淺議企業建設項目檔案管理電子化與信息化

劉 寧

（中鐵十局集團有限公司，山東 濟南 250101）

信息技術的發展已經深入到不同行業中，成為當下社會的主流發展趨勢。企業的信息管理在這樣的背景下也面臨著轉型升級，傳統的信息管理方式已經無法適應信息爆炸、數據瞬時更迭的大數據時代，尤其是企業的檔案管理工作，作為企業各項重要信息的集合體，必須盡快引進電子化管理系統，提升企業信息管理效率。本文從電子檔案的相關理論切入，針對信息化背景下企業電子檔案的概念、特征等進行了闡述，接著通過對企業建設項目的檔案管理工作進行分析，找出其目前存在的問題，然后結合電子檔案對企業建設項目管理的重要性，提出了企業開展建設項目檔案信息化的現實路徑，以企業建設項目的檔案管理工作更加高效便捷。

1 信息化背景下企業電子檔案管理概述

1.1 電子檔案的概念

傳統的紙質檔案管理主要依靠紙張文字為載體來進行檔案信息的保存，而新型的電子檔案則主要借助計算機、磁盤、光盤和磁帶等移動技術載體來存儲信息，并以文本、圖片為具體表現形式，在電子影像技術的支撐下實現網絡化的虛擬檔案管理。具體來說，檔案的電子化必須依托信息管理平臺來實現，將各種不同來源的數據件經過歸檔處理使得每個類型的文件信息分裝成單個的獨立卷宗，每個卷都有元數據來進行標識，否則這些檔案源只能以文件的形態存在，而不是檔案。其中的檔案源主要有以下三種：電子化的實體檔案，如照片、電子掃描件等媒體數據文件；結構化的數據庫，如應用中的數據庫文件；檔案化的電子信息，即版式數據文件[1]。因此，檔案管理的電子化不僅是對檔案內部的電子信息進行管理，還包括實體檔案的信息化處理，并使實體檔案與虛擬電子信息進行關聯管理。

1.2 電子檔案的特點

1）信息的獨立性。雖然電子信息的初始存儲介質為磁盤等載體，但是在信息的傳導與利用時還可以通過其他的計算機設備來進行信息間的傳輸或者下載，如移動硬盤、下載軟件等。即使當下使用的計算機中沒有存儲所需的檔案信息，也能夠借助U盤等設備將信息傳輸到計算機中。這從側面證明了信息與載體之間并不是相互依存的關系，而是彼此之間互相獨立，不會因為一方的缺失而導致另一方的操作無法進行，也就是說在電子檔案的管理中信息可以不受存儲介質的限制進行自由輸送、互相轉移。

2）信息的可調整性.在電子檔案中，信息并不是一成不變的，可以根據工作需要進行靈活的調整。當檔案中出現錯誤或者不符合要求的信息時，可以進行及時的修改，也可以針對無效信息采取刪除操作，然后將新的文件內容再次保存，使得信息管理能夠準確高效；如果檔案的分類排列缺乏邏輯性或者比較混亂，還可以通過文件信息的移動重組實現檔案的重新分類。因此，檔案信息的電子化使得信息能夠以隨時調整變換的形式出現，為檔案管理提供了更加靈活便捷的管理模式[2]。

2 企業建設項目檔案管理工作中存在的問題

2.1 建設項目的歸檔工作缺乏規范性

建設項目的完成需要設計、建設、施工、監理等多個單位的共同合作，而檔案管理工作則會涉及項目的各方參與者和大量的資料卷宗，只有提前建立完善的檔案管理規范才能夠確保檔案工作完整有序推進[3]。然而很多企業只是簡單地規定了一些注意事項，對于具體的檔案責任人、所需項目文件、提交時間等都沒有進行詳細的制度依據，使得項目實施過程中的檔案工作職責模糊，加大了檔案收集、管理的難度。在檔案歸整環節，很多材料出現錯漏、遺失等問題，比如文件的字跡模糊、格式混亂，原件丟失、無簽字蓋章，資料缺乏對應的中文譯本、檢驗調取困難，缺少建設項目的工程實景圖，工程的建設成效無法得到真實驗證；建筑圖紙遺失或者遭到破壞等等，這些問題都會后續的歸檔工作帶來極大的困難[4]。

2.2 企業建設項目中檔案人員的信息素質較差

企業項目由于工程量大、運轉周期長，需要經歷工程的前期準備、建設施工再到工程竣工等三個環節，在每個環節都會產生大量的項目數據信息。但是在建設項目的實際開展中，企業管理人員始終缺乏足夠的信息收集意識，出現重建設輕檔案的現象。無論是施工單位還是承包單位都一味強調工程的進展，忽視這些過程中的檔案管理，認為檔案信息可以在工程完工后再進行收集，但是建設項目涉及的人員信息、項目內容等大量數據，一旦等到工程結束很多信息則會堆疊到一起，使得檔案管理工作變得混亂失序，其中的一些重要信息很可能會隨之丟失，而且部分重要的檔案，如：圖片、音像資料等都是即時的，無法進行二次收集。另外，由于施工過程中的人員流動性差，很多企業都沒有設置專門的檔案管理人員，使得檔案管理缺乏足夠的系統性和持續性[5]。

