OA辦公系統提高醫院檔案管理效能的有效性分析

于金英

（威海市婦幼保健院，山東 威海 264200）

辦公系統是當前各行各業發展過程當中保證工作順利的現代化科技基礎，也是當前社會發展運作的良好保障，可以說各行各業的發展建設都離不開辦公系統。因此在各行各業當中應用高效的辦公系統，能夠對相關行業起到非常重要的影響意義，同時還能夠推動整個社會的經濟發展和建設。近些年來隨著計算機網絡技術的不斷發展OA辦公系統的出現和應用也為現代化的社會生產工作提供了更加高效的辦公方案，其中我國的醫院醫療系統在對辦公系統選擇的過程當中也更加偏向OA系統的使用。在當前的國家市場經濟體制下，進一步提升醫院的醫療服務質量和服務效率，同時帶動醫療機構的工作科學性穩步提升離不開OA系統的自動化辦公它應用，不僅僅高效的為醫院提供了良好的辦公服務平臺，同時還能夠為醫院的各項工作提供了更多的便利。

1 OA辦公系統

隨著信息化技術的發展，大部分醫院已全面實行了辦公自動化、無紙化，在這種背景下OA辦公系統應運而生，OA辦公系統在互聯網技術的基礎上，以單位計算機為核心，并輔助于各種現代化的辦公設備，收集冗雜的辦公信息，同時將其歸納、整理、分類，以利于工作人員更加快捷、有效的查詢、使用。

OA實際上是辦公自動化的系統簡稱，是當前計算機技術發展應用基礎上發展出來的現代化現行辦公管理方式，這樣的自動化辦公方式不僅僅范圍更廣，同時能夠高效地實現信息的交流共享，其中包含計算機應用管理技術以及高新設備等業務的處理等等。OA辦公系統采用全面而廣泛的全覆蓋模式，能夠給當前的社會建設和發展帶來更加新穎的建設機遇，同時促進現代化社會建設實現電子科技化。

OA自動化系統發展是以現代化信息技術辦公公務為基礎的，通過對工作過程當中各類內部信息的采集以及外部環境的信息處理，將內外信息進行高效的處理和整合提取工作信息中重要的信息進行集體整合歸檔，另外還會集中提取一些工作之外的一些不利于工作進行垃圾的集中處理。OA系統在自動化辦公當中的數據處理優勢，能夠高效的帶動現代化辦公系統的處理數據準確性穩步提升。威自動化系統的工作應用第二個階段，實際上是協助工作系統使用者通過電子網絡技術，電子文檔等等共享現代化自動技術來促進工作人員之間實現高效的信息共享和交流保障，在不受時間空間限制的條件下展開進一步的工作。

市場經濟在當前發展下最強的發展建設優勢就是開放性，而OA系統在當前發展過程當中得到了充分的應用，因為其服務范圍逐漸由行政擴展到了各個系統的活動組織當中，所以不僅僅能夠為使用者提供更加高效準確的交流反饋，同時還能夠協調整個組織的內部工作效率。

相對于傳統的辦公方式，OA辦公系統具有以下三方面的優勢。第一，低成本，醫院內所有文件均可以以電子形式傳閱，實現了真正的無紙化，節約資源，有效降低了醫院的支出。第二，高效性，相較于傳統人工分發文件的方式，利用OA系統可以快速傳遞各種文件，避免人力資源的浪費，同時OA系統可以最大限度的保存各種文件，避免丟失。第三，易操作，OA辦公系統操作簡單，檔案管理人員登錄辦公系統后即可進行各種檔案整理、歸納、分類。

2 傳統醫院檔案管理工作存在的弊端

2.1 管理工作人員專業素質低

在很多醫院，沒有專門從事檔案管理的工作人員，很多都是由行政科室人員兼任，或者由臨床退休人員擔任，無論在精力上，還是在業務水平上都不能有效地進行檔案管理工作，這樣形成了非專業人員管理檔案，造成檔案管理工作的混亂，制約了醫院檔案管理水平的提高。

2.2 檔案管理規章制度不健全

醫院臨床各個專業，各個部門，都有一套自己成熟的管理規章制度，但是很多醫院在檔案管理方面，規章制度不健全，甚至缺失，而且檔案管理人員也不重視檔案管理工作，導致醫院很多科室重要的資料內容不能及時收集、整理、保管。

2.3 現代化水平低

目前，很多醫院還是應用傳統的手工方法管理檔案，即使運用電腦，也僅僅限于對于一些簡單數據的錄入或者檢索，這種傳統的工作方式容易導致檔案在管理過程中的破損、混亂，甚至丟失，影響檔案的完整性、安全性和美觀性。

3 OA辦公系統可以有效提升醫院檔案管理的效能

3.1 量體裁衣，個體化定制

目前很多的OA辦公軟件都可以根據醫院的自身需要進行修改，以更好地適應不同醫院、不同科室的辦公要求，醫院檔案管理部門，可以根據自身醫院特點及工作需求，設計所需要的檔案管理軟件，這樣可以確保檔案管理人員快速掌握辦公軟件，熟練操作，應用自如的收集、整理各種醫院檔案文件，節省時間，提高效率。

3.2 簡潔明了，方便實用

在醫院檔案管理的OA系統，可以根據不同內容、不同類別設置不同的菜單，將相近的內容歸納到同一菜單下，如可以設置醫院動態、醫院通告、科研信息、藥物信息、醫保信息、人員信息、黨務信息等不同菜單，這樣不論是對于檔案管理者，還是對于使用者，都一目了然，快速便捷。

