jīng)歷的真實反映，其管理工作由來已久，是組成干部人事管理的重要部分，能夠為干部的選拔、任用以及組織的運作、發(fā)展提供保障。對于公立醫(yī)院來說，隨著新醫(yī)改的廣泛深入推進(jìn)，市場競爭不再局限于醫(yī)療技術(shù)競爭，人才競爭的地位日益突出，確保內(nèi)部干部人事資料的完整性與安全性也非常關(guān)鍵。公立醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理方式以人工操作為主，檔案載體也以紙張為主，雖然這能達(dá)到管理干部人事檔案的目的，但缺陷不容忽視，例如造成人力資源浪費、干部人事材料歸檔容易失誤、利用時導(dǎo)致檔案被損壞等，原因主要在于公立醫(yī)院對檔案信息化管理不夠重視，導(dǎo)致干部人事檔案管理方式落后，忽略對檔案的安全防護(hù)，同時缺少檔案利用意識，阻礙干部人事檔案發(fā)揮應(yīng)有的價值。另外，公立醫(yī)院檔案人才隊伍建設(shè)不力也是制約干部人事檔案信息化管理的重要因素，急需改進(jìn)和強(qiáng)化。因此，探索公立醫(yī)院干部人事檔案信息化管理具有重要意義。

1 公立醫(yī)院干部人事檔案信息化管理的重要性

干部人事檔案對公立醫(yī)院規(guī)劃人力資源、優(yōu)化人力資源配置以及引進(jìn)人才等有決定性作用，加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理是公立醫(yī)院適應(yīng)新醫(yī)改的現(xiàn)實需求[1]。因為信息化建設(shè)本就是新醫(yī)改對公立醫(yī)院提出的一項要求，干部人事檔案信息化管理就是在組織的統(tǒng)一規(guī)劃下運用各種信息化技術(shù)統(tǒng)一管理干部人事檔案，并提供相關(guān)服務(wù)，通過檔案信息化的實施推動醫(yī)院深化改革，實現(xiàn)長久發(fā)展。

在經(jīng)濟(jì)與社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步中，公立醫(yī)院人才流動性增大，公開招聘人員增多，只有提高干部人事檔案管理工作效率，才能使人力資源管理更加快捷，突出干部人事檔案信息化管理的重要性[2]。這主要體現(xiàn)在：及時更新干部人事信息，快速合理歸類各類干部人事檔案信息，方便實時共享，滿足公立醫(yī)院人才流動需求；干部人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型打破紙質(zhì)檔案管理的局限性，消除使用大量紙張、筆墨的弊端，而且錄入電子檔案信息比較方便，減少人力和工作難度，大大降低管理成本，同時確保及時更新檔案信息，提高時效性，助力公立醫(yī)院現(xiàn)代化管理模式的構(gòu)建；干部人事檔案信息化使人力資源信息化，統(tǒng)計全院干部職工的信息可以提供決策參考，使決策更科學(xué)、更貼近實際，促使公立醫(yī)院健康發(fā)展，履行好社會職能。

2 加強(qiáng)公立醫(yī)院干部人事檔案信息化管理的建議

目前公立醫(yī)院干部人事檔案信息化管理尚處于探索階段，不利于發(fā)揮上述重要價值，需要提出針對性的措施，加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.1 加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，實施自動化管理

公立醫(yī)院要將干部人事檔案管理納入統(tǒng)一發(fā)展規(guī)劃，和醫(yī)療信息化建設(shè)協(xié)同推進(jìn)，利用信息化的便利性、準(zhǔn)確性優(yōu)勢提高干部人事檔案管理效率[3]。《干部檔案工作條例》明確規(guī)定干部人事數(shù)字檔案是根據(jù)國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描等手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成的數(shù)字文本、數(shù)字圖像。按照這一規(guī)定，公立醫(yī)院干部人事檔案信息化管理需要軟硬件設(shè)施的支撐，通過自動化方式實現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。針對硬件建設(shè)，要積極構(gòu)建涵蓋網(wǎng)絡(luò)硬件與基礎(chǔ)軟件統(tǒng)一的基本技術(shù)平臺，形成覆蓋各干部人事檔案材料來源部門及科室的聯(lián)通網(wǎng)絡(luò)，完善硬件設(shè)備平臺，同時完善運行維護(hù)體系，確保在統(tǒng)一、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)平臺的支持下有序開展干部人事檔案信息化管理工作。針對軟件建設(shè)，要構(gòu)建集中統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫，利用信息管理軟件自動收集干部人事檔案信息，并進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，經(jīng)過審核以后上傳系統(tǒng)，依托業(yè)務(wù)的規(guī)范、重組、優(yōu)化建立起干部人事檔案的征收管理、數(shù)據(jù)信息內(nèi)部管理利用、提供外部信息查閱和安全支持的應(yīng)用系統(tǒng)。