3 企業建設項目檔案管理電子信息化的重要性

3.1 推動檔案信息的資源共享

信息時代的到來，打破了信息獲取、傳播的時間空間限制，使得人們所需的幾乎一切信息都可以通過計算機技術來進行處理。在傳統的檔案管理模式下，企業的信息調取都要經過繁瑣的流程，尤其是跨部門的信息互通更加困難。隨著信息化檔案管理模式的出現，企業的檔案信息可以集中在同一個平臺中，通過信息檢索、篩選等操作就能輕松獲取信息，不同部門之間的信息經過相應的電子審批流程也可以很快獲取到，使得企業間的檔案資源實現實時共享。企業的建設項目規模大、涉及人員多、事項繁瑣，如果繼續使用傳統的紙張檔案，不僅會給管理人員帶來較大的難度，也會使得工程進度受到拖延，為此企業必須盡快引入電子檔案系統，更新檔案管理模式。

3.2 提高檔案管理的工作效率

近年來低碳環保理念大力推行，企業在信息化背景下也開始逐漸提倡無紙化辦公，以減少生產經營對環境的破壞，同時傳統的紙質檔案管理由于對紙質資消耗過多，已經無法適應當前社會的發展。通過引入檔案管理系統可以使企業大量的歷史文件以電子文本的形式儲存在計算機中，不僅使得檔案占據的空間和資源得到顯著減少，也有利于檔案管理人員提高工作效率。他們不再需要手動管理檔案，這樣的重復機械工作模式耗費的時間過長，也容易因為工作疲勞或者個人失誤出現檔案儲存的錯誤，而且長時間放置在密閉的空間內這些紙質文件可能會產生發黃變質等現象，使得文件的內容逐漸模糊。借助信息化的檔案管理平臺，工作人員只需要進行簡單的操作即可完成信息的錄入、分類以及調用等事項，即使出現一點小失誤也可以實時更改，工作效率得到顯著提升[6]。

4 企業建設項目檔案管理電子信息化的現實路徑

4.1 推進建設項目檔案管理數字化

建設項目的檔案信息數據庫建設應該從前期的信息調研、系統研發、設備購買等幾方面入手。第一，企業應該調查建設項目所需的檔案類別，根據不同的類別確定檔案建立的具體范圍，從而建立相應的檔案版塊，比如人事信息、音像資料、工程進展等，以便后續的信息檢索和調用等，同時針對重點的工程項目需要建立單獨的數據庫系統，及時保存備份信息，確保檔案的完整安全[7]。第二，企業應該聘請專業技術人員進行數據庫的研發。根據前期的調研情況建立建設項目檔案管理數據庫，使得檔案管理通過特定平臺即可進行錄入、查詢等操作；或者從外部購買專業的數據庫管理系統，結合企業的檔案管理需求購置合適的檔案管理系統，并配備相應的硬件設施，比如：存儲設備、掃描儀、轉換機器等。

4.2 培養檔案管理人員的信息素質

企業應該建立完備的檔案管理人才隊伍，促進檔案管理的科學高效。首先，在管理理念上，檔案工作人員應該轉變傳統的紙質檔案管理模式，學會運用信息技術進行檔案的系統操作，要建立起嚴格完善的信息收集要求和標準，確保檔案原始信息的準確性。其次加強檔案管理人員的信息素養培訓。主要是通過講解信息技術知識等來逐步培養他們利用電子系統來處理檔案信息，提升他們對于檔案數據庫的操作能力，學會運用檔案信息來解決檔案管理中出現的問題。除了信息意識和信息技術使用能力外，還需要加強他們的信息道德培訓，也就是增強信息保密意識和信息安全意識的建設。最后，還需要針對工程建設項目的相關知識進行培訓，使檔案管理人員知曉建設項目的大致流程以及需要的檔案文件，這樣方便在信息收集管理上進行有效識別與分辨。

4.3 完善檔案信息化管理安全體系

一方面，應該從硬件和軟件兩方面來保障企業的信息安全。在硬件設施建設上，企業應該重視檔案管理的安全性，對于相關的網絡設備、機器線路要安排專門人員定期檢查，及時排查其中的安全隱患，避免出現問題時造成企業檔案信息的丟失，并且對一些老化的檔案管理設備、存儲介質等需要及時更換，確保系統的正常運行；在軟件設施上，需要引入防火墻技術，通過殺毒軟件的配合使用可以有效對抗外部系統的侵入、黑客惡意篡改竊取等行為，為檔案系統建立堅固的網絡安全屏障。另一方面，企業應該完善信息的內部保密工作。可以根據信息的保密程度來建立多重檔案管理權限，只有具備相應權限才能進行檔案的查詢調用，如果要獲取相應的信息必須經過一定的審批流程，同時對于較高級別的檔案需要進行加密保護，防止信息的泄露給企業造成嚴重的經濟損失[8]。

5 結語

總之，企業建設項目檔案管理的電子化與信息化是大勢所趨，也是時代發展的必然選擇。在新的時代背景下，企業應該及時抓住機遇，加快檔案管理的信息化建設，實現企業項目管理的科學高效，提升自身的市場競爭力。