信息化技術對人事檔案管理影響的相關探析

葉麗君

（東莞市技師學院，廣東 東莞 523000）

人事檔案管理工作是企業發展的基本工作類型，所涉及到的工作內容較多，日常的工作開展也十分的繁瑣。傳統的管理模式無論是在管理的進度上，還是在管理的質量上，都存在有一定的缺陷，無法企業的發展帶來較好的幫助。為了能夠更好地開展人事檔案管理工作，引入信息技術來進行工作模式的改革，成為了目前所關注的重點。通過信息技術的應用，可以全面提升管理工作的質量和效率，更好地輔助日常工作的開展。在工作模式的信息化改革過程中，需要綜合實際的工作流程、企業發展的需求來進行工作模式的創新和改革，進一步完善人事檔案管理工作的開展。

1 人事檔案管理信息化建設中的問題分析

1）人事管理檔案制度不完善。在當前的認識檔案管理工作中，存在制度不完善、不健全，導致人事檔案管理人員不能對人事檔案管理工作有明確的認知，同時也不能意識到人事檔案管理工作的重要性。在人事管理工作的開展中，基本的人事信息檔案應當建立一個專門的人事檔案庫，要求工作人員按照規范來完成信息的處理和入檔。但是，從目前的管理情況來看，不僅沒有建立專門的人事信息檔案庫，還在日常的工作中，由于缺乏制度的管控，各項工作的開展、人事信息的處理等，都出現了各種各樣的問題，嚴重影響了人事檔案管理工作的開展。人事檔案管理作為人才建設的核心部門，應當要完善人事檔案管理制度建設，科學化的調整好工作的開展，明確各項工作的具體職責，這樣才能夠將人事檔案管理工作開展的價值發揮到最大化。

2）人事檔案管理信息化建設成本投入力度不夠。人事檔案管理信息化建設缺少相應的投入，主要體現在人事檔案信息化建設工作需要加強基礎建設，要科學合理地實施人事檔案信息化建設工作，而這就需要加強建設工作的投入，包括資金的投入、人力物力的投入等，這會影響檔案管理計劃建設的進度，并且也會影響信息化建設作用和優勢的發揮，而且對于人事檔案信息管理的保存保管條件并不完善和優越，儲存設施設備配置并不合理，管理觀念、管理技術也欠缺科學性、規范性，造成了檔案管理信息化建設進程較緩。

3）人事檔案管理欠缺科學性。現階段，在人事檔案管理工作中欠缺科學性。有諸多的檔案管理人員沒有明確的職責劃分，造成了檔案管理工作不能以專人專項的工作模式進行。在人事檔案管理工作的開展中，由于涉及到的工作事項相對較多，管理工作的開展存在有一定的難度。從日常的工作劃分情況來進行分析，不同的職位的人員在工作中，并未清楚地認識到自己的崗位職責所在，導致各項工作無法按照規范來完成。其次，在重要工作事項的處理上，由于沒有合理化人員分配，導致工作的完成情況并不達標，嚴重影響了人事檔案管理工作的開展。另外，當前的人事檔案管理工作中存在工作人員學歷水平偏低的情況，對人事檔案管理信息化建設產生了消極的影響，這也是制約人事檔案管理科學化發展的重要因素。

2 人事檔案管理中應用信息化技術的重要性

在社會快速發展的形勢背景下，需要創新人事檔案管理思想，改變管理模式，以滿足人事檔案管理工作的發展需求，因此需要應用科學有效的方式實施人事檔案管理工作，為了有效地減輕工作人員的工作壓力和負擔，提升管理工作效率和質量，那么需要重視信息化管理技術的應用，需要認識到信息化技術應用到人事檔案管理工作中所產生的作用和意義，這主要表現在以下方面[1]。

1）能夠達到現代化管理目的。在互聯網信息技術快速發展的形勢背景下，信息化技術被積極廣泛地應用到了各行各業的管理和發展中去，當下信息化資源在不斷增加，因此這更體現出了信息技術的作用和價值。以此能夠實現對于人事檔案信息的傳輸和共享，進而促進社會快速地發展和進步。應用信息化進行檔案管理工作，可以高效地完成檔案管理工作，并且這也是人事檔案管理工作的發展方向和必然趨勢，能夠確保檔案管理工作更加的現代化和實用性，并且可以提高檔案管理工作的信息化水平，進而有利于人事檔案管理工作更加高質高效地開展和實施，并且更加成熟。

2）能夠達到高效化的信息資源應用。針對于企業的發展而言，信息資源的應用已經成為企業管理發展的必要條件和重要基礎，同時也是企業發展的戰略部署依據，有利于企業順應社會發展的趨勢，而且對于企業的改革創新發展能夠產生積極的作用。應用信息化管理技術可以提高人事資源信息管理的效率和質量，并且能夠達到高效化的資源應用，進而推進了信息化建設工作的步伐，為人事檔案管理工作奠定堅實基礎，提供有利條件，這是企業發展所必須具備的有利條件，而且需要企業管理工作人員深刻認識到人事檔案管理工作信息化建設的重要意義，這樣才能肩負企業良好發展的責任感和使命感，進而應用有效的措施保障企業人事檔案管理工作信息化水平的實現和提高[2]。

