機關事業單位干部檔案數字化建設之我見

楊 強

（山東省泰安市寧陽縣人力資源和社會保障局，山東 泰安 271400）

新時期機關事業單位的發展過程中，職能體系已經產生了一定的變化，這種變化是極其明顯的，對機關事業單位內部的一些管理模式造成了相應的影響。需要機關事業單位深入了解現代社會的具體需求，對檔案管理工作產生更加嚴格的要求，了解在干部檔案管理工作中存在的不足之處，使信息化建設在事業機關單位干部檔案管理中的價值得以體現，使現代化技術的作用實現最大化地發揮，并且還需要積極地發展和創新各種現代化的數字管理技術和管理手段，使傳統檔案管理中的不足之處得到彌補，使機關事業單位的干部檔案資源得到開發和利用。

1 機關事業單位干部檔案數字化建設管理的重要價值

首先，機關事業單位實現干部檔案的數字化建設以及管理，有利于提高檔案管理的信息化水平。當前在社會結構中占據重要地位的機關事業單位，其中的干部檔案信息管理以及人事管理工作之間的關聯性比較密切，為了保證干部檔案信息以及人事管理信息之間實現相對應的溝通，使人事管理工作的開展更加快速和及時，更好地應用人事檔案信息，對相關問題進行處理，使管理模式更加完整，具有時效性，需要機關事業單位的檔案管理人員具有現代化的管理思想和認知。只有在機關事業單位干部檔案數字化管理中滲透先進的管理理念，基于現代化的多媒體技術以及自動化系統和相應的功能軟件來完成檔案信息資料的有效管理，最終能夠使機關事業單位干部檔案管理質量得到保障，同時也能夠促進數字化建設工作的順利開展。

其次，機關事業單位實現干部檔案數字化建設，有利于對干部檔案信息進行全面的開發以及利用。機關事業單位的發展只有確保單位內部干部檔案信息的完整性和保密性，才能夠使機關事業單位的人事管理工作實現全面的落實和執行。通過合理的措施，使機關事業單位干部檔案數字化建設效果體現出應有的價值。通過對現有機關事業單位干部檔案管理模式的合理性優化和創新，引入專業的、先進的數字化設備和管理的技術，才能使機關事業單位的干部檔案管理工作呈現出立體化、全方位的效果，才能更有效地適應政府職能變化的需求，實現干部檔案信息的開發和利用，最終才能促進機關事業單位內部體制的改革工作，實際中這也是機關事業單位在建設以及發展過程中的基礎要求[1]。

另外，機關事業單位實現干部檔案數字化建設有利于提高單位的檔案管理工作效率，保證檔案管理效果。當前我國機關事業單位管理方面人員安排比較混亂，工作的崗位也比較復雜，對機關事業單位的各部分檔案進行全面、科學的管理工作是重中之重，其任務難度也比較大。如果僅僅依靠傳統的手工管理模式，根本無法達到管理效果，更加難以滿足管理的要求。在機關事業單位干部檔案數字化建設管理中，通過檔案管理工作人員掌握專業的信息化技術，了解先進的思想，運用新的技術手段，滲透在機關事業單位的日常工作中，有利于推進檔案管理工作的執行，減輕工作人員的工作壓力，提高機關事業單位的檔案管理工作效率，保障檔案管理的實際效果，最終才能夠有利于機關事業單位檔案管理工作的順利開展。

最后，機關事業單位實現干部檔案數字化建設有利于符合當前社會的實際發展需求。機關事業單位的干部檔案能夠在一定程度上反映出機關事業單位的干部工作情況以及政治背景，因此具有一定的權威性，需要對其進行嚴格的管理，使機關事業單位的檔案管理效果進一步滿足當前社會的實際發展需求和特點，達到機關事業單位內部改革的發展目標。這就需要進一步完善機關事業單位干部檔案管理系統，加快數字化建設的腳步，實現檔案的存儲以及管理，與此同時通過機關事業單位的自動化辦公工作的實現來使干部檔案管理模式實現及時的變革。在工作的過程中實現真正意義上的數字化管理，體現出無紙化管理的效果，最終是電子信息檔案的價值得到相應的體現，實現電子信息數據資料的長久性保存，推動機關事業單位的平穩發展[2]。

2 機關事業單位干部檔案數字化建設方面體現出的問題

2.1 機關事業單位干部檔案數字化建設中缺乏投入的資金

當前社會發展過程中，機關事業單位要構建形成更加完善的數字化檔案管理體系，實現數字化檔案的建設，就需要相關部門加大投入力度，使建設的資金更加豐富。但是實際中各個地區在發展時存在差異性，其經濟水平參差不齊，這就導致很多機關事業單位在進行數字化的檔案管理以及建設工作時存在局限性，經常會由于受到資金不足的影響而導致相關的數字化建設工作無法順利開展，這對于機關事業單位實現檔案信息化管理來說并不是有利的前提，同時也會對機關事業單位的干部檔案開發和深層次的應用造成相應的影響。另外，基于目前我國機關事業單位檔案管理現狀分析，能夠發現很多機關事業單位的檔案管理專業工作人員在實際工作過程中并不是很專業，缺乏現代化的先進思想意識，也無法對數字化建設的方式、流程以及管理的目標產生明確，在其管理的過程中太過于限制，受到的阻礙比較多，這就會導致機關事業單位的干部檔案數字化建設效果不理想。在實際工作中，即便已經投入了一些先進的設備和機器，工作人員仍然會采取傳統的紙質檔案管理完成工作，導致紙質檔案資料占用的面積越來越大，紙質檔案管理的效果也不理想，甚至還會存在一些安全性問題，同時導致檔案管理過程中的成本增加，對于機關事業單位干部檔案的數據資料查閱和使用產生了嚴重的影響[3]。