在具體的實施中要按照公立醫(yī)院干部人事檔案材料的產(chǎn)生、收集、整理、保存、利用等流程以及干部的錄用、晉升、獎懲、定級、退休等各項管理規(guī)定，設(shè)計統(tǒng)一的智能軟件，自動按照公立醫(yī)院人力資源管理工作需求，按照一段時間內(nèi)數(shù)據(jù)信息的變化和更新，根據(jù)各項人力資源管理制度和規(guī)則自動生成審批表，例如晉升、考評、分析以及存檔等，實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)據(jù)信息的自動化產(chǎn)生、自動化加工、自動化整理、自動化更新。與此同時，按照公立醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理體制合理設(shè)計干部人事檔案數(shù)據(jù)處理和信息管理、信息利用、網(wǎng)絡(luò)管理的權(quán)限認(rèn)定規(guī)則，根據(jù)層級不同、職能不同的終端設(shè)備與身份電子密鑰，自動認(rèn)證授權(quán)，從而提供權(quán)限范圍以內(nèi)的干部人事檔案數(shù)據(jù)維護(hù)、信息利用，實現(xiàn)自動化、智能化管理。

2.2 加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，嚴(yán)控管理質(zhì)量

在干部人事檔案信息化管理發(fā)展中，安全是必須考慮的因素，構(gòu)建安全防護(hù)體系是公立醫(yī)院檔案工作者的基本任務(wù)，也是檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的生命線、檔案信息化管理質(zhì)量的底線。

一方面，保證紙質(zhì)檔案安全。公立醫(yī)院干部人事檔案信息化管理需要掃描檔案原件，進(jìn)行紙質(zhì)檔案的拆卷和加工等必要處理[4]。考慮到干部人事檔案需要永久保存，原始紙質(zhì)檔案在信息化處理中要有最可靠的安全防護(hù)，預(yù)防原始檔案出現(xiàn)不可逆轉(zhuǎn)的損壞。一旦檔案處理質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，或者被轉(zhuǎn)化處理的檔案有所損失，就難以恢復(fù)。在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換中還要杜絕涂改或造假，做到填寫嚴(yán)肅、審核嚴(yán)格，保證檔案準(zhǔn)確、真實，不管是接收還是轉(zhuǎn)遞、保管等都要細(xì)化質(zhì)量要求，作出明確的規(guī)定。為了盡可能弱化數(shù)字化轉(zhuǎn)換對原始檔案的威脅，要積極設(shè)計詳細(xì)的、完整的干部人事檔案信息化工作流程，嚴(yán)格按照規(guī)定操作，安全有序地推進(jìn)檔案信息化管理。

另一方面，做好電子檔案安全保密工作。干部人事檔案信息化管理一般涉及大量人員的參與，這部分人應(yīng)接受安全保密教育，必要時應(yīng)簽訂保密協(xié)議，履行保密義務(wù)。例如針對公立醫(yī)院內(nèi)容非常敏感或者與檔案信息化建設(shè)人員有關(guān)的干部人事檔案要采取回避措施，安排其他人員進(jìn)行這類特殊檔案的數(shù)字化處理。在完成干部人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換以后要妥善管理服務(wù)器或者運行終端的相關(guān)文件，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)信息保全系統(tǒng)，通過智能化的、高效的技術(shù)手段實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)信息的實時監(jiān)測和預(yù)警、保全、修復(fù)和管理等，預(yù)防發(fā)生檔案信息安全隱患，進(jìn)而提升公立醫(yī)院干部人事檔案存儲與備份數(shù)據(jù)的安全性。