3）為規劃決策提供參考依據。在人事檔案管理工作中，有效地應用信息化技術，能夠為規劃決策提供參考依據，并產生積極的作用。在企業的發展中，人事部門是為企業提供新鮮血液的重要部門，同時也是能夠根據企業發展的需求，來進行人事相關調整的部門。人事檔案管理工作綜合了企業人事的所有重要信息，這些信息對于企業的發展而言十分的關鍵。在信息化的時代下，只有準確把控信息資源的使用，才能夠更好地促進企業的發展。為此，在人事檔案管理工作的開展中，通過信息技術的應用，能夠快速調度所有相關的人事資源數據，輔助工作人員在日常的工作中，進行信息的搜索、查詢，保障數據信息管理的質量。另外，在企業的發展決策制定上，可以通過對人事信息的科學化分析評估，來準確掌握實際的發展現狀，然后完善好規劃的具體內容和事項，進一步促進企業的發展。信息化技術的應用，在人事檔案管理工作的影響相對較大，可以快速提高工作效率和質量，保障管理工作人員對于人事檔案管理工作提高工作認識，并且產生更加便利的工作條件，進而輔助工作人員更好地實施人才匹配工作，為企業的規劃決策工作奠定堅實基礎，提供有利條件。工作信息化改革是目前的一種流行發展趨勢，通過信息技術的引入，全面優化工作運行模式，使得各項工作的開展，都能夠符合對應的工作標準。

4）減輕工作壓力和負擔。在傳統的人事檔案管理工作中，應用紙質方式記錄相應的檔案信息所產生的工作壓力和工作負擔比較大，而且需要耗費較大的人力、物力等成本，勞動強度較大，因此勞動效率和質量都不理想。而在信息化技術應用到人事檔案管理工作中以后，管理工作人員的工作壓力和工作負擔減輕了，而且操作更加方便快捷，錄入和管理檔案信息的工作更加輕松，工作效率和工作質量更高，這樣能夠提高人事檔案信息管理工作的成效。

例如在錄入企業中的工作人員信息時，應用人工的方式效率比較低，而且會導致信息出現遺漏或者錯誤，這造成了人事檔案管理工作效果質量并不理想，最終會影響企業正常的人力資源管理工作的開展和實施，這也是傳統的人事檔案管理工作普遍存在的問題。

3 信息化技術對人事檔案管理影響具體分析

1）建立科學完善的人事檔案管理體系。建立人事檔案管理體系。科學完善的人事檔案管理體系的建立需要明確建設的標準，并加強統一管理。針對于人事檔案管理中的信息內容保存記錄，需要將其納入檔案管理的工作中去，并且還要明確信息化建設的具體規范要求，要從不同角度出發，完善人事檔案管理的信息化管理建設工作。而人事檔案管理的法規政策等需要得到調整并完善，科學地設計人上管理規范制度，合理配置人事檔案管理工作機構，以實現人事檔案管理工作的科學性、合理性、實用性、規范化和信息化等，最終提高人事檔案管理信息化建設工作的效率和質量。

2）深入探究分析人事檔案管理工作內容。深入探究分析當下人事檔案管理工作。首先需要提升人事檔案管理工作人員的工作認識，加強提高工作人員的職業素養以及工作能力水平，大力積極培養人事檔案管理方面的人才，而所需要的人才不只是人事檔案管理信息化建設的基礎，同時也是信息技術融入到檔案管理工作中的重要體現和必要措施。因此需要重視人事檔案管理工作人員工作認識、工作態度、工作能力、工作方式方法的培訓，要積極提高工作人員的信息化認識和信息化能力水平，建立并完善新化檔案管理工作模式，以此培養專業性、全能型人才，以實現專業人才的全面發展，培養專業性、全能型、高水平的人事檔案管理人才需要深入探究分析人事檔案管理工作內容，以此作為基礎圍繞檔案管理工作有針對性有目的地培養所需要的人才，這是當下現代人事檔案管理信息化建設的主要目的，同時也是重要的工作方向，而且也是人事檔案管理信息化數據庫建設的重要基礎，這就需要保證人事檔案管理工作有效開展和實施，確保檔案信息的安全性，加強對于檔案信息的保護和保密工作力度，應用有效的防范措施為檔案信息管理工作提供有力的保障條件，并且積極推動人事檔案管理信息化建設工作進程，最終實現人事檔案管理的采集、加工、應用等工作體系的形成[3]。

3）加大資金投入，保證人事檔案信息化建設工作有效開展。在進行人事檔案信息化建設工作中的過程中，需要加大相應資金的投入，以此保證人事檔案管理信息化建設工作有效開展和實施，這需要加大人事檔案管理信息化建設的投資力度，根據實際情況和具體建設需要投入所需資金，并且還要高標準高質量實施人事檔案管理工作，提高信息化建設的標準，所以需要從基礎設施著手落實，根據實際情況增加相應的資金投入，輔助人事檔案信息化建設工作的開展，確保資金充足，深刻重視人事檔案管理信息化建設的重要意義，科學合理地應用檔案管理所需要的人力、物力、財力等，并且還要提高人事檔案信息化的安全性和穩定性，注重人事檔案管理的保密工作，提升信息安全觀念認識，制定并完善人事檔案管理法規制度內容；對于人事檔案信息化建設工作中所產生的問題需要及時處理，并且還要加強防范，不但需要科學嚴格地監管工作人員的工作思想和工作行為，還要創造有利機會加強對于工作認識、工作能力的培訓，只有工作人員掌握良好的工作能力和工作方式方法才可以勝任人事檔案管理工作，進而提高但管理信息化建設的標準[4]。

4 結語

總而言之，綜上所述，人事檔案管理信息化建設是當下社會發展對于檔案管理工作的必然要求，同時也是檔案管理工作，順應社會發展的主要方式，以此推動社會的發展和時代的進步，因此需要注重人事檔案管理的信息化建設工作，健全并完善人事檔案管理工作體系和模式，提升人事檔案管理信息化的工作效率和質量。因此需要建立科學完善人事檔案管理體系，科學深入分析人事檔案管理的內容，加大資金投入，保證人事檔案信息管理信息化建設工作有效開展，進而推動社會的發展。