2.2 機關事業單位干部檔案的數據化建設安全性較低

機關事業單位在發展的過程中開展的數字化檔案建設最終的目標是為了方便人事管理工作，使機關事業單位干部檔案資源的利用價值得到進一步的提高。在這個過程中，通過數字化建設來實現干部檔案的合理性開發和利用，這就需要在事業單位的干部檔案建設工作中，采取各種各樣的先進數字化管理技術，應用專業的數字化管理系統，完成數字化的檔案建設工作，使相關的干部檔案使用價值得到相應的提高。但是與此同時也應當明確，正是由于數字化建設工作，可能會產生一些新的安全性問題，主要是體現在對機關事業單位干部檔案進行數字化管理的硬件和軟件系統產生故障問題時產生的干部檔案信息材料的丟失問題以及信息不完整問題，會對干部檔案的數字化建設安全性造成影響，因此需要對安全性問題進行重視。

3 機關事業單位干部檔案數字化建設思路

3.1 提高機關事業單位干部檔案數字化管理隊伍的整體水平

當前我國機關事業單位發展過程中，干部檔案信息資料數量持續增加，檔案管理的模式已經由傳統的勞動密集型進行了轉變，達到了知識密集型的目標。在這個過程中，基于現代化的計算機技術以及相關的設備作為基礎，實現了針對單位干部的檔案自動化辦公和管理工作。在此基礎上，要求相關方面的檔案管理工作人員也能夠提高自身的綜合素質以及管理的水平，不但需要他們具有更加專業的信息管理能力，善于挖掘數據信息，對數據信息進行整合以及全面性的分析，將數據進行進一步的融合，同時還需要具有高度的社會責任感和使命感，在其工作的過程中基于專業性的知識來開展管理工作，體現出良好的干部檔案管理效果。這就需要機關事業單位在發展的過程中能夠重視數字化檔案管理人才的培養。可以通過內部培養以及外部人才的引入來發現一些綜合素質水平更高的人才，對人才隊伍進行完善，也需要通過定期的數字化檔案管理工作培訓來使機關事業單位的干部檔案管理工作人員綜合技術水平得到提高，管理能力得到增強，使他們在工作的過程中了解自身的重要性，明確自身承擔的重要責任和任務，擺脫傳統思想觀念的限制，為機關事業單位的長遠發展作出貢獻[4]。

3.2 健全機關事業單位干部檔案數字化管理系統

機關事業單位的數字化管理過程中，檔案管理系統本身的綜合性比較高，在數字化檔案管理系統的建設環節，往往會涉及多方面的設計軟件，包括系統的設計、數字化軟件的開發、數字化檔案的整理以及數字化檔案系統的管理等多個環節，這些軟件在應用過程中需要和各種功能適配，因此要體現出良好的兼容性效果。將其應用在機關事業單位的數字化軟件中，促進機關事業單位數字化檔案管理工作的有序開展和執行。另外還需要了解，為了有效地提高機關事業單位的檔案數字化建設管理質量，需要管理部門能夠加強監管，使檔案網絡以及數據庫的信息建設效果更加理想，對干部檔案信息進行進一步的儲存和深層次的維護和處理。除此之外，機關事業單位的干部檔案管理人員還需要靈活地掌握服務系統的功能，對干部檔案信息系統進行合理性的存儲，并且在存儲的過程中正確使用掃描儀，掃描相關的信息，使干部檔案能夠實現雙備份的目的和要求，提高數字檔案管理的保密性，最終可以提高機關事業單位干部檔案管理信息化效果[5]。

3.3 體現出組織領導的重要價值

針對機關事業單位的干部檔案管理工作進行數字化建設，本身具有一定的困難性，為了保證最終的建設結果，實現機關事業單位干部檔案的科學合理性保管和利用，需要相關的管理單位在工作的過程中發揮領導和管理人員的重要價值，使工作人員對數字化檔案建設以及管理工作各方面內容產生更加客觀和正確的認識，使機關事業單位的干部檔案管理責任真正落實到每一個人，讓所有的人都能夠樹立正確的數字化檔案管理觀念。除此之外，還需要協調不同部門之間的合作和配合，使政府部門加大投資，獲取一些專業的技術支持，使機關事業單位的干部管理數字化建設效果更加理想，促進相關體系的發展[6]。

4 結語

總而言之，現代化信息科學技術的發展已經使各行各業信息化水平都得到了相應的提高。在這個過程中，機關事業單位要促進干部檔案數字化管理工作的順利執行和落實，就需要對數字化管理的思想進行明確，通過完善數字化檔案管理系統，保障機關事業單位干部檔案管理的效果，促進相關工作的順利開展。