2.3 加強(qiáng)檔案信息共享，提高利用效率

管理檔案的終極目的在于使用，在公立醫(yī)院干部人事檔案信息化管理中需要加強(qiáng)檔案信息共享，保證提高檔案利用率。因為管理干部人事檔案主要是依托干部信息服務(wù)公立醫(yī)院干部管理工作，所以要確定檔案管理和干部管理之間的信息共享范圍和權(quán)限，分級管理涉密級別不同的干部檔案信息，同時設(shè)置對應(yīng)操作權(quán)限，例如根據(jù)公立醫(yī)院干部管理權(quán)限設(shè)置干部人事檔案信息查閱權(quán)限，只為有權(quán)限的利用者提供他們需要的信息。對于干部人事檔案信息共享，可以使用檔案信息管理系統(tǒng)，在干部管理和檔案管理之間共享信息，例如公立醫(yī)院干部名冊，共享干部管理中按照醫(yī)院填報的干部人事信息生成的名冊和檔案管理中利用數(shù)字檔案生成的名冊，發(fā)現(xiàn)某一方掌握得不準(zhǔn)確或者不真實的干部人事信息，及時核對、修改，確保干部人事信息準(zhǔn)確無誤。如此一來，當(dāng)醫(yī)院干部管理人員需要查閱所管干部的檔案時在系統(tǒng)提出申請即可，檔案管理人員在確認(rèn)以后就能查閱相關(guān)干部的檔案[5]。

另外，公立醫(yī)院各部門、各科室安裝檔案信息管理系統(tǒng)和相關(guān)設(shè)備，將檔案部門變成服務(wù)器，形成局域網(wǎng)，如果遇到緊急情況要即刻查閱干部人事檔案信息，查檔人員通過本部門系統(tǒng)終端及時提出申請，相應(yīng)部門根據(jù)權(quán)限審核，確認(rèn)通過以后可以在線查閱干部人事檔案信息。公立醫(yī)院在進(jìn)行干部的任用、提拔或者調(diào)整職務(wù)時只需通過檔案信息管理系統(tǒng)共享干部信息和檔案數(shù)據(jù)，接收干部的部門和檔案部門則將信息存入系統(tǒng)，有效避免重復(fù)審核。另外，針對干部人事檔案進(jìn)行二次開發(fā)，最大限度發(fā)揮檔案信息的價值。也就是為了確保公立醫(yī)院干部人事檔案信息化管理的效率以及檔案信息的綜合利用效果，有必要對檔案進(jìn)行二次開發(fā)，在不影響檔案信息管理系統(tǒng)框架的前提下挖掘干部數(shù)據(jù)，提高信息化管理的功能。

2.4 加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，提供管理保障

干部人事檔案信息化管理是一項具備極強(qiáng)專業(yè)性的工作，必須要政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精且品德高的人才提供專業(yè)保障。所以公立醫(yī)院加大專業(yè)檔案管理人才隊伍建設(shè)力度，嚴(yán)格遵循政治標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)并重的基本原則，合理選配檔案信息化管理人才，將責(zé)任心強(qiáng)、政治素質(zhì)好、技術(shù)精、職業(yè)道德水平高的人才選配到檔案信息化管理崗位；引導(dǎo)檔案工作者積極轉(zhuǎn)變工作理念，自覺建立信息化意識，不斷學(xué)習(xí)信息化知識和技能，了解電子文件、數(shù)字檔案的特點及其全程管理規(guī)范，熟悉計算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全防護(hù)等知識與技術(shù)，保證干部人事檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性、安全性；檔案工作者主動參加新理論、新技術(shù)的培訓(xùn)，接受繼續(xù)教育，持續(xù)更新自身專業(yè)知識，極大地提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高干部人事檔案信息化管理工作水平。

3 結(jié)語

公立醫(yī)院檔案工作者在干部人事檔案管理工作中使用信息化模式，通過采取上述措施取得顯著效果。一是實現(xiàn)了干部人事檔案的自動化管理，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案、數(shù)字檔案，既節(jié)省存儲空間，又提高了檔案管理質(zhì)量，滿足醫(yī)院信息化建設(shè)中干部人事檔案的存儲需求；二是提高了檔案信息的安全性和保密效果，更好地保護(hù)干部人事檔案；三是提高了干部人事檔案信息利用效率，借助信息化管理模式讓計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)成為利用檔案的有力支持，滿足檔案查詢需求；四是提升了檔案工作隊伍的整體素質(zhì)，即依托干部人事檔案信息化管理需要督促檔案工作者加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷提升，了解前沿知識、掌握先進(jìn)技術(shù)，適應(yīng)干部人事檔案信息化管理要求。干部人事檔案信息化管理是系統(tǒng)性、綜合性的工程，現(xiàn)階段公立醫(yī)院的檔案信息化管理水平和安全高效的檔案管理需要還存在一定的差距，在今后的工作中要不斷探索和實踐，找到適應(yīng)信息時代的、能夠體現(xiàn)效率與效益等理念的、適合公立醫(yī)院發(fā)展干部人事檔案事業(yè)的新思路與新方法，更好地服務(wù)醫(yī)院干部選拔、任用，助力公立醫(yī)院走上可持續(xù)發(fā)展道路。