3.3 簡化流程，節省時間

與傳統的OA辦公系統相同，檔案管理OA系統也為每位員工設定唯一的用戶名和密碼，醫院內每一位工作人員都有權限訪問公開的檔案內容，進行查詢、打印等工作，但是沒有權限進行修改、刪除、涂抹等操作，這樣既節省了時間，方便了職工，又保證了檔案內容的完整性。

3.4 收集大數據，更好地服務醫院

應用OA辦公系統，可以更好地記錄檔案訪問、調閱的次數，便于收集數據，為醫院在重大決策的制定、科研成果的轉化提供更多的數據支持，服務醫院。

3.5 提升團隊工作協調性

OA系統在使用過程當中可以高效地傳遞指令，讓信息實現快速準確的共享，能夠促進工作人員以及各科室之間的交流合作。OA系統將信息準確無誤的傳達給每一位工作人員的同時，執行監督工作，高效地對工作安排和工作任務進行跟蹤監督，掌握各個部門工作情況的同時，督促工作人員積極的完成各項工作。OA系統的信息共享可以為每一位工作人員提供醫療信息方面的學術交流支持，讓工作人員在工作之余，對于工作上的一些探討和交流更加便利，不僅僅豐富工作人員的職業生活，同時還有助于營造出更加和諧的工作氛圍，進而帶動整個醫院的工作建設。

4 醫院信息化辦公系統中OA辦公系統的應用舉例

4.1 業務工作流程管理平臺應用

OA系統通過創建內部管理平臺的方式在醫院的辦公系統當中確定了其重要性的地位，通過OA系統的定制化工作流程，在經過各個部門的審批工作，可以讓各個科室的工作變得更加清晰明確，按照每個科室的責任，明確的對工作流程進行劃分，使得各個部門能夠隨時隨地了解到當下所急需的工作內容，可以大大提升工作效率。尤其是在當前發展當中，醫院需要處理非常多復雜的業務，那么對于這些復雜的業務來說，制定更加科學規范的工作流程，將能夠高效地提升醫院的管理效率，帶動醫院的整體建設和發展。業務處理當中，使醫院業務和OA系統高效的結合起來，在電子平臺當中顯示出系統的完整性和科學性，不斷通過互聯網技術對信息進行完善，可以讓醫院在信息化發展過程當中真正實現現代科技化建設，方便各個部門之間的信息交流和處理，從而實現隨時隨地的辦公。業務工作處理當中應用自動化辦公系統能夠進一步帶動醫院管理的規范性，在降低醫院培訓成本的同時，讓醫院的工作制度變得更加完善，醫院的工作人員在處理信息數據的調查和追蹤時，能夠更加方便。

4.2 內部郵件管理平臺應用

OA系統在醫院辦公當中承擔著內部郵件處理的重要責任，在醫院文件和辦公處理過程當中，能夠高效地實現每一位員工的郵件收發和韻達工作，能夠高效地完成整個流程當中的任務派發等工作。這種郵件的自動化處理模式，不僅僅避免了傳統紙張的浪費，同時使得郵件的收發變得更加科學。信息化程度提高的同時降低郵件的收發成本，讓郵件的傳輸效率變得更加高效，另外還可以高效的避免內部郵件的暴露，同時還能夠及時的處理一些垃圾郵件，讓內部信息的安全規范性更強。

4.3 公文管理平臺應用

公文辦公系統是自動化辦公系統當中獨有的管理平臺，在文件收發傳閱的過程當中，需要高效地進行模塊化處理，能夠高效的縮短時間，同時能夠讓工作人員的文件管理變得更加快捷。醫護人員在對文件和文檔進行歸檔時和查詢處理時，可以通過這個系統實現流程化工作。OA管理系統當中通過對應的流轉流程，對各個文檔以及文件進行批注和修改，可以高效地對這些所規定的文件進行批注劃分，同時還可以按照定時的方式來發送一些稿件，另外對稿件進行模擬審核簽發等等也非常重要。將檔案歸檔放入各個科室的管理人員手中，按照表單發放的流程，通過辦公系統的自定義管理，不僅僅不受數量限制，還能夠高效的提升辦公文件處理的速率，提升各個科室之間的關聯性，讓工作人員實現文明辦公、科學辦公。OA系統完善的過程中增強系統補發和修復重發的能力，進一步帶動文件管理的跟蹤性，讓公文簽發程序變得更加安全規范。

4.4 主頁新聞處理平臺應用

醫院辦公系統當中使用OA辦公系統，可以通過自動化的辦公模式，結合醫院不同的科室和要求，營造出更加多樣化的和諧辦公氛圍，讓醫院的辦公系統和辦公環境變得更加活躍。信息板塊設定當中需要結合醫院所包含的不同科室進行不同業務和行政能力的調整，結合人事等等板塊進行新聞信息處理，所有的用戶都可以通過這個系統進行分享評論以及轉發等等，讓每一位醫護人員都能夠及時的隨時隨地的了解到醫院的實時動態詳情。

5 結論

醫院檔案管理工作繁瑣復雜，而OA辦公系統不僅簡單，而且功能齊全，將二者結合起來，應用OA辦公系統進行檔案管理工作，可以最大程度的發揮OA辦公系統的優點，提高檔案管理工作的效能，提升醫院檔案管理工作的精確性，避免檔案管理的雜亂無章，甚至檔案的丟失，真正實現醫患檔案管理的標準化、簡潔化、規范化、高效化、科學化。